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Projektmanagement – Checkliste MS Project

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Checkliste Microsoft Project 2010 1. Phasen- und Meilensteinplanung Tätigkeit 1. Projekt einrichten:  Auf automatische Planung umstellen  Projektsammelvorgang anzeigen lassen  Starttermin festlegen 2. Arbeitszeiten (zur kalendergenauen Terminierung):  Arbeitsfreie Tage als Ausnahmen festlegen  Ggf. neuen Kalender einrichten (z. B. Halbtagsarbeit)  Arbeitszeiten verändern durch Button „Optionen“ 3. Meilenstein- und Phasenstruktur des Projekts:  Empfehlung: „Gekapselte“ Gliederung, bei der zuerst die Hauptmeilensteine, dann die projektbegleitenden Aktivitäten (z. B. Projektleitung, Statussitzungen) und erst danach die einzelnen Projektphasen kommen  Dabei: Höher- und Tieferstufen in der Gliederung durch grüne Pfeile im Register „Aufgabe“  Meilensteine kennzeichnen (Dauer = 0 oder Doppelklick  Vorgangsinformationen  Register Erweitert: „Als Meilenstein darstellen“)  Sammelzeile „Meilensteine“ als „Balkenrollup“ kennzeichnen (Maske Vorgangsinfo  Register Allgemein) 4. Stichtage  Felder „Anfang“ und „Ende“ nicht ändern, stattdessen:  Mit Kunden/Management abgestimmte feste Termine als Stichtage oder Termineinschränkungen in Maske „Vorgangsinfo“, Register Erweitert“, eingeben

Menüpunkte Bildschirmansicht Ausdruck Register Aufgabe  Vorgänge  Modus: Automatisch planen Register Format  Sammelvorgang Register Projekt  Projektinformationen

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Register Projekt  Arbeitszeit ändern

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Register Ansicht  Tabellen: Eingabe

Projekt  Berichte  Benutzerdefiniert  Vorgänge höchster Ebene

Doppelklick auf eine Zeile: Weitere Vorgangsinformationen

Doppelklick auf Zeile oder Register Aufgabe  Informationen

2. Anlegen einer detaillierten Projektplanung 1. Ressourcendefinition: Festlegung der für das Projekt eingesetzten Ressourcen (insb. Personal) mit Kapazität („Max. Einheiten in %“) und Kostensätzen  Ggf. ressourcenspezifische Arbeitszeiten und Verfügbarkeitsprofile in Maske „Ressourceninformationen“ (durch Doppelklick)  Bei externen Dienstleistungen: Ressourcenart Kosten 2. Projektstrukturplan:  Für jede Phase Einzelaktivitäten anlegen über Registerkarte „Ansicht“  Befehl „Vorgang Einfügen“,  Können bei gekapselter Struktur auch aus externen MS Project-Dateien eingefügt oder verknüpft werden 3. Vorgangsbeziehungen: Eingabe der Nummern der direkten Vorgänger, der Art der Verknüpfungen und der zeitlichen Abstände zwischen den Vorgängen:  Ende-Anfang (EA) (Standard)  Anfang-Anfang (AA) (Verknüpfte Vorgangsstarts)  Ende-Ende (EE) (Verknüpfte Vorgangsenden)  Anfang-Ende (AE) (Sprungfolgen, selten notwendig)  Positive Zeitabstände, z. B. Lieferfristen, Puffer  Negative Zeitabstände, z. B. Vorgangsüberlappungen 4. Ressourcenzuordnung und Aufwandsschätzung: Festlegung, welche Ressourcen die einzelnen Vorgänge bearbeiten sollen, und Abschätzung des für jeden Vorgang erforderlichen Arbeitsaufwands (i.d.R. in Arbeitsstunden)

Ansichtsleiste  Ressource: Tabelle  Tabellen: Eingabe

Projekt  Berichte Benutzerdefiniert Ressource

Empfehlenswert ist folgende geteilte Bildschirmansicht:

Projekt  Berichte Benutzerdefiniert Vorgang

Register Ansicht  Eigenschaften: Vorgangsdetails anzeigen

Prof. Dr. Siegfried Seibert – Hochschule Darmstadt – SS 2013

Projektmanagement – Checkliste MS Project

 Einem Vorgang möglichst immer nur eine Ressource zuordnen, sonst ggf. in mehrere Vorgänge teilen  Vorgangsart festlegen: Meist „Feste Arbeit“, teilweise auch „Feste Einheiten“ oder „Feste Dauer“  Die nicht „festen“ Variablen (aus Arbeit, Dauer und Einheiten) werden von MS Project automatisch berechnet  Direkte Kosteneingabe in Maske Vorgangsinformationen  Register Ressourcen (durch Doppelklick)  „Hammock-Tasks“ durch „Kopie (Zelle)“ und „Inhalte einfügen: Verknüpfung“ der Anfangs- und Endvorgänge (z. B. Projektleitung mit „Festen Einheiten“ pro Tag) 5. Kapazitätsabgleich  Optionen festlegen, insb. ob nur innerhalb Pufferzeit  Danach: Abgleich durchführen

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Register Ressource  Abgleichoptionen  Alle abgleichen

3. Ansichten zur Optimierung der Projektplanung 6. Terminplanung und Netzplanberechnungen mit Einzel/Sammelvorgängen, Frühesten/spätesten Anfangs/Endzeitpunkten, Pufferzeiten und Meilensteinen 7. Anzeige Ressourcenauslastung als Tabelle oder als Grafik (Histogramm) [Empfohlene Einstellung: Wochenskala, Grafikanzeige: Prozentuale Zuteilung] 8. Kostenplanung  Übersicht der vorgangsspezifischen Kosten  Kostenentwicklung im Zeitverlauf: Register Projekt  Berichte  Benutzerdefiniert  Vorgangskosten

Register Ansicht  Datei  Drucken Tabellen: Berechnete Termine Ansichtsleiste  Ressource: Einsatz (bzw. Grafik) Register Ansicht  Tabellen: Kosten

Register Projekt Berichte Benutzerdefiniert Kostenrahmen

4. Projektüberwachung Tätigkeit 1. Basisplan festlegen  ggf. bis zu 10 alternative /Zwischenstände 2. Statusdatum auf Datum der Soll-Ist-Datenerfassung setzen 3. Überwachung durch laufende Aktualisierung des Planungsstands  Laufende Eingabe der Änderungen gegenüber dem letzten Stand  Aufruf des Makros zur Projektaktualisierung zu den jeweiligen Berichts-Stichtagen: Register Projekt  Projekt aktualisieren

Menüpunkte Bildschirm Register Projekt  Basisplan festlegen Register Projekt  Projektinformationen Ansichtsleiste  Balkendiagramm (Gantt)  Tabelle: Überwachung

5. Laufendes Berichtswesen 4. Anzeige Gantt-Diagramm mit Termin-Soll-Ist-Vergleich  Ggf. Fortschrittslinie anzeigen (Im Diagrammmit rechter Maustaste)  Ggf. terminbezogene Stoplight-Spalte einfügen 5. Anzeige Gantt-Diagramm mit Kostenstatus  Ggf. kostenbezogene Stoplight-Spalte einfügen 6. Anzeige Arbeitswertanalyse („Earned Value“): SKBA Soll-Kosten der berechneten Arbeit bis zum Statusdatum SKAA Soll-Kosten der abgeschlossenen Arbeit („Earned Value“, „Sollkosten“) bis zum Statusdatum IKAA Ist-Kosten der abgeschlossenen Arbeit PA Planabweichung (Leistung) bis zum Statusdatum PLI Plan-Leistungsindex (= SKAA/SKBA), ggf. einblenden KA Kostenabweichung bis zum Statusdatum KLI Kosten-Leistungsindex (= SKAA/IKAA), ggf. einblenden PK Plankosten (Basisplan) des gesamten Vorgangs BK Berechnete Kosten (Aktuell hochgerechnete Gesamtkosten) ANA Gesamtkostenabweichung für einen Vorgang (= PK – BK) 7. Grafische Berichte (Excel- und Visio-Verknüpfung), insb.  Projektstatus als Baumdiagramm: Aufgabenstatusbericht  Kostengang- und Kostensummen-Diagramm: Vorgangskosten

Ansichtsleiste  Balkendiagramm (Gantt)  Tabelle: Abweichung Ansichtsleiste  Balkendiagramm (Gantt)  Tabelle: Kosten Ansichtsleiste  Balkendiagramm (Gantt)  Tabelle: Weitere Tabellen: Kostenanalyse Weitere Tabellen: Ertragswert-Indikatoren

Register Projekt  Grafische Berichte

Prof. Dr. Siegfried Seibert – Hochschule Darmstadt – SS 2013...