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CHAPITRE 2 L’ORGANISATION DES ACHATS ET LE PROCESSUS D’ACHAT

1- L’ORGANISATION DES ACHATS 1.1- Achats stratégiques et achats non stratégiques L’organisation des achats est marquée par les particularités de l’entreprise et de son secteur d’activité. Cette organisation répond cependant dans tous les cas à un objectif de réduction de coûts. L’organisation des achats est adaptée aussi aux différentes catégories de produits achetés :  certains produits ou services en relation directe avec le cœur de métier (achats stratégiques) de l’entreprise font l’objet d’un traitement particulier ;  d’autres, comme les achats généraux (achats non stratégiques ou banals), font l’objet de regroupements pour réaliser davantage d’économies.

L’organisation des achats fait intervenir de plus en plus de nouvelles technologies et en particulier Internet qui, en augmentant la rapidité et la sécurité des procédures d’achats, génèrent des économies substantielles pour l’entreprise. En particulier, on assiste à une généralisation de l’utilisation des places de marché sur internet. Elle permet de mettre en relation des entreprises intéressées pour réaliser des transactions économiques et d’automatiser et optimiser les services liés à ces relations. Les places de marché sont construites autour de trois fonctions majeures du commerce électronique : -

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la gestion de l’information entre fournisseurs et clients : catalogues en ligne, informations en temps réel sur le disponibilité des produits, gestion des commandes, demandes de devis, etc ; l’automatisation des procédures d’achat : bons de commande, bons de livraison, numérisation et normalisation des procédures d’autorisation de commandes, commandes standards et réassortiments négociés ; etc. la négociation en ligne : appel d’offres, enchères, contre-enchères, etc.

Ces places de marché permettent un accès immédiat à un très grand nombre d’informations sur les fournisseurs, de mettre en concurrence en ligne ces fournisseurs et de réduire les coûts d’administration des achats notamment. Leur utilisation courante par l’entreprise suppose néanmoins une formation adaptée du personnel concerné en raison de la complexité de l’outil. Les places de marché constituent un élément majeur du système d’approvisionnement en ligne (e-procurement). Dans le cas particulier de la grande distribution notamment à dominante alimentaire les entreprises organisent leurs achats stratégiques (achat de marchandises) autour des centrales d’achat afin d’obtenir des conditions plus avantageuses de la part des

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fournisseurs, en particulier des prix plus bas. Ces centrales d’achat sont présentes aussi bien dans le commerce indépendant ( LUCIE pour Système U et Leclerc ) que dans le commerce intégré (Carrefour et Auchan ont leur propres centrales d’achat. Elles ont pour rôle de référencer les fournisseurs en fonction de la stratégie globale d’achat des entreprises (prix, qualité, positionnement, image de marque, etc.) ; de constituer un assortiment à la disposition des points de vente, et de négocier les conditions d’achat et les promotions auprès des producteurs. Les points de vente sont obligés de s’approvisionner essentiellement auprès de la centrale pour leurs achats stratégiques et restent libres de négocier avec les fournisseurs pour les achats non stratégiques, comme certains achats auprès des producteurs locaux.

1.2- Achat et approvisionnement L’approvisionnement recouvre l’ensemble des activités qui mettent concrètement à la disposition des organes de l’entreprise les biens et les services nécessaires à son fonctionnement quotidien. Il regroupe les opérations suivantes :  le calcul de la quantité à commander et la périodicité des livraisons (cadence d’approvisionnement) ;  le passage des commandes ;  le suivi des livraisons et la gestion des stocks. La fonction achat est une fonction essentiellement commerciale, orienté vers le marché amont de l’entreprise, c’est-à-dire vers le marché des fournisseurs. Elle se concentre essentiellement sur les activités suivantes :  définition des besoins en biens et services de l’entreprise ;  recherche et sélection des fournisseurs ;  négociation avec les fournisseurs et gestion des contrats ;  suivi des relations avec les fournisseurs. La fonction achat intervient donc en amont de la fonction approvisionnement. 1.3- La politique d’achat Pour assumer les missions de la fonction achat, le responsable des achats doit définir une politique d’achats en cohérence avec la stratégie générale de l’entreprise. Cette politique définit l’ensemble des règles et de principes qui détermineront le fonctionnement des achats (voir TD N° 2/Cas GDF). Cette politique doit en particulier répondre aux questions suivantes :  Faire ou faire faire ? : en fonction de différents critères d’ordre financier (prix des sous-traitants/prix internes), de capacité (pouvons-nous fabrique le volume attendu ?), d’avantages concurrentiels (produit stratégique ou non), la direction générale décide de sous-traiter certaines composantes du système du système d’approvisionnement ou de l’intégrer à son entreprise ;  Un ou plusieurs fournisseur ? : lorsqu’il est possible, la diversification des sources d’approvisionnement permet d’échapper à la dépendance d’un seul fournisseur. Mais, à l’inverse, faire appel à un fournisseur unique place l’entreprise dans une situation privilégiée et permet d’obtenir de nombreux avantages (qualité, prix,

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services) pouvant aller jusqu’à la mise en place d’une relation de partenariat. Le développement du sourcing et de la recherche du coût le plus bas risque d’aller à l’encontre de cet objectif ;  Processus identique pour tous les approvisionnements ? : tous les achats n’ont pas la même importance économique et ne font pas courir le même risque à l’entreprise. Ils ne sont donc pas traités de la même manière. Les produits stratégiques doivent être suivis avec une attention particulière : ils justifient la mise en place d’une relation de partenariat poussée avec les fournisseurs concernés, ce qui n’est pas forcement nécessaire pour les produits standards.

2- LE PROCESSUS D’ACHAT L’achat est l’opération commerciale par laquelle l’acheteur et le vendeur conviennent des modalités de transfert de propriété d’un bien et d’un service. Les achats de l’entreprise sont de nature très diverse. Généralement on distingue les achats nécessaires à la production proprement dite et les achats généraux nécessaires au fonctionnement général de l’entreprise (voir cas GDF). Cependant quelque soit la nature du bien ou du service acheté l’achat suit un processus d’achat comportant plusieurs phases dont le respect conditionne l’efficacité de l’achat. Dans ce processus on peut distinguer les phases suivantes : -

l’expression ou l’identification du besoin ; la recherche et la sélection des fournisseurs ; la négociation et la commande ; le suivi de la commande et le contrôle de la réception.

2.1- L’identification et l’évaluation du besoin de l’entreprise 2.1.1- L’identification du besoin Le besoin est formulé le plus souvent par l’utilisateur direct du bien ou du service considéré. Le besoin peut être plus ou moins complexe en fonction de la nature du bien ou du service acheté, de son impact financier sur le budget des achats, de l’importance du produit dans le processus de production de l’entreprise. Du point de vue financier, plus la demande sera élevée, plus forte sera l’attention portée aux choix des fournisseurs et aux négociations. Du point de vue de la place dans le processus de production, une matière première sera évaluée tant sur son coût et son prix qu’en ce qui concerne la sécurité et la continuité des approvisionnements. Lorsque les biens et services achetés ont une importance stratégique (mat premières, équipements, services industriels, etc.) les critères d’achat sont beaucoup plus stricts, donc la marge de manœuvre de l’acheteur est plus faible que dans le cas d’un produit banal.

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L’identification du besoin donne lieu à la rédaction d’un cahier des charges. Il n existe deux types : - le cahier des charges technique, - le cahier des charges fonctionnel 2.1.1.1- Le cahier des charges technique C’est un document dans lequel le demandeur exprime toutes les caractéristiques définissant le bien ou le service attendu. Pour un bien, le demandeur précisera le détail des spécifications attendues : dimensions, matières, poids maximal, coloris, contraintes techniques, normes à respecter, etc. Il peut le cas échéant ajouter un plan de fabrication, un croquis, une nomenclature ou toute autre information permettant de préciser son besoin. Il exprime de quoi est fait le produit. Le cahier des charges techniques est souvent utilisé lors de l’achat de sous-traitance industrielle, constructions neuves, transports, fournitures, travaux de rénovation, etc. 2 .1.1.2- Le cahier des charges fonctionnel C’est un document par lequel le demandeur ou le prescripteur exprime le besoin sous forme de fonctions de services et de contraintes attendues du produit pour répondre au besoin de l’utilisateur. Il exprime l’utilisation prévue du produit, à quoi est-il destiné.

2.1.2- Evaluation et programmation des achats A- La prévision des achats La prévision des achats se réalise à partir des prévisions de production, ces dernières étant directement liées aux prévisions de vente, suivant la hiérarchie suivante. L’ensemble des achats nécessaires au fonctionnement de l’entreprise pour une période donné est traduit dans un budget des approvisionnements (voir schéma ci-après)

B- Le budget des approvisionnements Le budget des achats dépend du budget des ventes, du budget de production, du budget des livraisons et du budget des stocks. Dans le cas de besoins répétitifs réguliers, on établit à partir du nombre optimal de commandes ou du lot économique (voir modèle de Wilson) à intervalles réguliers, le budget des achats. On valorise alors une quantité à commande identique. Dans le cas de besoins répétitifs irréguliers, on doit choisir entre un nombre optimal de commandes égales à périodicité variable ; ou un nombre de commandes inégales mais réparties régulièrement sur la période.

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Dans le cas de besoins non répétitifs le budget des achats enregistre d’immobilisations achetées et l’achat des produits non stockés.

(Exercices d’application voir TD N° 3) LA PREVISION DES ACHATS

(voir applications TD N° 3)

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2.2- Recherche et sélection des fournisseurs 2.2.1- Recherche des fournisseurs 2.2.1.1Les sources d’information Elles sont nombreuses, on peut les classer en deux grandes catégories : - les sources secondaires, - les sources primaires A- les sources secondaires Ce sont des informations disponibles à intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise, parmi lesquelles on peut citer : - fichiers fournisseurs ou panel fournisseur propre à l’entreprise, - les catalogues fournisseurs (papier ou électronique) ; - les places de marché ; - les annuaires professionnels, - les revues professionnelles, - les foires et salons (Sial, par exemple) ; - ministère des affaires étrangères et bureaux des CCI à l’étranger, organisme de promotion des exportations (UBI France) ; - entreprises de sourçage à l’étranger, partenaires de l’entreprise à l’étranger, etc. B- Les sources primaires Ce sont des informations que l’entreprise doit produire  l’appel d’offres et la demande de prix Cette action vise à provoquer le contact avec des fournisseurs potentiels et à préciser leurs offres. L’appel d’offres est une demande de proposition relative à un produit ou service dont les caractéristiques, définies par l’acheteur à partir des spécifications de la demande qu’il doit satisfaire, sont données avec précision. Si cela est nécessaire, les caractéristiques sont réunies dans un document annexe appelé cahier de charges. Le cahier de charges technique précise de quoi s’agit-il. Il détaille le savoir-faire du fournisseur, ses capacités de fabrication, les moyens à utiliser pour fabriquer le produit en question. Le cahier de charges fonctionnel précise l’utilisation prévue du bien ou du service. Il indique la fonctionnalité du bien ou du service à acquérir, les contraintes, les exigences, les résultats attendus. L’appel d’offres peut être fait par voie de presse, par lettre adressée aux fournisseurs potentiels ; dans tous les cas il doit indiquer l’identité du demandeur, les caractéristiques du besoin à satisfaire ou renvoyer à un cahier de charges préalablement établi par l’acheteur, ainsi que la date limite de réception des offres notamment. Très souvent l’appel d’offres concerne des produits d’utilisation habituelle ; dans ce cas il porte essentiellement sur les prix, les autres conditions étant déjà connues ou imposées (énergie, fournitures générales, transports, services divers, etc.). Il s’agit dans ce cas d’une demande de prix.  la réception des représentants et les visites chez les fournisseurs

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Recevoir les fournisseurs est une activité qui peut, selon les secteurs d’activité considéré, représenter une part plus ou moins importante du temps de travail de l’acheteur. Le représentant constitue une source très importante d’informations, ce qui exige de la part de l’acheteur une bonne capacité d’écoute et une bonne maîtrise des techniques de questionnement.

2.2.1.2- Classement et mis à jour des informations Les informations collectées doivent être traitées et classées dans la perspective d’une exploitation ultérieure. Ces informations doivent permettre de répondre à deux types de questions : -

sur le produit : quels sont les fournisseurs concernés, prix, conditions de vente et de livraison, fournisseur choisi précédemment, etc. sur les fournisseurs : produits proposés, conditions de vente, délai, contrats passés.

2.2.2- La comparaison des offres Doit permettre de retenir le ou les fournisseurs avec lesquels va s’engager la négociation. Cette comparaison se déroule en deux étapes : 2.2.2.1- Le collationnement des offres Il s’agit de recenser l’ensemble des offres potentielles eu égard à la demande de l’entreprise. Consiste à dresser la liste de chacune de ces offres assorties de leurs principales caractéristiques. Elle peut se faire à l’aide d’un tableau du type suivant :

TABLEAU DE RECENSEMENT DES OFFRES

Fournisseurs 1 2 3 4

Qualité

Caractéristiques des offres Prix Délais Services

Paiement

Ce tableau peut être complété par des commentaires relatifs à chaque offre.

2.2.2.2- La comparaison des offres Chacune des offres sera évaluée en fonction de l’importance relative donnée à chaque critère de choix. Ces critères peuvent être :

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la qualité du produit ou service acheté (caractéristiques techniques, fonctionnalité, quantité de lots acceptés, etc.) ; le prix (politique de prix, mode de règlement ) services rendus (délais de livraison, SAV, disponibilité, etc.)

Chacun de ces critères fait l’objet d’une pondération selon les caractéristiques du bien ou du service acheté et l’utilisation à laquelle l’entreprise le destine. La comparaison des totaux obtenus par chaque fournisseur permet de sélectionner le où les fournisseurs qui répondent le mieux aux attentes de l’entreprise (short list). C’est avec ces fournisseurs que l’on va engager la négociation

TABLEAU DE COMPARAISON DES OFFRES

Fournisseurs 1 2 3 4

Qualité/40%

Prix/30%

Délais/20%

Services

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Exemple (Voir TD N° 3) 2.3- La négociation et les différents types d’accords 2.3.1- La négociation en position d’achat La négociation doit conduire à l’obtention d’avantages réciproques. Négocier c’est, en effet, rechercher, plus qu’un compromis, une solution nouvelle améliorant la position des parties en présence (négociation gagnant-gagnant).

GRILLE DE COMPARAISON DES OFFRES DES FOURNISSEURS

FOURNISSEURS

QUALITE 40 points

PRIX 35 points

SERVICE 25 points

TOTAL 100 points

A B C

DEFINITION DES CRITERES D'EVALUATION LA QUALITE Basée sur la fraction des lots totaux réceptionnés qui sont jugés acceptables par l'entreprise. LE PRIX Le fournisseur ayant le prix le plus bas reçoit 35 points. LE SERVICE Si on considère le délai de livraison, cette note peut être basée sur le % de délais promis et respectés. CHOIX DU FOURNISSEUR Sur le plan théorique, le fournisseur choisi est celui qui obtient la note la plus importante. EXEMPLE L'examen des offres nous donnent les informations suivantes: Critère qualité: sur un lot de 60 unités demandé à chaque fournisseur, étaient acceptables par l'entreprise: 54 pour le fournisseur A, 57 pour le fournisseur B et 55 pour le fournisseur C. Critère prix: 7€ l'unité pour A, 8 pour B et 6 pour C. Critère service: les délais de livraison sont respecté à raison de 90% pour A, 95% pour B et 91% pour C. Quel fournisseur choisir?

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2.3.2- Les différents types d’accord Les termes de l’accord constituent pour le vendeur le contrat de vente et pour l’acheteur le contrat d’achat, appelé marché. Le contrat ne peut produire des effets juridiques que lorsque les parties sont d’accord sur l’objet et sur le prix. Le contrat doit définir également leurs obligations réciproques (délais de livraison, prestations du vendeur, pénalités en cas de retard, délai et mode d paiement, etc.). On distingue deux grandes catégories de marchés : - les marchés de droit privé , - les marchés de droit public 2.3.2.1- Les marchés de droit privé Peuvent être des contrats de fourniture ou des marchés à forfait. 2.3.2.1.1- Les contrats de fournitures A- Définition « Contrats qui règlent entre deux parties, moyennant un prix convenu, et suivant certaines conditions déterminées, les modalités d’exécution des prestations qui ont trait : - soit à la livraison de matières ou d’objets simples ou complexes ; - soit à la fabrication d’objets à partir d’une matière première fournie par le cocontractant ; - soit à la transformation d’objets existants ; - soit à l’exécution d’un service » (Académie des sciences commerciales) B- Différents types Parmi les principaux types de marchés de fourniture , on peut citer :  Les marchés à livraison échelonnées : dates et quantités des livraisons sont fixées au moment de l’accord ou laissées à l’initiative de l’acheteur (contrats d’équipement).  Les marchés optionnels : une partie est traitée ferme, l’autre partie dépendant de l’état de la demande (énergie, matières premières, aéronautique civile, etc.).  Les marchés par lots : chaque partie du marché, appelée lot, fait l’objet d’une offre séparée (construction, installation, projets).  Les marchés à prix ferme : le prix est établi une fois pour toutes et ne saurait être modifié en raison des variations économiques (matières premières, équipements, projets) ;  Les marchés à prix révisables : une clause expresse de révision de prix est insérée dans le cahier des charges qui prend en considération les éléments du coût du produit vendu  Les marchés au cours du jour : le prix est fixé d’après le cours de la marchandise à chaque livraison (fruits et légumes, poisson, matières premières). 2.3.2.1.2- Les marchés à forfaits Portent sur des fabrications ou des prestations simples pour lesquelles un prix global est fixé d’avance (achats généraux)

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2.3.2.2- Les marchés de droit public On parle d’un marché de droit public quand ils sont passés au nom de l’Etat, des collectivités locales, ou d’établissements publics nationaux. Ces marchés peuvent prendre diverses formes :  Les marchés à commandes : lorsqu’un minimum ou un maximum de prestations sont fixées à l’avance ;  Les marchés de clientèle : l’administration s’engage, sans spécification de quantité ou de valeur, à confier à un fournisseur, l’exécution des prestations au fur et à mesure des besoins ;  Les marchés négociés : l’acheteur public choisi sans formalité un fournisseur. Cependant une consultation é...