Circuitos Administrativos Contables Claves Modulo 1 PDF

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CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES CLAVES- TECLAB...

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Módulo 1. Compras y ventas

En este módulo analizaremos los diferentes circuitos de la función administrativa y la documentación respaldatoria relacionada con ellos.

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Unidad 1.1. Circuitos de compras y ventas

Unidad 1.2. Documentos relacionados con las compras y ventas

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Unidad 1.1. Circuitos de compras y ventas

Thomas Mann

Mencionamos la expresión “función administrativa”, pero, ¿qué son las funciones en este caso? Las funciones son aquellas actividades que hacen las empresas para cumplir con sus objetivos. Las funciones básicas se pueden clasificar en:

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Funciones técnicas: aquellas a través de las cuales se realiza la producción de bienes y/o servicios.

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Funciones comerciales: porque la empresa necesita comprar y vender de manera conveniente.

Funciones financieras: es imprescindible una hábil gestión financiera y no sobredimensionar el capital de trabajo con el fin de sacar el

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mayor provecho posible del efectivo y otras disponibilidades evitando aplicaciones inconvenientes de capital.

Funciones de seguridad: protección de las personas y bienes de la compañía para lo cual es importante tener un sistema de control

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interno para evitar fraudes.

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Funciones contables: relativas a los inventarios, registros contables, balances, teneduría de libros y análisis de costos.

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Funciones administrativas: son las encargadas de coordinar y sincronizar las otras cinco funciones.

En este módulo nos ocuparemos de la última, la función administrativa. Para ello, relevaremos los distintos actores del proceso de compras y ventas y los circuitos administrativos de compras y ventas.

¿Qué son los circuitos administrativos?

Los circuitos administrativos son una serie de procedimientos y prácticas dispuestos en orden secuencial que comprenden la recepción, autorización, registración, archivo y seguimiento de toda la documentación de soporte de una determinada operatoria.

1.1.1 El sistema de compras y ventas El sistema de compras se encarga de obtener los recursos necesarios para el desarrollo de la actividad normal de la empresa basada en las siguientes premisas:

MÍ N I MO C O S T O

CA LI DAD AD E C UA DA

MO M E NT O O P O R T UN O

Para lograrlo se recomienda como buenas prácticas que en compras superiores a determinado monto se prevea solicitar varias cotizaciones. Se recomienda que estas sean por escrito de manera que el personal a cargo pueda respaldar la elección del proveedor. La decisión de cerrar contrato debería ser refrendada por un funcionario responsable el cual deberá firmar la cotización del proveedor o la orden de compra.

MÍ N I MO C O S T O

CALI DAD ADE CUADA

MO M E NT O O P O R T UN O

La operación de compra debe tener origen en un pedido formal por parte de un funcionario responsable. En la petición son muy importantes las especificaciones del área requirente, en particular considerando que el personal del departamento de compras no está en condiciones de definir el material adecuado y sus propiedades. Es sustancial lograr que la persona responsable de compras conozca los detalles de las compras y pueda controlar la calidad de los materiales recibidos.

MÍ N I MO C O S T O

CA LI DAD AD E C UA DA

MO M E NT O O P O R T UN O

Salvo situaciones particulares de la economía, acumular stocks no resulta conveniente ya que implica un elevado costo financiero. El sistema de compras se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento. En el caso de los bienes, es el sector de almacenes quien detecta la falta de un producto o material. Se aconseja que la cantidad de productos que se soliciten sea acorde con las necesidades de consumo. Para ello, las empresas deben fijar puntos de pedido, esto es, la cantidad de existencia que dispara la necesidad de solicitar la compra de un artículo. No obstante, se recomienda establecer un stock mínimo. Esto implica fijar un margen de seguridad para evitar quedarse sin el producto en caso de faltantes de los proveedores, problemas con el transporte, entre otros.

Se recomienda que la función de compras se encuentre separada del manejo físico de los bienes y de la registración de los mismos. Compras, por lo tanto, debe estar separada de los sectores de almacenes, recepción, cuentas a pagar y contabilidad.

El otro sistema involucrado es el sistema de ventas. Comprende una serie de mecanismos y operaciones a través de los cuales la empresa llega a sus compradores que pueden ser otras empresas, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus productos o servicios (agentes, representantes, franquiciados, etcétera).

El sistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y recepción del pedido, hasta la entrega del bien y la registración en los libros de la empresa, pasando previamente por el control de pedidos y del crédito, así como la facturación.

Consejos Es un recaudo básico que el personal a cargo de las ventas no disponga de acceso a los registros de stocks y cuentas de los clientes, dado que si quien realiza la operación de ventas interviene en el circuito de control, se pierde la efectividad del mismo.

También se sugiere que la venta se separe del otorgamiento de créditos o venta en cuenta corriente, ya que por cumplir objetivos de venta se pueden terminar otorgando créditos a clientes que pueden ser insolventes.

Ventas también tiene que estar separada de facturación para poder controlar los precios que ventas consigna en la nota de pedido con la lista de precios que se dispone para confeccionar la factura.

Fijar políticas por escrito referentes a condiciones de ventas, otorgamientos de créditos y determinación de precios evita todo margen de discrecionalidad que pueda comprometer a los vendedores o facilitar la comisión de fraudes.

1.1.2 Actores del proceso En el proceso de compras y ventas vamos a encontrar distintos actores, a los que podemos dividir entre actores externos y actores internos de cada uno de estos sistemas o procesos.

Figura 1. Actores externos e internos

Fuente: elaboración propia.

1.1.3 Etapas del circuito de compra En el circuito de compras podemos identificar las siguientes etapas:

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Identificación de la necesidad de compras

El encargado de almacenes debe poder identificar el último despacho de un pedido a partir del cual se llega al “punto de pedido” o “stock mínimo”. Verificada dicha situación se debe confeccionar una nueva solicitud de compras y enviarla al departamento de compras.

Dicho requerimiento se canaliza a través de un formulario de solicitud de compras que consiste en el pedido de compras de bienes o servicios y debe ser efectuado por una persona autorizada a requerirlo al departamento de compras.

Es recomendable emitir esta solicitud por duplicado: el original se envía a compras y el duplicado se mantiene en almacenes, de manera de poder saber en cualquier momento si, ante un determinado faltante del producto, ya se ha cursado el pedido de compra o hay que generarlo de manera urgente.

A los efectos de comprender como se determina el “punto de pedido” y el resto de los condicionamientos que determinan su cálculo, se expone a continuación una situación práctica:

La empresa “Frutigral” se dedica a la producción de galletas. Al comienzo de cada mes, se efectúa en la empresa una reunión de planificación en la cual participan los Gerentes de cada una de los departamentos. En dicha reunión el Gerente de Marketing expone que de acuerdo a los resultados arrojados por las investigaciones de mercado la demanda estimada de galletas será de 800 galletas diarias. Luego de la reunión, el Gerente de Producción se reúne con sus jefes de sector y solicita al Jefe de Almacenes que le informe sobre el

stock actual de insumos, quien responde que actualmente es el equivalente a 425 unidades. Se debe considerar que el plazo de entrega del proveedor es de 4 días.

Considerando estos datos, el punto de pedido será el consumo previsto durante el plazo de entrega menos el stock de inventario.

Punto de pedido: (800x4) – 425 = 2.775

De este modo la empresa realizará un nuevo pedido cuando el nivel de existencia en el almacén descienda a 2.775.

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Filtro de proveedores y pedidos de cotización

En caso de bienes o servicios de adquisición frecuente se recomienda tener un padrón de proveedores adecuados para abastecer el bien o servicio. Este registro, generalmente, se va depurando en función de la experiencia de compras anteriores donde se pudo evaluar la conducta del proveedor en cuanto a responsabilidad, cumplimiento de los plazos, calidad real del producto o servicio que provee, entre otros.

El Departamento de Compras, luego de recibir la solicitud de compras, verifica las firmas autorizadas y consulta el registro de proveedores a fin de seleccionar aquellos más afines al pedido y requerir cotización. El pedido de cotización se efectúa mediante una invitación a cotizar por escrito, donde debería consignarse una fecha límite para cotizar.

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Adjudicación

La selección de ofertas requiere de un trabajo detallado de análisis para el cual se aconseja tener en cuenta no solo los precios cotizados, sino la calidad ofrecida, alternativas de financiación, tiempos de demora en la entrega, entre otros.

Para la identificación de la mejor oferta suele resultar conveniente confeccionar una planilla de “análisis de cotizaciones” que pondere los aspectos antes señalados.

En la misma planilla se indicará la adjudicación, con la firma del funcionario responsable.

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Emisión de la orden de compra

La adjudicación se formaliza mediante la emisión de la orden de compra. Este comprobante es el requerimiento para que el proveedor que resultó adjudicado suministre los materiales que se detallan en el mismo.

De acuerdo al nivel de control puede llegar a emitirse la orden de compra por cuadruplicado:

Original: se entrega para el proveedor. Duplicado: se conserva para el departamento de compras. Triplicado: se remite al área de recepción. Cuadriplicado: se entrega a cuentas a pagar para cuando registre la factura.

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Recepción

La mercadería conjuntamente con el remito en original y copia ingresan por el área de recepción, la cual devuelve el remito conformado de corresponder- al proveedor. Para ello, al recibir la mercadería, almacenes controla con el informe de recepción y devuelve al área de recepción una copia del informe con su conforme u observaciones.

En recepción se acepta o rechaza la mercadería recibida, luego de efectuar el control de calidad y cantidad. Luego se emite un informe de recepción para que el sector de contaduría de la empresa continúe con las registraciones sobre la base del conocimiento de que la mercadería ingresó y pueda identificar la cantidad de unidades recibidas.

Este documento suele hacerse en cuadruplicado:

Original: para almacenes. Duplicado: se entrega al departamento de compras. Triplicado: se entrega a contaduría. Cuadriplicado: queda para recepción.

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Registración contable

El departamento de compras finaliza su gestión y seguimiento con la constancia de recepción. El área de contaduría adjunta la copia de la misma junto con el remito del proveedor al legajo de compra.

La contabilidad deberá realizar la registración en el momento de ingreso de la mercadería, obteniendo los datos del informe de recepción y valorizándolo según orden de compra.

En este sentido entonces, con la recepción de la mercadería se procede a la contabilización. Por ejemplo, con fecha 28 de diciembre se produce la recepción de mercadería acompañada del siguiente comprobante:

Figura 2. Remito

Fuente: elaboración propia.

Como puede observarse el comprobante anterior se trata de un “remito de compra”. En ese momento se debe proceder a registrar en la contabilidad la recepción de la mercadería, para lo cual es preciso disponer además de la orden de compra y/o factura que permita valorizar las unidades adquiridas:

Figura 3. Factura

Fuente: elaboración propia.

El asiento contable que debe ingresarse entonces el 28 de diciembre (fecha de remito y de efectiva recepción de la mercadería) es el siguiente:

28/12/2016

Compras

$8.217,00

a Proveedores

$8.217,00

Es importante destacar que solamente se ha recepcionado 22 fertilizantes CaB x 1L y 1 insecticidadx10L, no habiendo recibido aún (no existe remito por ello) los 3 insecticida Pos x2L que si figuran en la factura, por ello es que sólo se debe contabilizar lo efectivamente recibido, sin importar que ya haya sido facturado.

A continuación transcribimos un circuito de compra estándar:

Figura 4. Circuito de compra estándar

Fuente: elaboración propia.

Cada una de estas etapas es un subsistema en sí mismo en el cual podemos identificar la documentación que ingresa, el proceso que tiene lugar en el mismo y la documentación de salida:

Tabla 1. Etapas del circuito de compra Etapas

Identificación de la necesidad de compra.

Ingreso de documentación

Proceso

Nota de pedido que reduce el

Verificación de existencias.

stock a valores de stock mínimo.

Requerimiento a compras.

Salida de documentación

Solicitud de compras.

Filtro de proveedores. Filtro de proveedores y pedido de cotización.

Solicitud de compras.

Análisis del requerimiento de

Solicitud de cotización.

compras.

Adjudicación

Emisión de la orden de compra.

Cotizaciones de proveedores.

Selección entre ofertas recibidas.

Planillas de "análisis de cotizaciones".

Informe de adjudicación.

Preparación de la orden de compra.

Orden de compra.

Control de cantidad y calidad. Recepción.

Remito del proveedor.

Informe de recepción. Envío a almacenes.

Registración contable.

Informe de recepción.

Registración.

Asiento de alta del activo y cuentas a pagar.

Fuente: elaboración propia.

Veamos un ejemplo de lo que se les puede presentar a diario: Imaginen una situación en la cual el responsable de planta reclama que no tiene los insumos para continuar la producción. Entrevistamos al proveedor para hacer el reclamo y nos responde que cumplió con los plazos de entrega pactados, ¿qué deberíamos revisar?

¿Qué sucedió? ¿Por qué el almacén no disparó la solicitud antes?

¿Se confeccionó bien la orden de compra o no se tuvo en cuenta que debía considerarse un plazo de entrega menor?

Todas estas preguntas les van a servir para mejorar el circuito de compras y la documentación de respaldo les va a permitir identificar el problema además de la consulta a las distintas áreas involucradas.

1.1.4 Etapas del circuito de ventas En el circuito de ventas podemos identificar las siguientes etapas:

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Recepción del pedido del cliente

La recepción del pedido surge a raíz de la solicitud de un cliente o futuro cliente, el cual formula una nota de pedido que es receptada por el vendedor o por el sistema de ventas en sí mismo. Esta nota de pedido luego es valorizada en administración de venta según los precios y condiciones de venta para dicha operación.

La nota de pedido es el comprobante que emite la parte vendedora en respuesta al pedido de mercaderías formulado por el cliente y consigna las condiciones de pago. Se suele emitir por cuadruplicado: Original: se entrega al cliente. Duplicado y triplicado: los conserva la empresa. Cuadruplicado: queda para el vendedor.

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Aprobación del crédito en caso de venta financiada

La evaluación de la situación financiera del cliente y la aprobación del crédito se dan a instancias de la intervención del departamento de créditos. Este recepciona la nota de pedido para identificar el monto a financiar y el cliente sobre el cual deberá hacer el análisis. Para hacer la evaluación, considerará distintas herramientas como la central de información del Banco Central y otros sistemas de información del perfil de riesgo.

Por ejemplo, una empresa agropecuaria solicita se financie en 12 meses la compra de una máquina fumigadora. Para ello un analista del Departamento de Crédito solicita le envíe la siguiente documentación:

Estados contables. Flujo de fondos proyectados. Declaración Jurada del Impuesto a la Ganancias. Última declaración jurada de IVA.

A través del análisis de la documentación mencionada con anterioridad, el analista de créditos puede definir si la empresa tiene una estructura patrimonial sólida (Estados contables) y capacidad de generar fondos (flujos de fondos proyectados), que le aseguran que el cliente tiene capacidad financiera para cumplir en tiempo y forma con la deuda solicitada.

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Preparación del Pedido

Una vez recibida la nota de pedido del departamento de créditos con la correspondiente conformidad, el departamento almacenes verificará si hay existencias para preparar las mercaderías y los remitos que enviarán a expedición. La verificación de las existencias consiste en constatar visualmente si se encuentra el producto conforme al inventario en el sistema, ya que debería evitarse llegar a esta instancia del proceso sin haber consultado si hay en stock el producto requerido.

El remito es el documento que emite el vendedor para entregar lo solicitado al comprador. En él se detallan los bienes y debe acompañar la mercadería ya que debe ser firmado de conformidad por quien lo recibe. Su firma es prueba de la entrega de la misma y permite, incluso, verificar si el transporte o canal de entrega cumplió con las obligaciones a su cargo.

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Despacho

El despacho tiene lugar cuando el departamento de expedición recibe las mercaderías pendientes de entrega junto con el remito correspondiente y procede a efectuar la entrega de mercaderías a los clientes.

El remito permite controlar las salidas de mercaderías de almacén, a la parte vendedora; planificar o diagramar las rutas de entrega y controlar la entrega, al responsable de transporte y, una vez conformado por el cliente, es la prueba de haber entregado lo vendido y dispara el derecho al cobro, mediante la emisión de la factura.

El comprador puede controlar lo recibido con la nota de pedido o con su orden de compra y con la factura que luego recibirá.

Es usual que el remito sea emitido por triplicado y los recibe el transporte. El original queda para el cliente, el duplicado y triplicado deben estar firmados como constancia de entrega. El dup...