Características de los sistemas organizacionales PDF

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Lectura obligatoria, Modulo 4...

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Características de los sistemas organizacionales

Formas de Pensamiento en la Humanidad

Características de los sistemas organizacionales Propiedades de una organización. En definitiva, según este modelo, la organización debe pensarse como un sistema abierto y como tal presenta las siguientes propiedades: Importación (entrada): la organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura social es autosuficiente. Transformación (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc. Exportación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el medio ambiente. Así, una organización puede ser vista como un sistema cíclico: el funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación. La importación y exportación son transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de su entorno inmediato, la transformación o procesamiento es un proceso contenido dentro del propio sistema. Una empresa, podríamos decir simplificando, recibe materia prima y energía, la transforma y obtiene un producto que luego coloca en el entorno. Entropía negativa: por otro lado habíamos visto que los sistemas tienden a consumirse o desorganizarse; en el caso de los sistemas abiertos, para que esto no suceda es necesario incorporar elementos del entorno permanentemente. Necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa porque va en contra del proceso de entropía definido anteriormente.

Homeostasis y entropía: La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto.

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Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia dinámica. Los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actúan como condicionantes del nivel de evolución. La entropía de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo o por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente entrópicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistémico. Los mismos deben tener rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión, reelaboración y cambio permanente, para evitar su desaparición a través del tiempo. En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de organización más completo y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque en los sistemas abiertos los recursos utilizados para reducir el proceso de entropía se toman del medio externo. Asimismo, los sistemas vivientes se mantienen en un estado estable y pueden evitar el incremento de la entropía y aun desarrollarse hacia estados de orden y de organización creciente.

Retroalimentación: si hacemos una comparación con cualquier organismo, veremos que éstos reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman por el trabajo hecho (en otras palabras, comida). También reciben información, proporcionando señales sobre el ambiente (información sensorial, por ejemplo). La entrada de información permite al sistema corregir sus desvíos de la línea correcta. También las organizaciones reciben información del entorno que le permite mejorar su actividad y dirigirse con mayor eficacia a sus objetivos, es por eso que una organización no podría nunca concebirse como un sistema cerrado. En cuanto a la materia, desde una consultora que recibe insumos de librería hasta una empresa láctea que recibe miles de litros de leche diariamente, toda organización intercambia materia con el entorno. Estado firme y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una exportación continua de los productos del sistema. La tendencia más simple del estado firme es la homeostasis, pero su principio básico es la preservación del carácter del sistema, es decir, un equilibrio casiestacionario. Los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador.

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Diferenciación: la organización, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, o sea, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de roles y diferenciación interna. Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, esto es, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. Por ejemplo una organización dedicada a proveer un servicio como Internet, puede hacerlo por pedio de la línea telefónica, utilizando el servicio de televisión por cable o la vía satelital. Según como se organice el sistema, los elementos que incorpore y la manera que los haga interactuar entre sí podemos obtener la misma finalidad (brindar servicio de Internet) utilizando diferentes vías. Límites o fronteras: como sistema abierto, la organización presenta límites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura. Existe por ejemplo una frontera entre una industria y la ciudad en donde opera, por más que todo el tiempo estén ingresando y egresando personas, materiales y energía. Quien analice una industria como un sistema establece siempre donde termina el sistema y donde comienza el entorno.

Cultura y clima organizacional Quizá si tuviéramos que distinguir a los sistemas sociales en general y a las organizaciones en particular, de otros sistemas (como los biológicos por ejemplo) deberíamos decir que toda organización crea su propia cultura, con sus propios tabúes, costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo.

La cultura institucional Cultura balcanizada y cultura colaborativa La institución escolar no suele tener una cultura única sino que, en el interior de cada escuela se teje un entramado propio de acuerdo a las características de los actores y de la

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institución. Esto se relaciona con su pasado, su sistema de tradiciones; características de los objetivos específicos que plantea la institución; características de su curiculumoculto que favorece la configuración de determinadas redes de acciones, etc. La cultura, entonces, es un espacio mediador entre la organización estructural de una institución y los individuos que la conforman. Es en el interior de esta cultura escolar donde se encuentran las distintas culturas profesionales de la enseñanza, que pueden ser identificadas como los supuestos cuerpos de conocimientos y creencias compartidas vigentes, así como las formas de relación y articulación en el contexto organizativo y laboral de las escuelas. De acuerdo a cómo se establezcan las relaciones entre los individuos de la institución, la relación que se establezca entre los medios con que cuenta y los fines que persiguen, los factores que aglutinen a distintos miembros o, por el contrario, aquellos que generen dispersión entre ellos es posible identificar distintos tipos de culturas. En algunas el acento está puesto más en las actividades que realizan grupos aislados de personas y en otras se favorece un trabajo en conjunto, en pos de fines que se traducen en mejoras para el trabajo docente y para la oferta educativa de la institución en su totalidad. Siguiendo las ideas de Andy Hargreaves (1996), pueden identificarse dos estilos en cierto modo contrapuestos: -Cultura escolar balcanizada -Cultura escolar colaborativa El modelo de la cultura balcanizada está representado por grupos de individuos que poseen algunos elementos en común. Se concentran generalmente en estructuras fijas y poco flexibles. Un factor importante que ostentan los individuos que están inmersos en estos grupos se relacionan con la demostración de posesión de determinado poder. El factor de poder puede estar dado en el saber que los reúne, como por ejemplo lo que sucede en las áreas

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departamentales en la escuela media, donde ciertos cuerpos de disciplinas tienen más importancia o prestigio que otras, o en aquellos casos en que el grupo se reúne en tanto “son los más antiguos de la institución”, “los primeros maestros que tuvo la escuela”. Estas situaciones muchas veces sirven para resistir cambios o innovaciones propulsados por otros miembros de la institución, invalidando toda argumentación novedosa o distinta por el sólo hecho de provenir de un grupo externo al dominante. Un arraigo muy fuerte hacia lo dado y una escasa visión hacia posibilidades de mejora, restringen el aprendizaje profesional y el cambio educativo dentro de la comunidad de maestros o profesores. Circula la idea de que “se está bien como se está y entre los que se está”. El escaso deseo de cambio está directamente ligado con el temor a perder determinado lugar de poder que se supone poseer. La identidad que conforman estos grupos carece de una perspectiva institucional. Configura una identidad fragmentada, que representa al grupo en cuestión. Por otro lado, pensar en un estilo de cultura colaborativa implica situarse en una perspectiva más amplia, donde lo que prima es mirar a la institución de manera compartida y entender que es un espacio de aprendizaje, también para los adultos. Así, a partir de las directrices institucionales, se organizan las distintas actividades y tareas y se definen los grupos que se harán cargo de ellas. La distribución de los recursos personales, es entonces flexible. Se organizan los recursos en función de los logros que se quieren alcanzar. De esta forma, la cultura que se manifiesta, está abierta a afrontar los cambios que sean necesarios para el logro de los distintos objetivos y posibilita la implementación de innovaciones. Se basa en la confianza que los distintos miembros van logrando entre sí, de modo tal que se perciba como natural el aprender de y con los demás. En el camino de la profesionalización docente. (Sanchez, S.f., https://goo.gl/2UAU4o)

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Dinámica del sistema Por otro lado, las organizaciones carecen de la estabilidad de los sistemas biológicos por lo que deben recurrir a una multiplicación de mecanismos. Así, crean estructuras de recompensas para vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores y dispositivos de control. Cuando se usa el término “dinámica de sistema” en las organizaciones sociales se hace referencia a la manera particular y específica que ese sistema trabaja o desarrolla su función. El sistema principal y los subsistemas que lo componen hacen que se vuelve cada vez más ese sistema y no otro.

Eficacia organizacional La eficiencia se refiere a cuánto de entrada de una organización surge como producto y cuánto es absorbido por el sistema. Si la eficacia consiste en alcanzar la finalidad que el sistema posee, la eficiencia radica en alcanzar esa finalidad absorbiendo la menor cantidad de la energía y la materia que ingresa y busca incrementos a través de soluciones técnicas y económicas.

EFICIENCIA vs EFICACIA Ambos términos son etimológicamente similares; su significado en el diccionario de la academia es prácticamente idéntico, pero hace tiempo que en las modernas escuelas de negocios se vienen utilizando para definir dos diferentes comportamientos. La EFICIENCIA es la habilidad para conseguir cosas con la menor inversión posible de recursos. Se centra en el método, en el mejor sistema y el tiempo más corto para hacer bien lo que se hace. Se centra en cómo hacer las cosas. La EFICACIA es la habilidad para alcanzar los objetivos que se establecen con la menor inversión posible, a la vez que el uso inteligente de recursos. Se centra en los resultados.

LA EFICIENCIA ES CONDICIÓN NECESARIA PERO NO SUFICIENTE PARA LA EFICACIA. Las CUATRO condiciones esenciales de la EFICACIA son: · Llevar un control del transcurso del tiempo, y manejar el disponible de forma sistemática.

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Enfocarse hacia los resultados y no hacia el trabajo. No preguntarse ¿qué trabajo tengo que hacer? Sino ¿qué resultados se esperan de mí? Trabajar sobre lo prioritario, sobre lo que nos acerca a los objetivos y en un orden de mayor a menor. Tomar decisiones basadas en la comparación de alternativas. (Recuperado de http://perso.wanadoo.es/valzam1/lbreficienciaeficacia.htm)

Finalidad Chiavenato (2000) señala que las organizaciones son un sistema de actividades, que están coordinadas y tienen la finalidad de lograr un objetivo en común; así mismo; afirma que existe organización a partir de la interacción de 2 o más personas. Los principales requisitos para la existencia de un sistema que sea efectivo son los siguientes:  Hay personas capaces de comunicarse.  Están dispuestas a actuar conjuntamente.  Desean obtener un objetivo en común. Según este mismo autor, una de las características de los sistemas organizacionales, es la disposición de los integrantes a sacrificar el control de su propio comportamiento para beneficiar la coordinación para alcanzar el objetivo que los une. Esta razón es la que fundamenta la existencia de roles y funciones dentro de las organizaciones; diferenciadas, pero interrelacionadas.

Complejidad Según Chiavenato (2000) las principales características de la complejidad de un sistema son las siguientes:  Complejidad: Referente a la estructura, diferenciación vertical y horizontal existente entre las organizaciones.  Anonimato: Referido al énfasis que se hace en las tareas u operaciones más no en las personas. Lo importante es que la actividad ser realice no quién la ejecuta.  Rutinas estandarizadas: Procedimientos y canales de comunicación.  Estructuras personalizadas no oficiales: Propios de la estructura informal.

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 Tendencias a la especialización y la proliferación de funciones: el objetivo es separar las líneas de autoridad formal de la competencia profesional o técnica.  Tamaño: número de personas y dependencias que conforman la organización.

Concepción funcional

del hombre

La TS se basa en la Teoría del Hombre Funcional. El individuo desempeña un papel dentro de la organización, interrelacionándose con los demás individuos, como un sistema abierto. En sus acciones basadas en roles, mantiene expectativas respecto al rol de los demás y envía a los demás sus expectativas. Esa interacción altera o refuerza el papel. Las organizaciones son sistemas de roles, en las cuales los individuos actúan como transmisores de roles y organizadores.

Algunas consideraciones finales El pensamiento sistémico es una estrategia epistemológica entre tantas otras para conceptualizar la multiplicidad de fenómenos que nos rodean. Estos fenómenos pueden ser naturales o sociales, pueden consistir en un abanico tan grande que incorpore desde la evolución biológica de las especies hasta el comportamiento de los mercados en una crisis, desde los procesos cerebrales que provocan un sueño hasta los procesos políticos por los cuales ciertas sociedades logran lo que era impensado lograr, o destruyen lo que era impensado destruir. Esta manera de pensar todo los que somos y lo que hacemos, individual o socialmente, ha sido desarrollada y enriquecida a lo largo de la historia por diferentes pensadores y científicos que han considerado que se puede estudiar la noción de sistema para perfeccionarla y hacerla cada vez más útil. Así, se han descubierto y propuesto propiedades, clasificaciones y comportamientos con el fin de describir mejor los sistemas e identificar sus aplicaciones. Una de ellas ha sido el que se ha hecho sobre las organizaciones sociales de cualquier tipo. Todo el arsenal de información que se tenía sobre los sistemas ha sido descargado sobre las preguntas: qué es y cómo funciona una organización. Esperamos haber facilitado un panorama general de este proceso en el presente módulo.

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Referencias Bertalanffy Von, L. (1976) Teoría General de los Sistemas. México: Fondo de Cultura Económica. García, R. . (2006) Sistemas complejos. Conceptos, método y fundamentación epistemológica de la investigación interdisciplinaria. Barcelona: Gedisa. Guerrero Sánchez, P. (S.f.) Los sistemas complejos y las ciencias sociales: un enfoque organizacional. En http://goo.gl/ABVqdq

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