MATRIZ: ISO 14001 - Capitulos 4 AL 7 Sistemas integrados de gestión PDF

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MATRIZ SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

Descripción de la norma ISO 9001:2015

Debe CALIDAD: Entorno Legal: La empresa se encuentra habilitada para la prestación del servicio especial otorgada por el Ministerio de Transporte y vigilada por la Superintendencia de Transporte para la operación especial y a nivel Municipal en la prestación del servicio de taxi se encuentra debidamente habilitada por la Alcaldia Municipal de La Calera.

4.1 Comprensión de la organización y de su contexto. La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad.

4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental. Estas cuestiones incluyen las condiciones ambientales capaces de afectar o de verse afectadas por la organización.

Entorno tecnologico: Para la ejecución de las tareas administrativas, en cuanto a las cuestiones externas, la empresa cuenta como proveedor de equipos de computo con Lenovo, su sistemas de comunicaciones la contrata con Claro, cuenta con el servicio de radios portatiles BAOFENG GT-5R y radios base para la comuniacion de los servicios con los conductores. Entorno Competitivo: Transcalera hace parte de 5 empresas de servicio de taxi en el Municipio de La Calera. La empresa hace uso de los proveedores unicamente cuando se presenta algun daño, no hay manteniemirntos programado. AMBIENTE: Transcalera Ltda mediante el uso de la herramienta DOFA, ha determinado las cuestiones externas e internas frente al sistema de Gestión Ambiental asi: Debilidades: Falta cultura ambiental- No se hace buen uso de las canecas del punto ecologico. Oportunidades: Capacitación en educacion ambiental. Estructura del ecoturismo como idea de negocio Fortalezas: Programa de Orden y aseo y campañas con elementos recicables. Dentro de la infraestructura se cuenta con punto ecologico, para el tema de desechos peligrosos por pandemia se contrato un proveedor para el manejo de los mismos. Amenazas: Plagas, enfermedades por la ubicación d ela empresa (junto al rio Teusaca)

CALIDAD:En cada servicio, la empresa recolecta información acerca de lo que el nuevo cliente espera en la prestación del mismo y se legaliza a través de una orden de servicio, en caso de que sean servicios especiales dirigidos a empresas, hoteles o personas naturales el servicio se legaliza mediante un contrato. 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. La organización debe determinar cuales son las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de la calidad y los requisitos de las mismas La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus requisitos pertinente

4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS La organización debe determinar: a) las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión ambiental; b) las necesidades y expectativas pertinentes (es decir, requisitos) de estas partes interesadas; c) cuáles de estas necesidades y expectativas se convierten en requisitos legales y otros requisitos.

Con la renovación de cada contrato de servicios especiales y en las encuestas realizadas por el área comercial a cada cliente, se realiza seguimiento y verificación del cumplimiento. En cada servicio se realizan encuestas a los usuarios para evaluar la prestación del servicio. Como parte de los procesos establecidos y con la garantia de un mejor servicio, se garantiza a las dos partes mediante un documento las clausulas que regiran lo que esperan las partes interesadas.

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

AMBIENTE: Transcalera Ltda, desde el área SIG , hace uso de una matriz "Partes Interesadas TC" donde se lleva registro de las partes que intervienen el Sistema de Gestión Ambiental e interactuan con la empresa como entes controladores, empresas encargadas de realizar disposiciones finales de los residuos generados, entre otros, tambien registra las obligaciones de cumplimiento de los proveedores como de la misma empresa.

4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad. La organización debe determinar los limites y la aplicabilidad del sistema de gestión de la calidad para establecer su alcance teniendo en cuenta las cuestiones externas e internas indicadas en el apartado 4.1, los requisitos indicados en el apartado 4.2 y los productos y servicios de la organización.

4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos 4.4.1 La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de la calidad, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional. La organización debe determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización, y debe: a) determinar las entradas requeridas y las salidas esperadas de estos procesos;

Debería

Puede

ISO 14001:2015

4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión ambiental para establecer su alcance. Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar: a) las cuestiones externas e internas a que se hace referencia en el apartado 4.1; b) los requisitos legales y otros requisitos a que se hace referencia en el apartado 4.2; c) las unidades, funciones y límites físicos de la organización; d) sus actividades, productos y servicios; e) su autoridad y capacidad para ejercer control e influencia. Una vez que se defina el alcance, se deben incluir en el sistema de gestión ambiental todas las actividades, productos y servicios de la organización que estén dentro de este alcance. El alcance se debe mantener como información documentada y debe estar disponible para las partes interesadas.

CALIDAD: La empresa cuenta con la licencia de funcionamiento vigente emitida por el Ministerio de Transporte y todos los demás documentos necesarios para su funcionamiento de acuerdo al Decreto 172 de 2001 del Ministerio de Transporte actualizados a la fecha como: * El certificado de existencia y representación legal la cual determina su objeto de social, descripción de la estructura organizacional donde relaciona la preparación, experiencia laboral del personal contratado por la empresa ya sea administrativo u operativo. * Relación del equipo de transporte propio, de socios o de terceros, con el cual se prestará el servicio, con indicación del nombre y cédula del propietario, clase, marca, placa, modelo, número de chasis, capacidad, y demás especificaciones que permitan su identificación de acuerdo con las normas vigente. * Descripción y diseño de los distintivos de la empresa. * Certificación suscrita por el representante legal sobre la existencia del programa de revisión y mantenimiento preventivo que desarrollará la empresa para los equipos con los cuales prestará el servicio. * Copia de las Pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual exigidas en el presente Decreto. * Duplicado al carbón de la consignación a favor de la Autoridad de transporte competente por el pago de los derechos que se causen, debidamente registrado por la entidad recaudadora. Ademas de esto tiene una relacion de los inmuebles, enseres, herramientas o equipos con los cuales cuenta la organización y un listado de proveedores y personas encargadas de mantenimientos y demás. AMBIENTE: Se evidencia a través del documento "Matriz DOFA TC", el cumplimiento de este requisito mediante el uso de la herramienta DOFA,donde ha identificado como contexto segun anexo A de la ISO 14001:2015 las condiciones ambientales, el tema cultural, social, economico y tecnologico.

AMBIENTE: Transcalera Ltda ha establecido que el alcance de su Sistema de Gestión Ambiental aplique a todas las actividades, procesos que interactuan con su fin misional y que se realizan en sus instalaciones .

La compañia cuenta con las encuentas en físico realizadas a cada cliente.

AMBIENTE: La empresa ha diseñado una herramienta que le permite tener la información necesarias de las partes interesadas para conocer como puede verse afectado el Sistema de Gestión Ambiental por los impactos positivos y negativos de las mismas y de la empresa.

La organización puede desarrollar un estudio de los aspectos que los diferencian de las empresas que son competencias ya sea modalidades, tipos de servicio y procesos para identificar fallas u oportunidades de mejora. Se recomienda a la organización que realice una evaluación de proveedores identificando pros y contras en cuanto a servicio, precios, atención, y demás frente a otros proveedores y asi determinar si es posible el cambio de alguno de ellos para la mejora del funcionamiento de la empresa y minimizar los gastos. AMBIENTE: Se sugiere realizar un retroalimentación de esta matriz, profundizando las cuestiones externas como medio de identifiacion del medio en el que se encuentra la empresa y a nivel interno contextualizar la situación real de la empresa. Re recomienda a la empresa contratar una persona o empresa que se encargue de realizar mediciones de huella de carbono por lo menos semestralmente como requisito de la Secretaria Distrital de Ambiente con el fin de determinar el impacto ambiental que deja el funcionamiento de la empresa teniendo en cuenta que los vehiculos marcan con gasolina o ACPM y esto causa grandes afectaciones al medio ambiente. Lo anterior con el fin de buscar opciones o proponer acciones que disminuyan el impacto ambiental por gases y vapores.

La empresa podria crear carpetas compartidas en linea para importar la información de clientes, requerimientos, polizas, contratos y demás información importante para asegurar que no se puede perder en caso de algún accidente tecnológico. Aunque es importante que la empresa disponga de la documentación importante en físico, se recomienda que las encuentas que se realicen a los clientes se realicen en línea, es decír, que la empresa desarrolle una encuesta en línea que además de mitigar el impacto ambiental, facilita la tabulación y el estudio de resultados y asi garantizar mejoras a corto plazo. AMBIENTE: Se sugiere establecer requisitos puntuales de cumplimiento para las partes interesadas en cuanto al factor ambiental (concocer sus procesos o el como ejecuta su Sistema de Gestion Ambiental) para que las mismas aporten positivamente al Sistema de Gestión Ambiental propio de la empresa y matnga su linea de trabajo o la mejore. En cuanto al control de residuos y disposicion final se sugiere llevar un control mas detallado por medio de una matriz de gestión de residuos donde se especifique tipo de residuo, fecha, empresa que retira los desechos (si es posible el pero, sobretodo en los desechos biosanitarios - tapabocas) y el certificado que estas expiden anunciando la dispocisión final de los mismos.

CALIDAD: En el Sistema Integrado de Gestión de la organización se encuentra especificado el alcance, los limites y la aplicabilidad del mismo. AMBIENTE: La empresa ha asignado este alcance en conjunto con todas las áreas de trabajo que la componen dentro de la parte "aplicabilidad del sistema", donde ha establecido los alcances, requisitos, y las cuestiones internas y externas de la empresa.

CALIDAD: Desde el área de Gestión estratégica se realizan reuniones con los lideres de cada proceso para trabajar una matriz donde se consignen lo que el cliente requiere y espera del servicio y el cómo debe ser el resultado. Cada líder de proceso se encarga de realizar y graficarsus procesos y como interviene con las otras áreas

Buscar Alternativas que puedan contribuir a la atención oportuna, tiempos y cumplimiento de requerimientos. Realizar un checklist mensual para verificar el cumplimiento y la actualización de los documentos necesarios para la prestación del servicio y llevar a cabo una base de datos para tener mayor control sobre entidad que emite, fechas de vencimiento o renovación, telefonos, correos, direcciones, asesores de los mismos.

CALIDAD: Capacitar a los empleados en los debidos procesos para realizar la prestación de los servicios o contratar personal que cuente con el estudio o experiencia de los procesos para así poder garantizar que los trabajos son realizados por personal de bastante conocimiento, experiencia y profesionalismo. CALIDAD: La empresa cuenta con una base de datos donde registra los clientes de servicios especiales (empresas, hoteles y demás), la cual cuenta con información personal y de contacto y los servicios prestados, contratos y requerimientos hechos por los clientes. Esta base de datos se encuentra de forma digital e impresa en carpetas separadas.

CALIDAD: La empresa determina que el alcance de su sistema de gestión y está dirigido a clientes, proveedores y trabajadores y para cada uno tiene manuales de procesos. El sistema de gestión de la calidad de la organización y sus alcances se encuentran documentados y disponibles para aquel que lo requiera, asi mismo los campos que no aplican cuentan con su correspondiente justificación.

CALIDAD: Solicitar asesoria de los entes reguladores para la prestación del servicio mixto dentro del municipio y corregir la metodologia con la que actualmente se trabaja.

CALIDAD: La organización cuenta con actas de las reuniones que realiza mensualmente con los lideres de

CALIDAD: El sistema de gestión de la calidad y su alcance debe ser divulgado a todas las partes interesadas, tambien debe ser revisado frecuentemente en dado caso que se requiera incluir algún servicio. AMBIENTE: Se sugiere a la empresa incluir en el sistema de gestión ambiental todas las actividades y servicios (especificos) que estan dentro de este alcance. Se sugiere iniciar con la divulgación del alacance a todas las partes interesadas, a través de sus diferentes canales de comunicación.

CALIDAD: Los hallazgos identificados por los lideres de cada proceso deben ser comunicados a todas la partes de la organización como es la intervención de las diferentes áreas dentro de cada proceso para dar cumplimiento a lo que quedó registrado en sus procedimientos asi mismo incluir los hallazgos en una matriz de acciones de mejora donde se

b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos; c) determinar y aplicar los criterios y los métodos (incluyendo el seguimiento, las mediciones y los indicadores del desempeño relacionados) necesarios para asegurarse de la operación eficaz y el control de estos procesos; d) determinar los recursos necesarios para estos procesos y asegurarse de su disponibilidad; e) asignar las responsabilidades y autoridades para estos procesos; f) abordar los riesgos y oportunidades determinados de acuerdo con los requisitos del apartado 6.1; g) evaluar estos procesos e implementar cualquier cambio necesario para asegurarse de que estos procesos logran los resultados previstos; h) mejorar los procesos y el sistema de gestión de la calidad. 4.4.2 En la medida en que sea necesario, la organización debe: a) mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos; b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado.

5. LIDERAZGO

5.1 Liderazgo y compromiso 5.1.1 Generalidades La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de la calidad: a) asumiendo la responsabilidad y obligación de rendir cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión de la calidad; b) asegurándose de que se establezcan la política de la calidad y los objetivos de la calidad para el sistema de gestión de la calidad, y que éstos sean compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la organización; c) asegurándose de la integración de los requisitos del sistema de gestión de la calidad en los procesos de negocio de la organización; d) promoviendo el uso del enfoque a procesos y el pensamiento basado en riesgos; e) asegurándose de que los recursos necesarios para el sistema de gestiónde la calidadesténdisponibles; f) comunicando la importancia de una gestión de la calidad eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión de la calidad; g) asegurándose de que el sistema de gestión de la calidad logre los resultados previstos; h) comprometiendo, dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la calidad; i) promoviendo la mejora; j) apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que aplique a sus áreas de responsabilidad. 5.1.2 Enfoque al cliente La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al enfoque al cliente asegurándose de que: a) se determinan, se comprenden y se cumplen regularmente los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables; b) se determinan y se consideran los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la conformidad de los productos y servicios y a la capacidad de aumentar la

5.2 Política 5.2.1 Establecimiento de la política de la calidad La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política de la calidad que: a) sea apropiada al propósito y contexto de la organización y apoye su dirección estratégica; b) proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad; c) incluya un compromiso de cumplir los requisitos aplicables; d) incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión de la calidad.

5.2.2 Comunicación de la política de la calidad La política de la calidad debe: a) estar disponible y mantenerse como información documentada; b) comunicarse, entenderse y aplicarse dentro de la organización; c) estar disponible para las partes interesadas pertinentes, según corresponda.

Cada líder de proceso se encarga de realizar y graficar sus procesos y como interviene con las otras áreas de la empresa. 4.4 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Para lograr los resultados previstos, incluida la mejora de su desempeño ambiental, la organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental, que incluya los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional. Al establecer y mantener el sistema de gestión ambiental, la organización debe considerar el conocimiento obtenido en los apartados 4.1 y 4.2.

La empresa ha establecido ciertos indicadores en cada área que la conforma para asegurar su operación. Una vez se conoce como interviene los procesos internos a través de las reuniones de los lideres de proceso se socializa a estos mismos los de las diferentes áreas y de esta manera hacer conexión y mejorar cada proceso; sin embargo, aunque están elaborados los procedimientos, la comunicación entre áreas se dificulta por omisión o saltar el proceso de otra área que intervenía. La empresa cuenta con un programa para el manejo del archivo y una persona encargada del mismo, sin embargo es necesario mejorar el sistema de conservación de la información ya que no es clara para los trabajadores y alguna información se desecha o no es tomada en cuenta.

cada proceso en las cuales se registran los hallazgos encontrados durante el mes y las mejoras propuestas. Cada area de la empresa tiene un manual de procedimientos y ademas de ello cuenta con un checklist para garantizar el cumplimiento de los indicadores propuestos. Transcalera cuenta con una oficina de archivo donde una persona encargada se encarga de otorgar a las personas interesadas la documentación que requiere, aunque para información de uso frecuente la empresa tiene un sistema de carpetas compartidas ...