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ARCHIVISTICA Archivistica generale primi elementi , Antonio Romiti

Capitolo 1 LA DISCIPLINA ARCHIVISTICA -Funzioni e limiti della disciplina archivistica L’archivistica è una materia che ha per oggetto la gestione della memoria scritta di soggetti pubblici e privati. (conservazione e organizzazione della memoria). Essa si occupa della individuazione e definizione della natura degli archivi, le modalità di formazione, i principi di organizzazione, di conservazione, dei criteri e della tutela della documentazione, e dell’individuazione e realizzazione dei mezzi di corredo ai fini della fruizione. Il materiale archivistico si identifica principalmente con del materiale scritto su un supporto che può essere di varia natura: nel passato i materiali erano molteplici; nell’ultimo millennio si utilizza la pergamena che va poi sostituita con la carta e ad oggi con l’avvento delle nuove tecnologie il supporto cartaceo ha ceduto il posto a quello elettronico. Ogni archivio nasce quando il soggetto produttore decide di conservare le memorie, per questo che oggi si producono una quantità indefinita di archivi, e allo stesso tempo un numero indefinito di materiale distrutto. Il materiale viene conservato quando è considerato utilizzabile per soddisfare interessi pratici, amministrativi e giuridici, relativi al soggetto e alle persone a lui correlate. L’archivio inoltre adempie il ruolo di centro primario per la ricerca. -Disciplina archivistica e le sue articolazioni Iniziando dall’epoca imperiale sin ai giorni nostri, gli studiosi si sono impegnati per definire, classificare e collocare la disciplina archivistica. Le discussioni teoriche diventeranno intense a partire alla seconda metà del 500, dove gli studiosi miravano a stabilire quali fossero gli elementi distintivi dell’archivio, tentando di risolvere le divergenze tra l’archivio in formazione (interesse pratico amministrativo) e quello formato e consolidato (oggetto di ricerca). Articolazioni • Archivistica generale : tematiche basilari per la conoscenza dell’archivio, con l’accento sui principi teorici, giuridici e gestionali. La materi prevede uno sviluppo in più sezioni: storia degli archivi, storia dell’archivistica, conoscenza della vita dell’archivio, definizione dell’organizzazione internazionale e nazionale dei settori gestionali di competenza. • Archivistica speciale: disciplina che si occupa dell’origine , dello sviluppo e della gestione dell’archivio; nell’occuparsi della realtà si indirizza alla conoscenza del passato prossimo, remoto e del presente. Si sviluppano campi di studio specifici come Storia degli archivi e Storia delle istituzioni. • Organizzazione del archivi: specificazioni dell’archivistica generale che comprendono le attività procedurali necessarie per la gestione di ogni fase della vita dell’archivio. Vengono presentati gli aspetti basilari della nascita, della seconda fase (archivio di deposito ) e i problemi relativi alla conservazione , e infine delle terza fase coincidente con l’archivio storico o sezione separata, che pone l’interesse su i criteri di riordinamento e degli strumenti di ricerca. • Archivistica tecnica : disciplina che si incentra sulla terza fase della vita dell’archivio, pur senza escludere collegamenti con la seconda fase di sviluppo, rappresentata dal deposito. La disciplina pone l’attenzione sui mezzi di corredo e gli strumenti di ricerca. • Gestione degli archivi: disciplina che prende in considerazione delle diverse modalità d’accesso ai fini della ricerca della fruizione del materiale presso le istituzioni pubbliche , private, nazionali e internazionali. Come si organizza un archivio di stato ? Norme che ne regolano le competenze? Quali sono le strutture necessarie per la documentazione ? Come si accede bad un archivio di famiglia ? • Informatica applicata agli archivi: l’ambito di applicazione è piuttosto vasto. Anche se si limita alla realizzazione di interventi legati alle progettualità tecniche.

Capitolo 2 GLI ARCHIVI NELLA STORIA -Gli archivi dall’antichità ad oggi • Antichità : Grazie ad interventi archeologici è stato possibile riesumare importanti testimonianze, registrate su tavolette di argilla, attestate a partire dal terzo millennio a.c, che ci autorizzano a pensare alla presenza di consapevoli operatori nell’ambito archivistico. Il più famoso intervento archeologico è quello di Ebla (Siria) nella seconda metà del 900 che mostra, grazie alla collocazione fisica dei reperti e la specifica disposizione interna, la presenza di regole organizzative. Ad Ebla furono rinvenute 20.000 tavolette di argilla databili a partire dal 2400 a.c. Possiamo affermare quindi che il supporto principale tra il terzo e imprimo millennio era costituito da materiale argilloso • Età classica: nel primo millennio a.c il supporto per il materiale archivistico evolve: vengono utilizzati materiali più agili e leggeri come la pelle, la pergamena, il papiro o la tela e aumentò la produzione ma in modo limitato per quanto riguarda la qualità. Esiste infatti un rapporto di valore inversamente proporzionale tra le condizioni di agibilità e la durata: un materiale molto consistente permette un elevata durata cronologica di conservazione ma limitate capacità di utilizzazione , diffusione e fruizione; di contro , supporti più agili e leggeri forniscono maggiori possibilità di diffusione e fruizione ma minore durata cronologica. A Roma gli archivi di età repubblicana erano costituiti per lo più da tavolette lignee che potevano essere imbiancate per essere scritte ad inchiostro (album) , sia quelle cerate e poi scritte a graffio (tabulae cerussatae) che potevano essere unite con dei fili a formare cosi i codices, che venivano poi conservati con la massima cura in luoghi sacri come Tempio di Saturno o Cerere. Dal primo millennio a.c sino al primo millennio d.c le testimonianze archivistiche sono veramente scarse e rimango sol episodici documenti resistito grazie all’uso di supporti maggiorenti resistenti. Un esempio è rappresentato da i Rotoli del Mar Morto per i quali il supporto membranaceo è sopravvissuto grazie alle condizioni climatiche e alla non facile accessibilità al luogo di conservazione. • Età medievale: il momento più incisivo nell’epoca medievale è identificato con l’età dei Comuni, quando la pergamena viene sortita dalla carta, rendendo cosi tutte le operazioni più agili, più rapide e più sicure. L’uso del liber divenne sempre più diffuso e fu favorito anche dalla conservazione del materiale negli armari internamente scaffalati o divisi in caselle. A partire dal tredicesimo secolo accanto agli armari cominciarono ad essere utilizzate le casse o le cassette per conservare i documenti ritenuti più preziosi. Nello stesso periodo si sviluppa quella che era la figura del massaro, cioè di colui che durante l’epoca dei Comuni aveva in consegna tutti i beni del Comune. Adesso il lavoro passa nelle mani della figura del notaro che avevano l’ordine di conservare e classificare il materiale proveniente dagli uffici, assicurandone la funzione si privata che pubblica. La figura del notaro viene poi sostituita da quella del notaro-archivista e infine dall’archivista-notaro. In epoca comunale i primi regolamenti per quanto riguarda la gestione degli archivi mostra quanto fisse già avanzato il livello di elaborazione metodologica di questa disciplina. • Età moderna: durante la seconda metà del sedicesimo secolo in area tedesca furono stampate importanti opere archivistiche che influirono sopra gli aspetti di metodo organizzativi. Durante poi la seconda metà dell’800 nell’area italiana degli archivisti toscani ( Bonaini, Guasti e Bongi ) idearono il cosiddetto metodo storico dando un contributo teorico e pratico per la risoluzione di problemi per il riordino degli archivi e furono i precursori dei teorici olandesi che contribuirono nel 900 a perfezionare le teorie archivistiche. • Età contemporanea: In epoca moderna tale concetto di archivio e di archivista si lega all’informatica e fa si che siano nati centri che, grazie alla tecnologia ,permettano una classificazione e un archiviazione accurata e che hanno permesso di acquisire una maggiore consapevolezza di tali figure.

Capitolo 3 L’ARCHIVIO E L’ARCHIVISTICA -Il significato dell’archivio e l’archivistica Concezione volgare è del tutto erronea e contraria alla realtà che interpreta l’archivio come un agglomerato di carte che sono conservate in vista di una eventuale utilizzazione futura. 1)NEL LINGUAGGIO ARCHIVISTICO- - -> l’archivio come “COMPLESSO DOCUMENTARIO” inteso come ogni complesso di scritture realizzato da singoli produttori. Il materiale ottenuto si distingue dall’archivio come raccolta per la necessaria esistenza di un vincolo naturale che crea un collegamento organico tra tutti i suoi elementi. 2) NELLE DISCIPLINE AFFINI - - - >viene definito come “RACCOLTA” di scritture prodotta dall’attività dei singoli soggetti che operano non necessariamente verso l’esterno, nella quale non sussiste quel vincolo naturale, ma dipendente dalla volontà del soggetto (vincolo volontario). Il termine raccolta in verità si riferisce alle procedure organizzative di altri beni culturali, quelli librari ed artistici: le biblioteche, le pinacoteche. La raccolta di documenti all’interno di un archivio è dovuta da un vincolo volontario in quanto voluto dal soggetto produttore e non coincide con l’archivio, nel quale il vincolo che collega il materiale deve essere naturale e quindi involontario. 3) ARCHIVI RIPRODOTTI - - - > In epoca moderna si è diffusa la procedura di riproduzione dei documenti e in tale campo se ne trovano quattro. -a. per sostituzione, dove si tende a realizzare varie copie di un’originale e normalmente si tende a sostituire il supporto di appoggio rendendolo magari più pratico e più facile da archiviare e in molti casi le copie sono usate per agevolare anche la loro consultazione e per preservare l’originale. -b. per sostituzione che prevede la creazione di una copia e la distruzione dell’originale, per quanto possa sembrare drastica tale procedura in realtà permette di mantenere anche documenti di un certo ingombro senza doverne perdere ogni testimonianza nel momento in ritenuto non più necessario. -c. il microfilm o simili che permette di creare immagini dei vari documenti ed è una tecnica che code ancora oggi di un’ottima cerchia di estimatori ma che però non agevola particolarmente la fruizione dei documenti. -d. le tecnologie informatiche e ottiche, sono ritenute ottime al momento anche se presentato come unico neo il fatto che tali tecnologie si evolvano molto velocemente e possono causare dei disagi nella diffusione delle immagini ma allo stesso modo rimane il miglior modo di fruizione e interazione tra documenti e persone. Nell'ambito dell'archivio tecnologico si distinguono due diverse realtà: · ARCHIVI INFORMATICI ---> nati direttamente su supporto elettronico e conservati · ARCHIVI INFORMATIZZATI ---> creati su supporto cartaceo e poi trasferiti su floppy disk e CD per conservarli 4)ARCHIVIO COME "LUOGO DI CONSERVAZIONE" Il termine "archivio" può essere usato anche per indicare il LUOGO, l'edificio, il vano dove si conserva la documentazione. Questa accezione del termine, ha origini nell'antica Roma con il concetto di JUS ARCHIVI, che aveva carattere di sacralità, giuridicità e fides, e ha continuato ad essere usato sino in epoche recenti." 5)ARCHIVIO COME "ISTITUZIONE" (E "ISTITUZIONE DI CONCENTRAZIONE") L'archivio può essere considerato talora coincidente con l'istituzione che l'ha prodotto e talora con l'istituzione che ha il compito di conservarlo. Esistono anche archivi provenienti da altri soggetti e si chiamano archivi aggregati, essi hanno spesso la caratteristica di essere "archivi morti". GLI ARCHIVI DI CONCENTRAZIONE hanno lo scopo di conservare e tutelare i complessi documentari realizzati da altri soggetti produttori. L'insieme degli archivi che si conservano negli istituti di concentrazione viene considerato una RACCOLTA DI ARCHIVI. Il trasferimento del materiale da un soggetto produttore ad un destinatario può avvenire: a) per VERSAMENTO, trasferimento del materiale da un archivio di deposito ad un archivio

di concentrazione con la medesima natura giuridica del soggetto primario b) per DEPOSITO, trasferimento tra soggetti che non posseggono la stessa natura giuridica c) per DONAZIONE, liberazione a titolo gratuito non solo del possesso ma anche della proprietà d) per ALIENAZIONE, a titolo oneroso o per volontà testamentarie oppure attraverso accordi inter vivos con la realizzazione del negozio di compravendita 6)ARCHIVIO COME CONCETTO "STORIOGRAFICO" In alcuni casi il termine archivio non viene usato correttamente, per esempio, l'Archivio Storico Italiano, fondato a Firenze nella prima metà dell’800, che riunisce gli scritti attinenti alla storia dell'Italia, è caratterizzato dal vincolo volontario che lega i singoli documenti, esso sarebbe dunque una raccolta. 6) ARCHIVIO COME BENE CULTURALE Il concetto di bene culturale ha il suo primo riconoscimento ufficiale nella normativa della Convenzione dell’Aja nel 14 maggio 1954 firmata da 40 Stati. Nell’articolo 1 veniva definito il bene culturale e nell’elencazione si individuarono beni artistici, architettonici, archeologici, librari e archivistici. Il termine venne poi ripreso da due commissioni: la prima commissione, Commissione Franceschini che operò dal 64 al 67 e poi con la Commissione Papaldo e Papaldo Bis che operò dal 68 al 70. Nel 1970 venne stipulata una Convenzione Internazionale a Parigi per impedire l'illecita esportazione e il trasferimento di proprietà e dei beni culturali. Nel 1974 venne istituito il MINISTERO PER I BENI CULTURALI E AMBIENTALI, per iniziativa dell'allora presidente del Consiglio Aldo Moro e di Giovanni Spadolini. Il nuovo Ministero, tuttavia, non comprendeva gli archivi in quanto essi erano assoggettati al ministero degli interni mentre gli altri beni erano di competenza del ministero della pubblica istruzione. Grazie ad una decisa presa di posizione degli Archivi di Stato italiani avvenne l'inserimento, al momento della conversione del decreto in legge nel 1975. L’organizzazione del nuovo ministero fu definita il 3 dicembre 1975. Nel 1999 stabilito con decreto legislativo n.490 fu redatto Il Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali ---> Cerca di individuare in modo specifico tutti i beni culturali e opera una distinzione tra: · Beni Culturali CHIARAMENTE INDIVIDUATI _ patrimonio artistico, storico, archeologico, archivistico, librario, oltre a categorie "speciali" che comprendono · affreschi, stemmi, graffiti, lapidi, ornamenti di edifici, aree pubbliche, fotografie, opere cinematografiche ecc... Beni Culturali INDIVIDUABILI Per quanto riguarda i Beni Archivistici, il Testo Unico, ha provveduto alla loro specifica individuazione includendo tra di essi: · gli Archivi e i singoli documenti dello Stato · gli Archivi e i singoli documenti degli Enti Pubblici · gli Archivi e i singoli documenti appartenenti ai privati che rivestono notevole interesse storico riconosciuti con atto ufficiale dello Stato. Il Testo Unico non comprende tra i Beni Archivistici le raccolte, tuttavia l'inserimento fra esse nei carteggi è errato in quanto essi appartengono alla categoria degli Archivi anche se, quando le loro modalità formative sono volontarie, si classificano come raccolte. Nel 2004 il Ministro Urbani redige il Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, d. lgs. 42 e attua una nuova riorganizzazione del Ministero.

Capitolo 4 L’ARCHIVIO E LA SUA EVOLUZIONE Gli Archivi sono realtà in continuo movimento e si realizzano attraverso fondamentali movimenti strutturali, gestionali e conservativi. Ogni archivio si colloca sopra due coordinate: VERTICALITA' TEMPORALE (ogni archivio si muove in un ambito temporale che va dalla data dell'origine a quella della chiusura, ovvero la cessazione dell'attività da parte del soggetto produttore. Questa fase di formazione viene considerata come la vita attiva) e ORIZZONTALITA' TERRITORIALE E ISTITUZIONALE (ogni archivio si muove sopra un determinato territorio, in un preciso contesto sociale ed istituzionale e a esso dipende l'attività del soggetto produttore). La figura dell’archivio si identifica quindi come un PIANO MULTISTRUTTURALE, composto da un insieme di punti che si ottengono a seguito delle intersezioni tranne due coordinate. Purché un archivi nasca, si formi e si completi sono necessari alcuni elementi: • Soggetto produttore • Attività del soggetto produttore • Particolare tipologia di attività del soggetto produttore • Conservazione della memoria • Qualità del supporto • Volontà di conservazione della memoria • Memoria sia legata ad un particolare vincolo • a) ESISTENZA DI UN SOGGETTO PRODUTTORE Ogni archivio, per nascere, necessita di un soggetto. In epoca romana, medievale e anche nella prima età moderna, l'archivio nasceva esclusivamente da soggetti pubblici ai quali era stato riconosciuto lo speciale diritto di matrice imperiale ( jus archivi). Nella dottrina contemporanea non esistono più discriminazioni in riferimento alla natura del soggetto produttore: tutti i soggetti possono essere produttori di archivi. Vi è comunque una distinzione tra i possibili soggetti produttori: SOGGETTI PUBBLICI - Soggetti pubblici statali Amministrazioni centrali dello Stato (Ministeri, Corte dei Conti, consiglio di Stato) - Amministrazioni statali periferiche (Prefetture, Questure); - Non statali : tutte quelle istituzioni che hanno acquisito una natura regionale, provinciale, locale (Regioni, Province, Comuni); SOGGETTI PRIVATI - Soggetti privati singoli : comprende le singole persone fisiche e le persone singole giuridiche, per esempio imprese artigianali o professionale; - Soggetti privati complessi , associazionismo: due o più persone possono riunirsi a scopo non di lucro e possono creare un’associazione purché le loro attività non siano segrete o illegali. L'associazione di fatto diventa ente giuridico o ente morale dopo aver ottenuto il riconoscimento giuridico tramite una richiesta formale rivolta allo Stato; - Soggetti privati complessi, nuclei famigliari: somma sociale di soggetti singoli che si individua per la sua funzione patrimoniale oppure come una realtà culturale, giuridica e sociale; - Soggetti complessi dell’impresa : due o più persone che si riuniscono con finalità di lucro. Gli archivi dei soggetti dell'impresa non devono rispettare le regole della conservazione a meno che non siano stati dichiarati di notevole interesse storico, con esclusione della documentazione fiscale e contabile che per legge prevede precisi termini di giacenza. b) ATTIVITA DEL SOGGETTO PRODUTTORE Ogni soggetto produttore produce il proprio archivio solamente se svolge un’attività non all'interno del soggetto ma rivolta all’esterno. L'attività del soggetto viene inquadrata in due momenti, che contribuiscono e sono presupposti alla creazione dell’archivio

1. quando il soggetto si crea: imponendosi regole e strutture istituzionali 2. quando il soggetto opera: attraverso le sue ramificazioni ufficiali. L’archivio cessa di essere prodotto quando il soggetto produttore assume una posizione di INERZIA TOTALE, che può essere: - Transitoria: quando pur con pause l’archivio continua ad esistere nella sua complessità e continua ad essere vivo - Definitiva: quando rimane perennemente immobile. In tal caso viene definito archivio morto perche il soggetto produttore ha cessato la sua attività, ma la su documentazione invece può essere ancora attiva c)PARTICOLARE TIPOLOGIA DI ATTIVITÀ DEL SOGGETTO PRODUTTORE Il soggetto produttore svolge attività archivistica solamente se si rivolge al di fuori della propria entità, e quando, dopo aver sollecitato il mondo esterno, riceverà da esso elementi attestativi dei comportamenti. Un esempio (interno-esterno) si ritrova nei carteggi ---> un comune che vuole un servizio si rivolge all'esterno inviando richieste, qualora vi siano risposte si avrà un nucleo archivistico composto da: lettere in arrivo e note di risposta. Può avvenire anche il procedimento inverso, ovvero, partendo dall’esterno si creano più archivi che vengono attribuiti ai singoli soggetti che hanno partecipato all'evento. L’archivio, dunque, non si forma mai per volontà di un singolo soggetto produttore ma necessita della volontà...