Elementos Materiales DE Notarial PDF

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APUNTES COMPLETOS SOBRE LOS ELEMENTOS MATERIALES EN MATERI NOTARIAL Y REGISTRAL; PROTOCOLO, SELLO, LIBRO DE REGISTROS, PROCEDIMIENTO ANTE LAS PERDIDAS EXTRAVIOS O ALTERACIONES DE ESTOS, COTEJOS, FUNDAMENTOS, CARACTERISTICAS, ETC...

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ELEMENTOS MATERIALES DEL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL. LA NOTARÍA Y LA OFICINA. Es común encontrar una similitud de conceptos entre NOTARÍA y OFICINA ya que la LN suele aceptar ambos conceptos al referirse al espacio material donde el Notario se establece para la función notarial. No obstante, Pérez Fernández menciona que doctrinalmente, la NOTARÍA la integra el protocolo, el libro de cotejos, los índices, sello, archivo, guía de control, mientras que la oficina solo se refiere a un inmueble donde se puede establecer la notaría. Cabe destacar que la NOTARÍA puede reubicarse, permutarse o bien, el notario puede celebrar convenio de asociación, con lo cual en la práctica, ambas notarías se ubicarían en la misma oficina. No obstante, el término oficina se encuentra en una prohibición del NOTARIO sobre establecer un lugar diverso a su establecimiento principal para prestar servicios profesionales. (Sucursales u oficinas alternativas, Artículo 21 LN) EL PROTOCOLO. Concepto. Etimológicamente, PROTOCOLO está compuesto por dos palabras: PROTOS (primero o principal) y KOLLAS (pegar). Esta idea genera un concepto material de unión de las hojas integrantes del protocolo del notario, ordenadas progresivamente por número, fecha y en su caso, hora. “…Artículo 50 LN. Protocolo es el libro o conjunto de libros físicos o electrónicos que se forman con los folios físicos o electrónicos separados y numerados progresivamente en los que el notario asienta y autentifica, con las formalidades de ley, los actos y hechos jurídicos otorgados ante su fe, así como los libros de cotejos y sus correspondientes apéndices e índices. Los Protocolos pueden ser físicos o electrónicos, dependiendo del formato en el que se encuentren los folios que contengan los actos o hechos jurídicos en los que el notario haya otorgado su fe. Protocolo Abierto: Los folios se van empastando del 1 al 150 por cada libro. Protocolo cerrado: Los folios están empastados previamente como libros.

Elementos del protocolo: Libros, Apéndices, Libro de Registro de Cotejos y Apéndice del Libro de Registro de Cotejos. TIPOS DE PROTOCOLO. a) Protocolo Ordinario. El protocolo electrónico es el libro con 150 folios numerados progresivamente en los que el notario asienta y autentifica, con las formalidades de la ley, los actos jurídicos que fueron realizados de forma electrónica y otorgados ante su fe, así como sus correspondientes apéndices e índices. b) Protocolo Especial. El artículo 68 de la LN establece que asuntos se deben llevar en este protocolo.  Disposiciones de la Ley Agraria  Fomento de vivienda de interés social  Disposiciones en la Ley Electoral c) Protocolo Especial Federal. Los notarios que adquieren este nombramiento adicional a su patente de notario, en términos de la Ley General de Bienes Nacionales, (Artículo 96 LGBN). Dato importante: Esta ley prevé que para el cobro de honorarios al notario por sus servicios, solo le corresponde el 50% de lo previsto en el arancel. d) Protocolo Digital. En el artículo 50 de LN y subsecuentes, se encuentra prevista la existencia de un protocolo digital, el cual deberá ajustarse a las disposiciones de la Ley de Gobierno Digital del Estado de México, Ley Federal de Firma Electrónica y demás disposiciones aplicables. e) Protocolo Consular. Está previsto para las funciones notariales de la Ley de Servicio Exterior Mexicano (Artículos 44 LSEM y 85 y 86 RLSEM). Puede operar según

la

ubicación

del

consulado

como

un

protocolo

abierto

encuadernables) o protocolo cerrado (folios previamente empastados). CARACTERÍSTICAS DEL PROTOCOLO, FOLIOS Y MODO DE USO.

(folios



El protocolo es propiedad del Estado, pero el Notario debe adquirirlo a su costa.

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Cada folio mide 34 cm. de largo por 21.5 de ancho. Deben tener 3 cm de espacio en ambos lados

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Cada folio en la parte superior derecha debe indicar número de folio, número de libro, número de notaría y su residencia.

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Se debe imprimir por ambas caras.



La impresión debe ser con tinta indeleble y nítida.

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El número máximo de volúmenes a utilizar es de 10.

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Cada folio debe ir sellado.

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En los libros (folios del 1 al 150 de cada volumen) existen tres tipos de razones que se asientan en hoja en blanco. o Razón de apertura y cierre. Indica fecha, sello y firma. o Razón de cierre. o Razón de clausura o suspensión (sanción al notario)



Si la escritura se le otorga la razón de NO PASO, también debe ser encuadernada.

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Si un anverso o reverso se inutiliza por errores de impresión, se asienta ESTA PAGINA NO VALE y se continúa con la impresión en la siguiente página.



Todo libro debe ser entregado con su Libro de apéndice también encuadernado, con la indicación del libro y volumen que contempla.

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La autorización preventiva y definitiva debe ir en el folio.



Las anotaciones complementarias se pueden imprimir en el folio o en una hoja en blanco por separado, sellada y firmada por el notario.

APENDICE. Son el conjunto de documentos que son anexos al protocolo (identificaciones, personalidad, certificados, avisos, etc). Deben estar ordenados progresivamente en cada instrumento mediante letras o números y se debe formar un expediente por cada escritura que integre la totalidad de los documentos antes mencionados indicando nombre del notario, número de notaría y residencia,

escritura, volumen, folio, acto o hecho contenido en la escritura. Adicionalmente a cualquier anexo, se debe agregar una copia certificada del folio. Si se protocolizan mandamientos judiciales de cualquier índole, se podrá agregar copia certificada del expediente judicial y devolverlo al juzgado una vez concluido el asunto. Los notarios deben llevar un duplicado de todo el protocolo y apéndice. PROCEDIMIENTO PARA EL CASO DE PÉRDIDA, EXTRAVÍO O ROBO DEL PROTOCOLO O APÉNDICE.



En caso de pérdida o destrucción de un folio, se debe dar aviso a la Consejería Jurídica para que autorice su reposición en papel ordinario.

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En caso de robo o extravío de uno o varios folios, se debe dar aviso al Ministerio Público dentro de las 48 horas siguientes.

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La reposición se puede hacer con la copia certificada agregada al apéndice, o bien, con los testimonios emitidos en favor del Registro Público de la Propiedad, autoridades administrativas o del Archivo General de Notarías.

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Si el apéndice es el que se extravía, se debe procurar su reposición de las diversas fuentes de donde surgió (Registro Público, Juzgado, Autoridades Catastrales, etc.)

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El notario puede ser responsable por la destrucción o pérdida por falta de pericia en el manejo del protocolo, pudiendo causar daños y perjuicios a los interesados.

EL SELLO. CONCEPTO. Está previsto en los artículos 47, 48 y 49 de LN. Constituye la función autenticadora del Notario junto con la Potestad del Estado; es un elemento que junto con la firma, hologramas (medidas de seguridad) y rúbricas del Notario

dotan al instrumento de certeza jurídica. La firma electrónica del Notario tiene el mismo valor que el sello y su firma autógrafa. Artículo 3 I bis LN. CARACTERÍSTICAS. Debe tener forma circular, diámetro de cuatro centímetros, El Escudo Nacional en el centro y el nombre del notario y apellidos en la circunferencia, número de notaría y residencia. FORMAS DE UTILIZACIÓN. Al iniciar o cerrar un libro (integrado por 150 folios, documentos del apéndice o libro de cotejos) en la razón de apertura se pondrá el sello, firma y razón de apertura o cierre. Si existe asociación de Notarios, debe utilizarse solo el sello del notario otorgante. Se utiliza el sello siempre en la parte superior izquierda por el lado anverso en cada folio, testimonio, cotejo o copia certificada, así como en las razones de apertura, cierre, clausura, suplencia o asociación. El sello se utiliza también en los instrumentos “NO PASO” y en las autorizaciones preventiva y definitiva del instrumento público notarial. En la práctica, se utiliza (aunque no es un requisito fundamentado) para solicitar constancias de toda clase, certificados de gravamen y cualquier informe ante cualquier dependencia. La Ley actual del Notariado del Estado prevé la utilización de un sello electrónico a través de la firma electrónica Es causa de responsabilidad administrativa (sanción que deriva en amonestación, suspensión o pérdida de la patente) permitir la utilización del sello en forma indebida. El sello debe obtenerse a costa del notario cuando inicia sus funciones y cuando es sustituido por deterioro, extravío o robo y registrado ante la Consejería jurídica, el Registro Público y el Archivo de Notarías. PROCEDIMIENTO PARA EL CASO DE PÉRDIDA O ALTERACIÓN.

Artículo 48 LN: En caso de extravío, alteración o destrucción, el Notario debe comunicarlo a la Consejería y al Ministerio Público en un plazo de 48 horas. Si el notario solicita licencia o suspensión, su sello se remite al Archivo Si el sello es recuperado, debe remitirse al Archivo General de Notarías para su destrucción. El nuevo sello en caso de reposición, debe tener un distintivo del anterior EL LIBRO DE REGISTRO DE COTEJOS. CONCEPTOS a) Concepto de cotejar: Comparar una copia simple contra un documento original o copia certificada de un documento de carácter público o privado. b) Concepto del libro de cotejos: Parte integrante del protocolo el cual consiste en un libro donde se asientan todas los originales públicos o privados contra las copias expedidas. Artículo 72 LN y 51 RLN CARACTERÍSTICAS Y FORMA DE USO. El libro de cotejos forma parte del protocolo del Notario, el cual consta de 150 documentos que deben ser empastados en un libro y cuenta con una razón de apertura y cierre como el protocolo ordinario. La certificación de los documentos consiste en que el Notario da fe acerca de tener a la vista el documento original o en copia certificada, sin prejuzgar sobre el valor jurídico de su contenido, licitud o validez. El libro de registro de cotejos va en número progresivo como los libros del protocolo ordinario, al terminar el documento 150 se debe asentar la razón de cierre y comenzar otro libro. El apéndice se integra por una copia sellada de todos los documentos cotejados bajo un mismo asiento y se integran por legajos. (Si en un día se cotejaron 100 documentos, el apéndice de ese día tendrá 100 copias) Obligación de encuadernar 30 días hábiles siguientes al cierre del libro

El notario debe llevar un índice que indique número de copias expedidas, nombre del solicitante, fecha y número de asiento. Estos libros y apéndices se remiten al Archivo General de Notarías a los 5 años.

Tipos de documentos sujetos de cotejo: Original Copia certificada Fotografías Planos Documentos públicos y privados de cualquier naturaleza

Forma de expedir un cotejo: 

Comparar un original contra su copia.

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Sellar en el anverso y rubricar

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Imprimir en el anverso o en una hoja por separado, unida por sellos para evitar su falsificación, la certificación del notario indicando:

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Nombre del notario, número y residencia

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Número de hojas cotejadas contra su original o copia certificada

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En el caso de contratos privados, no prejuzgar sobre su contenido, licitud o validez

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Indicar número progresivo de cotejo y libro

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Sello, firma y holograma....