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Presentación Participantes

matricula

Randy Henríquez Benavides

100159258

Mirkania Ferreira

CI- 8854

Giovanna Melo

100265200

Criselyn Novas

CI- 2340

Tema 8

Informes de resultados y análisis de las variaciones presupuestarias

Índice

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8.1 Conceptos e importancia 8.2 Los informes de resultados como herramienta de comunicación 8.3 Características de los informes de resultados 8.4 Diseños de los informes 8.5 Aspectos técnicos de los informes 8.6 Análisis de las variaciones 8.7 Uso del análisis de las variaciones. 8.8 Uso del análisis de las variaciones (ventas, materias, primas, mano de obra directa, etc.)

Introducción

Cualquier empresa sin importar su tamaño, ni actividad a la que se dedica, necesita obtener información acerca del desempeño de su operación en el periodo determinado, de esta manera saber cuantificadamente si han alcanzado los resultados esperado, maximizado sus utilidades y además tener donde apoyarse para la toma de decisiones oportunas. En general los diferentes estados financieros ayudan a tener una visión exacta de la situación financiera de la empresa, incluyendo aspectos de relevancia para la administración y operación de la misma. En esta oportunidad conoceremos de cerca información referente a uno de los principales estados financieros, como lo es el estado de resultados.

8.1 Concepto e importancia 1. El estado de resultados, también conocido como estado de ganancias y pérdidas es un reporte financiero que en base a un periodo determinado muestra de manera detallada los ingresos obtenidos, los gastos en el momento en que se producen y como consecuencia, el beneficio o pérdida que ha generado la empresa en dicho periodo de tiempo para analizar esta información y en base a esto, tomar decisiones de negocio. Este estado financiero te brinda una visión panorámica de cuál ha sido el comportamiento de la empresa, si ha generado utilidades o no. En términos sencillos este reporte es muy útil para ti como empresario ya que te ayuda a saber si tu compañía está vendiendo, qué cantidad está vendiendo, cómo se están administrando los gastos y al saber esto, podrás saber con certeza si estás generando utilidades. Además de permitir una evaluación precisa de la rentabilidad de una empresa, los estados de resultados brindan una visión panorámica del comportamiento de la misma, ofreciendo información relevante para la toma de decisiones estratégicas. Al hacer análisis en conjunto con otros estados financieros como el de balance general y el estado de flujo de efectivo, el estado de resultados da la posibilidad de:  

Diseñar estrategias para optimizar los recursos del ente económico y maximizar sus utilidades. Determinar cuánto se está invirtiendo por cada peso ganando.

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Identificar falencias y fugas de capital asociadas a la actividad económica de la empresa.

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Obtener información importante para determinar la repartición de dividendos entre socios.

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Estimar los flujos de caja en base a proyecciones de ventas de manera más precisa.

En conclusión, se trata de un informe financiero de extrema utilidad para cualquier negocio empresarial. Lo ideal es realizarlo de forma mensual, trimestral o anual, dependiendo de la magnitud de las operaciones económicas. Siendo una radiografía de tu empresa, es esencial que la información empleada para su elaboración sea completamente fidedigna y refleje en su integridad todos los movimientos de tu negocio. Las variaciones son las diferencias o desvíos entre el costo estándar y el real. El análisis de variaciones puede incrementar la utilidad de los informes periódicos de desempeño. En vez de iniciar la acción únicamente sobre la base de una diferencia entre los costos o las ventas reales y los costos o las ventas planificadas, el análisis de variaciones permite a la administración descomponer esas diferencias en subvariaciones

más pequeñas, cada una de estas subvariaciones está asociada con un tipo de causa en particular.

8.2 Los informes de resultados como herramientas de comunicación

El informe o memoria anual es una herramienta de comunicación infrautilizada por la mayoría de las empresas, cotizada o no, que se limitan a cumplir con la obligación legal de informar anualmente sobre sus actividades, depositando su memoria y cuentas anuales en el Registro Mercantil y organismos reguladores. Sin embargo, esta obligación legal se puede convertir, con relativamente poco esfuerzo, en una herramienta de comunicación muy potente a través de la cual la empresa puede hacer llegar sus mensajes clave no solamente a sus accionistas sino también a todos los grupos de interés con los que se relaciona y contribuir a la creación de una relación de confianza y apoyo entre empresa y grupos de interés, esencial para el éxito a largo plazo. En este desayuno pretendemos abordar los aspectos de mejora a la luz de cinco años de experiencia de Informe Reporta:

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Evolución en los contenidos. El informe anual tradicional ha evolucionado en los últimos tiempos hacia el concepto de reporting, esto es un conjunto de documentos heterogéneos, algunos reglados y otros con un alto grado de voluntariedad, con un contenido que ya no es solamente financiero, sino que abarca otros temas no financieros o ASG(Ambiental, Social y Gobernanza). La influencia de las nuevas tecnologías. Las nuevas tecnologías han introducido grandes cambios en la forma de comunicar y también en el reportan. El uso del soporte papel ha descendido pero todavía es necesario para determinadas audiencias. La coordinación efectiva entre soporte papel y soporte digital es esencial. Los nuevos destinatarios. El destinatario principal ya no es el solo el accionista, también lo son todos los grupos de interés con los que la empresa se interrelaciona: empleados, clientes, proveedores, administraciones públicas y sociedad en su conjunto. Para llegar a estas audiencias, cada una de las cuales tiene sus propias exigencias de información es necesario combinar el diseño con una estructura de información adecuada y un lenguaje que facilite la comprensión de los mensajes.

Características de un informe de resultados Los informes económicos difieren en estructura y contenido dependiendo de la compañía que lo escribe. Las características comunes pueden incluir gráficos que muestran las cifras de ventas que han sido obtenidas por la empresa o un gráfico similar que muestra los hábitos de gasto de la empresa en términos de gastos o pagos fijos. Si las cuentas de resultados y los ingresos han jugado una gran parte del informe sobre el presupuesto, los incluyen en un apéndice, por lo que el lector puede referirse a ellos en una fecha posterior. Otras características pueden incluir una introducción y una página de título, si el informe del presupuesto es largo. Incluya la fecha y el período de tiempo que el informe sobre el presupuesto cubre. Conocer las características de un informe es fundamental para aprender a redactarlo correctamente y no incurrir en fallos inútiles. Para saber cómo hacer un informe, deberemos tener en cuenta unas cuantas pautas y rasgos básicos de este tipo de escrito: Claridad. Un informe, sea del tipo que sea, debe por ser entendido por cualquier persona con un nivel cultural medio. Una redacción sencilla y una estructura coherente entre las ideas expresadas será esencial para que un informe científico, por ejemplo, llegue al mayor número de público. Redacción concisa y directa. Estrechamente ligada al punto anterior, la información que se dé a conocer en un informe deberá ser la estrictamente necesaria, aunque detallada. Objetividad. Entre las características de un buen informe, esta ocupa un lugar especial, puesto que, si todas aquellas interpretaciones que se vuelcan en el informe no están correctamente fundamentadas, no será válido, pudiendo perderse credibilidad y tiempo de trabajo. La replicabilidad. Esto significa que, en cualquier modelo de informe, tan solo leyendo su contenido, el lector puede repetirlo y contrastar la veracidad de las conclusiones que se exponen. Sobriedad. Dependiendo del tipo de informe que se esté trabajando, se deberá emplearse un lenguaje adecuado en su redacción, utilizando la terminología específica necesaria.

Estructura de un informe de resultados Existen muchos modelos de informes, pero la estructura que siguen no suele variar en exceso, aunque dependiendo de la disciplina se añaden elementos o se especifican ciertos partes del informe. Como mínimo, un buen informe debería comprender las siguientes partes básicas:

La portada. Se trata de la página inicial en la que se colocan el nombre del informe y los datos del autor. El índice. En esta parte quedará señalada la estructura del informe y las partes que va a contener, además de las páginas totales. La introducción. Es un breve texto en el que se especifica el objeto del que va a tratar el informe. El cuerpo. Es la parte más densa, en la que se vuelca toda la información del tema que se trata. Las conclusiones. Aquí es donde se pueden observar todos los resultados y respuestas. La bibliografía. Al final del informe se señalan todas las fuentes de información consultadas para su realización.

Diseño del informe de resultados Se pueden distinguir distintas etapas para la realización de los informes: El inicio se da con la determinación de cuál es la información que se necesita como base fundamental del informe. Luego, se da la definición de las distintas actividades que se van a llevar a cabo, aquí se determinan cuáles van a ser las fuentes de información viables, la evaluación de los recursos materiales con los cuales se cuenta y la administración de los recursos humanos. En tercer lugar, se da la etapa de recolección de datos y la obtención de la información necesaria. En cuarto lugar, se realiza el análisis de los datos, su selección y descarte de datos que no sirven a la cuestión, su organización y comparación. Le prosigue su evaluación y la verificación. En quinto lugar, está la síntesis como producto del análisis, aquí se busca consolidar los resultados e integrarlos según la temática seleccionada. En esta etapa también se realizan los distintos gráficos que representan los resultados obtenidos. Por último, se da la organización y elaboración del informe escrito, incorporando los elementos que consideramos pertinentes para la demostración de estos.

8.5 Aspectos técnicos de los informes Hemos dicho que es indispensable que los presupuestos obedezcan a un sistema, porque de ello surgirá una mayor compresión en la planeación del control presupuestal. Del conjunto presupuestario surge un plan financiero que abarca todas las operaciones de la entidad, y representa el conjunto de presupuestos que contribuyen al fin utilitario de la empresa. Durante el proceso de implantación del sistema de control presupuestal es importante que se tomen muy en cuenta las indicaciones señaladas por cada departamento, puesto que ello manifiesta que ha habido coordinación, cooperación y confianza entre los miembros de cada área en el desarrollo de las actividades de la empresa. La planeación, como ya vimos anteriormente, juega un papel preponderante para implantar un correcto control presupuestal, por lo que debe ponerse en práctica principiando por precisar detalladamente los pasos o etapas a seguir, al tiempo que se establece el período que abarcará el presupuesto. Considerando la estructura del negocio se formulará un estudio preliminar de las diferentes alternativas que serán discutidas por los directivos de la empresa o el Consejo de Administración, tomando en cuenta algunas consideraciones básicas que deben atenderse en un sistema de presupuestos, a las cuales se hará referencia posteriormente. Además, es importante que se cuente con un manual de contabilidad que facilite la recolección de información contable de acuerdo con ciertos fines, los cuales deben coincidir con los fines del control presupuestal. Por último, el director del presupuesto y sus subordinados deben preparar los datos que consideren necesarios para cada división y para la gerencia. Los informes gráficos son de gran ayuda para que los altos funcionarios puedan seguir la marcha de las operaciones con facilidad, pero para que realmente sean útiles deben contener información de los años anteriores, datos reales y del presupuesto. B) Implantación del Sistema. Una vez realizado el estudio preliminar, el segundo paso es la implantación del sistema de control presupuestal. Son muchas las dificultades que pueden presentarse en algunos casos, por lo que se sugiere la conveniencia de hacer una implantación preliminar antes de la definitiva. C) Manual del Control Presupuestal Es muy importante que se cuente con un manual, a fin de dar uniformidad a la tarea y coordinar las actividades de todas las personas encargadas de la preparación y ejecución de los presupuestos. El propósito esencial del manual es definir responsabilidades y limites de autoridad de todas las personas que tienen que ver con los presupuestos. Su fin secundario es mostrar la forma y procedimientos que deben seguirse en la preparación de los distintos presupuestos que integran el plan financiero.

Considerando que el manual se elabora para cubrir las necesidades de cada empresa en particular, debe contener detalles específicos de procedimientos y prácticas inherentes al negocio respectivo, incluyendo: - Objetivos y propósito del control presupuestal - Predicciones y supuestos básicos. - Definiciones de términos. - Período que abarcará el presupuesto. - Presupuestos que forman el sistema. - Responsabilidades y autoridad de los funcionarios principales. D) Calendario del Control Presupuestal Esta es una parte fundamental en la preparación de los presupuestos porque debe haber sincronización y coordinación en todos los aspectos de la planeación presupuestal. Es conveniente precisar las fechas en que la información y estimaciones de un primer departamento deben estar disponibles para cada una de las demás áreas.

El calendario de control presupuestal viene a ser el primer paso para una verdadera planeación sobre este punto, dado que debe contener la selección del plan financiero, la designación del director de presupuesto, la revisión de las políticas administrativas y del sistema contable, el estudio de los informes en circulación, y los datos estadísticos disponibles. Por último, el calendario debe ser examinado, discutido y aprobado por todos los funcionarios que tendrán que intervenir en la planeación presupuestal, pues representa el compromiso de cumplir con las fechas establecidas. El calendario contendrá plazos específicos para cada uno de los presupuestos que integran el sistema y para las cédulas presupuestarias principales.

8.6 variaciones presupuestarias Las variaciones presupuestarias se clasifican de la siguiente manera: Son todos aquellos cambios que se llevan a cabo en el presupuesto en cuanto a los ingresos y gastos que se perciben mediante la prestación de bienes y servicios autorizados por la administración durante todo el año económico.

Variaciones Presupuestarias Corresponde a los ajustes cuantitativos y cualitativos al presupuesto aprobado por las instancias internas y externas competentes necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas, derivados de cambios en el ámbito interno y externo de 0ndole económicas, financiera, administrativa y legal que pueden ocurrir durante el desarrollo del presupuesto durante el desarrollo del proceso presupuestario.

Tipos de variaciones presupuestarias Las variaciones presupuestarias se clasifican de la siguiente manera:

A. Variaciones en Presupuestos Ordinarios con todos aquellos cambios que se llevan a cabo en el presupuesto, en cuanto a los ingresos y gastos que se perciben, mediante la prestación de bienes y servicios, autorizados por la administración durante todo el año económico Variaciones en Presupuestos Extraordinarios son todos aquellos cambios en los ingresos y gastos no previstos en el presupuesto de un determinado ejercicio, ya que son ajustes específicos o circunstancias excepcionales. Constituye mecanismos legales y técnicos para realizar inclusión de ingresos y gastos como los aumentos, traslados o disminuciones de los montos que a su vez son aprobadas por las instancias competentes tanto externas como internas.

Costos estimados, normales, presupuestados y estándar. Costo estimado es la cantidad que, según la empresa, costará realmente un producto o la operación de un proceso durante cierto período. Frecuentemente, el costo estimado se basa en algún promedio de costos de producción real de períodos anteriores ajustados para reflejar los cambios en las condiciones económicas, de eficiencia, etc. que se anticipan para el futuro. Por lo general, incluyen una cantidad que refleja los desperdicios y deficiencias que se anticipan y que aumentan los costos unitarios y totales del producto y la operación. Costo normal significa aproximadamente lo mismo que costo estimado. A veces se le da un significado un tanto distinto de un promedio de costos que se han producido realmente en períodos anteriores únicamente, sin considerar los cambios que se esperan para el futuro. Costo presupuestado es igual que costo estimado o que costo normal, costo presupuestado es el costo planeado, que frecuentemente se basa en un promedio de costos pasados ajustados para los cambios que se esperan en el futuro. El costo estándar es la cantidad que, según la empresa, debería costar un producto o la operación de un proceso durante cierto período, sobre la base de ciertas condiciones de eficiencia, económicas y de otros factores.

Tipos de normas o estándares. 1.

Normas o estándares ideales o teóricos. Son normas rígidas que en la práctica nunca pueden alcanzarse. Una de las ventajas de las normas ideales es que pueden usarse durante períodos relativamente largos sin tener que cambiarlas o adecuarlas.

Promedio de costos anteriores. Cuando las normas se basan en un promedio de una actuación pasada, tienden a ser flexibles. Los costos promedio anteriores pueden incluir deficiencias que no deben incorporarse a las normas. Si se sigue este procedimiento, es aconsejable reemplazar gradualmente las normas por otras que representen un nivel de actuación más significativo. 3. Normas regulares. Una norma regular se basa en las futuras probabilidades de costos bajo condiciones económicas y operaciones normales. Tienden a basarse en promedios pasados que han sido ajustados para tomar en cuenta las expectativas futuras. Una de sus ventajas es que no requieren ajustes frecuentes. 4. Alto nivel de rendimiento factible. Representa el mejor criterio para evaluar la actuación, por lo cual su uso está muy difundido. Incluyen un margen para ciertas deficiencias de operación que se consideran inevitables. Es posible alcanzar o sobrepasar estas normas mediante una actuación efectiva. 2.

Ventajas de los costos estándar. a.

b.

c.

d.

e.

Pueden ser un instrumento importante para la evaluación de la gestión. Cuando las normas son realistas, factibles y están debidamente administradas, pueden estimular a los individuos a trabajar de manera más efectiva. Las variaciones de las normas conducen a la gerencia a implantar programas de reducción de costos concentrando la atención en las áreas que están fuera de control. Son útiles a la gerencia para el desarrollo de sus planes. El mismo proceso de establecer las normas requiere una planificación cuidadosa en áreas como la estructura de la organización, asignación de responsabilidades y las políticas relacionadas con la evaluación de la actuación. Son útiles en la toma de decisiones, particularmente si las normas de costos de los productos se segregan de acuerdo con los elementos de costos fijos y variables y si los precios de los materiales y las tasas de mano...