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Vice Rectoria Académica Dirección de Desarrollo Curricular Validación: Marzo 2017

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FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO – ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS: Concepto de compras y abastecimiento Compras “Adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor más apropiado”. Otras conceptualizaciones de compras son: “Adquirir productos y servicios en la cantidad, calidad, precio, momento, sitio y proveedor justo o adecuado. Buscando la máxima rentabilidad de la empresa”. “Adquirir adecuadamente materias primas y auxiliares, materiales, suministros, equipos y servicios necesarios para que la empresa desarrolle sus funciones satisfactoriamente”. “Cuando se logra un balance entre la calidad y el precio de un producto; cuando se adquiere algo verdaderamente necesario; cuando sabemos que nuestra adquisición es verdaderamente útil y cuando estamos seguros que hicimos la compra correcta”. Abastecimiento Es procurar técnicamente de todos los recursos materiales que se requieren para el adecuado cumplimiento de las actividades y el logro de las metas propuestas, cualquiera sea su magnitud o importancia, costo, lugar y tiempo. Otras conceptualizaciones de abastecimiento son: “Es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas”. “Es la función logística que proporciona a las áreas de la empresa, los insumos, repuestos y materiales necesarios para el cumplimiento de su misión productiva”.

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Diferencias entre compras y abastecimiento Compras implica:  

Tener conocimiento de la necesidad. Selección del proveedor que mejor calidad, servicio, financiamiento y condiciones otorgue.

 

Negociación del precio. Acuerdo de la compra, hasta la entrega del producto, por el proveedor.



Determinar el medio de transportación conveniente.

Abastecimiento implica:  

Conocimiento de la necesidad. Expedir la requisición.

   

Hacer y esperar el pedido. Recibir los artículos o servicios. Controlar el inventario. Rotación del inventario a los departamentos.

Importancia y objetivos de las compras y abastecimiento Las Compras, es adquirir productos a cambio de cierta cantidad de dinero. Esta descripción nos conlleva al proceso administrativo, el área de compras lleva un papel muy importante dentro de la administración de operaciones. Compras es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto. De la administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas. Página 2 de 14

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Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas la participación del área de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de compra, la fijación del precio de venta, la operación eficiente de la inversión y los costos y sustitución de materiales. El Abastecimiento es parte de la logística de producción, junto con la distribución física, el mantenimiento y los servicios de planta. El objetivo de abastecimiento es proveer a la función de producción de los materiales y recursos necesarios, en tiempo y forma adecuados. El sistema de abastecimiento comprende 3 subfunciones:  

Gestión de compras Recepción



Almacenaje – Administración de stocks

Diagrama de secuencia o proceso de las compras

Esto puede ser entendido como el proceso realizado por una organización para conseguir aquellos bienes y servicios que requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros. Este concepto implica incorporar en la definición de proceso todas aquellas

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actividades que se relacionan con el proceso de la compra o contratación, desde la detección de necesidades hasta la extinción de la vida útil del bien o servicio. Tipos y clasificación de las compras y abastecimiento Tanto individuos particulares como corporaciones, empresas o entes gubernamentales, realizan compras para satisfacer diferentes demandas, dependiendo de la intención de compra como el tipo de objeto a adquirir o el sujeto que realice tal operación podemos reconocer los siguientes tipos de compras: Compras por tipo de material: Aquí se realiza una distinción entre las diversas materias que formen parte de los objetos a adquirir, pudiendo ser materia prima para la elaboración de determinada mercancía, como componentes de algún objeto, herramientas, material directo de producción o complementario, como también se tiene en cuenta factores como caducidad de ciertas materias, vencimientos etc. Compras según frecuencia: Al realizar los procesos de compra, según esta calificación se tiene en cuenta con qué frecuencia se da uso a determinados objetos a adquirir. Esto puede influir a la hora de llevar a cabo diversos acuerdos con los vendedores, como también la regulación en cuanto a permisos de compra por ejemplo. Compras de Abastecimiento: Son las planificadas para mantener el stock de las mercaderías en uso que deben estar a disposición en todo momento dependiendo de su frecuencia de uso, utilidad, demanda, etc. Aquí se lleva un control regular para mantener un adecuado y constante abastecimiento. Compras según trayecto: Esto tiene que ver directamente con la distancia que se recorre entre la ubicación de la mercadería por parte del vendedor hasta que llega a manos del comprador, es necesario tener en cuenta los parámetros de trayectoria para calcular costos de transporte, abastecimiento de Página 4 de 14

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urgencia, etc., con el fin de poder tomar decisiones con respecto a la elección de los vendedores de manera eficaz y adecuada. Compra a Plazos: Es una modalidad de compra bastante usual en la actualidad y se refiere a la acción de llevar a cabo una compra de cualquier bien y realizar el pago de la misma en diferentes instancias. Aunque hoy en día prácticamente cualquier bien es susceptible a ser comprado en varios pagos, esta modalidad tiene mayor importancia en las operaciones que involucran bienes de grandes valores, como inmuebles, automotores, y otros. Compra por Impulso: Es aquella que se realiza en ausencia total o parcial de un juicio y análisis previo, es decir, que se da de manera natural o espontánea, generalmente provocada por emociones o gustos que el sujeto asocia al objeto y que se relacionan a productos de pequeño valor y de uso cotidiano, o que por lo menos no tiene demasiada significación en gasto para el comprador. Compra Racional: Se trata de las operaciones de compra que han sido previamente planificadas y de las que se ha hecho un mínimo análisis del producto, precio, y opciones competentes al realizar la acción de compra. Puede haberse tomado una decisión previa en cuanto al producto y la marca o sobre alguno de estos dos parámetro pero el futuro comprador ya tiene en mente al menos un concepto de la compra y la predisposición. Tienen lugar por ejemplo en las compras en hipermercados donde las personas realizan una lista productos a adquirir, o también en casos como compras de bienes de gran valor para el comprador, entre otros. Principios básicos de compras y abastecimiento Como toda actividad que se realice en una empresa tiene que empezar con una razón de ser, es por esto que esta parte de tres principios básicos, que le dan un carácter operacional y que se modulan a base de reglas.

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Calidad Base para que los productos que fabrica la empresa o los que revende, sean los que el consumidor prefiere, bajo las condiciones que él espera; es una de las razones por las que l decide y que ese satisfactor es el que él necesita, basado en las tres utilidades de un producto, que son: lugar, tiempo y precio. Cantidad Factor muy especial, por las razones siguientes:   

El espacio de almacén. La cantidad que de acuerdo a las fechas de caducidad se puede utilizar. Mientras más es el volumen, el precio debe de bajar.

Precio Este va de acuerdo a la calidad, la cantidad y las fechas de entrega y cobro. Estructura organizacional del departamento de compras. La estructura es la distribución y orden de las partes importantes de algo (un edificio, un cuerpo, una obra), alude a un conjunto de elementos solidarios y estrechamente relacionados entre sí, de tal forma que no puede ser modificado uno de ellos sin afectar a los demás y por lo tanto al conjunto. Una estructura organizacional se refiere a la jerarquía del poder de decisión dentro de un departamento. Construido como una pirámide, el empleado en la parte superior tiene más responsabilidad al tomar decisiones. Mientras que cada puesto de trabajo se considera vital para el departamento, todos responden a la persona que está por encima. Cada empresa refina su organigrama basado en las necesidades particulares. La estructura de un departamento de

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compras no necesariamente se verá como el de cualquier otro, aunque hay posiciones que aparecen en la mayoría de las jerarquías. Toda empresa tiene un departamento de compras, en el recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materias primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos. Los recursos materiales son guardador en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener un aporte a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos. La función del departamento de Comprar es ayudar a producir más utilidades a la empresa.

Funciones y objetivos del departamento de compras. La gestión de compras es un departamento responsable de la buena organización para realizar con éxito las actividades de compras. La gestión del departamento de compras asegura que todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier empresa; asimismo, también es Página 7 de 14

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responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y debe ser capaz de desarrollar buenas relaciones con los proveedores. Aunque el objetivo básico de la función del departamento de compras es asegurar que el suministro de las materias primas, los productos que se subcontraten, los repuestos, etcétera, tenga una continuidad, reducir el costo final de los productos es también un objetivo a conseguir, además de otros factores que pueden hacer que aumente el éxito del departamento de compras en cualquier empresa. Estos factores son los siguientes: Reducir costos Controlar el costo de los bienes y servicios es uno de los objetivos principales de la gestión de compras, ya que conseguir que se reduzcan los costos podría suponer un aumento en la productividad y una mayor rentabilidad de las operaciones. Es por esto que cobra un importante valor el hecho de realizar evaluaciones del precio de manera constante. Para las grandes empresas negociar por volumen de compra a partir de un buen control del inventario es lo ideal; en cambio, para las pequeñas o medianas empresas, lo mejor es escoger aquellos proveedores que nos permitan negociar los precios. Buscar alternativas a las fuentes de suministros que ya tenemos La estrategia del departamento de compras será clave en este objetivo, ya que se buscarán alternativas de suministro para que aumente la capacidad de negociación y así, minimizar el precio/costo de los materiales. Optimizar las relaciones con los proveedores El departamento de compras será el encargado de que las relaciones con los proveedores sean exitosas o no productivas. Hay que intentar escuchar a los proveedores y saber llegar a un acuerdo que nos permita negociar el mejor precio posible. Las buenas relaciones propiciarán que, por ejemplo, se nos atienda antes a nosotros en caso de que los materiales que necesitemos escaseen y los necesiten varias empresas.

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Integrar el departamento de compras al resto de departamentos La gestión de compras no debería ser una pieza aparte en las empresas, sino que debería formar parte del puzle empresarial. El departamento de compras está estrechamente unido a estos otros departamentos: Producción: Existe una relación entre las especificaciones de producción y los pedidos de material, las entradas y las salidas. Ingeniería: Comprar herramientas, equipos y máquinas es fundamental para los dos departamentos. Marketing: Es muy importante realizar un estudio de las ventas y el gasto en cuanto a la adquisición de materiales. Finanzas: Es fundamental que los niveles de materiales se mantengan y realizar una estimación del capital de trabajo que se requiere. Recursos humanos: La elección del personal para el departamento de compras es fundamental para que se consigan los logros marcados por la empresa. El departamento de compras juega un papel estratégico dentro de las empresas, y las decisiones que toma este departamento son fundamentales para el correcto funcionamiento de dichas empresas. Relaciones internas y externas del departamento de compras. El presupuesto de Ventas de una empresa es el estimado de lo que se va a vender en un período determinado. Una empresa tendrá detallado lo que piensa vender de los productos terminados que comercializa, y por tanto debe pedirlos a sus proveedores. Página 9 de 14

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Una empresa industrial debe fabricar los productos que va a vender, por tanto deberá tener un plan de compras de materias primas (MP), materiales de empaque, ingredientes y otros, necesarios para fabricar los productos terminados (PT) que luego desplazará al comercio. Las relaciones del Departamento de Compras con las otras áreas de la empresa: Compras y producción El Depto de Producción necesitará de esas MP y los otros materiales para transformarlos en PT. Semanalmente se prepara un programa de lo que se va a trabajar en las plantas y por tanto se revisan las existencias y se establece si hay suficiente o no y en el caso de no haberlo, se comunican con Depto. de Compras, ya sea para que agilice el ingreso, pues puede que el producto se encuentre en aduanas o esté en camino o que busque un proveedor para conseguirlo lo más pronto posible. El Depto. de Compras es el responsable de abastecer la MP y todo lo necesario para que el Depto. de Producción puede producir lo que se va a vender de acuerdo con el presupuesto de ventas, por tanto, su labor es colocar los pedidos en su debida oportunidad para que haya un suministro, cuyo flujo sea permanente y en las cantidades suficientes y en las fechas oportunas, para facilitar la labor de ese Depto. Compras y bodega La bodega es el responsable de guardar y cuidar de las MP y todo lo que se necesita para producir. El personal que labora en esta unidad, es responsable de registrar las entradas y salidas de materiales y de controlar las existencias. Generalmente se utiliza un registro conocido como Kardex, el cual puede ser llevado a mano o electrónicamente. El control de inventarios debe ser eficiente para evitar que se tengan datos incorrectos de lo que se tiene en bodega. Para que esto se logre, el responsable principal de la eficiencia en este control es el Almacén, pues deben tener registros actualizados en el momento que sucedan los movimientos.

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Cuando este control es electrónico, se puede tener en línea para que hagan las consultas necesarias los otros departamentos involucrados, ya sea para constatar que hay existencias de lo que se necesita o para tomar decisiones de adquirir más material. De ahí la importancia de la actualización constante. Cuando el jefe de bodega se da cuenta de que un material o un producto, se está terminando, debe avisar de inmediato al Depto. de Compras y de esa forma trabaja en equipo con ellos. Cuando ingresa un pedido, Bodega debe avisar al Depto. de Compras de ese ingreso, con el propósito de mantenerlo informado. En el caso de ingresos de productos terminados, la Bodega podrá hacer un control de calidad de ellos, siempre que se haya determinado de que lo puede hacer e informar de los resultados de ese análisis a las personas interesadas. El Depto. de Compras, siempre que coloca una orden de compra a un proveedor y que va a ingresar a la bodega, le envía una copia, con el propósito de que se prepare para poder recibir el producto, ya sea para determinar si el espacio que va a tener es suficiente o se tendrá que alquilar bodega o va a necesitar un equipo especial para el manejo. Compras y control de calidad En muchas empresas industriales se tiene un Depto. de Control de Calidad, que son laboratorios que analizan las materias primas que se reciben para verificar las especificaciones técnicas que se pidieron con las que trae el producto que envían los proveedores. Una vez hecho el análisis, ellos reportan a Depto. de Compras, de Producción y Bodega si el producto recibido cumple con lo requerido y por tanto lo pueden utilizar; lo contrario sería, que el producto viene contaminado o con especificaciones diferentes a lo pedido y que el producto no puede ser utilizado por el riesgo que existe de su uso. El Depto. de Compras, cada vez que coloca un pedido a un proveedor y es un material que debe ser analizado por Control de Calidad, envía una copia a ese Depto. para que se preparen para el análisis correspondiente. Página 11 de 14

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Sucede que algunas veces el Depto. de Control de Calidad tiene escasez de los reactivos que necesitará para poder efectuar el análisis o que necesita algún equipo especial para efectuarlo, por lo tanto debe solicitar la compra correspondiente o alquilar el equipo en caso necesario. Cuando El Depto. de Compras recibe notificación de anomalías con el producto recibido, procede, ya sea a presentar el reclamo al proveedor o hacer el reclamo a la compañía de seguros. Compras y Marketing En una empresa comercial, el Departamento de Marketing tie...