Fundamentos del diseño organizacional PDF

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Summary

Se detalla el término “organización”:
-Tipos de organización: FORMAL e INFORMAL
-Elementos de la organización: Especialización, estandarización, coordinación.
-Unidad de mando, tramo o margen de control, autoridad.
-Autoridad en linea y staff
-Responsabilidad
-Del...

Description

LA FUNCIÓN ORGANIZACIÓN FUNDAMENTOS DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL El término “organización” es el proceso de crear una estructura de relaciones que permite a los empleados realizar los planes organizacionales. ⮚ El diseño de la organización da rumbo a los empleados para que realicen sus tareas, teniendo en cuenta como norte la planificación estratégica. Para que haya función organizacional, tenemos que tener en cuenta lo siguiente: 1. Los objetivos 2. Tener en claro las actividades 3. Un margen de autoridad para que la persona que desempeña la función sepa lo que puede hacer para alcanzar metas. Para diseñar o rediseñar una organización, se deben seguir algunas reglas, esto obedece a muchos factores (tanto internos como externos) que influyen a la hora de tomar una decisión. “hay un principio, la estructura sigue a la estrategia” ✔ El diseño de la organización da rumbo a los empleados para que realicen sus tareas, teniendo en cuenta como norte la planificación estratégica.

Tipos de organización: FORMAL e INFORMAL Organización formal: se refiere a la estructura intencional de funciones organizada de una manera formal. Entendemos que la estructura debe proporcionar a las personas un ambiente que contribuya al logro de las metas, por lo tanto la organizaciones competitivas deben tender a ser flexible. Organización informal: Bernard hace referencia a la organización informal como una forma de lograr resultados efectivos. Es una red de relaciones personales y sociales que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian.

ESPECIALIZACIÓN Es el proceso de asignar tareas a determinadas a personas, equipos, departamentos, etc. ESTANDARIZACIÓN Es el proceso que consiste en crear prácticas uniformes que los empleados deben seguir cuando realizan su tarea. Esto se hace por procedimientos por escrito, instrucciones y reglas relacionadas con las funciones en la organización. La estandarización permite que se evalúen el desempeño del personal en relación con las responsabilidades establecidas y los indicadores de desempeño. Los procedimientos de contratación, las descripciones del puesto y los formularios de solicitud es un ejemplo de estandarización de selección de personal. COORDINACIÓN Significa “integrar las tareas de los empleados o de los departamentos independientes”, con el fin de lograr los objetivos organizacionales. En general las empresas recurren a procedimientos, reglas, instrucciones formales para alcanzar el nivel de coordinación deseado.

Unidad de mando: ● Plantea la premisa de que un empleado sólo debe tener un jefe. ● Cada empleado sabe de quién recibe instrucciones y a quién debe reportarle. Tramo o margen de control Es la cantidad de personas que dependen de un gerente, la cantidad de personas depende de muchos factores. Por ej.: un tramo amplio de la administración está asociado con pocos niveles organizacionales. Por ej.: un tramo estrecho está asociado con muchos niveles. En realidad los niveles son costosos, la tendencia es lograr una estructura achatada, se logra mayor comunicación. Autoridad La autoridad es el derecho de tomar decisiones y actuar. Las compañías deben centralizar ciertas funciones y descentralizar otras, por lo tanto las & confieren autoridad a personas para ciertas funciones, etc.

AUTORIDAD EN LÍNEA Y STAFF La autoridad en línea: corresponde a los gerentes para dirigir y controlar las tareas de los empleados. Fluye en forma descendente a través de la cadena de mando. La autoridad staff: corresponde a quienes desempeñan funciones en línea relacionadas con tareas de asesorías, recomendaciones, investigación, destreza técnica y servicios especializados. RESPONSABILIDAD La responsabilidad es la obligación que tiene un empleado de realizar las tareas asignadas. ✔ El administrador no sólo es responsable de llevar a cabo ciertas tareas, sino también es responsable de las acciones de los subordinados. Esto nos lleva al concepto de “responsabilidad total”. ✔ Ningún administrador puede revisar todo lo que hace un empleado, por lo tanto generalmente establece directivas y normas de desempeño en el marco de las cuales tienen que realizarse las responsabilidades. ✔ La “rendición de cuentas” es el punto en que se encuentran autoridad y responsabilidad, y resulta fundamental para medir el desempeño.

DELEGACIÓN La delegación es el proceso en el cual un gerente le otorga autoridad al empleado para que tome decisiones y realice tareas en la empresa. Se debe saber delegar… CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN La centralización consiste en concentrar la autoridad en la cúspide de la empresa o departamento. La descentralización consiste en la distribución de un nivel superior a un nivel inferior. PASOS DEL PROCESO DE ORGANIZAR 1. 2. 3. 4.

Establecimientos de los objetivos de la organización o del servicio. Formulación de objetivos, políticas y planes apoyo. Definición de actividades para alcanzar objetivos. Agrupamiento de actividades conforme a los rrhh, materiales disponibles y la mejor forma de aprovecharlos. 5. Delegación de la autoridad al jefe de cada grupo. 6. Vinculación horizontal y vertical de los grupos, mediante relaciones de autoridad y flujos de información. Realice un ejemplo en clase grupalmente. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional es la representación formal de la estructura de relaciones laborales, define tareas por puesto y señala cómo deben coordinarse. Una de las herramientas es el organigrama Es la representación gráfica simplificada de la organización “pero el organigrama no es sólo la estructura de la organización” El organigrama muestra 4 aspectos: ⮚ ⮚ ⮚ ⮚

Tareas Unidades (puesto responsable de ciertas tareas) Niveles de organización Líneas de autoridad

MODALIDADES BASICAS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN La departamentalización subdivide el trabajo en puestos y tareas y los asigna a unidades especializadas en una organización. El primer paso de la departamentalización es la “división del trabajo” Una de las claves de la departamentalización eficaz está en organizar a las personas, puestos y tareas de tal forma que las decisiones fluyan con facilidad por toda la organización. DEPARTAMENTALIZACIÓN FUNCIONAL O POR FUNCIONES: La departamentalización funcional agrupa a los empleados en unidades homogéneas de acuerdo con sus ámbitos de competencia. Esta es la más utilizada, por ejemplo: administración, personal, servicio de mantenimiento, finanzas, etc. Posibles beneficios ✔ Es económica, ya que es una estructura simple. ✔ La creación de departamentos funcionales, mantiene bajos gastos administrativos porque todos los departamentos comparten capacitación, experiencia y recursos. ✔ Respaldo a la especialización en las habilidades. ✔ Estimulan el entrenamiento dentro del área funcional. Posibles inconvenientes � � � �

Comunicación inadecuada entre departamentos, ya que surgen reinos. Conflictos en cuanto a prioridades de los servicios. Dificultades con la coordinación departamental. Enfoque en metas departamentales en lugar de organizacionales. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TURNO- HORARIO- TIEMPO

¿Cómo elegir una estructura organizacional? La elección del esquema estructural depende de un diagnóstico de los diversos factores estratégicos y del entorno. No hay una sola modalidad de departamentalización que sea mejor en todos los casos, esto depende de los objetivos y necesidades específicas de la organización.

TÉCNICAS DE MODELADO DE LA ESTRUCTURA LOS ORGANIGRAMAS Los organigramas también llamados “diagrama de estructura” es la representación gráfica simplificada de la estructura formal de una organización. El uso de estos diagramas de estructura atiende a dos cuestiones importantes: 1. Como herramienta de comunicación. 2. Como herramienta de análisis. Limitaciones de los organigramas: La principal limitación está contenida en su misma definición cuando expresa “representación gráfica simplificada”. � El diagrama representa parcialmente la estructura formal de la organización, ya que por razones de conveniencia gráfica o por imposibilidad de su representación no se incluyen ciertos tipo de información (no se representan las líneas de autoridad funcional, ni las secretarias, así como tampoco se puede determinar con detalle el grado de descentralización de la estructura. � Otra limitación se origina en la necesidad de que el organigrama debe estar permanentemente actualizado. Técnicas de modelado de diagramación La forma más utilizada es la “representación vertical”

A los efectos de la diagramación se utilizan los rectángulos y las líneas. Los rectángulos: representan funciones, cargo, categorías y/o personas de acuerdo a lo que se quiere representar. Las líneas: indican la relación de autoridad, siendo de trazo completo las relaciones de autoridad lineal o jerárquica y las de trazo partido las relaciones de tipo staff o funcional

NOCIONES DE MANUALES Son cuerpos sistemáticos que especifican las actividades de los miembros de la organización. Ventajas ✔ Son una fuente permanente de información sobre las prácticas de la empresa. ✔ Ayudan a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos (nadie puede aducir desconocimiento) ✔ Facilitan la fijación estándares ✔ Evitan discusiones y malentendidos. ✔ Son una guía de trabajo efectivo y un valioso elemento de consulta, son un freno para improvisación. Desventajas � Son herramientas importantes, pero no la solución a todos los problemas administrativos � Si no se los actualiza, pierden vigencia. � Son poco flexibles. Requisitos ⮚ Que se revise continuamente sus contenidos, para mantenerlos actualizados ⮚ Que tenga una diagramación adecuada, su redacción sea clara y sencilla. ⮚ Que se instruya al personal en su utilización. TIPOS DE MANUALES Manual de Organización: ● Incluye la definición de los objetivos básicos de la sociedad. ● Organización básica, organigrama y funciones de los gerentes de nivel superior. Manual de Procedimientos administrativos: ● Incluye funciones de las distintas áreas ● Técnicas y métodos de recepción, procesamiento y emisión de información. Manual de Procedimiento contable: ● Está diseñado para definir aspectos que hacen a la registración contable de las operaciones especificadas en el Manual de procedimientos administrativo.

Ejemplos de manuales en una organización Secretaría de Planeamiento y Desarrollo Universitario: Misión: Entender en todo lo atinente a la formulación y aplicación de las cuestiones de planificar, organizar, ejecutar y evaluar las relaciones, vinculaciones de la gestión universitaria dentro del marco de desarrollo institucional que se alineará al plan estratégico de la universidad. Objetivo: Lograr eficiencia y eficacia en la gestión de la misión de la secretaría. Funciones: ✔ Planificar, aplicar y evaluar las relaciones, vinculaciones de la gestión universitaria. ✔ Asistir a las reuniones del Comité de Asistencia Técnica (C.A.T.) ✔ Formular políticas del funcionamiento de los distintos departamentos a su cargo. Presentar informe periódicos al rectorado sobre la marcha de la gestión. Secretaría Administrativa: ✔ Apoyar y colaborar administrativamente a la Secretaría de Planeamiento y Desarrollo Universitario en las tareas operativas de concepción, transcripción y mecanografiado de informes, planillas, notas, etc.(mediante el uso de software) con destino tanto interno y externo. ✔ Colaborar con las otras áreas de la Secretaría en la codificación y grabación de informes. ✔ Atención y registro de correspondencia oficial, tanto con destino interno como externo. ✔ Atención todo lo referente al manejo de fotocopias, asistencia de personal, archivos, armado y recepción de expedientes, resolución, disposición, etc. ✔ Rendición de caja chica. ✔ Manejo de la tecnología (fax, correo electrónico, internet, etc.) ✔ Atención al público, manejo de agenda, llamadas, etc. ✔ Manejo de archivos de documentación del despacho de la Secretaría de Planeamiento y Desarrollo Universitario. Departamento Vinculación y Transferencia: ✔ Coordinación de acciones en función de la demanda, con relación a la vinculación y transferencia de relaciones y gestiones universitarias. ✔ Orientar, asesorar e informar a la Secretaría de Planeamiento y Desarrollo Universitario en las actividades de vinculación y transferencia sobre la planificación y organización de relaciones y gestión universitaria. Asignar funciones y tareas de las

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áreas a su cargo. Fijar políticas para eficientizar las áreas Fomec, Vinculación y transferencia y Rendición de cuentas. Organizar y concretar la comunicación permanente del Departamento con otros departamentos de la universidad y de Instituciones afines. Cooperar con los otros departamentos para eficientizar el funcionamiento de la Secretaría. Construir tableros de comandos para una correcta implantación y gestión de las áreas a su cargo.

Departamento Planificación y Gestión: Es el encargado de las actividades operativas y estratégicas del planeamiento y gestión universitaria. ✔ Implementar sistemas administrativos para lograr la eficiencia en el sector. ✔ Formular tableros de comandos para una mejor implantación y gestión de las estrategias de las relaciones universitarias desde las perspectiva de demanda, financiera, estructural de procesos y de desarrollo. ✔ Cooperar con los otros departamentos para eficientizar el funcionamiento de la Secretaría. ✔ Informar al Secretario de Planeamiento y Desarrollo Universitario sobre las actividades de planeamiento y gestión. Departamento universidad Virtual: Es el encargado de la planificación, organización, ejecución y evaluación de los proyectos educativos virtuales, dentro del marco del plan estratégico de la universidad. ✔ Fijar políticas, metas y acciones de funcionamiento para la implementación de la UNIVERSIDAD virtual. ✔ Informar periódicamente sobre la marcha de la gestión de la Universidad virtual al Secretario de Planeamiento y Desarrollo Universitario.

DISEÑOS ORGANIZACIONALES CONTEMPORÁNEOS 1. Organización en red 2. Organización virtual Organización en red Consiste en subcontratar operaciones con otras organizaciones y las coordina con diversos métodos para lograr objetivos. El empleo de tecnologías informáticas permite que los administradores coordinen en tiempo real con las diversas organizaciones. Nike es una tiene un diseño organizacional en red. La empresa emplea 1.500 personas en sus oficinas centrales en Oregón, su éxito radica en diseñar sus productos tecnológicamente y sacarlos al mercado rápido. 1° los diseñadores e investigadores introducen nuevos modelos desde las oficinas centrales, una pequeña planta produce los prototipos, una vez finalizado el diseño, este se transmite por tecnología a proveedores para que se produzca en serie. Luego nike los distribuye a todo el mundo a través de su centro de distribución en memphis. Leer – Competencia en la comunicación – “Red de alianzas entre tres empresas” – Pag 307

Las ventajas de las organizaciones en red son: ✔ En primer lugar se necesitan menos empleados, ya que muchas funciones de producción y servicio se subcontratan y se coordinan mediante sistemas informáticos. ✔ Cada organización que se une a la red está sujeta continuamente a presiones y demandas del mercado

Las desventajas de las organizaciones en red son: � Hay poco control práctico � Las operaciones no se hallan bajo un solo techo, por lo tanto los administradores deben adaptarse y depender de contratistas. � Se corre el riesgo de que un contratista no pueda efectuar algún servicio según lo prometido. � El compromiso de los empleados en red puede ser bajo. Organización virtual Una organización virtual recurre a muchas tecnologías de información avanzadas para integrar en su interior (empleados, equipos y departamentos) y en el exterior (a su red de subcontratistas). La organización virtual se basa en las características de la organización en red. Ambos diseños organizacionales forman alianzas y asociaciones con otras empresas para hacer un fondo común y compartir habilidades, la tecnología y los costos Entre los participantes resulta imperativo que haya un grado de confianza y colaboración. También resulta imperativo la disponibilidad y utilización de tecnología de información (ti) efectivas, confiables y complejas. El proceso de integración de los empleados tanto vertical como lateral y en lo externo con las empresas que forman la red se basa en un conjunto de (ti). Las empresas virtuales combinan tecnologías complejas: Los sistemas inter organizacionales (sio) permiten combinar transacciones entre organizaciones (relaciona agentes comerciales, organismos gubernamentales, autoridades portuarias, agentes de transporte, cías navieras, aseguradoras con los clientes, etc.) El comercio electrónico permite comprar y vender por medio de líneas telefónicas, redes de computación, internet. Las extranet ofrecen acceso limitado a una organización a otras organizaciones externas. Por ejemplo, los clientes o proveedores de una empresa pueden emplearlas para obtener información contable y coordinar los embarques de sus envíos. ⮚ Uno de los mejores ejemplos de esta clase de sistema es el sistema de rastreo de paquetes de fedex, que permite a los clientes saber dónde están sus paquetes en el proceso de traslado

El groupware permite enlazar equipos de trabajo dispersos, facilita el intercambio de ideas, vuelve más efectivo los procesos. Por ejemplo un vendedor que se encuentra con un cliente puede revisar la condición de las existencias de producto. El software proporciona un medio para comunicarse y sostener charlas interactivas por medio de tableros de anuncios y videoconferencias. Los intranets son redes protegidas que se basan en internet y que relacionan a los empleados dentro de los límites internos. Promueven la comunicación y ofrecen a los empleados boletines, información de rrhh, calendarios, etc. La organización virtual tiene las siguientes VENTAJAS ✔ Ahorra costos ✔ Automatiza y agiliza los procesos de comunicación y toma de decisiones. Las DESVENTAJAS son: � Los riesgos a la seguridad y la privacidad son sustanciales � Hay una necesidad constante de supervisar y mejorar la efectividad de las protecciones electrónicas...