Ensayo DE Gestion Administrativa 2 PDF

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El ICONTEC (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación), es el ente colombiano encargado de la reproducción de normas técnicas y la certificación de calidad para diversas actividades empresariales y profesionales. Estas normas se conocen como NTC (Normas Técnicas Colombianas), son documentos en los cuales se establecen especificaciones técnicas basadas en estudios, en experimentación y en desarrollo tecnológico, que son de cumplimiento obligatorio para procesos, productos o servicios en el territorio Nacional. Estas normas se realizan con el fin de satisfacer necesidades del mercado con miras a lograr la calidad, preservar la salud, proteger el medio ambiente o evitar fraude; este último, es el objetivo de la NTC 1486 de la cual vamos a hablar a continuación y es el fundamento de este trabajo, así como la NTC 185 la cual será complemento para la elaboración de este documento. La NTC 1486, hace referencia a la estructura para la elaboración de un informe, esta estructura debe contener un texto contundente y claro para que las personas que lo lean les sea fácil interpretarlo y comprenderlo, también hace referencia a la correcta presentación de un documento y junto con la GTC (Guía Técnica Colombiana) 185, la cual nos brinda recomendaciones para elaborar diferentes documentos organizacionales; cualquier persona puede elaborar un informe estándar no importando el área a la cual sea aplicado. El estilo del informe tiene que ser preciso y riguroso, con un lenguaje claro y objetivo. Este requisito es importante, puesto que va dirigido a un lector y debe ser comprendido con facilidad. Además, el informe tiene que ser operativo y funcional, es decir, útil en su posible aplicación. El conocimiento y la aplicación de esta norma durante los estudios profesionales, tecnológicos y/o técnicos o en el área laboral, es de gran importancia, ya que por medio de esta podemos seguir lineamientos para la realización de diferentes documentos como ensayos, monografías, informes, trabajos introductorios a la investigación, trabajos de grado, presentación de tesis, etc.; de esta forma comunicamos de manera clara y concreta el contenido del documento. Por otro lado, la última actualización de esta norma fue el 23 de julio del 2008 añadiendo y/o modificando más lineamientos para la implementación de la norma, los nuevos cambios son: poder imprimir por ambas caras el documento; el título de cada capítulo debe comenzar en una hoja independiente, a 3 centímetros del borde superior; el texto debe llegar hasta la margen inferior establecida. Se debe evitar títulos o subtítulos solos al final de la página o renglones sueltos; y

finalmente se unifican las referencias bibliográficas para que su uso sea más claro y sencillo. Según las especificaciones mencionadas en la norma, se debe tener en cuenta las siguientes generalidades para la elaboración de cualquier trabajo de investigación:      

Utilizar papel de color blanco opaco, para facilitar la lectura y la impresión Si el documento se va a imprimir por ambas caras, las márgenes deben estar a 3 cm. Cada capitulo comienza en una hoja nueva y el titulo debe ir centrado La redacción debe ser personal y genérica La fuente y el tipo de letra se sugiere que sea Arial 12 La numeración de las paginas debe ser en números arábigos y en forma consecutiva

Posterior a la descripción de las generalidades, la norma hace referencia a las especificaciones de cada parte del documento como lo son: los preliminares (tapa o pasta, guardas, cubierta, portada, página de aceptación, pagina de dedicatoria, pagina de agradecimientos, contenido, listas especiales, glosario y resumen), texto del cuerpo (introducción, capítulos, conclusiones y recomendaciones), complementarios y finalmente las citas. En cuanto a la GTC 185, como se mencionó anteriormente, esta guía nos da recomendaciones a la hora de realizar documentos de tipo organizacional como lo son: cartas, memorandos, actas, informes, certificados y constancias, hojas de vida corporativas, sobres comerciales, mensajes electrónicos y tarjetas protocolarias) Dado lo anterior, mencionaremos y profundizaremos en este caso en las recomendaciones para la elaboración de un informe; según la GTC 185, un informe debe tener las siguientes características:   

Debe ser escrito por funcionarios o empleados autorizados de la organización Se deben elaborar en hojas membrete de acuerdo con las normas interna de cada organización Cuando el informe lleve anexos, se recomienda hacer la respectiva identificación, descripción o aclaración dentro del texto para mayor claridad y para que el lector se remita a la información anexa.

Para que el lector del informe entienda dicho escrito, este debe ser: claro, concreto, conciso, estar escrito de forma impersonal proyectando un trato respetuoso y cordial, así mismo se deben usar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización, deben llevar un orden y un lenguaje técnico.

Por otro lado, existen informes ejecutivos, cortos y extensos, también periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividad, de gestión, de proyectos, de investigación o financieros. Para realizar un informe de cualquier clase mencionados anteriormente se deben tener en cuenta las siguientes partes que lo componen:              

Encabezamiento Razón social Dependencia Código Titulo Lugar de origen y fecha de elaboración Autoría del resumen ejecutivo Objetivo Temas o numerales Paginas subsiguientes Conclusiones Nombre, cargo, firmas Rubrica Líneas espaciales y otros elementos esenciales

La elaboración tanto de informes como de cualquier otro tipo de documento debe realizarse con el objetivo de tratar o transmitir una información a un público variado, para estola importancia de aplicar las normas de Icontec ya que estas le brinda un nivel de confiabilidad y pertinencia al documento, al mismo facilitan la lectura y la interpretación del mismo ya que todo el texto está organizado de una manera amigable adicional a esto, estas normas ayuda a evitar el plagio y respetar los derechos de autor. En cuanto al conocimiento y aplicación de la GTC 185, esta les brinda confiabilidad y organización a documentos de tipo organizacional y a brindarle a la empresa una adecuada imagen corporativa...