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La información en la organización y su gestión Introducción La información es uno de los activos potencialmente más valiosos que puede tener una empresa. El valor real de esa información depende de cómo es gestionada, del tiempo que se emplea para procesarla y traducirla en el lanzamiento de producto o servicios y de en qué medida se utiliza eficientemente y es cualitativamente mejor que la de las empresas competidoras. En la época del conocimiento, comunicación y tecnología en la que nos encontramos es de vital importancia contar con los datos y la información correcta, pues ahora más que nunca contamos con tantas fuentes donde obtener información, pero hay que saber distinguir entre información útil e información de “relleno”. Desde que el internet se volvió más accesible para el uso del público en general, y el desarrollo veloz de las tecnologías de la información han logrado que el intercambio de información tenga una revolución impresionante; hoy en día se tiene la necesidad de contar con información de manera cada vez más veloz; y además se cuenta con una gran variedad de fuentes de donde podemos obtener información y así mismo existen cada vez más canales por medio de los cuales se transmite cada vez más y más información. Se sabe que una persona bien informada es una persona mejor preparada, para las organizaciones, hoy más que nunca este dicho tiene una importancia vital para contar con una ventaja competitiva en el mercado; ha demostrado que una buena recopilación, interpretación y buen manejo de información significa dentro de las empresas una buena comunicación, mejor entendimiento, mejor rendimiento, mayor crecimiento y por lo tanto mayores ganancias; tanto económicas como de posicionamiento. Por el contrario, una mala información en general generará grandes pérdidas económicas y de prestigio para las empresas. La información por tanto es un “arma” de gran relevancia dentro de una empresa; el gran reto es saber distinguir entre toda la información que tenemos disponible; que información en realidad nos sirve, que información es veraz y confiable para así poder tomar decisiones con muy buen sustento. Partiendo de esta situación surge una gran necesidad de realizar una evaluación sobre la información; sus fuentes, sus canales, su relevancia, su uso, si todos estos elementos son los correctos para las decisiones y el funcionamiento de la organización. Información Norbert Wiener, reconocido como el padre de la cibernética, junto a Arturo Rosenblueth Stearns a partir de los años 40; formaron los fundamentos de la ciencia de la cibernética; ciencia que ha revolucionado totalmente nuestra actualidad. Wiener nos deja una frase célebre, la cual versa así: “Vivir de manera efectiva significa poseer la información adecuada”. En esta frase se puede observar, la gran importancia que tiene la información en nuestro día a día, en nuestro vivir; ya que estando bien informado nos permite tener un mayor conocimiento para la toma de decisiones. Por lo tanto, si la información nos permite tener una vida efectiva, de igual manera la información nos permite dirigir una empresa de manera efectiva, con mayor razón en la actualidad, ya que nos encontramos en una

época en la que la información se encuentra a la orden del día y esta información puede llegar a influir de manera rotunda nuestra forma de pensar, de negociar, de vivir, al momento de tomar decisiones. Pero, en realidad ¿qué es la información? La información es un conjunto de datos que al ser procesados de manera ordenada crean un mensaje el cual es transmitido con el objetivo de modificar el conocimiento y la percepción del receptor y por lo tanto tiene una influencia al momento de tomar decisiones. La información para las empresas es de gran valor, pues como se mencionó en la definición anterior, la información tiene un gran peso al momento de decidir, por tanto, una buena información puede lograr ganancias para la empresa, debido a esto la información debe considerarse como un activo para la empresa. El valor de la información estará relacionado con la utilidad que represente para los responsables de la toma de decisiones para el cumplimiento de las metas de la organización. Un ejemplo sobre el gran valor de la información en una empresa es al momento de querer introducir un nuevo producto al mercado por lo que al realizar un estudio de mercado nos arrojará un pronóstico sobre la aceptación y la demanda del producto, por lo que, si se toma en cuenta la información de este pronóstico en el desarrollo del producto, esa información obtenida generará utilidades adicionales a las esperadas. En algunas ocasiones se puede confundir el concepto de información y comunicación; la diferencia radica en la retroalimentación, si no hay retroalimentación no hay comunicación, la comunicación es una forma de interacción humana y existe cierta interdependencia de elementos; mientras que la información tiene como fin principal aumentar el conocimiento y apoyar en la toma de decisiones. Dentro de la comunicación existe percepción crea expectativas; mientras que la información nos brinda únicamente conocimiento. Comunicar es transferir información con cierta expectativa, mientras que informar es aumentar el conocimiento. Algunos de los objetivos de la información son: • •

Transmitir toda la información necesaria para la toma de decisiones Influir en la actitud de todo el personal de la empresa para que sus objetivos y actividades estén en armonía con los objetivos y operaciones de la empresa. Características de la información La información debe contar con ciertas características, las cuales acrecentarán el valor de la información para las organizaciones a la hora de tomar decisiones. Si la información no cumple con alguna de estas características se corre el riesgo de tomar una mala interpretación y por lo tanto una mala decisión. Las características para que la información sea valiosa: Exacta La información exacta carece de errores. En algunos casos se genera información porque

se insertan datos inexactos en el proceso de transformación, lo que comúnmente se conoce como “si entra basura, sale basura”. Completa La información completa contiene todos los datos importantes. Un informe de inversión que no incluyera todos los costos importantes, por ejemplo, no estaría completo. Económica La producción de la información debe ser relativamente económica. Los responsables de la toma de decisiones siempre deben evaluar el valor de la información con el costo de producirla. Flexible La información flexible es útil para muchos propósitos. Por ejemplo, la información acerca de las existencias en inventario de una parte específica le es útil a un representante de ventas para cerrar una venta, a un gerente de producción para determinar la necesidad de más inventarios y a un ejecutivo de finanzas para determinar el valor total de la inversión en inventario de la compañía. Confiable La información confiable dependerá de algunos factores. En muchos casos, la confiabilidad de la información depende del método de recolección de datos, en otros, de la fuente de información. Un rumor de fuente anónima sobre la posibilidad de un incremento en los precios del petróleo no sería confiable. Pertinente La información pertinente es la realmente importante para el responsable de la toma de decisiones. Información acerca de la posibilidad de un decremento en el precio de la madera no sería pertinente para una compañía fabricante de microprocesadores de computadoras. Simple La información debe ser simple, no excesivamente compleja. Por lo general no se precisa de información sofisticada y detallada. Un exceso de información puede provocar sobrecarga de información, caso éste en el que un responsable de la toma de decisiones tiene tanta información que le es imposible identificar la verdaderamente importante. Oportuna La información oportuna es la que recibe justo cuando se le necesita. Conocer las condiciones climáticas imperantes la semana anterior no servirá de nada para decidir el atuendo de hoy. Verificable La información debe ser verificable. Esto significa la posibilidad de comprobar que es correcta, quizá mediante la consulta de muchas fuentes al respecto.

Accesible La información debe ser de fácil acceso para los usuarios autorizados, quienes deben obtenerla en el formato adecuado y el momento correcto para satisfacer sus necesidades. Segura La información debe estar protegida contra el acceso a ella de usuarios no autorizados. Fuentes de información Fuentes de información son aquellos elementos de los cuales se puede obtener información necesaria para la toma de decisiones en la empresa. En cada nivel de la empresa, se suele requerir diferentes tipos de información, por ejemplo: 1. En el nivel superior (conformado por directivos, gerentes, etc.) se podría requerir información necesaria para el diseño de estrategias que determinen el rumbo de la empresa, o que permitan su expansión (se suele requerir información específica y puntual). 2. En el nivel medio (conformado por jefes, administradores, etc.) se podría requerir información necesaria para el diseño de estrategias comerciales (se suele requerir información más detallada que en el nivel anterior). 3. En el nivel operativo (conformado por operarios, vendedores, etc.) se podría requerir información necesaria para la ejecución de tareas (se suele requerir información más detallada que en el nivel anterior). Y para obtener la información requerida se recurre a las fuentes de información, las cuales se pueden dividir en fuentes internas y externa: Fuentes internas Son las fuentes que se encuentran dentro de la empresa. Ejemplos de fuentes internas pueden ser las bases de datos internas, por ejemplo, las que permiten obtener información referente a los clientes, los estados financieros, permiten obtener información referente a la situación financiera de la empresa, los registros de inventarios, registros de ventas, registros de costos, el personal de la empresa, etc. Fuentes externas Son las fuentes que se encuentran fuera de la empresa. Ejemplos de fuentes externas pueden ser Internet (páginas web de organismos gubernamentales, páginas web de la competencia, etc.), oficinas de gobierno, locales de la competencia, proveedores, distribuidores, clientes, diarios, revistas, publicaciones, etc.; en donde se puede obtener información referente a estadísticas, tendencias, preferencias, etc.

Canales de información Un emisor cuando desea transmitir hacia un receptor cierta información, se puede utilizar determinados canales de información; se puede entender como canal de información a cualquier medio utilizado para transmitir la información, a diferencia de un canal de comunicación donde debe existir retroalimentación para que así se considere como comunicación, el canal de información no forzosamente debe existir retroalimentación por parte del receptor. Sin embargo, un canal puede funcionar tanto de información como de comunicación. Ejemplos de canales de información puede ser intranet, internet, los boletines informativos, libros, revistas, periódicos, radio, etcétera. Flujos de información Un flujo de información abarca desde la generación hasta la utilización de la información, precisando sus depósitos transitorios y definitivos En toda empresa suelen coexistir tres tipos básicos de flujos de información, y cuanto mayor es la habilidad de la empresa para manejar dichos flujos, más importancia adquiere los activos intangibles (como su imagen, prestigio, marca, comunicación con los clientes) que se basan en ellos. Por un lado, obtienen información del entorno con el fin de determinar qué productos necesita el mercado y qué tecnologías existen para cubrirlas, es lo que denominamos, información ambiental o externa. Por otro lado, la propia organización genera internamente información, que surge del procesamiento de la información ambiental y la derivada de las relaciones en la empresa, es la que llamamos información interna. Y, por último, dan a conocer los productos y servicios que la empresa realiza, denominándose información corporativa. Veámoslos más detenidamente: A) Información ambiental o externa. Es la información que entra en la empresa procedente del entorno, es esencial para poder tener éxito en los mercados actuales, fundamentalmente debe buscar: •

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Capacidad de respuesta a las necesidades del mercado. La empresa obtiene información procedente del entorno con el fin de determinar estrategias, como por ejemplo qué productos necesita el mercado. Adquisición de habilidades tecnológicas. La empresa obtiene información procedente del entorno con el fin de determinar qué tecnologías existen, para el correcto funcionamiento de las funciones de I+D, formación, aumentar la habilidad tecnológica de la empresa. Las empresas necesitan información sobre dos entornos muy distintos: entorno inmediato y entorno remoto, para informarse de cada uno de estos dos entornos existen: fuentes informales de información (no se registran en ninguna parte y se basan en relaciones personales) y fuentes formales (registradas en papel, medio electrónico o en cualquier tipo de soporte físico).

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Entorno inmediato. Constituido por aquellos elementos con los que la empresa debe tratar a diario: clientes, proveedores, distribuidores, competidores, fuentes de financiación y reguladores. Entorno remoto, al que no se ha de enfrentar a diario, pero que debe monitorizar con el fin de identificar los cambios y tendencias que exijan una adaptación de las estrategias de la empresa a medio y largo plazo. Es un contexto más amplio: el clima político, la situación económica, las tendencias sociales y las innovaciones tecnológicas. Cada día el entorno remoto se hace más inmediato gracias a las NTIC. B) Información Interna. La empresa a la vez que recibe toda esa información externa, la va asimilando y procesando, uniéndola a la información interna generada por la propia empresa, este proceso le ayuda a desarrollar los productos y servicios que posteriormente ofrece a sus clientes. En toda empresa cabe distinguir 2 grandes tipos de información interna:

1. Las empresas generan una gran cantidad de Información operacional, información que resulta del propio funcionamiento rutinario de la empresa (listas de clientes, catálogos de productos, listados del inventario en almacén, registros contables, datos numéricos de control de la maquinaria), la cual suele ser formal, y fácilmente almacenable en algún tipo de registro físico. 2. Las empresas generan conocimientos como resultado de la asimilación o digestión de información interna y externa, y de la explotación de las capacidades creativas de sus miembros (se diseñan nuevos productos, se mejoran los procesos, se optimizan los mecanismos de gestión, etc.). La empresa aprende y su conocimiento se acumula en forma de know-how. Esta información es básicamente informal, se almacena en la experiencia de las personas. C) Información corporativa. Así denominamos la salida de la información desde la empresa hacia el exterior. Toda empresa que quiera sobrevivir debe esforzarse en emitir hacia su entorno un mensaje diferenciado que le permita ser claramente percibible por parte de los consumidores. Se puede distinguir 2 tipos principales de mensajes: •

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La empresa puede llevar a cabo acciones directas de comunicación: lanzar una campaña publicitaria, explotar su imagen a través de acciones de patrocinio, iniciar un proceso de I+D con el fin de genera un producto muy concreto, en este caso, la información que se emite al entorno está contenida en el producto en forma de tecnología aplicada. La empresa puede llevar a cabo acciones indirectas de comunicación, a través de la ruta operacional: una empresa que cuide la calidad de sus productos, está, quizás sin saberlo, esparciendo información por el entorno, ya que al satisfacer a sus clientes con productos de calidad consigue imagen de marca y un prestigio que los mismos clientes se encargan de difundir entre sus conocidos. Componentes de un sistema de información Entrada En sistemas de información, la entrada es la actividad que consiste en recopilar y capturar datos primarios. Por ejemplo, antes de lanzar un nuevo producto, se debe realizar un estudio de mercado para obtener información sobre si será aceptado o no.

La entrada puede adoptar muchas formas. Tomando el ejemplo anterior, la forma de saber si el producto será aceptado o no es mediante una encuesta. La entrada puede ser un proceso manual o automatizado; ya sea que se realice la encuesta en hojas de papel o bien por correo electrónico donde se va realizando el conteo automáticamente. Independientemente del método de entrada que se utilice, la exactitud de la entrada es decisiva para obtener la salida deseada. Procesamiento En sistemas de información, el procesamiento supone la conversión o transformación de datos en salidas útiles. Esto puede implicar ejecutar cálculos, realizar comparaciones y adoptar acciones alternas, y el almacenamiento de datos para su uso posterior. El procesamiento puede llevarse a cabo de manera manual o mediante computadoras. En el caso del estudio de mercado, el procesamiento requerido es contabilizar el número de respuestas afirmativas y el número de respuestas negativas sobre la aceptación del producto que se desea lanzar al mercado. Salida En sistemas de información, la salida implica producir información útil, por lo general en forma de documentos y/o reportes. En algunos casos, la salida de un sistema bien podría ser la entrada de otro. La salida de un sistema de mercadotecnia del nuevo producto si será aceptado o no podría servir de entrada de un sistema para saber la cantidad producción del nuevo producto. A menudo es común que la salida de un sistema sirva como entrada para el control de otros sistemas o dispositivos. Por ejemplo, supongamos que el nuevo producto que se desea lanzar es un mueble de oficina, por tano debe tomarse en cuenta muchas variables, así, cliente, vendedor y diseñador deben repetir varias veces el proceso de diseño para cerciorarse de la efectiva satisfacción de las necesidades del consumidor. Retroalimentación En sistemas de información, la retroalimentación es la salida que se utiliza para efectuar cambios en actividades de entrada o procesamiento. La presencia de errores o problemas, por ejemplo, podría imponer la necesidad de corregir datos de entrada o modificar un proceso. La retroalimentación también es de gran importancia para administradores y tomadores de decisiones. La salida de un sistema de información podría indicar, por ejemplo, que los niveles de inventario de ciertos artículos son cada vez más bajos. Un administrador podría utilizar esta retroalimentación para decidir el pedido de más artículos. Los nuevos pedidos para el reabastecimiento del inventario se convertirían entonces en entradas del sistema. En este caso, el sistema de retroalimentación reacciona a la existencia de un problema y alerta al administrador acerca de la escasez de ciertos artículos de inventario. Además de este método reactivo, un sistema de computación también puede adoptar un método proactivo y prever la futura ocurrencia de determinados hechos con el propósito de evitar problemas. Este concepto, llamado pronóstico, puede ser útil para estimar ventas futuras y realizar pedidos de inventario antes de que éste sea insuficiente.

Gestión de la información en las organizaciones La gestión de información (GI) tiene como propósito fundamental el uso adecuado de la información que una organización requiere para su mejor funcionamiento. Esto hace que su interés se centre no sólo en la información y el modo en que interviene en los procesos estratégicos y productivos, sino también en aquellos recursos de la organización que permiten su adecuado uso y tratamiento. La GI es un conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar adecuadamente la información producida, recibida o retenida por cualquier organización en el desarrollo de sus actividades. También se entiende como la planificación, organización, dirección y control de la información en un sistema abierto y las técnicas que en forma eficiente y eficaz, posibilitan manejar los recurs...