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Anexo 22. Matriz de Roles, Responsabilidades y Autoridades

Rol Dirección del Sistema de Gestión Integral de la Calidad “COGUI”

Conformación  Rector  Vicerrectores  Representante Alta Dirección

Responsabilidades  Define la política y los objetivos de la calidad.  Define las directrices para los programas, planes y proyectos estratégicos que permitan alcanzar los objetivos de la calidad  Revisa y evalúa el cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión Integral de la Calidad.

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Integral de la Calidad “COGUI”

 Vicerrector Académico

Responsable Mejoramiento del Sistema de Gestión Integral de la Calidad “COGUI”



 Propende por el cumplimiento de la política de calidad y de los objetivos de la política de la calidad.  Asegura que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema “COGUI”.  Asegura que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la Institución.  Representa a la Alta Dirección en todas las relaciones con partes externas sobre el Sistema “COGUI”  Informa a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión Integral de la Calidad y de las necesidades de mejora.  Promover, coordinar, asesorar, ejecutar y evaluar las políticas institucionales de calidad en la gestión administrativa, de conformidad con las normas legales y reglamentarias.  Promover, Organizar y evaluar la adopción, cumplimiento y desarrollo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad.  Organizar, coordinar, orientar, asesorar y evaluar la formulación y ejecución de los procedimientos de conformidad con las normas legales y reglamentarias.  Organizar, coordinar, orientar, asesorar y evaluar la obtención de evidencias y soportes del Sistema de Gestión Integral de la Calidad.  Organizar, coordinar, asesorar y evaluar la formulación y ejecución de acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento para garantizar la eficacia del Sistema de Gestión Integral de la Calidad.  Organizar, coordinar, asesorar y evaluar el cumplimiento de los planes de mejoramiento de los procesos y procedimientos.  Elaborar, preparar, presentar y sustentar los informes de evaluación técnica del Sistema de Gestión Integral de la Calidad.  Asesorar a la Rectoría en la toma de decisiones para que garantice la disponibilidad de recursos e información destinados a apoyar la operación y el seguimiento de los procesos institucionales.  Organizar, coordinar, asesorar y evaluar la realización de las auditorias de calidad del Sistema de Gestión Integral de la Calidad de conformidad con las



Coordinador Grupo de Gestión de la calidad Asesores de Calidad

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Autoridades  Ajusta la política y los objetivos de calidad de ser necesario.  Solicita auditorias al Sistema de Gestión Integral de la Calidad cuando lo considere necesario.  Solicita la toma de acciones correctiva, preventivas y de mejora cuando lo considere necesario.  Solicita auditorias al Sistema “COGUI” cuando lo considere necesario.  Solicita la toma de acciones correctiva, preventivas y de mejora cuando lo considere necesario

 Designar el equipo de auditores internos de calidad

Anexo 22. Matriz de Roles, Responsabilidades y Autoridades

Rol

Conformación

Responsable Administración Documental del Sistema “COGUI”

Profesional Universitario

Responsabilidades normas técnicas que haya implementado la institución.  Coordinar las operaciones para las visitas de certificación, seguimiento y verificación de las entidades certificadoras de calidad según las normas técnicas de calidad que haya implementado la institución.  Organizar, coordinar y evaluar las actividades de capacitación dirigida a los responsables de procesos y auditores de calidad en conceptos, herramientas, normas y actualizaciones de normas de calidad.  Promover, organizar, coordinar, asesorar y evaluar la implementación e integración de otros modelos de gestión al Sistema de Gestión Integral de la Calidad.  Organizar, coordinar, diseñar y evaluar los criterios e instrumentos de análisis de datos.  Organizar, coordinar y evaluar la gestión del Comité de Calidad de la institución.  Divulga los procedimientos transversales del Sistema “COGUI” para la toma de acciones de mejora, el Control del servicio no conforme, acciones correctivas/preventivas, atención de quejas y reclamos, satisfacción del cliente.  Responsable de Auditorías internas de calidad y coordinación del equipo de auditores internos de calidad.  Evalúa técnicamente la eficiencia, eficacia y efectividad de acciones correctivas, preventivas y de mejora que son implementadas por los procesos frente al mejoramiento del Sistema “COGUI”.  Consolida los informes de la revisión por la dirección.  Cumple cabalmente las responsabilidades y autoridades asignadas en la documentación del Sistema “COGUI”.  Divulga los procedimientos para la elaboración y control de documentos y control de registros.  Verifica la implementación de los procedimientos y el diligenciamiento de los formatos allí descritos.  Verifica que los documentos del Sistema “COGUI” cumplan con las disposiciones de forma dadas en a guía para la elaboración de documentos, antes de su publicación.  Coordina con el Responsable del Soporte de la Página Web la publicación de los documentos aprobados del Sistema “COGUI”, con el fin de garantizar la disponibilidad de los mismos para todos los funcionarios.  Coordina con el Responsable de Comunicaciones del Sistema “COGUI” la implementación del Plan de comunicaciones del Sistema “COGUI”  Administra los listados maestros del Sistema “COGUI”.  Administrar y velar por el cuidado y protección de la documentación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad.  Atiende las solicitudes de asesoría y consulta para la elaboración o

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Autoridades

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Rol

Conformación

Responsable de Comunicaciones

Responsables de Procesos

Jefe de Dependencia. (Par su designación se tiene en cuenta la dependencia que es líder del proceso y la transversalidad del proceso)

Responsabilidades mejoramiento de la documentación.  Cumple cabalmente las responsabilidades y autoridades asignadas en la documentación del Sistema “COGUI”.  Elabora artículos relativos al Sistema “COGUI”, para la publicación en los diferentes medios de comunicación (boletines, periódicos, medios electrónicos, TV, etc).  Apoya, cuando se le solicite, la divulgación de las actividades programadas por los diferentes procesos en relación al Sistema “COGUI”.  Implementa diversos mecanismos y estrategias de comunicación que se requieran para la divulgación eficaz del Sistema “COGUI”.  Reporta al Grupo de Gestión de la Calidad, los resultados de las actividades referentes a las Comunicaciones del Sistema “COGUI”.  Cumple cabalmente las responsabilidades y autoridades asignadas en la documentación del Sistema “COGUI”.  Propende por el cumplimiento de la política de calidad y de los objetivos de calidad.  Fija los criterios necesarios y suficientes para una adecuada implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del proceso respectivo, con base en las directrices de la Alta Dirección.  Apoya las labores del Comité de Calidad del Proceso sobre la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo de las actividades asociadas al proceso.  Gestiona los medios necesarios para la implementación de acciones que mejoren las actividades asociadas al proceso.  Analiza los indicadores del proceso.  Identificar y controlar los riegos del proceso, con el apoyo del Comité de Calidad del Proceso  Presenta ante las instancias correspondientes los resultados obtenidos del proceso.  Efectúa seguimiento al funcionamiento del Comité de Calidad del Proceso.  Vela por el cumplimiento de las directrices dadas por Los Representantes de la Alta Dirección y el Grupo de Gestión de la Calidad.  Vela por la adecuada implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del proceso.  Vela por el mantenimiento y mejoramiento del proceso.  Cumple las responsabilidades y autoridades asignadas en la documentación del Sistema “COGUI”

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Autoridades

 Conforma el Comité de Calidad del Proceso.  Avala las labores del Comité de Calidad del Proceso sobre la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo de las actividades asociadas al proceso.  Aprueba los tratamientos a los servicios no conformes y/o acciones correctivas, preventivas y de mejora.  Solicita la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso cuando lo considere pertinente.  Aprueba los planes de auditorías internas para su proceso.  Revisa desde el punto de vista técnico la documentación asociada al proceso bajo su responsabilidad.

Anexo 22. Matriz de Roles, Responsabilidades y Autoridades

Rol Comité de Calidad del Proceso

Demás funcionarios de la Universidad del Magdalena

Conformación Lo establece cada Responsable de Proceso

Responsabilidades  Normaliza y mantiene actualizada la documentación del proceso  Asegura la unidad técnica en la documentación del proceso.  Consolida los indicadores del proceso  Consolida y prepara la información necesaria para realizar la revisión del Sistema “COGUI”  Divulga a los integrantes del proceso las acciones relacionadas con el mantenimiento y el mejoramiento del Sistema “COGUI”, surgidas desde el Grupo de Gestión de la Calidad y las instancias superiores del Sistema “COGUI”.  Envía al Responsable de la Administración Documental del Sistema “COGUI” las acciones correctivas, preventivas y de mejora cerradas, relacionadas con el proceso.  Participa en la identificación y control de riesgos  Cumple cabalmente las responsabilidades y autoridades asignadas en la documentación del Sistema “COGUI”  Aplica los procedimientos del Sistema “COGUI” conforme a la política de calidad y los objetivos de calidad.  Participa en las reuniones del Comité de Calidad del Proceso cuando sea solicitado para el mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema “COGUI”.  Propone acciones de mejora para prevenir la ocurrencia de una no conformidad relacionada con los procesos, programas o servicios a su cargo.  Participa en la solución de no conformidades detectadas en los procesos en los que participa su dependencia cuando sea asignado. (Control del Producto o Servicio No Conforme, Acciones Correctivas)  Propone a su Jefe inmediato acciones y/o estrategias de mejora para el Sistema “COGUI”. (Acciones de Mejora)  Cumple cabalmente las responsabilidades y autoridades asignadas en la documentación del SIGC y en la normatividad vigente.

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Autoridades  Asignar responsables de implementar las acciones correctivas, preventivas o de mejora....