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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MONICA 8.5 Inventario, Facturación y Cuentas por Cobrar CAMBIO DE MERCANCIA (IVA) ver anexo 1. Hacer una Nota Crédito al cliente por el artículo que está devolviendo, anotar en referencia el código del artículo y la factura que corresponde. 2. Ingresar el artículo a cat...

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MONICA 8 5 Oficinacontable 2016

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Sist ema Administ rat ivo Empresarial ASPEL -SAE WIN 2 INDICE I. INT RODUCCION Luis Fernando Valdivia

Manual monica angeldarkdevil araj SOFT WARE DE NEGOCIOS MONICA 9 JYM VENTAS01

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MONICA 8.5 Inventario, Facturación y Cuentas por Cobrar

CAMBIO DE MERCANCIA (IVA)

ver anexo

1. Hacer una Nota Crédito al cliente por el artículo que está devolviendo, anotar en referencia el código del artículo y la factura que corresponde. 2. Ingresar el artículo a catario esto es por kardex, anotar en referencia la factura que se afecta. 3. Retirar del inventario el artículo nuevo del cliente a notar en referencia la factura que se afecta por este cambio. 4. Hacer una nota debito por el valor del nuevo artículo con IVA incluido, aquí sale el saldo apagar por el cliente. El cliente paga este saldo 5. Se le imprime al cliente el recibo de caja como comprobante de pago 6. Si se contabiliza el iva se debe buscar la actividad y registrar el valor del iva, contabilidad/reg actividad. Nota: esta documentación se debe agrupar junta y manejar una carpeta para archivar por aparte de las facturas y demás documentos

CAMBIAR EL COSTO DE UN ARTICULO ver anexo 1. Buscar el artículo a modificar el costo en kardex. 2. Hacer un ingreso de este artículo anotando que es ajuste costo y modificamos el valor del costo. 3. Hacer un retiro del mismo artículo con esto el costo permanece igual.

CUADRAR CANTIDADES DEL INVENTARIO ver anexo 1. Ir a kardex y clic en el botón Inv. Físico. 2. Abrir una nueva lista y agregar los artículos que hay que ajustar y agregar las cantidades o retirar las mismas.

2 3. Retornar, clic en ajustar inventario seleccionar todos los artículos en la lista y aceptar. REPORTE DE MOVIMIENTO DE INVENTARIO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Ir a inventario, reportes – Kardex del inventario Ingresar la fecha en movimiento kardex; seleccionar detalle del movimiento y aceptar Imprimir reporte. Seleccionar Movimiento de Productos Ingresar la fecha a consultar Mostrar informe por : Volumen de venta, aceptar Este informe muestra el artículo que más se vende de mayor a menor

Valor del inventario: selecciona la fecha a consultar y el rango de los artículos por código, descripción o categoría

3 Listado de artículos por proveedores: Seleccionar más reportes; seleccionar Prod. Por proveedor

En este recuadro salen las opciones de fecha, tipo de productos y proveedores. Se puede dejar las 2 primeras opciones y cambiar la tercera por todos los proveedores para que el informe sea mucho más preciso.

4 COMPRAS POR TERMINO

IMPUESTO POR COMPRA

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6 LIBRO DE COMPRA

CREAR ARTICULOS Y ARTICULOS COMPUESTO 1. Crear el o los articulo(s) padre, articulo(s) hijo; el articulo padre será del cual se desprende para formar las unidades del articulo hijo 2. Cuando se cree este artículo (hijo) ir a Detalles Adicionales del artículo, en la parte inferior del recuadro dar clic en asignar 3. En el siguiente recuadro se selecciona el artículo o artículos que conforman el nuevo artículo y la cantidad de cada uno de ellos. Es de anotar que el costo está determinado por el costo de los artículos o articulo utilizado para este fin

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Aquí se puede colocar el iva que corresponde

Código de barras

Precio que se muestra en factura

9 Aquí se coloca la categoría o línea a la cual pertenece el artículo es opcional pero para una mayor organización y reportes más precisos se debe llenar

10 Aquí es para buscar artículos de otras marcas o su equivalencia

11 Se manejan las cuentas contables de dicho artículo si su venta es exenta de iva o tiene una cuenta especial, el costo y el inventario

Ahora en precios podemos modificar el precio de venta de un articulo o de varios y afecta a la lista de precios.

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Colocar el porcentaje de ajuste

Por fecha

Por codigo Por descripción

Aquí podemos crear etiquetas con código de barra y personalizarlas

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Seleccionamos los artículos por grupos, categorías, descripción, existencia, ultimo vendidos y ultimo comprados

Selecciona los 3 tipos de código de barras

Podemos seleccionar uno o más artículos que tengan precio especial o descuento

Lista de etiquetas disponibles

14 Al momento de seleccionar todos los artículos se puede ajustar el precio incrementado el valor del iva en cada a tículo o aplica descue tos solo se a tepo e el sig o “-“ y el po ce taje

Al seleccionar uno o varios artículos, despliega esta venta que permite escoger artículos de una factura o una orden de compra y cambiar el precio

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FACTURACION

Listado de facturas elaboradas

Pagos parciales de facturas vencidas (abonos) Creación de facturas

Puede buscar al cliente digitando su cedula o NIT, también muestra una lista de los clientes registrados Digitando el código del artículo sale un submenú de búsqueda

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Al dar doble clic en búsqueda por nombre aparece este listado con escribir las iniciales del nombre nos ubica en el

Aquí se digita el Nit o cedula

Cupo máximo de crédito

Se fija el precio de venta para clientes especiales. Asigna una cuenta contable específica para el cliente Intereses por mora

Termino de pago

18 Al seleccionar un cliente se puede obtener el registro de las compras presionado este botón o la tecla F12, en este registro se ven los artículos comprados por el cliente la factura, la fecha y cantidad

Al empezar a digitar las primeras iniciales del código se abre un submenu que muestra un listado por orden alfabético de artículos, presionando la tecla TAB nos desplazamos al submenú.

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Al presionar este botón o la tecla F4 se despliega el listado de artículos por orden alfabético indicando el precio y la cantidad en el inventario

Al dar doble clic en precio unitario se despliega la lista de precios 1, 2, 3 y 4; se puede seleccionar que precio aplicar al cliente ya sea por crédito, descuento o promociones, también se puede especificar el precio que se muestra al facturar (Modificar articulo – Inventario), ver pág. 8

20 Al presionar el botón pagos previos se despliega una lista que muestra el saldo a favor que tiene el cliente por devoluciones, abonos anticipados o ajuste en su cuenta se puede elegir y aplicar el valor que descuenta del total de la factura en curso

21 Al presionar el botón Detalle muestra las facturas vencidas que tiene le cliente y el saldo a pagar por cada una y el saldo total

Presionando la tecla F6 o este botón podes desplegar el recuadro de descuento que se aplica a un artículo determinado en la factura que está abierta, el descuento es en porcentaje y esta la opción de imprimir el descuento que se hizo en la factura

22 Para agregar un comentario a un artículo se debe seleccionar una fila vacía presionar la tecla F7 o este botón para agregar un comentario o crear uno personalizado pulsando el botón Lista y adicionándola al comentario

Guarda la factura y muestra una vista previa de la misma para imprimirla

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Al presionar el botón Pagar, nos muestra un cuadro para seleccionar el número de la factura a la cual recibiremos el pago o el abono, también nos podemos ubicar sobre la factura que esta resaltado en rojo que indica que esta vencida luego damos clic en aceptar

Aquí escribimos la cantidad y automáticamen te nos da el saldo

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En Referencia seleccionamos el tipo de pago que el cliente hace En Ver Otros Pagos tenemos un listado de los pagos previos hechos anteriormente. Aquí también encontramos la posibilidad de asignar un saldo a favor del cliente por devoluciones o anticipos del cliente

Al dar clic en aceptar imprime el recibo de caja correspondiente y un recibo a la factura

25 En este recibo nos indica cuanto ha pagado el cliente y cuánto debe

Los reportes de facturación se encuentran: Libro de venta Venta por vendedor : Utilidad de cada factura, el costo de venta y el iva Ve tas po té i os: Efectivo, c édito, che ue, ta jeta…. Impuesto por venta: Iva y rete fuente Relación de artículos por cliente Ventas por categoría: Muestra un análisis estadístico de la venta de categoría por artículos Facturas que han sido eliminadas Facturas por fecha

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Este es Ver por categoría que muestra el comportamiento del inventario por categoría o línea (detallado) indicando cuanto se ha vendido y que utilidad deja en un periodo determinado. Este es el informe administrativo del inventario

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Este es Impuesto por venta donde hace una relación del impuesto cobrado a cada factura. Hay artículos que están exento del iva y son mostrados con (Iva 0.00%) este valor del iva debe ser colocado de antemano al momento de crear el artículo (ver pág. 8), al momento de facturar este valor es asignado en la factura (exento, iva 16%, iva 12%, etc.)

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33 Al presionar el botón Mas Reportes obtenemos 5 reportes distintos que reúne el serial de los artículos, las ventas por ciudad, las retenciones aplicadas, clase de facturas (en Mónica se manejan 3 clases de facturas con su numeración independiente)

Este es Retenciones, el comportamiento de este reporte es similar al de Impuesto por venta (pág. 31). Muestra la relación de la retención aplicada a las factura, este impuesto se crea en (Factura, formatos, contadores, etc.), Referencia y definir RetenciónModulo de Parámetros

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CUENTAS POR COBRAR Esta sección también es conocida como cartera. Este módulo le permite llevar un control de las ventas al crédito, pagos, débitos y créditos que tiene con sus clientes. Para ingresar a esta sección, simplemente presionar el botón de Cuentas por cobrar desde el menú principal. Las cuentas por cobrar registran los documentos, es decir las transacciones de ventas, pagos, etc. por ejemplo, cuando Ud. realiza una factura, se registra un documento que representa esta venta (cada documento tiene un número único asignado por MONICA), si tiene un pago asignado a esta factura, entonces se genera otro documento que cierra una factura o un débito. Si realiza una devolución, entonces se genera un documento en catas. Por cobrar que refleja esta transacción

Listado de pagos, créditos y débitos de los clientes

Registra los pagos y crédito de un cliente

Registra el débito a un cliente

Muestra e imprime un documento seleccionado

Imprime el estado de cuenta del cliente

36 Pagos/créditos

Cuando selecciona esta opción, se puede realizar los pagos para un solo cliente sobre facturas o débitos que tenga pendientes, Por ejemplo si Ud. vendió al crédito y su cliente le envía el pago, entonces utilizar esta opción para registrar dicho pago. Simplemente hacer clic en Pagos/Cr. MONICA procede a generar un documento por este pago.

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Clic para buscar al cliente

Seleccionamos aquí para enlazar el pago con una o varias facturas pendientes

Seleccionar si el ingreso es por el pago de una factura u otro cargo adicional o es por un anticipo que hace el cliente seleccionar Crédito para el cliente

Seleccionar factura que aplica para el pago

Ver pág. 38-40

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Al hacer clic en este botón se muestra el listado de facturas pendientes por cliente y la posibilidad de hacer pagos múltiples

Hay dos formas de buscar la 1° es seleccionando el cliente y la 2° es digitar el número de la factura en el campo Nro. Fact donde saldrá el valor apagar. Hay 2 opciones al momento de realizar los pagos de cada factura, si se aplica retención o no. El predeterminado es sin retención que es para registrar los pagos de clientes que no aplican y la otra es con retención que aplica para clientes retenedores de Retención en la fuente, ReteIva y Rete ICA, estos datos son mostrados en un

39 recuadro con los valores que aplican para cada uno; así al momento de registrar el pago del cliente estos valores son restados del total apagar

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En este punto damos clic en Aceptar si los valores que aplican son correctos Una vez aplicado los impuestos en la columna de Balance está el valor a pagar por el cliente, en azul salen los impuestos que se aplican a cada factura y su valor correspondiente. En azul esta la columna A Pagar

41 Imprime los recibos para cada factura

Para obtener información extra pulsamos el botón Ver doc. en el cual despliega información del cliente seleccionado como los días vencidos, la última fecha de pago, el último pago, los pagos acumulados y el número de pagos hechos. Hay un botón editar que permite modificar estos valores para hacer un ajuste a la cuenta del cliente

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El estado de cuenta me permite saber la relación de factura, pagos, créditos, débitos y devoluciones del cliente Estas opciones permiten recalcular el balance del cliente en caso de algún descuadre que se presente o que la información este incompleta

El Balance Inicial permite hacer un ajuste al estado de cuenta del cliente ingresando valores que por una u otra causa no estén justificados, también se usa al momento de hacer el traspaso de información de otro software a Monica (Saldos de los clientes)donde se registra el saldo que hasta la fecha se tiene del cliente y se ingresa esta información por este modulo

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Esta opción se usa para ingresar el débito al cliente, esto pude utilizarse para ingresar conceptos que estén fuera del parámetro de la facturación

Cierre del Periodo: Esta opción se usa para calcular el estado de cuenta del cliente y generar sus estados. Es de anotar que cuando se realiza esta operación los documentos elaborados en el periodo de cierre no son modificable (facturas, devoluciones, pagos, débitos, créditos y asientos contables). Es recomendable hacer los cierres trimestralmente para un mayor control y organización de la información. Los estados de cuenta son enviados a los clientes posteriormente se registran los pagos correspondientes. Nota: Hacer una copia de seguridad antes de cada cierre y guardarla con la fecha correspondiente en caso de presentar inconsistencia con la información se podra corregir sin ningún problema

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REPORTES VARIOS

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Rango de fecha a consultar Modo de presentación de la información

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En este módulo se puede imprimir las facturas elaboradas por cada vendedor, aquellas que han sido cobradas y las que están como crédito. Además calcula la comisión por venta de cada vendedor

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Este módulo de reporte imprime las facturas elaboradas en el día, así que un reporte que se imprime diario en el negocio

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Imprime un reporte de todos los clientes con saldo vencido y los clasifica según el crédito en días (30. 45, 90, etc.)

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En este módulo se imprimen los reportes de los documentos emitidos a los clientes, aquí una lista de ellos. Se pueden clasificar por facturas, fechas, clientes y monto, útil para tener un control de operaciones

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En este módulo se presentan las devoluciones emitidas a los clientes y se clasifican en abiertas y cerradas

En la letra de cambio están aparece aquellos clientes que están vencidos en su saldo, el formato es único para todos. Se puede modificar la fecha, los días y los interese. También se puede imprimir desde el módulo de facturas como se muestra

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Marcando esta casilla Imprimir Letra de Cambio podemos elaborar una letra de cambio al cliente ajustando los campos ya mencionados

Este módulo es diferente al de retención en reportes de facturas ya que aquí se maneja la retención junto con ReteIva y rete ICA, se imprime los reportes correspondientes a los clientes que se aplican estos impuestos. Nota: No es refleja las retención en la fuente echas direntamente el la factura

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Imprime un listado de las facturas que están vencidas clasificándolas por N° de factura, fecha, cliente, monto y vendedor. No muestra los días vencidos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MONICA 8.5 Compras, Cuentas x Pagar, Remisión, Cta. Corriente, Orden-Cotización

Compras: Se encuentra dentro del módulo de inventario y es aquí donde se registra la entra de mercancía, elaborando un documento llamado orden de compra

Permite seleccionar el meto de búsqueda: Proveedor, fecha, pagadas, pendientes, N° de compra, etc.

La columna condición indica si la mercancía ha sido recibida y registrada en el inventario y el asiento fue creado. Al elaborar la orden de compra queda a espera para pulsar el botón recibir que indica hacer un conteo previo de la mercancía y verificar que sea acorde con la orden elaborada

Podemos observar como en la columna condición hay una orden sin recibir y presionando este botón Recibir y aceptar teneos la venta que permite hacer un conteo físico de la mercancía despachada, hacer ajustes a los precios de venta sobre los artículos de la orden como se muestra a continuación.

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Esta opción permite modificar el precio de venta de los artículos de la lista, esto se da en caso de que el proveedor otorgue descuentos a uno o más artículos y se decida trasladar este descuento a los clientes.

Es de anotar que al momento de dar Aceptar los artículos pasan al inventario y la orden ya no se puede modificar es por tal motivo que se debe tener cuidado en la verificación de cantidad y precio para hacer ajuste que impliquen cambios en las tablas del programa

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Este módulo es igual al de factura pág. 16 con las mismas funciones descritas anteriormente

Aquí se especifica el N° de factura del proveedor que corresponde con la orden, se recomienda llenar este campo para una mayor organización de la documentación impresa

Rete fuente predefinida Presionando este botón obtenemos las ordenes previa hechas al proveedor

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Este botón permite enviar la orden seleccionada al proveedor vía E-mail. Se puede configurar el programa Outlook expres o bien Windows Mail del Messenger. Esta opción es la misma para las facturas

COTIZACIONES: Este apartado no debe ser confundido con la creación de cotizaciones para clientes ya que los precios son los costos de cada artículo y es para enviar a los proveedores. Las funciones son iguales a la elaboración de una compra o factura lo diferente es que al crear este documento no se generan asientos contable y esto pueden ser modificados sin que ello afecta la información y la contabilidad. El botón Convertir permite pasar esta cotización a orden de compra

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CUENTAS POR PAGAR Este módulo le permite manejar las compras que realiza a sus proveedores, por ejemplo cuando compra al crédito, Ud. puede registrar estas compras en estas pantallas, así como los pagos los cuales pueden ser parciales o totales. También puede saber cuáles son las deudas que tiene por proveedor, las deudas que están por vencer, los balances que ti...