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Segunda edición

Gerencia de compras la nueva estrategia competitiva

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Nohora Ligia Heredia

Nohora Ligia Heredia Viveros Psicóloga de la Universidad Católica de Colombia; como componentes de su formación profesional están las especializaciones en Gerencia de Marketing, Pedagogía, Docencia universitaria, Formulación y evaluación de proyectos en el marco de las competencias y su más reciente título Magister en Pensamiento estratégico y prospectiva. Su vida profesional ha girado en torno a la academia, donde se ha destacado como una excelente docente a nivel de pregrado y posgrado, en prestigiosas universidades de Bogotá. Conferencista invitada por la UNICEF para abordar el tema sobre “manejo efectivo de las ventas”. Actualmente se desempeña como Consultora Empresarial y adelanta la publicación de su próximo libro sobre la Prospectiva y las cadenas de suministro (SCM) en las Mipymes.

Segunda edición

Gerencia de compras.

La nueva estrategia competitiva

Nora Ligia Heredia Viveros

Tabla de contenido Introducción

.................................................................................XVII

Capítulo 1- Gestión de compras .......................................................... 1 1.1 Importancia de la gestión de compras ....................................................................... 1 1.2 ¿Por qué tomar en serio la gestión de compras?.................................................... 2 1.3 ¿Cómo se define la gestión de compras? .................................................................. 3 1.4 El rol del gerente o director de compras .................................................................... 5 1.5 Las compras y las empresas ............................................................................................ 7 1.5.1 ¿Qué es una empresa?............................................................................................. 7 1.5.2 ¿Qué relación tiene compras con la empresa? .............................................. 8 1.5.3 Gestión de compras y el ERP (Enterprise Resource Planning) ................. 9 1.6 Tipos de compra empresarial ....................................................................................... 10 1.7 Ciclo de decisión de compras empresariales .......................................................... 11 1.8 Influencias en el proceso de compras: ...................................................................... 15 1.9 Características de la demanda industrial (empresarial) ...................................... 16 1.10 Clasificación del producto industrial ....................................................................... 17 1.11 El CIIU, manejo y aplicación: El CIIU ....................................................................... 18 1.11.1 Propósito y naturaleza de la clasificación: ................................................... 19 1.11.2 Diferencias con otros tipos de clasificaciones: .......................................... 20 1.11.3 Actividades principales, secundarias y auxiliares: ..................................... 22 1.11.4 Criterios para establecer la clasificación....................................................... 24 1.12 Caso de estudio No. 1 ................................................................................................... 27

Capítulo 2 - Planeación integral ......................................................... 33 2.1 Diagramación y simbología ............................................................................................ 34 2.1.1 ¿Qué es diagramar? ................................................................................................. 34 2.1.2 ¿Qué importancia tiene el empleo de los diagramas para el exitoso desarrollo empresarial? ........................................................................ 34 2.1.3 ¿Qué tipos de diagramas se pueden encontrar? ......................................... 34 2.1.4 Símbolos y convenciones: ..................................................................................... 36 2.1.4.1 ¿A qué se refiere la simbología? ............................................................... 36 2.1.5 Tipos de símbolos estándar internacionales .................................................. 37 2.1.6 ¿Qué son los números de los instrumentos o números TAG? ............... 40 2.2 Caso de estudio No. 2....................................................................................................... 41

Capítulo 3 - Indicadores para medir la gestión de compras ................ 43 3.1 ¿Por qué evaluar?................................................................................................................ 43 3.2 ¿Por qué los indicadores? ................................................................................................ 44 3.3 ¿Qué es un indicador de gestión? ............................................................................... 44 3.4 ¿Cuáles son los indicadores más utilizados en la gestión de compras? ....... 46 3.5 ¿Cómo se conforman los indicadores de gestión en compras? ..................... 53 3.6 Modelos de indicadores de gestión de compras ................................................... 53

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3.6.1 Indicadores para medir el departamento de compras en la empresa ............................................................................................................ 54 3.7 Indicadores de gestión en la cadena de suministros ........................................... 57 3.7.1 Proceso de transformación de entradas y salidas ....................................... 59 3.7.2 Clasificación de los indicadores de gestión en la cadena de suministros (GCS)............................................................................................... 61 3.7.2.1 Relacionados con el tiempo general de reacción .............................. 61 3.7.2.2 Relacionados con el tiempo de reacción a la confirmación del pedido .............................................................................. 61 3.7.2.3 Relacionados con la información ............................................................. 61 3.7.2.4 Tiempo de respuesta relacionado con el servicio al cliente .......... 63 3.8 Tiempo de respuesta relacionado con el aprovisionamiento ........................... 66 3.9 Caso de estudio No. 3....................................................................................................... 70

Capítulo 4 - Procesos de calidad ........................................................ 71 4.1 Aseguramiento de la calidad en las adquisiciones .............................................. 71 4.2 ¿Qué es el aseguramiento de la calidad? .................................................................. 72 4.3 ¿Qué es la calidad?............................................................................................................. 72 4.4 Sistema general de calidad (SGC) ................................................................................ 73 4.5 ¿Estándares de calidad? ................................................................................................... 73 4.6 Aportes a las empresas de los sistemas generales de calidad ......................... 74 4.7 Elementos organizacionales que conforman el sistema general de calidad ............................................................................................. 74 4.8 Certificaciones de calidad................................................................................................ 75 4.8.1 Certificación de sistemas de calidad ................................................................. 77 4.8.2 Certificación de productos - modelos de certificación - ISO/CASCO....... . 77 4.8.3 Certificación por marca de conformidad (sello de calidad)- .................. 78 4.9 Certificaciones y certificadores...................................................................................... 79 4.10 Pasos a seguir para la certificación ........................................................................... 82 4.11 Modelos de certificaciones .......................................................................................... 83 4.11.1 Certificación de calidad Vio ............................................................................... 83 4.11.2 Modelo de certificación IC&T para sistemas de gestión de calidad ................................................................................................. 85 4.11.2.1 Proceso de certificación IC&T para sistemas de gestión de la calidad ............................................................................................ 85 4.11.3 Modelo “SIX SIGMA” ............................................................................................. 86 4.11.4 Modelo de Sistema de Calidad Codex Alimentarius ................................ 88 4.11.4.1 Contexto histórico del Codex Alimentarius ....................................... 88 4.11.4.2 ¿En qué consiste? ......................................................................................... 89 4.11.4.3 Principios fundamentales de Codex Alimentarius........................... 90 4.11.5 Modelo HACCP (Hazard Análisis And Criticar Control Point) ............... 90 4.11.5.1 Contexto histórico del HACCP ................................................................. 91 4.11.5.2 ¿En qué consiste? ........................................................................................ 91 4.11.6 Modulo SQF 2000 (SAFE & QUALITY FOOD) .............................................. 93 4.11.6.1 Contexto histórico del SQF 2000 ........................................................... 93 4.11.6.2 ¿En qué consiste? ......................................................................................... 94 VIII

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4.11.6.3 Principios fundamentales del SQF 2000.............................................. 94 4.11.7 Modelo ISO (Internacional Standardization Organization) .................... 95 4.11.7.1 Contexto histórico de las normas ISO.................................................. 96 4.11.7.2 Principios Fundamentales de las Normas ISO .................................. 99 4.11.7.3 Normas ISO 9000 – 2000 .........................................................................100 4.11.7.4 Normas ISO 14001 (gestión ambiental) .............................................101 4.11.7.5 La NORMA ISO 18000 ...............................................................................103 4.11.7.6 Normas ISO 22000 ......................................................................................104 4.11.7.7 NORMAS ISO 26000 (responsabilidad social)..................................106 4.11.7.8 NORMAS ISO 27000 .................................................................................107 4.11.8 Modelo JAT / JIT (Just in Time).........................................................................108 4.11.8.1 Contexto histórico.......................................................................................109 4.11.8.2 ¿En qué consiste? ........................................................................................109 4.11.8.3 Principios fundamentales .........................................................................109 4.11.8.4 Áreas básicas .................................................................................................111 4.11.9 Modelo POKA – YOKE (P-Y) ..............................................................................113 4.11.9.1 Contexto histórico.......................................................................................113 4.11.9.2 ¿En qué consiste? ........................................................................................113 4.11.9.3 Principios fundamentales .........................................................................114

Capítulo 5 - Cadena de suministro y gestión de compras...................117 5.1. Definición de la cadena de suministros (SCM) o red de suministros (RS) ..............................................................................................117 5.2 Beneficios de la cadena de suministros ....................................................................119 5.3 Factores que la conforman.............................................................................................119 5.4 Líneas, flujos de suministros y globalización en las SCM...................................121 5.5 El papel de la logística en las cadenas de suministro (SCM) ............................123 5.6 Las RAL: Una oportunidad para la eficiencia en la logística .............................126 5.7 Planeación logística ..........................................................................................................126 5.8 La demanda y la cadena de suministro.....................................................................127 5.9. Tipos de pedidos: .............................................................................................................129 5.10 ¿Cómo garantizar hoy, el éxito de las empresas a través de la cadena de suministros? ..........................................................................................130 5.11 Retos de los empresarios con respecto a la cadena de suministros ...........131 5.12. ¿Qué acciones deben tomar los empresarios para el desarrollo eficiente de la cadena de suministros? ............................................132 5.13. Caso de estudio No. 5 ..................................................................................................134

Capítulo 6 - Los proveedores y la gestión de compras .......................141 6.1 Importancia de los proveedores en la cadena de suministro (scm) ..............141 6.2 ¿Qué importancia tienen los proveedores en el marco productivo de las empresas? .......................................................................................142 6.3 ¿Qué es un proveedor? ...................................................................................................142 6.4 Tipos de proveedores ......................................................................................................143 6.4.1 Tipo de abastecimiento .........................................................................................143

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6.4.2 Proceso de clasificación de proveedores .......................................................143 6.4.3 Por medio del ciiu (código de identificación industrial unificado).......144 6.5 Registro De Proveedores (RP) .......................................................................................144 6.6 ¿Cómo se elabora el registro de los proveedores (RP)? .....................................144 6.7 Relación con los proveedores .......................................................................................148 6.8 ¿Qué es la Malla Estratégica?........................................................................................150 6.9 Criterios de selección para un proveedor ................................................................150 6.10 Selección de proveedores ............................................................................................151 6.10.1.¿Dónde podemos localizar o ubicar nuevos proveedores? ..................154 6.11 Asesoría y desarrollo de proveedores .....................................................................162 6.12 Caso de estudio No. 6 ...................................................................................................164

Capítulo 7 - Manejo estratégico de los inventarios.............................167 7.1 ¿Qué es el Almacén? ........................................................................................................167 7.2 ¿Qué es un inventario? ....................................................................................................168 7.3 ¿Qué importancia tiene para las organizaciones el manejo de inventarios? .............................................................................................169 7.4 Administración de los inventarios ...............................................................................170 7.5 ¿Cómo se calculan los inventarios? ............................................................................170 7.6 ¿Cuál es el nivel óptimo de inventarios? ..................................................................172 7.7. Costos asociados a la gestión de los inventarios: ................................................175 7.8 Tipos generales de inventarios .....................................................................................177 7.9. Los inventarios y la Cadena de Suministros ...........................................................181 7.10 ¿Existe algún método de control para los inventarios? ...................................182 7.10.1 El control operativo ..............................................................................................182 7.10.2 Teoría del lote económico (Economic Order Quantity, E.O.Q.) ............183 7.11 Sistemas de inventarios ................................................................................................187 7.11.1 Clasificación de los sistemas de inventarios ...............................................188 7.11.1.1 Sistemas de inventarios con respecto al tiempo ............................188 7.11.1.2 Sistema de inventarios con respecto al producto ..........................189 7.12 Métodos de registro de inventarios.........................................................................189 7.13 Caso de estudio No. 7 ...................................................................................................195

Capítulo 8 - Presupuestos y costos ....................................................199 8.1. Presupuestos ......................................................................................................................199 8.1.1 ¿Cuáles son las funciones de los presupuestos? .........................................200 8.1.2 ¿Cuáles son los objetivos de los presupuestos? ..........................................200 8.1.3 ¿Qué es el calendario presupuestal?................................................................200 8.1.4 ¿Cómo se clasifican los presupuestos? ...........................................................200 8.1.5 Planeación de los presupuestos ........................................................................203 8.2 Teoría de los costos...........................................................................................................203 8.2.1 ¿ Qué son los costos?.............................................................................................204 8.2.2 ¿Cuáles son los factores que intervienen en los costos? .........................204 8.2.3 ¿Qué es la contabilidad de costos? ..................................................................210 8.2.4 Características de la contabilidad de costos .................................................210

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8.2.5 Objetivos de la contabilidad de costos ...........................................................211 8.2.6 ¿ Qué función cumplen los costos en las empresas? ................................211 8.2.7 Método de costeo en las empresas .................................................................212 8.2.8 Costos en la cadena de suministros........................................................................212 8.2.9 Los costos en la gestión de compras ....................................................................212 8.2.10 Teoría del TOC (Teoría de las restricciones) .......................................................213 8.2.10.1 ¿Qué es el TOC (Teoría de las restricciones)? ..........................................213 8.2.10.2 ¿Cuáles son los principios básicos del TOC? ..........................................213 8.2.10.3 ¿Cómo se puede identificar la aplicabilidad del TOC? ........................214 8.2.10.4 La teoría del toc y la cadena de su...