Hoe stuur je een email naar een docent PDF

Preview

Summary

Hoe stuur je een email naar een student...

Description

Monitoraat op maat – Academisch Nederlands

1



EENE‐MAILSTURENNAAREENDOCENT    De communicatie tussen een student en een docent verloopt vaak per e‐mail. Een groot voordeel van het medium is namelijk de snelheid waarmee je kunt communiceren. Toch ligt daar net de grootste valkuil: door de snelheid van het medium verloopt communicatie per e‐mail niet altijd efficiëntencorrect.Hiervolgeneenpaaraandachtspunten.  Zorgerindeeersteplaats voordatdeinformatieinje mailduidelijk envolledigis.Jedocentmoet meteenzienwatdepreciezebedoelingis.  Denk er bovendien aan dat e‐mail geen vluchtig medium is. De ontvanger kan je mail met veel aandachtlezen.Hijkanjemailbewarenenookdoorsturen.  Let er ten slotte op dat de mail verzorgd is. Slordigheden geven een slechte indruk. Type‐ en taalfouten bijvoorbeeld leiden de lezer af van de boodschap. Bovendien gelden er voor formele e‐ mailsregels,netalsvoorbrieven.Alsjedieregelsnietvolgt,komjemogelijkonbeleefdover.  Om bovenstaande redenen is het belangrijk dat je voor een e‐mail voldoende tijd neemt.  Dit is immersnogeengrootvoordeelvan e‐mailen:jehebt detijdomgoed natedenken overwat jezegt enoverhoejehetverwoordt. 

 



Inditdocumentkrijgjeeenoverzichtvandebelangrijksteaandachtspuntenbij hetschrijvenvaneenefficiënteencorrectee‐mail.Daarnaastkrijgjeeenaantal do’sendon’tsvane‐mailenentipsomergernisbijdelezertevermijden.Ten slottevindjeookeenchecklistdiejekuntgebruikenalsjeeene‐mailopstelt.  

©UniversiteitAntwerpen– LINGUAPOLIS



Monitoraat op maat – Academisch Nederlands

2

Aandachtspuntenbijhetschrijvenvaneenemail 



©UniversiteitAntwerpen– LINGUAPOLIS



Monitoraat op maat – Academisch Nederlands

3

1. Gebruikincorrespondentiemetdocentenaltijdjemailadresvande UniversiteitAntwerpen [email protected]

[email protected]



2. Noteeraltijdeenduidelijkenconcreetonderwerp Vraagoverhetexamenstatistiek1 1BCW

Vraagje



3. Vergeetnietjeeventuelebijlagetoetevoegen  •

Geefjebijlageeenduidelijketitel,eventueelmetdatumenmetjenaamerin.

2010‐02‐27l.devolder‐ bachelorproefmarketing.docx

Tekst.docx

 •

Vermeldindetekstdatjeeenbijlagetoevoegt.Decorrecteformuleis:alsbijlageofinde bijlage. ‐ Mijnvoorstelvoordebachelorproefhebikalsbijlagetoegevoegd. ‐ Indebijlagevindtumijnvoorstelvoordebachelorproef.

4. Gebruikaltijdeenaanspreking  •



Kiesvooreenformeleaanspreking,ookalsjedocentjebijjevoornaamnoemt.  EenformeleaansprekingbegintmetGeachte,gevolgddoordetitelendefamilienaam. Bijvoorbeeld:GeachteprofessorVandenBossche. Controleerdespellingvandenaam.Eenspelfoutineennaammaakteenslechteindruk.  Alsjeeendocentaleentijdjekent,magjeookdeaansprekingBesteprofessor+familienaam gebruiken.  Alsjedetitelvandegeadresseerdenietweet,schrijfjeGeachteheer/mevrouw+ familienaam. Bijvoorbeeld:GeachtemevrouwVerbiest. ©UniversiteitAntwerpen– LINGUAPOLIS



Monitoraat op maat – Academisch Nederlands

•

4

VolgensdeBIN‐normen1schrijfjegeenkommanadeaanspreking.Alsjehetweldoet,wees danconsequentenschrijfooknadeslotgroeteenkomma.

• • • • • • • • •

Geachte, Geachteheerprofessor BesteheerVandenBossche  Beste, Besteprof BesteWim DagBetty Hallo! Hoi!

• • •

GeachteprofessorVandenBossche  GeachtemevrouwVerbiest GeachteheerVandenBossche



5. Formuleerjeboodschappreciesenvolledig  Steljezelfvooralshetnodigis.Noemdedatumenhetuuralshetmogelijkis.Benoemhetvak ofhetexamenwaaroverjeeenvraaghebt,enomschrijfpreciesomwelkeopdrachthetgaat.

GeachteprofessorVerbiest  WaarstaatdeoefeningopBlackboard?  Metvriendelijkegroeten DavidJanssen 1BCW 

GeachteprofessorVerbiest  IndelesStatistiek1vanmaandag20 februariverweesunaarextra oefeningenopBlackboard.  Ikkandeextraoefeningenechterniet vinden.Ookdeanderestudentenuit mijngroephebbenzenietgevonden.  Kuntumemailenwaardezeoefeningen preciesstaan?  Alvastbedankt.  Metvriendelijkegroeten DavidJanssen 1BCW 

 1

De Belgische briefnormen, ook als BIN-norm of BIN-normen bekend, zijn uitgegeven door het Bureau voor Normalisatie (NBN), het vroegere Belgisch Instituut voor Normalisatie. Deze normen zijn van overheidswege niet verplicht, maar veel organisaties gebruiken ze als voorbeeld van goede praktijk.



©UniversiteitAntwerpen– LINGUAPOLIS



Monitoraat op maat – Academisch Nederlands

5

+ Zorgvooreenduidelijkestructuur  •

E‐mailswordengelezenopeencomputerscherm.Datleestmindergemakkelijkdanop papier.Leterdaaromextraopdatje maileen overzichtelijkestructuurheeft,ookals heteenkortemailis.

•

Gebruikalinea’s. Nadeaanspreking,tussen dealinea’senvoor deslotgroetplaatsje eenwitregel.



GeachteprofessorVerbiest  IndelesStatistiek1vanmaandag20 februariverweesunaarextraoefeningen opBlackboard.  Ikkandeextraoefeningenechterniet vinden.Ookdeanderestudentenuitmijn groephebbenzenietgevonden.  Kuntumemailenwaardezeoefeningen preciesstaan?  Alvastbedankt.  Metvriendelijkegroeten DavidJanssen 1BCW

GeachteprofessorVerbiest IndelesStatistiek1vanmaandag20 februariverweesunaarextraoefeningen opBlackboard.Ikkandeextra oefeningenechternietvinden.Ookde anderestudentenuitmijngroephebben zenietgevonden.Kuntumemailenwaar dezeoefeningenpreciesstaan? Alvastbedankt.  Metvriendelijkegroeten DavidJanssen 1BCW

 

+ Schrijfvolledigezinnenenkiesvooreenzakelijkestijl  • •

Houhetkortenbondig,maarschrijfvolledigezinnen.  Hanteereenzakelijkestijl: - gebruikuenuw(metkleineletter); - gebruikgeendialect; - kortgeenwoordenaf; - schrijfnooitwoordenvollediginhoofdletters,vermijduitroeptekensenemoticons; - gebruikookgeenomslachtige,ouderwetseformuleringenzoals“Hopendopeengunstig antwoordverblijfik…”

 



©UniversiteitAntwerpen– LINGUAPOLIS



Monitoraat op maat – Academisch Nederlands

• • • • •

6

Alsbijlagestuurikmijnjuridische paper.

Inbijlagetekst. Khebmnjurid.paperbijgevoegd. Alsbijlagekuntgemijn juridischepapervinden. Alsbijlagestuurikmijnpaper☺ Indebijlagevindtumijn PAPER!!!





+ Letopspellingeninterpunctie  • •

Schrijfaltijdeenhoofdletteraanhetbeginvaneenzin.Letoppuntenenkomma’s.  Controleerdespelling.Raadpleegbijtwijfelhulpbronnen.Deofficiëlespellingvindjehier: http://woordenlijst.org/. Alsjetwijfeltaandespellingvanwerkwoorden,vraagdanaaniemandraad.

6. Sluitafmeteengepastegroet  •

•

•

Ineenzakelijkee‐mailkunjekiezentussen: Metvriendelijkegroeten Metvriendelijkegroet Vriendelijkegroeten Vriendelijkegroet Gebruikgeenafkortingenvoordezeformules. Hoogachtendwordtzeldengebruiktvoore‐mails.  VolgensdeBIN‐normen(zie4.aanspreking)schrijfjegeenkommanadeslotgroet.Alsjehet weldoet,weesdanconsequentenschrijfooknadeaansprekingeenkomma.  Ondertekenjemailmetjenaam(eerstvoornaam,danfamilienaam),gevolgddoorje studiejaarenopleiding.

• • • •

• • • • 

Groetjes Gr MVG mvg

Metvriendelijkegroeten Metvriendelijkegroet Vriendelijkegroeten Vriendelijkegroet





©UniversiteitAntwerpen– LINGUAPOLIS



Monitoraat op maat – Academisch Nederlands

7

Tipsomergernisbijdelezertevoorkomen  Alsjenietefficiëntofnietcorrectcommuniceert,roeptdatergernisopbijdeontvanger.Hier krijgjeeenoverzichtvanvaakvoorkomendebronnenvanergernisbijhetontvangenvaneen e‐mail. 

Ergernisbijdelezer

Hoetevoorkomen?



Destudentvraagtinformatie die  voor de hand ligt, of die hij gemakkelijk via een andere weg kanvinden.

Steljezelfdevraagofhetechtnodigisom dezemailteversturen.

De student is onduidelijk of  onvollediginzijnvraag.

Herlees jemail vanuithet perspectiefvan je docent. Hij moet meteen kunnen zien overwelkvak,welke taakofwelkexamen hetpreciesgaat.

 In de mail is er sprake van een  bijlage, maar er is geen bijlage toegevoegd.

Als je een bijlage wilt toevoegen,doe dat danvoordatjebegintteschrijven.Zoben jezekerdatjedebijlagenietvergeet.

De student gebruikt een  familiaire aanspreking (Hoi, Hallo,…) en schrijft een soort chattaal.

Controleer je mail opstijl. Blijf zakelijk en gebruik de standaardtaal. Gebruik geen afkortingen, geen emoticons, geen uitroeptekens.

De mail is warrig geformuleerd.  Hetlijktalsofdestudentdemail in een opwelling heeft geschreven.

Neemjetijdvooreen mail.Als jeonzeker ofgeërgerdbent,laatjedatnietblijken. Schrijf nooit impulsief. Als je emotioneel bent, stel je mail dan uit. Of: schrijf een kladversie,diejedevolgendedagherleest enherschrijft.



De mail is slordig geformuleerd.  Erstaanspel‐oftypefoutenin.

Check je mail op typefouten. Controleer despelling.Raadpleegbijdeminstetwijfel http://woordenlijst.org/. Als je moeite hebt met de werkwoordsvormen, vraag danaaniemandraad.



Vul de geadresseerde pas in als je e‐mail klaaris.Zo voorkom jedat jeperongeluk op“verzenden”drukt.

Demailisnognietaf.Destudent  heeft hem per ongeluk verstuurd.



©UniversiteitAntwerpen– LINGUAPOLIS



Monitoraat op maat – Academisch Nederlands

8

Checklist  Voordatjeeenmailverstuurt,ishetbelangrijkdatjehemnogeensnaleestvoordatjeop “verzenden”drukt.Daarvoorkunjedezechecklistgebruiken.

o o o



Ikhebeengoederedenomdezemailteschrijven. Ikverstuurdezee‐mailvanuitmijnadresvandeUniversiteitAntwerpen. Ikhebdeeventuelebijlagetoegevoegd. 

o o o o

Deonderwerpsregelvanmijnmailispreciesgeformuleerd.

o o

Deaansprekingiscorrect.

o o o o o o

Ikhebvolledigezinnengeschreven.

o o o

Mijnslotgroetiscorrect.

Deboodschapvanmijnmailisduidelijkenvolledig. Ikverwijsnaardebijlagedieikhebtoegevoegd. Mijnmailisoverzichtelijkgestructureerd.Ikhebalinea’sgebruikt. 

Denaamvanmijngeadresseerdeiscorrectgespeld. 

Mijnzinnenzijnniettelang. Elkezinbegintmeteenhoofdlettereneindigtmeteenleesteken. Mijntaalgebruikiszakelijk. Ikgebruik“u”en“uw”. Ikhebdespellinggecontroleerd. 

Ikhebdemailmetmijnvolledigenaamondertekend. Ondermijnnaamstaatmijnopleidingenstudiejaar.

©UniversiteitAntwerpen– LINGUAPOLIS



Monitoraat op maat – Academisch Nederlands

9

Wiljemeerweten?  Meerinformatieoverzakelijkee‐mailsvindjeopde websitevandetaaladviesdienst vande Vlaamse overheid, www.taaltelefoon.be . Onder de kop “In duidelijk Nederlands” vind je adviezenvoorhelderencorrecttaalgebruikenefficiëntecommunicatie. Voor persoonlijke taalondersteuning Academisch Nederlands kunnen studenten van de UniversiteitAntwerpenhetheleacademiejaargratisterechtophetMonitoraatopmaat.Meer informatievindjeopwww.ua.ac.be/monitoraatopmaat.



©UniversiteitAntwerpen– LINGUAPOLIS

...