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Description

tape 1 : Etat des lieux 

Souscrire une assurance, à le remettre impérativement lors de la remise des clés. Ci-dessous un modèle de mail à envoyer à l'entreprise d'assurance :

From : [email protected] To : [email protected] Bonjour Hugo, Cocoon Space a pris un nouveau bail pour un ensemble de bureaux de XXm2 pour lequel j'ai besoin d'un certificat d'assurance débutant le XX/XX. Ces locaux doivent être assurés sous le même régime que les autres, notre activité reste inchangée. Les bureaux sont sis au XXX Paris. Escalier /bâtiment XXX. Xe étage, Droite / Gauche. Je vous joins la version électronique du bail signé. Je vous remercie de me transmettre ce document dans les plus brefs délais. En vous remerciant, Belle journée, Ajouter le numéro de téléphone d’Hugo 

Pré-établir les travaux à réaliser et prendre les métrés si besoin (fenêtres, radiateurs, hauteur plafond, etc.) L

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Relever les informations suivantes : 

Accès au bureau (digicode, escalier, ascenseur, étage, n° porte)

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Contact ancien locataire (contact à joindre et numéro de téléphone)

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Numéro du compteur

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Numéro de raccordement France Télécom

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Eligibilité ou non de la fibre du bâtiment → Créer une fiche wiki dans Informations par adresse. Dupliquer une adresse existante puis compléter avec les informations collectées lors de l'état des lieux.

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Présence d'une boîte aux lettres et demander les clés

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L’accès au local poubelle et la quantité de stockage de celle ci Ajouter nom cocoon space sur la boite au lettre Accessibilité à la cave du batiment (utile pour branchement internet)

Etape 2 : Rédaction des outils de gestion de projet KICK-OFF, document général de présentation du projet (délai: 4-5 jours) 

Remplir les informations générales de l'espace

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Remplir la partie Travaux avec l'aide du responsable travaux(Ne pas hésiter à repasser sur les plans fournit/d’origine car ils peuvent ètre erroné)

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Préciser les métrés de chaque espace, des fenêtres et portes

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Déterminer une nouvelle configuration du plateau, à valider avec JY et Sylvain

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Utiliser la charte suivante pour la légende :

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Déterminer le nombre de participant par bureau sachant que 3,5m2 = 1 pax

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Prévoir un espace café idéalement dans les parties communes et indiquer les dimensions minimales du meuble technique

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Prévoir un espace de stockage pour les consommables et le matériel de ménage

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Prévoir un espace pour les thermos des prestataires restauration (exemple : buffet dans l'espace commun)

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Déterminer le nombre d'équipements (tableau blanc/TV/vidéo-projecteur) et les placer si nécessaire 

Voir Airtable dans l'onglet "Equipement"

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Calculer le budget : mobilier / équipement / designer

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Déterminer les dates butoires de chaque étape, préciser un horaire 

Voir timeline

BRIEF DESIGN, document adressé au Designer (délai: 7 jours pour Sylvie la durée est variable en fonction du nombre de projet en cours) 

Reprendre le Kick-Off et supprimer les slides non-adressées au designer à savoir : 

Slide travaux

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Slide budget global / équipement

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Slide planning

Ne pas hésiter à ajouter des photos supplémentaires

Etape 3 : Mail à envoyer au designer 

Créer un dossier photos en les numérotants par espace (exemple : B1-1, B1-2...)

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Télécharger le dossier photo sur WeTransfer et copier le lien du téléchargement. /!\ Ne pas envoyer depuis WeTransfer ! /!\

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Rédiger le mail sous le modèle suivant :

From : [email protected] To : mail designer Objet : Projet nouvelle adresse Bonjour prénom designer, Vous trouverez dans ce corps de mail l'ensemble des informations pour ce projet. Vous trouverez en pièce jointe les documents suivants : 

Brief design - nouvelle adresse (/!\ nommer le document en le rattachant à la nouvelle adresse /!\)

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Cahier des charges

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Pour les photos de l'espace, vous pouvez les télécharger en suivant ce lien (/!\ coller le lien WeTransfer /!\).

Pouvez-vous valider les deadlines suivantes : 

Livrable intermédiaire : XX/XX à Xh

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Livrable validé : XX/XX à Xh



Illustration 3D : XX/XX à Xh

L'ouverture du nouvelle adresse est prévue le XX/XX. Par conséquent, il faudrait que tous les meubles soient réceptionnés le XX/XX au plus tard. Je reste à votre disposition pour toutes informations complémentaires. Merci de me faire un retour de mail pour me confirmer la réception de ce mail.

Chaque cocoon voit se rencontrer deux ambiances :  

Espace travail à table : avec une table assez large et des chaises Espace salon - thérapie / coaching : avec des assises garantissant le confort pour une ambiance informelle.

Les équipements impératifs sont les suivant : Chaque cocoon doit obligatoirement disposer de certains éléments qui ne sont pas choisi par le designer : 1. a. 2. 3.

Tableau blanc = sur roulettes 350€HT ou fixe 140€HT 3 tailles différentes : 240cm/200cm/150cm TV (400€HT), cable HDMI (35€HT) et adaptateur (25€HT) = 460€HT Vidéoproj (675€HT), écran vidéoproj (220€), câble HDMI (35€HT) et adaptateur (25€HT)+patère ? = 735€HT

1. Circulation La circulation dans les cocoons et le sentiment d'espace aéré sont importants car ils sont garants du confort. Les distances à respecter sont les suivantes :  

110 cm minimum entre table et tableau blanc 90 cm minimum entre table et mur (une chaise est intercalée et il faut pouvoir circuler derrière une personne assise)

2. Tables   

Toutes les tables doivent être stables et solides Le revêtement doit être durable, facile à nettoyer et anti-traces de doigts (pas de table en verre, laquée, ...) Les matériaux utilisés ou le design ne doivent pas abimer pouvoir abimer le sole ou les murs.

2.1 Table pour la réunion   

Plan de travail rond ou rectangle selon l'espace Dans les grands espaces, il peut être composé de tables de plus petites tailles afin de gagner en modularité. Dans les espaces de taille moyenne (10-12 personnes), une solution à envisager serait d’assembler 2 tables carrées de 8 personnes pour obtenir une table de 12 personnes.

Dimensions :  

100cm en profondeur est idéale, le minimum est de 90 (pour 2 personnes qui se font faces) 70cm en largeur par personne, le minimum est de 65

Voici la liste des bureaux et tables proposés par Cocoon Space : Lien d'accès. Toutefois le designer peut proposer de nouvelles pièces s’il les trouvent plus pertinentes. Il devra impérativement les faire valider par un membre Cocoon Space avant de les inclure aux planches.

2.2 Bout de canapé / table basse Même si extrêmement petite, elle est indispensable pour poser un café ou un dossier.  

Petites tables souvent utilisées comme tabourets donc doivent impérativement être solides. Un joli tabouret est préférable à une petite table en bois.

2.3 Desserte (A SUPPRIMER?) Table de desserte, buffet ou console sont nécessaires dans les espaces pour poser chargeurs de mobiles, boites de mouchoirs ou les plateaux repas par exemple

3. Chaises et sièges 





Les sièges et le revêtement de l'assise doivent être solides et stables (certains clients clients se balancent ce qui les déforme et peuvent les casser). Les sièges doivent être pratiques. Il faut penser au confort donc pas de siège en fil tendu ou en osier. Le critère "beau" n'est pas 100% prioritaire sur l'ergonomie. La hauteur doit faciliter l'assise (pas de siège très bas).



La hauteur des assises coté salon doit être la même pour l'ensemble des fauteuils et canapés (égalité de statut pas de dominant par la position).

 À éviter :    

Le plastique souple peut être rayé trop facilement ou certains sièges aux bouloches. Les sièges avec coussin peuvent stocker des miettes et poussières. La vannerie et la paille s'effilochent et se tâchent sans pouvoir être lavées. Les chaises doivent pouvoir se ranger sous les tables

4. Piètements Les pieds des meubles fréquemment déplacés doivent être solides mais aussi adaptés au sol sur lequel ils reposent. C'est le cas des assises (chaises, fauteuils, tabourets), des tables (hautes et basses) et des lampes. L'intégrité du sol doit absolument être respectée, il faut considérer le revêtement ET la structure sur laquelle il repose (plancher sous linoléum par exemple). 

Moquette, pavé, PVC : Tout les pieds sont adaptés à ces surfaces : dôme, roulettes, en disque ou carrés de toutes surfaces, piètements droits ou inclinés, piètements luges ou traineaux.

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Parquet massifs et anciens : Ils imposent des pieds plats de "grandes surfaces" (minimum 23mm soit environ la taille d'une pièce de 1€). S'ils sont de petite surface, les pieds doivent être droits et pouvoir être équipés de patins de feutre ou en Téflon. Les pieds des meubles lourds (table en marbre, canapé...) doivent être de 40mm minimum ou pouvoir être équipés de vérin (cette possibilité doit être garantie).

5. Meuble Technique : pour café et fontaine à eau Les meubles techniques sont séparés en deux catégories. 

Les meubles "café" horizontaux : Fonction principale : accueillir le coin café, les machines et les consommables (thé, café, gobelets, sucres...) sont posés dessus à disposition des clients. La hauteur du meuble "café" ne doit pas excédée 1m10. À l'intérieur de ces meubles, on stocke les adoucisseurs d'eau des machines. Le meuble sera percé si besoin pour le passage d’arrivée d’eau et des câbles d’alimentation. Fonction secondaire : stocker des consommables de petites tailles.



Les meubles de stockage verticaux :

Fonction principale : stockage de plus gros volumes. Ils ne sont pas destinés à être ouverts par les clients mais uniquement par les équipes de ménages et par les membres Cocoon Space. Ils pourront contenir si nécessaire les consommables (feutres, mouchoirs, stylos …) en plus des équipements de ménages. Ce meuble pourra trouver sa place dans les parties communes, dans les WC ou dans une pièce de stockage préalablement définie.

Dans l’optique de faciliter les choix des meubles techniques, le designer devra se limiter à la liste qui lui est fournie. Ces meubles ont été choisis en respectant des mesures qui pouvaient contenir les volumes nécessaires au bon fonctionnement de Cocoon Space. → Voici la liste : Lien d'accès

5. Portes Manteaux Les portes manteaux sont divisés en 4 catégories :   

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Les portes manteaux classiques, multi-portants qui sont adaptés pour des bureaux entre 2 et 8 personnes. Les portants à cintres qui sont plus adaptés aux espaces de contenance moyenne entre 8 et 12 personnes. Les patères uniques, pratiques pour les petits bureaux afin de ne pas prendre de la place au sol. Ils peuvent également être multipliés dans les espaces allant jusqu’à 8 personnes. Les patères multiples, ayant le même usage que les patères uniques mais pouvant convenir jusqu’à 12 personnes. Il est également possible, dans les plus grands espaces, de diversifier les supports afin d’avoir des portes manteaux sur pieds ainsi que des patères au mur. Ci-dessous la liste des portes manteaux proposée par Cocoon Space. Toutefois le designer peut proposer de nouvelles pièces s’il les trouvent plus pertinentes. → Voici la liste : Lien d'accès

6. Notes à destination du Designer 

Les liens des meubles sont actuellement à jour sur les fichiers excel. Cependant si le lien expire et que le meuble n’est plus lié au lien proposé (souvent le cas sur la Redoute qui change régulièrement ses collections), le lien général du site ou de la marketplace est également disponible. De plus, une image est également présente pour faciliter les recherches via Google Image si le lien n’existe plus.

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Dans l’optique de réduire nos frais de livraison ainsi que notre temps de commande, lorsqu’un fournisseur est choisi pour au moins un meuble, la maximisation du nombre d’articles à commander via ce fournisseur devra être prise en compte dans la mesure du possible. Ainsi, commander un meuble d’importance



   

(table - canapé - armoire..) peut être un achat unique mais il ne saurait en être le cas pour un objet de seconde importance (petite décoration, tabouret, tableau..). Cette notion de maximisation du panier par fournisseur devra être prise en considération dans le choix du mobilier. Mettre en place une liste de fournisseur à risque : Etsy , H&M , TheCoolRepublique , Meubles et objets

Grâce au répertoire des fournisseurs Cocoon Space, le designer devra prioriser dans un premier temps : les fournisseurs avec lesquels nous avons des réductions les fournisseurs directs Les fournisseurs flexibles sur les conditions de livraisons.→ Voici la liste : Lien d'accès 3. Luminaire

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Luminaire principal type plafonnier ou pour éclairer l'espace de travail (plutôt dalle LED, lumière blanche = 4000°K) L'éclairage secondaire est obligatoire pour une ambiance de travail cool pour thérapie par exemple (lumière chaude/jaune =3000°K). L'éclairage secondaire doit suffir à éclairer la pièce (une lampe à poser ou lampe de salon ne suffit pas). Les lampes acceptées sont soit à culot à visse (E27 ou E14) soit à culot G9. Revoir l’éclairage avec Jean-Yim Accessoires :

         

Porte manteau obligatoire cadre affichage règle cocoon space obligatoire boite ou pot à stylos et postit Boite à chargeurs câbles chargeurs iphone, mini usb, USBc chargeur de téléphones obligatoire (dans une boite à câble et chargeurs) multiprise obligatoire miroir pour la lumière et agrandir les pièces mais aussi pour les fonctions de contrôle maquillage/cravate et pour les séances d'essayage (miroir en pied) Tableau blanc émaillé + porte feutres et microfibre poubelle qui ferme pour les petits espaces, des corbeilles à papiers pour les grands espaces Fournisseurs interdits : Cdiscount, Superstudio Bureau : 1 table extensible pour 14 à 18 personnes, à été sélectionnée. Elle n'est cependant pas à la disposition du designer car nous souhaitons qu'il privilégie un assemblage de plusieurs petites tables plutôt que des aussi grande tablée pour favoriser la modularité de l'espace.

Henry

Be my Desk

Plateforme

Formation

Rectangle

14 pers

-

420x120, 6 personnes de chaque coté + 1 en bout

Henry

Be my Desk

Plateforme

Formation

Rectangle

18 pers

-

560x120, 8 personnes de chaque coté + 1 en bout

SUITE À TRIER ET RERÉDIGER

Les éléments d'équipement se distinguent en deux catégories : → Les biens d'équipement durables sont à surveiller mais ne nécessitant pas un checking régulier → Les biens d'équipement consommables pour lesquels il faut surveiller régulièrement la disponibilité. Pour tourner régulièrement après le passage des clients afin d'alimenter les locaux en consommables, www.maxiburo.fr Éléments d'équipement durables :                

Meuble technique Cocoon Space Boite à brainstorming avec crayon et post-it Taille-crayon Tableau blanc (Métal émaillé et rien d'autre) le haut du tableau à 1m95 Microfibre écran ou vidéoproj Autocollant signalétique CS sur la porte Rallonge multiprises Chargeur portable Boite à mouchoir Porte feutres tableau blanc (HiFi Chiffon + pshit pshit pour nettoyer en cas de maladresse Pot à eau Diffuseur d'odeur automatique Paillasson) Consommables à gérer régulièrement :

           

Café, sucre, gobelets, mélangeurs à réapprovisionner Feutres pour tableaux blancs Post-it Crayons à papier Stylos à bille Gobelets fontaine à eau Ampoules des lampes (référence tubes mogador : tubes fluorescents Philips TL-D 18W 840 ) Mouchoirs Savons toilettes Serviettes toilettes Papier toilette Essence pour le diffuseur d'odeur

Poubelle Pourquoi une poubelle ? Pour permettre aux utilisateurs de jeter leurs brouillons, tasse à café, papiers de biscuits… L’agent d’entretien devra la vider tous les 2 jours et la nettoyer

Critères : - avec un couvercle pour les odeurs (nourriture…) et plus esthétique - couvercle à bascule ou push (pour interdire de poser les choses dessus ou que les gens s'assoient dessus) (pas de pédale car fragile) - Avec un seau intérieur pour utiliser un sac poubelle - couleur neutre (beige, gris, blanc, noire) / chaque Cocoon pourra avoir une couleur différente ou non… un modèle à décliner partout - forme ronde/ ovale - (minimum 30 litres) - (minimum 70 cm de haut) - (30 max en diametre)

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Solution de rangement des chargeurs Proposition de plusieurs rangement afin que les fils ne trainent pas afin d'avoir un meilleur rendu esthétique

Clips magnétique : Ce choix implique l'achat d'un câble multi USB (4 - 13 €) + chargeur secteur (10€)

Boite de rangement en bois : chargeur secteur USB avec plusieurs ports blanc (20€) + 3 câbles USB différent blanc (13€)...