Eventmanagement I Lektion 5 PDF

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Eventmanagement I Lektion 5 Finanzmanagement von Events 5.1 Begrifflichkeiten aus dem Finanz- und Kostenmanagement Unter Finanzmanagement verstehen wir:  Beschaffung, Planung, Bereitstellung, berwachung und Evaluierung monetrer Mittel  unvorhersehbare Risiken und rechtliche Folgen durch finanzielles Missmanagement  Vornehmen einer zuverlssigen Kalkulation und Budgetierung: einzelne Kosten detailliert planen Definition Kalkulation M'glichst genaue Schtzung der zu erwartenden Eventkosten und Erl'se Drei Schritte:  Vorkalkulation (im Vorfeld der Eventplanung)  Zwischenkalkulation (Abgleich zwischen geplanten und tatschlichen Kosten whrend der Planungs- und Durchführungsphase)  Nachkalkulation (nach Abschluss des Events Vergleich zwischen Eventbudget und tatschlich entstandenen Kosten) Um die einzelnen Kosten kalkulieren und budgetieren zu k'nnen ben'tigt man eine ausführliche Kostenrechnung:

5.2 Budgetierung des Events Innerhalb der Initialisierungsphase Planung der Finanzen: Ist das Event realisierbar? Initialisierungsphase: Zeitabschnitt, in dem eine Projektidee beschrieben und die relevanten Informationen dokumentiert werden. Ziel der Initialisierungsphase ist, mit vertretbarem Aufwand eine Entscheidungsgrundlage zu erhalten, ob die Projektidee realisiert werden soll oder kann. Budget oder Finanzplanung: monetr quantifizierbare Aufstellung smtlicher Ein- und Auszahlung, die whren des Eventzeitraums anfallen.

Analyse des ökonomischen Umfelds   

Einflussfaktoren und Auswirkungen auf die Finanzplanung des Event analysieren Land: steuerliche Aspekte und regionale wirtschaftliche Einflüsse; gleicher Event unterschiedlich teuer in verschiedenen Lndern Events whrend Messen: Kosten steigen

Berücksichtigung eventueller Budgetrichtlinien (prozentualer Anteil für Catering, Entertainment etc.) Identifikation und Kalkulation der einzelnen Kosten- und Erlösarten In diesem Schritt gilt es:  alle zu erwartenden Kosten ermitteln und kalkulieren  Ausgangsbasis ist das Event-Konzept mit allen Leistungen  Mithilfe des Konzeptes  einzelne Kosten und Erl'sarten ermitteln und mit geplanten Mengen kalkulieren  Kostenartenrechnung  Unterteilung in Einzel- bzw. Gemeinkosten sowie fixe oder variable Kosten  Unterteilung in Eventvorbereitung, -durchführung, - nachbereitung und Sonstiges

Erstellen eines Eventbudgets 

auf Basis der Kostenartenrechnung Erstellung eines ersten Kostenund Kontrollplans

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Weiterentwicklung zum Event-Budget Unvorhergesehenes ca. 5% - 10% des Gesamtbudgets (Dankesch'nGeschenke, extra Blumengebinde, etc.)

Evaluierung des Eventbudgets  Interne Prüfung: richtig und stimmig?  Prsentation des Budgets beim Entscheidungstrger  Kontrolle, Anderung, Finalisierung, Eventumsetzung  Soll-Ist-Vergleich whrend der Planung und Durchführung (Meilensteine)  Anpassungen, Maßnahmen finanziellen Risiken entgegenwirken 5.3. Finanzreport    

alle Kosten/Erl'se per Beleg erfassen und zuordnen alle Rechnungen stellen Abschlussbericht (unerheblich, ob Rechnung schon bezahlt oder noch offen sind) Im Abschlussbericht werden in einer Nachbereitung und Schlussbetrachtung die geplanten Kosten und Einnahmen den tatschlichen geg. gestellt  Abweichungen k'nnen ermittelt werden...