Fondamentaux Des Achats PDF

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Ce document traite des fondamentaux des achats avec une vision sur les incoterms et les approvisionnement. Il contient des images pour aider à la compréhension.
Le professeur était Mr Favre-Bertin. ...

Description

FONDAMENTAUX DES ACHATS PARTIE I L’excellence en achat est facile à déterminer mais c’est un équilibre très précaire, cela consiste à être excellent sur 3 point sur triangle QCD : qualité, coût et délais. Les acheteurs sont là pour diminuer sans arrêt les coûts, mais ceci ne dois pas se faire au détriment de la qualité et des délais. Quelle est la mission principale du management d’achat : -

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Sélectionner les fournisseurs, faire le choix du meilleur fournisseur possible pour son entreprise et assumer le choix, ce choix est fait avec le recours à des équipes multispécialistes, par des notations des fournisseurs et par le calcul du cout d’achat. Améliorer la performance des fournisseurs par un programme d’augmentation de leur compétitivité.

Afin de réaliser ceci, l’acheteur a des compétences mais il est guidé, soutenu par des procédures et des outils. Missions générale : optimiser et gérer, gérer et améliorer la gestion des risques et la relation fournisseurs, réaliser des analyses … Deux grandes catégories d’achat : -

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Les achats de production : ce sont tous les achats qui concourent à faire le cœur de métier de l’entreprise. Ex : compagnie d’assurance ; ceux qui éditent les contrats on dit qu’ils sont à la production de contrats. Il s’agit des matières premières et les composantes entrant dans la composition des produits finis. Ils sont incorporés au cout direct de la fabrication vendue. Les achats hors production ou facilites : ils comprennent les prestations de services, location de véhicules, les prestations intellectuelles : consulting, infogérance … les consommable de toute sorte : fourniture administratives, bureautiques … ou encore les investissements immobilier ou informatiques.

Les processus achats : Pour 63% des entreprises les processus d’achats sont peu ou pas formalisés. Elles font le minimum, c’est à dire qu’elles sont uniquement tournées sur la fonction appro. Il n’y a pas des calculs sophistiqués sur les besoins (soit l’entreprise va acheter mal ou trop cher, dans les deux cas il s’agit d’une perte pour l’entreprise), pas de procédures de sélection des fournisseurs et pas de visions à long terme. Ces entreprises n’ont pas mis en place des procédures pour connaître leur besoin avec précision. La liste des 22 critères min -

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37% des entreprises ont des processus achats organisés : les fournisseurs sont évalués (avant et surtout après la sélection), les besoins sont calculés informatiquement (pour

calculer avec précisions nos besoins, nous avons besoin d’un outil informatique (CRAY), elles ne sont pas dépendantes des fournisseurs (il est rare qu’un client soit actionnaire d’un fournisseur, il faut garder une stricte indépendance et il faut qu’un fournisseur n’ai que 50% de notre chiffre d’affaire) et les achats sont source de compétitivité. Compréhension de la fonction : -

Fonctionnement des achats dans les entreprises : les achats en quelques chiffres, organisation humaine et matérielles, l’administration des achats. Enjeu de la fonction achats dans l’entreprise : les enjeux des achats

La classification des achats : La classification des achats est un élément constitutif de la mesure de la performance achat et représente le niveau le plus fin de définition des actions de stratégie achat. Le niveau le plus élémentaire de la classification achat représente la maille la plus fine à laquelle chaque transaction d’achat est attachée. Classifier c’est affecter à chaque famille une référence, cela va nous servir à nourrir notre tableau de bord, du pilotage du panel fournisseurs, de l’analyse de la dérive achats. Deux approches de la classification des achats : -

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La classification par nature : cela permet de piloter la performance, mais la personne qui fait ses courses n’en sait rien. Dans un magasin, les articles seront rangés par « nature » et le sachet de café sera rangé avec le thé et autres infusions. La classification par destination, ici le sachet de caf sera rangé avec la confiture dans le rayon « petit-déjeuner ». Ce même sachet de café sera d’ailleurs, le cas échéant, également rangé en tête de gondole sous forme d’offre promotionnelle. De même, les céréales « bio » seront rangées soit avec les céréales, soit avec le « petit-déjeuner », soit encore avec les produits « bio ».

Afin de procéder à ces deux classifications, il faut avant faire une arborescence. Cela donne la référence du produit. Ex : le réfrigérateur/congélateur intelligent avec des lecteurs code barres, puces RFID, lecteur par le posage … À chaque fois que quelque chose va rentrer dans le frigo, il va automatiquement mettre à jour le nombre de ce produit et ainsi de suite. Les différents composants du frigo seront référencés sur la même base et même les plus anodines composantes seront codifiées. Matrice des achats : Diversité : nombre de variantes par rapport à un produit primaire. Achat simples : ou achats sur étagères, le produit est connu, qu’on trouve partout facilement pour lequel il y a beaucoup de fournisseurs différents. Achat compliqués : les acheteurs cherchent parfois des produits qui n’existent pas encore. 80% des économies que l’acheteur peut faire faire à son entreprise c’est avant d’acheter, à

partir du moment ou on passe la commande, l’espoir de gain ne sera qu’a 15-20% du prix et 80% du prix sera pour la confection et développement. Achat à risques : il n’y a pas de critères de valeur, de durée. Cela peut être quelque chose de cher et qui ne dure pas longtemps. Les achats ont un impact sur les économies de l’entreprise. La direction des achats participe sur des produits qui sont tout le temps nouveau, donc ce qu’on en déduit, il faut des acheteurs expérimentés. 5 niveaux de maturité de la fonction achat au sein d’une entreprise :

Niveau 1 : j’approvisionne. Niveau 2 : on comment affaire des achats mais pas par le principal, on s’occupe des accessoires, travailler sur le côté administratif des achats. On travail pour réduire la charge administrative de mes achats. Niveau 3 : on commence à s’occuper des achats mais on s’y prend mal, on cherche à faire des gains immédiats. Niveau 4 : efficacité des achats sur le long terme, faire des économies sur le moyen et le long terme Niveau 5 : on essaie par la politique achat de faire profiter l’ensemble des services des avantages découlant de l’achat Centralisation ou décentralisation ?

L’idée de la centralisation des budgets c’est de faire des économies sur ce que l’on achète grâce à la massification, les économies indirectes lies à la massification. En centralisation, on gagnera des choses indirectement (avantage), les inconvénients sont que quand on rentre dans un système centralisé, l’entreprise perd en flexibilité … Acheteurs spécialistes ou techniciens formés aux achats, globalisation des achats. Les principales organisations possibles : -

Le porte feuille des acheteurs Un interlocuteur unique pour chaque fournisseur ? (Système cher) Un interlocuteur unique pour chaque service demandeur ?

Les processus d’achats : Ils sont repartis en 2 catégories qui correspondent à des temps et des actions différentes : -

Les processus permanents

Panel fournisseur : apes un travail de fond, ce sont les fournisseurs que l’entreprise aura sélectionnés, qui pourraient fournir l’entreprise. Un fournisseur doit se battre pour faire parti du panel de l’entreprise et donc avoir des commandes. Le panel fournisseur est important car celui ci est validé au plus haut niveau de l’entreprise, et une fois le panel validé personne ne pourra acheter en dehors du panel. Le panel est indispensable pour l’acheteur. Parfois il s’agit d’une chance d’entrer dans une entreprise sans panel fournisseur, ainsi, il y a la possibilité de créer ce panel. Il faut aussi gérer les appels d’offres (RFQ : request for quotation), les acheteurs vont constituer le dossier de consultation pour la partie active. Conditions pour accéder au panel : les 22 critères minimums -

Les processus liés à un projet

Après le travail de fond on doit le mettre en action avec la phase d’expertise, il faut toujours mettre le fournisseur en position non confortable, qu’il fasse toujours l’effort -

Les processus hors Cycle Projet

Le fait d’être acheteur nous fait repenser notre production  pourquoi avoir délocalisé une partie de la production pour faire faire des économies à l’entreprise. Quelles sont les qualités attendues d’un acheteur ? -

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La résistance au stress  éviter les suicides La capacité au management transverse  en tant qu’acheteur on travail avec beaucoup de personnes mais nous n’avons pas de pouvoir sur ces personnes, mais il va falloir les manager, les motiver. Etre un très bon communicant Avoir l’esprit de synthèse Connaître et utiliser les processus et outils d’achats Etre incorruptible Parler 1 ou 2 langues étrangères dont l’anglais

Quel peut être la définition de fonction la plus courte d’un acheteur ? Etre excellent en coût, qualité et délais. Les coûts et les délais doivent aller vers le bas et la qualité vers le haut. Le mode de fonctionnement dit matricielle vise à mettre l’acheteur sous un challenge permanent élevé et le challenge à plusieurs manager

Il repose sur les experts sur lesquels il peut s’adresser et prendre la meilleure décision possible Les responsabilités achats dans un projet :

Rôles et missions d’une direction d’achat : Animer et coordonner la définition de la stratégie client / fournisseurs  toujours être sur que la stratégie qui est envisagée par l’entreprise je puisse la faire appliquer par nos fournisseurs. Analyser les fournisseurs, leurs compétences … S’assurer de la prise en compte de la dimension achat / fournisseurs dans la stratégie de l’entreprise Elaborer une politique industrielle fournisseurs cohérente avec la politique industrielle de l’entreprise Assurer la communication avec les pouvoirs publics et syndicats de fournisseurs Animer les projets Assurer le choix fournisseurs Monde Définir la stratégie mondiale d’achats sur les périmètres concernés Piloter et négocier les engagements réciproques du client et des fournisseurs Respecter les objectifs QCD définis par l’entreprise et le projet Développer le partenariat avec les fournisseurs -

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Rôles et mission d’une direction achat par rapport à la Qualité : -

Mettre en place des outils de pilotage des objectifs Qualité Définition des procédures de gestion de crise en cas de divergence importante par rapport aux objectifs Qualité Mise en place de procédure type STEP UP et RANK UP Déploiement progressif projet par projet de nouvelles procédures d’assurance qualité

S’il y a partenariat avec le fournisseur, il sera plus apte à donner à l’entreprise des conseils ou recommandations pour baisser les coûts de fabrication. L’avantage pour le fournisseur de faire ça est de garder de la clientèle. La qualité : Vite et bien sont compatibles  productivité x qualité = compétitivité

La qualité n’est pas une dépense, au contraire la qualité rapporte, c’est un gain. La qualité se mesure grâce à : -

Indicateurs de non qualité Couts de la non qualité Enquête de satisfaction clients

Elle s’exprimait avant en pourcentage. Maintenant il s’agit du PPM (pièce par millions). On va compter le nombre de pièces défectueuses sur 1 millions de pièces livrées et ensuite on obtient un %. Ce % sera l’indicateur de la satisfaction client. La qualité ne coute pas chère elle rapporte le traitement des anomalies et améliorer les gains, de plus, la non qualité gaspille le temps, les efforts et le budget. Quand un fournisseur rentre dans un panel d’une entreprise, il se doit de respecter la charte d’achat, elle reprend les points qui lies les deux parties : -

« Maintenir un standard d’intégrité irréprochable dans toutes les relations d’affaire » « Refuser toutes rétribution, toute prestation ou avantage financier, direct ou indirect à titre personnel »

Gérer les risques : -

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1ère étape : Établir l’inventaire des risques, il s’agit de ratisser large et de considérer toutes les formes de risques (humain, financier, organisationnel, technologique …) 2ème étape : Valoriser les risques, tous les risques n’ont pas la même probabilité de survenance, tous les mêmes risques ne sont pas égaux en terme d’handicap. Il s’agit au cours de cette étape d’effectuer un classement rationnel. 3ème temps : Définir les parades. Pour chacun des risques on va se poser 3 questions : o Peut-on l’éliminer ? o Peut-on limiter les effets ? o Doit-on modifier le déroulement du projet ?

Comment calculer les risques ? Risques Financier Qualité Retard

Occurrence 80% 70 % 90 %

Impact 80 euro 60 euro 90 euro

Criticité 64 42 81

On multiplie l’occurrence à l’impact pour avoir la criticité. On peut ensuite les classer du plus grand au plus petit.

Comment gérer les risques ? En impliquant un max de monde, en fouillant dans les archives, en poussant à la communication les « experts » quels qu’ils soient, où qu’ils se trouvent.

Les difficultés et la manière de les solutionner, comme toute les péripéties des projets passés, et bien sûr les échecs, sont un des fondements de la réflexion préalable à l’analyse de risques. Mais encore faut-il encore avoir envie de parler des difficultés passées. Cette question de l‘analyse de risques est importante au plus au point. On peut créer un stock de sécurité La performance de la fonction achat : Pour la mesurer il y a : -

Les critères de mesure de cette performance L’amélioration de cette performance La mise en place de système de mesure des performances o La dérive : écart entre le budget au 1er janvier d’une année fiscale et le budget au 31 décembre de la même année fiscale sur le même périmètre et les mêmes quantités. CF EXEL « CAS DERIVE » o Le niveau de qualité o Les ruptures d’appro o Les retards de livraison o Nombre de réunions fournisseurs o Respect de l’environnement o Evolution du panel fournisseur o La cotation financière fournisseurs

Il y a 3 leviers que l’acheteur peut utiliser pour faire des économies : - Le process - Le produit - Les impôts et taxes Les gains en achat : Les gains obtenus en amont : l’achat qu’on ne fait pas, la modification de la commande, le cahier des charges, la sélection des fournisseurs. La participation des acheteurs aux groupes de conception, et le Conception à Coût Objectifs. Les gains sont obtenus en négociation, après la signature du contrat et sont les pénalités pour retard, les garanties, l’innovation et le traitement des litiges commerciaux. Les gains en achats sont de diverses nature : -

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La réduction des prix  le fournisseur doit se présenter au préalable avec un dossier qui explique les causes de cette augmentation, sans cela l’acheteur se verra refuser la baisse des prix. Le « cost avoidance » : refus de hausse de prix Centralisation des achats voire mise en place de centrale d’achats Réduction des frais de gestion des commandes du fournisseur Diminution du nombre global de fournisseurs  la diminution du nb de fournisseurs est un moyen puissant d’économiser de l’argent rapidement, elle a deux aspects : o Les fournisseurs restant auront plus de part de marché o Possible baisse de prix car peu de fournisseurs

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La réduction des frais de gestion des achats « e-procurement », standardisation des commandes, échange électronique des données, contrats-cadres, système d’information, ERP, réduction des stocks …  mettre en place des outils qui nous permettront d‘acheter mieux

Il faut dans le cahier des charges trouver les inducteurs de cout (Cause profonde de la consommation de ressources par une activité.) Les leviers de gains : -

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L’effet volume L’effet concurrence L’effet négociation L’effet programmation à long terme o Donner aux fournisseurs une programmation à long terme, si je ne suis pas capable de maitriser mes quantités et ma programmation, les fournisseurs se mettront en position de sécurité en investissant dans des machines, employées, si on donne une bonne programmation, le fournisseur va acheter la quantité nécessaire, embaucher au minimum … tout cela se retrouve dans le prix d’achat. Si je donne une programmation a long terme, la confiance s’installe et il pourra prétendre à des taux de prêt plus intéressant. La chasse à la surqualité o Tout ce que le client paie et ne voit pas ou qu’il n’a pas demandé. Les pièges liés à la routine

Les autres sources d’économies : -

Les études « make or buy » La gestion des stocks Le calcul des couts d’utilisation

La performance de la fonction est souvent initiée par le directeur achat ou le responsable achat afin d’acquérir une meilleure maitrise de son périmètre et de « vendre » la performance en même temps que sa fonction.

Les achats et la crise :

FMG  renouvellement de produits, si il est fait rapidement de grosses économie côté achat sont à prévoir Etapes du processus de la gestion des relation fournisseurs : 

1ère étape : le design et la conception du produit

Très en amont, cette phase va permettre à l’entreprise de définir son besoin. Question que l’on doit se poser « Que dois-je acheter pour fabriquer mon produit de telle sorte que son coût de production devienne le plus bas possible ? » La qualité de la relation va permettre d’optimiser la conception du produit et la stratégie d’appro sera beaucoup plus simple à définir une fois cette étape accomplie. Pendant la lecture du cahier des charges virer tout ce qui ne permettra pas de faire baisser le prix. 

2ème étape : le sourcing

C’est l’endroit ou je vais me procurer les pièces ou autres choses nécessaires à mon entreprise. o Le sourcing stratégique :     

Evaluation des cycles d’achats actuel de la société Evaluation de ce qui est actuellement dispo sur le marché Examen de l’analyse cout avantages de l’utilisation d’autres fournisseurs Examen des fournisseurs potentiels Mise a jour de la stratégie Sourcing actuelle

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Négociations avec les fournisseurs potentiels afin d’assurer qu’ils respectent la nouvelle analyse de la stratégie d’approvisionnement et des coûts-avantages Mise en oeuvre de la nouvelle relation fournisseur Sur un processus continu, examen et mise à jour du Sourcing stratégique

o Le global sourcing C’et l’achat de produit et de service indépendamment des frontières nationales. Il est particulièrement populaire dans les pays de l’UE et en Asie. Ces deux zones sont moins préoccupées par les frontières géographiques. La montée des capacités de production en Asie a fait considérablement augmenter l’achat dans ces pays au cours des dernières années. Les entreprises qui achètent cherchent de la main-d’œuvre à faible coût. De nombreux pays offrent également des avantages en terme d’impôts et proposent des tarifs attractifs pour encourager l’investissement. Les 3 étapes du sourcing : -

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La recherche des fournisseurs (veille du marché fournisseur, choix de la base géographique de prospection). La relation avec les fournisseurs (rationalisation et recherche d’innovation par des relations à long terme). Les conséquences sur l’organisation de la performance de l’entreprise (circulation de l’info, partage de l’info). Le sourcing est utilisé dans le monde des affaires pour qualifier l’acte qui vise à réduire le coût général des achats. 3ème étape : la négociation

Avant cette étape, il faut faire un choix dans les fournisseurs en faisant un appel d’offre. Une préparation minutieuse est indispensable pour : -

Choisir une stratégie de négociation Choisir ses arguments Prévoir les échappatoires Identifier les intérêts de votre interlocuteur

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4ème étape : l’approvisionnement

L’approvisionnement ...