Diagrama de afinidad - Tarea PDF

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Diagrama de afinidad ¿Qué es un diagrama de afinidad? El Diagrama de afinidad, también conocido como método de Kj, fue creado por el Dr. Kawakita Jiro en el año de 1980. Este diagrama se utiliza para la organización de ideas que aporta un grupo sobre un problema complejo que se tiene de un área. Es un diagrama fácil de realizar, forma parte de las 7 nuevas herramientas de gestión. Las personas que elaboran este tipo de diagramas deben estar capacitadas y saber más que nada del tema que se quiere tratar. Cabe mencionar que este diagrama o método no da la solución del problema pero si permite conocer las causas o los factores que la originan. El uso del diagrama de afinidad se describe como un proceso creativo, ya que parte de diferentes ideas aportadas por diferentes personas.

¿Para qué se utiliza? El diagrama de afinidad es utilizada más que nada para organizar una gran cantidad de datos que fueron obtenidos previamente de una lluvia de ideas, también cuando existe un problema complejo que se pretenda tocar de manera directa o exista algún tema en el que se quiera trabajar y este sea complejo. Este diagrama fue creado para agrupar elementos que están relacionados entre sí de manera natural. Siempre se debe tener una un tema o idea principal del que se quiera hablar o se quiera tratar. Más que nada la función central del diagrama de afinidad es ayudar a centrar un problema que se encuentra poco definido mediante la aportación de ideas u opiniones sobre el problema, cabe mencionar que este diagrama no da la solución de éste, pero si ayuda a tener una idea más clara de lo que la podría estar originando (de los factores).

¿Qué se utiliza? Para llevar a cabo el diagrama de afinidad se deben seguir lo siguiente: Se debe contar con un grupo de personas capacitadas y con un líder o facilitador. Tarjetas tamaño A6, de 14,8 x 21 cm o post- it, en donde se escribirán las ideas. También son conocidas como tarjetas de datos verbales. Cinta adhesiva y un tablero lo suficientemente grande para escribir y pegar las tarjetas.

¿Cómo se elabora? Primeramente el líder o facilitador le informa al grupo para que es realizada la reunión y de que etapas constara, también les explica sobre el roll que le toca a

cada uno de ellos. Después que esto sucede, el facilitador expone el tema que se va a tratar y lo dice en forma de pregunta. Cada uno de los miembros del grupo dice sus ideas en las tarjetas o pos-it que se les ha entregado, se les da un tiempo de 5 a 10 minutos para que esto pase y no deben entablar comunicación entre ellos durante este tiempo. Una vez terminada esta etapa el facilitador retira las tarjetas de los participantes y las mezcla para que estas sean expuestas de forma aleatoria. Se comienzan agrupar las ideas que fueron aportadas en el diagrama de afinidad, en donde en las tarjetas o pos-it se les escribe una frase o frases independientes. Después las ideas que se asemejen a las que están escritas en los pos- it se van agrupando, a esto se le conoce cómo afinidad mutua. Después de esa etapa se dibuja el diagrama de afinidad ya terminado y por último se lleva a cabo una discusión entre el grupo acerca de la agrupación que se le dio a cada pos-it con ideas y cuál es la relación que se tiene con el problema.

Diagrama de afinidad

Como realizar un diagrama de afinidad. Paso a paso. Al ser un método visual, lo mismo que hemos mencionado con otros. Antes de comenzar… 

Un espacio de trabajo

Una pizarra o cartulina donde se puedan plasmar los elementos del grupo  Notas adhesivas (post-it) o en su defecto marcador para escribir lo que se vaya mencionando Frente al número de personas recomendado, tengo mi propia opinión. Algunas recomendaciones te dirán que de 6 a 8 personas, y otras entre 7 y 10. Personalmente creo que para construir un diagrama de afinidad más de 4 asistentes y menos de 12 es ideal, pero creo que más importante que eso es que haya un regulador o líder de sesión, una persona que se encargue de: 

Dirigir la sesión de trabajo Escribir en el tablero es caso de que se esté usando pizarra y marcador  Interpretar los esfuerzos de los asistentes  Mantener el enfoque sobre el problema u objetivo tratado Con esto claro, vamos a iniciar…  

Paso 1: definiendo el problema y el objetivo ¿Cuál es la situación o problema que se va a analizar? A continuación haz una declaración del problema en forma de pregunta.

Paso 2: generando los elementos Ahora, cada asistente comenzará a generar las ideas que crea pertinentes según la declaración del problema. Es preferible que cada quien tenga con qué escribir y un post-it donde hacerlo; esto facilita la generación de ideas en aquellos asistentes que son tímidos o que tienen más facilidad para trabajar en silencio. Si no es este el caso, no hay problema, interpreta y apunta los elementos que te vayan diciendo.

Paso 3: visualizando los elementos Recibe las ideas de cada aportante y colócalas al azar en una superficie o en la pizarra. A continuación haz que todos se coloquen alrededor de la mesa o al frente de la pizarra. Si desarrollaste el diagrama escribiendo cada idea, colocales un código o asignales un ID. Esto es vital para el paso siguiente.

Paso 4: haciendo la agrupación En silencio, cada uno de los asistentes comenzará a ordenar las notas adhesivas como le parezca. El criterio aquí es agrupar aquellos elementos donde encuentre características en común.

Busca dos elementos que se relacionen y comienza a formar una columna con ellos.  Busca más elementos que se relacionen con los elementos que ya juntaste, si no encuentras más, comienza a formar otro grupo.  Repite lo anterior.  Es perfectamente normal que tu u otra persona del grupo tome elementos que otra persona ha tomado antes, y los desplace hasta otro grupo.  Si crees que un elemento encaja en dos grupos, toma una nota adhesiva y escribe lo mismo que tienes ese elemento.  Si hay algun elemento que no parece encajar en ninguno de los otros grupos por sus características, déjalo solo. Si tu diagrama de afinidad fue hecho sin notas adhesivas escribiendo en la pizarra, este paso lo omites 

Paso 5: socializando, el momento de discutir En grupo y con moderación del facilitador, vas a discutir con tu equipo de trabajo el orden que han tomado los elementos. ¿Cuáles son los patrones, características y relaciones encontradas por los miembros del equipo para que hayan decidido ordenar así los elementos? En este paso se hacen cambios por decisión del grupo, pasando por ejemplo una tarjeta de un grupo a otro o eliminando los elementos que dicen lo mismo. Si tu diagrama de afinidad lo has construido escribiendo en el tablero, ordena con tu equipo los elementos comunes. En este caso no son notas adhesivas las que cambian de lugar, sino los ID que el facilitador escribe y borra del pizarron según el consenso del grupo.

Paso 6: colocando un nombre a cada agrupación En el siguiente paso vas a asignar un título que describa cada uno de los elementos agrupados. Puedes usar una nota adhesiva de un color diferente o escribir sobre la superficie que has estado trabajando (si es una pizarra claro). Una vez cada grupo tenga un título, revisa con tu equipo de trabajo el diagrama de afinidad. ¿Todos están de acuerdo?

Paso 7: posterior al diagrama de afinidad Con los pasos anteriores hechos, ya tienes una comprensión del evento o problema analizado. Este es el principal insumo para tomar decisiones. ¿Qué hacer ahora? Aún con una mayor comprensión, el diagrama de afinidad abre la puerta a un análisis más detallado. Esto ya depende del equipo de trabajo; por ejemplo si se elige una de las agrupaciones para analizarla por separado, herramientas de

control de calidad como el diagrama de Ishikawa serán complemento perfecto para tal fin consiguiendo llegar a elementos más concretos. Si el grupo tiene confusión en torno a las causas y consecuencias (los elementos) y su priorización, la matriz de Vester permitirá profundizar en el análisis del problema. Ejemplo de diagrama de afinidad El ejemplo del método KJ será desarrollado para una empresa que otorga préstamos a negocios y a personas. Cuenta con un modelo de negocio que le permite brindar su servicio a través de una sucursal física y también con una plataforma en internet para dar préstamos online. Vamos a llamarla PrestaYA. PrestaYA ha estado recibiendo muchas quejas de distinta índole por partes de sus clientes. Su departamento de control de calidad ha hecho una recopilación y de las quejas presentadas por los clientes más importantes. Las quejas recopiladas fueron redactadas para ser entendidas por el equipo de Mejora continua para ser clasificadas con un diagrama de afinidad. Paso 1: Vamos a declarar el problema:

¿Cuáles son las causas de las quejas por el servicio de PrestaYA? Paso 2 y paso 3: Los elementos generados por el equipo de mejora continua fueron los siguientes. El cliente… P01: No entiende cómo funciona el préstamo P02: No le está llegando el extracto del préstamo P03: Cree que las tasas de interés son muy altas P04: La plataforma de préstamo online se cae muchas veces P05: Alega que él nunca pidió ese crédito P06: No entiende por qué le obligan a sacar una tarjeta de crédito para acceder a un préstamo  P07: No le contestan el teléfono  P08: Dice que la aplicación móvil se cierra después de unos minutos  P09: Las personas que atienden son groseras. No hay pasión por el servicio  P10: Cree que su negocio es de bajo riesgo y por eso merece tasas de interés más bajas  P11: Le toca esperar mucho en la sucursal física  P12: No entiende cómo funciona la plataforma de préstamos online  P13: No tiene forma de comunicarse  P14: Siente que lo están robando  P15: La cuota inicial de la tarjeta es muy alta  P16: Ha pagado más de dos veces el producto que compró Paso 4: Comenzamos a realizar la agrupación de los elementos. ¿Puedes con tan solo leer cada grupo de elementos, entender lo que tienen en común? Grupo 1:      

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P01 P03 P15 P16

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P14

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P04 P08 P12

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P07 P09 P11 P13

Grupo 2:

Grupo 3

Grupo 4

Grupo 5  P02  P05  P06  P10  P11 Con esto hecho, ya tenemos una clasificación de los elementos. Algunas cosas a destacar son: El P14 se encuentra solo. No hay ningún otro elemento que a juicio de nosotros, esté relacionado con él.  El P11 está en dos grupos, esto se debe a que tiene afinidad tanto con los elementos del grupo grupo 4 como los del grupo 5.  Hay un aspecto en común que puede contener a los grupos 3, 4 y 5. Como el paso 5 consiste en discutir con los miembros del grupo el nombre de cada agrupación, no será descrito en este ejemplo. 

Paso 6: Ahora vamos a definir el nombre para cada uno de los grupos, es decir que vamos a revelar el criterio considerado para haber ordenado los elementos de la forma descrita en el paso 4.  Grupo 1: Desconocimiento de la mecánica del préstamo o de los acuerdos firmados  Grupo 2: Desconfianza en la empresa o en su modelo de negocio  Grupo 3: Fallos de la infraestructura tecnológica (app, sitio web, plataforma de crédito en línea)  Grupo 4: Deficiencia en la calidad de atención del servicio  Grupo 5: Fallos o inconformismo en el modelo de operación  Grupo Macro (3, 4 y 5): Fallos en el modelo de negocio Con esto tenemos finalizado nuestro diagrama de afinidad.

El cliente…

Conclusión En lo que vi, el diagrama de afinidad sirve para encontrar el problema que haya surgido en un trabajo, o alguna producción y así encontrar fallos también puede ser para clasificar cierto tipo de cosas, dependiendo el negocio, como en este caso el ejemplo que puse de un lugar de préstamos, en otros podría ser de producción, cuando material queda, como clasificarlo, cuál de esos fue el que provocó el error con lo demás y así en diferentes casos...