Modul 4 Manajemen Usaha dan Keuangan UMKM PDF

Preview

Summary

Modul 4 Manajemen Usaha dan Keuangan UMKM DAFTAR ISI Daftar Isi ................................................................................................................... i BAB I PENDAHULUAN ........................................ 1 A. Deskripsi Singkat........................................

Description

Modul 4 Manajemen Usaha dan Keuangan UMKM

DAFTAR ISI Daftar Isi ................................................................................................................... i

BAB I

PENDAHULUAN ........................................ 1 A. Deskripsi Singkat...............................................................................1 B.

Hasil Belajar .....................................................................................1

C.

Indikator Hasil Belajar.......................................................................1

D. Pokok Bahasan ..................................................................................2 BAB II

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN ..........................................................3 A. Fungsi dan Proses Manajemen Usaha.................................................3 B.

Fungsi Perencanaan Usaha dan Rencana Usaha ..................................5

C.

Proses Perencanaan Stratejik dan Manfaatnya...................................13

D. Latihan kelompok ...........................................................................22 E. BAB III

Rangkuman.....................................................................................23

MANAJEMEN KEUANGAN................................................................25 A. Fungsi Manajemen Keuangan .........................................................25 B.

Laporan Keuangan dan Fungsi Akuntansi......................................... 28

C.

Analisis Biaya dan Pengendalian Usaha ...........................................39

D. Latihan Kelompok...........................................................................43 E.

Rangkuman.....................................................................................44

Daftar Pustaka Lampiran ............................................................................................ v

BAB I PENDAHULUAN A. Deskripsi Singkat Mata diklat ini dimaksudkan untuk meningkatkan kompetensi para pejabat yang terkait dalam pemberdayaan UMKM tentang manajemen usaha bagi pebisnis UMKM. Para pebisnis UMKM harus menyadari pentingnya seluruh aspek manajemen mulai dari proses produksi, pemasaran, SDM dan keuangan. Pada umumnya pelaku usaha kecil melaksanakan seluruh aspek tersebut dikerjakan sendiri. Tetapi untuk mengembangkan usahanya harus membagi tugas yang jelas dan melimpahkan fungsi-fungsi manajemen ke pihak lain, sehingga pelaku usaha UMKM dapat memikirkan ke arah pengembangan usahanya. Fungsi fungsi manajemen mencakup perencanaan, pelaksanaan, pengorganisian, pengawasan termasuk pengendalian dan penilaian. Aspek yang dikelola dapat mencakup produksi, pemasaran, SDM dan keuangan, dan sumberdaya lainnya. Proses manajemen menggambarkan kegiatan kegiatan utama yang dilakukan oleh para usahawan sebagai manajer. Fungsi tersebut lazimnya disebut merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan. Manajemen adalah pekerjaan seorang pengusaha atau manajer dan berlaku bagi semua kegiatan bisnis hanya berbeda tingkat kompleksitasnya tergantung skala ekonominya. Seorang wirausaha harus memahami benar bagaimana mengelola usahanya sebagai upaya mengkoordinasikan kegiatan usahanya dalam bidang produksi, pemasaran, SDM dan keuangan, dan sumberdaya lainnya secara efisien dan efektif. Kegagalan sering terjadi pada usaha kecil karena tidak membuat rencana usaha, kepimimpinan yang kurang memadai, pengorganisain kerja yang tidak efektif dan pengawasan dan pengendalian yang buruk khususnya dalam bidang keuangan. B. Hasil Belajar Setelah selesai proses pembelajaran ini peserta memiliki persepsi yang sama mengenai fungsi dan proses manajemen usaha dan manajemen keuangan untuk meningkatkan kompetensi pebisnis UMKM dalam mengembangkan usahanya. C. Indikator Hasil Belajar Setelah proses pembelajaran ini peserta diharapkan dapat memahami dan menguasai fungsi dan proses manajemen usaha dan manajemen keuangan untuk meningkatkan kompetensi para pebisnis UMKM mengenai: 1. Fungsi dan proses manajemen usaha bagi para pebisnis UMKM, 2. Pentingnya proses penyusunan rencana usaha, rencana stratejik, dan manfaat rencana stratejik,

1

3. Pentingnya manajemen keuangan bagi para pebisnis UMKM, 4. Pentingnya akuntansi sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, dan isi informasi laporan keuangan, 5. Pentingnya pengendalian aspek keuangan. D. Pokok Bahasan 1. Fungsi-fungsi Manajemen dengan sub pokok bahasan: a. Fungsi dan Proses Manajemen Usaha, b. Fungsi Perencanaan Usaha dan Rencana Usaha, c. Proses Perencanaan stratejik dan Manfaatnya. 2. Manajemen Keuangan dengan sub pokok bahasan: a. Fungsi Manajemen Keuangan, b. Pengawasan dan Pengendalian Keuangan Perusahaan, c. Fungsi akuntansi dan Laporan Keuangan, d. Analisis Biaya dan Pengendalian Usaha.

2

BAB II FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN Setelah proses pembelajaran ini peserta dapat memliki persepsi yang sama dan mengusasi tentang fungsi dan proses manajemen usaha, perencanaan usaha dan fungsi rencana usaha, serta proses penyusunan rencana stratejik dan manfaatnya untuk meningkatkan kompetensi pebisnis UMKM.

A. Fungsi dan Proses Manajemen Usaha Seorang pengusaha baik Usaha mikro, kecil atau menengah adalah seorang Manajer. Tugas utama seorang Manajer melakukan kegiatannya adalah bekerja dengan dan melalui orang lain dengan mengkoordinasikan kegiatan kegiatan mereka untuk mencapai sasaran organisasi usaha. Secara sederhana manajemen adalah pekerjaaan yang dilakukan oleh manajer. Manajemen sebagai proses mengkoordinasi kegiatan kegiatan pekerjaan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Proses menggambarkan fungsi fungsi yang sedang berjalan atau kegiatan kegiatan utama yang dilakukan oleh Manajer. Fungsi-fungsi tersebut lazimnya disebut merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan sebagai fungsi dasar manajemen. Dalam kaitan ini dapat dibedakan kedudukan manjerial dan nonmanajerial atau posisi manajer dan karyawan. Terdapat unsur lain yang masuk dalam manajemen yaitu efisien dan efektif. Efisiensi mengacu pada memperoleh keluaran (output) terbesar dengan masukan (input) terkecil. Efisiensi juga dapat diartikan sebagai ”melakukan segala sesuatu secara benar”, artinya tidak memboroskan sumberdaya. Manajemen juga sangat memperhatikan efektifitas menyelesaikan kegiatan-kegiatan sehingga sasaran organisasi dapat tercapai. Efektivitas sering menggambarkan sebagai ”melakukan segala sesuatu yang benar yaitu, aktivitas-aktivitas pekerjaan yang membantu organisasi mencapai sasaran. Dalam organisasi yang sukses efisiensi yang tinggi terjadi bersama sama dengan efektivitas yang tinggi, seperti dapat dilihat pada Bagan 2.1. Sebagai contoh seorang manajer usaha mikro dalam bidang kerajinan adalah bagaimana membuat bahan baku yang dibuat memberikan hasil yang terbesar dengan masukan yang terkecil. Jadi proses pembuatan itu harus dirancang penggunaan bahan bakunya yang sedikit tetapi memperoleh hasil kerajinan yang banyak dan bermutu, bagaimana mengatur karyawan pengrajin dan memimpin mereka melaksanakan pekerjaan dengan baik dan mengawasi dan mengendalikan pekerjaan mereka agar mencapai sasaran yang diinginkan oleh organisasi atau manajer yang menjadi pemilik usaha kerajinan tersebut. Usaha kerajinan sebagai contoh diatas dapat merupakan usaha mikro jika karyawannya kurang dari 4 orang atau usaha kecil jika karyawannya antara 5-19 orang atau usaha menengah jika karyawannya 20-100 orang.

3

Bagan 2.1

Efisiensi dan Keefektifan Manajemen Efisiensi (sarana)

Efektivitas (hasil akhif)

Pengguanaan Sumberdaya

Pencapaian Sasaran

Kemubaziran rendah

Pencapaian tinggi

Upaya Keras Manajemen Kemubaziran sumberdaya yang rendah (efisiensi Ting Pencapaian sasaran yang tinggi (efektivitas tinggi)

Fungsi fungsi manajemen dapat diringkas menjadi empat fungsi dasar dan paling penting: merencanakan, mengorganisasi, memimpin, dan mengendalikan seperti dapat dilihat pada Bagan 2.2. Bagan 2.2 Fungsi Fungsi Dasar Manajemen Merencanakan Fungsi ini mencakup menetapkan sasaran, menetapka strateji, dan menyusun rencana untuk memadukan dan mengkoordinasikan sejumlah kegiatari untuk mencapai sasaran.

Mengorganisasi Fungsi ini mencakaup menentukan apa n yang perlu dilakukan, bagaimana cara melakukan, dan siapa yang harus melakukan, dan siapa melapor kepada siapa.

Memimpin

Tugas manajemen adalah bekerja dan melalui orang lain, fungsinya adalah mengarahkan dan memotivasi, mempengaruhi dan individu atau tim untuk bekerja, memilih saluaran komunikasi yang efektif atau menyelesaikan konflik Fungsi-fungsi bertujuan untuk Men ?hasilkan: Pencaps dinyatakan oleh organisasi

Mengendalikan Fungsi ini untuk menjamin sesuatu berjalan sebagaimana mestinya dengan memantau dan menilai kinerja dengan membandungkan koinerja aktual dengan sasaran yang yang telah ditetapkan.

ian tujuan yang

Proses manajemen merupakan serangkaian keputusan dan kegiatan kerja seorang manajer atau pebisnis UMKM sewaktu merancang, mengatur, atau menorganisasi, memimpin atau melaksanakan kegiatan usaha dan mengnendalikan usahanya.

4

5 Maknanya adalah bahwa setiap waktu manajer itu melakukan pekerjaan pengelolaan usahanya, kegiatan para pebisnis itu seringkali dilakukan secara terus menerus tiada henti yakni dalam suatu proses. Para manajer atau pebisnis atau usahawan memiliki beberapa peran manajer tanpa memperdulikan jenis organisasi atau tingkatan di dalam organisasi adalah menjalankan peranan yang sama dan yang berkaitan dengan perilaku: 1.

Peran antar pribadi; adalah merupakan peran komunikasi antar orang (misalnya memberikan sapaan kepada pihak pelanggan atau calon pembeli dalam hal menawarkan produknya), peran manajerial (misalnya antara pimpinan dan karyawan atau bawahan dan orang di luar organisasi) dan sebagai penghubung antara usahanya dengan calon peminjam, pembeli produk dengan pengusaha lain yang sama atau sesama UMKM;

2.

Peran informasional yang meliputi menari dan menerima mengumpulkan informasi (untuk meningkatkan usaha, melakukan kontak pribadi) dan menyebarkan informasi Misalnya melakukan pertemuan dengan karyawan, pihak lain dalam rangka kegiatan usaha dan pelanggan), dan juru bicara (meneruskan informasi kepada berbagai pihak untuk meyakinkan usahanya);

3.

Peran pengambilan keputusan, yang berkisar membuat pilihan yang meliputi wirausahawan (misalnya mencari peluang dan inisiatif untuk perbaikan usaha), penyelesai gangguan (berupaya untuk menghadapi gangguan atau krisis yang mendadak dalam kegiatan usahanya), pembagi sumber daya (misalnya menyusun alokasi penggunaan uang, dan kegiatan karyawan), dan perunding (berperan dalam perundingan kerjasama atau kontrak sesama UMKM atau pihak pembina dari pemeriuntah atau dengan pengusaha lain, atau calon pemberi pinjaman).

Bisnis UMKM adalah sebuah organisasi baik skala mikro, kecil atau menengah yang akan selalu berkaitan dengan bagaimana merancang usaha, mengatur dan memimpin serta mengendalikan usahanya. Suatu hal sangat perlu dipahami oleh pebisnis UMKM adalah merencanakan usaha. Hal ini perlu dipahamai bahwa fungsi perencanaan: (1) Perencanaan tak dapat dipisahkan dengan fungsi-fungsi manajemen seperti pengorganisasin, memimpin, memotivasi dan mengawasi/ pengendalian; (2) Perencanaan memberi suatu kerangka untuk mengambil keputusan dalam seluruh perusahaan; (3) Perencanaan perlu untuk menunjang pelaksanaan kebanyakan fungsi manajerial yang lebih baik; (4) Perencanaan memberi kerangka untuk mengukur dan menilai kinerja bisnis dan bagian bagiannya yang besar. B.

Fungsi Perencanaan Usaha dan Rencana Usaha 1.

Perencanaan usaha bagi usaha mikro. Bagi usaha mikro bagaimana memulai usahanya dapat diberikan contoh sebagai berikut. Seorang bapak kepala keluarga ingin membuka usaha warung

6 es cendol yang termasuk sebagai usaha skala mikro, sebagai usaha yang tidak membutuhkan modal besar, dan manajemen yang tidak rumit yang memerlukan ilmu manajemen yang kompleks. Apa saja yang perlu direncanakan agar usaha ini berjalan? Tujuannya adalah agar es cendol ini laku dijual sebagai penghasilan keluarga untuk keperluan hidup rumah tangganya, termasuk membiayai anak sekolah. Es cendol dijual dalam kemasan gelas yang cukup besar yang isinya sekitar 400 ml. Banyaknya cendol dalam satu gelas sekitar sepertiganya, ditambah dengan santan dan gula serta es batu, sehingga penuh satu gelas besar. Selain dijual di tempat mangkalnya dalam gelas besar tersebut, itu juga es cendol ini dikemas dalam bentuk plastik yang dapat dibawa pulang yang isinya untuk 3 gelas, dengan santan dan cairan gula yang terpisah dalam plastik yang isinya sekitar 100 ml tanpa es batu. Harga penjualan Rp. 4000/paket yang dapat dibawa pulang oleh ibu/bapak untuk diminum dengan keluarganya. Harga jual di tempat penjualan adalah Rp. 2.000, per gelas besar. Tempat penjualan merupakan sesuatu yang harus direncanakan tidak dapat disembarang tempat. Tempat jualan es cendol dirancang dekat keramaian yang stratejis. Faktor lokasi ini menjadi penting, jika lokasi penjualan tidak menarik maka akan merugi. Tempat jualan es cendol misalnya tempat parkir tempat menunggu anak sekolah, atau pasar tradisional atau tempat parkir masuk toko swalayan. Karena pembeli es cendol adalah mereka yang menunggu teman, atau anak sekolah atau sedang belanja atau yang baru belanja di pasar. Bahan baku untuk pembuatan es cendol diantaranya tepung beras untuk cendolnya sendiri yang harus menarik dan enak dimakan, jadi harus menetapkan tepung yang berkualitas. Bentuk cendol bervariasi, tetapi harus bulat dan berbentuk seperti pencil di kedua ujungnya. Oleh karena itu harus menetapkan jenis alat yang dapat membuat es cendol dalam bentuk tersebut. Besar kecilnya juga dapat menentukan selera konsumen, apakah dengan diameter 0,7 cm atau lebih kecil misalnya 0,4 cm. Untuk memberi pewarna hijau juga perlu daun suji atau pandan, tetapi sebaiknya tidak menggunakan pewarna buatan. Karena itu yang pertama dilakukannya adalah bahan baku yang akan digunakan untuk pembuatan es cendol, yaitu tepung dan bentuk cendol seperti yang disebutkan di atas, es batu serta kemasan penyajiannya. Bahan baku lainnya adalah santan. Yang sangat perlu diperhatikan, harus tidak ’bau’, yang campurannya tidak berlebihan atau terlalu sedikit, biasanya untuk satu gelas sekitar 50 ml santan. Santan merupakan salah satu daya tarik es cendol, dan santan tidak usah dibuat kental sekali dan dapat dibuat encer dengan memasukkan air. Bahan baku lainnya adalah gula merah (gula aren) yang membuat rasa manis dan biasanya harus dibuat rasa manis yang ”pas” agar nikmat untuk diminum. Gula ini dapat diberi irisan misalnya buah nangka atau rasa buah lainnya. Banyaknya campuran sangat ditentukan oleh resep penjual berdasarkan ”uji coba” atau pengalaman; pedagang es cendol, lainnya dengan ibu-ibu tetangga atau berdasarkan tanggapan dari pembeli/

7 konsumen. Karena itu ”riset pasar” sederhana dapat dilakukan oleh pelaku usaha mikro yang berminat menjadi usahawan misalnya usaha es cendol. Untuk penjualan es cendol dapat dilakukan dengan gerobak es cendol yang sederhana dan bersih. Seorang penjual es cendol dapat menjual dagangannya sekitar 400 gelas sehari (maksimal sesuai kapasitas gerobak) mulai jam 10 pagi sampai jam 16.00. Bila hujan penjualan es cendol akan berkurang dan mungkin hanya laku sebanyak biaya yang digunakan untuk membuat es cendol. Oleh karena itu pengusaha harus dapat memperkirakan keadaan cuaca, supaya tidak merugi. Semua bahan es cendol dibawa dengan gerobak ke lokasi penjualan yang telah ditetapkan. Untuk usaha skala mikro es cendol dengan modal terbatas dapat mengelola satu gerobak es cendol. Gerobak es cendol akan tahan sekitar 2 tahun atau lebih tergantung bahan yang digunakan jenis kayu dan aluminium sengnya. Biaya investasi gerobak untuk satu gerobak Rp.1.000.000, atau dirinci atau biaya gerobak rata-rata Rp. 85.000. Biaya peralatan lainnya sekitar Rp.500.000 atau sekitar Rp. 42.000 perbulan. Berdasarkan hasil wawancara dengan pedagang es cendol diperoleh data bahwa untuk 400 gelas es cendol sesuai kapasitas wadah cendol diperlukan 6 kg tepung beras; 30 butir kelapa untuk pembuatan santan; 13 kg gula aren. Gula merah biasa/gula jawa hasilnya kurang baik. Kemudian juga biaya lokasi penjualan es cendol agar tidak terusir sebanyak Rp.500.000 atau perbulan sekitar Rp.50.000, disamping iuran pasar Rp. 1000/hari atau untuk 3 hari sebesar Rp.30.000 sehingga biaya lokasi penjualan per bulan Rp.80.000. Harga jual Rp. 2.000 per gelas, dan untuk satu gerobak memuat sebanyak 400 gelas perhari berdasarkan kapasitas gerobak es cendol dapat laku, sehingga hasil penjualan Rp.800.000. Tetapi tidak setiap hari dapat terjual 400 gelas, dan sisanya dibawa pulang kembali. Bila penjualan sehari 400 gelas, tetapi dalam satu bulan rata-rata data terjual perhari 320 gelas, sehingga hasil perbulan penjualan sekitar Rp. 640.000/per hari. Dengan demikian omzet perjualan perbulan adalah Rp. 19.200.000,- sehingga rata-rata penghasilan keluarga per hari Rp. 2.836.000. Tabel 2.1 Perkiraan Penghasilan Usaha Es Cen Rincian Biaya Penjualan Pendapatan Biaya perbulan gerobak Rp. 85.000 Biaya alat lainnya perbulan Rp. 42.000 Bahan baku utk 400 gelas . a. Tepung Rp. 1.620.000 b. Kelapa/santan Rp. 3.600.000 c. Gula aren Rp. 3.120.000 d. Lain lain bahan Rp. 90.000 f. Upah penjualan Rp. 75.000/hari Rp. 2.225.000 Jumlah biaya perbulan Rp.10.692.000 Hasil penjualan perbulan Rp.19.200.000 Penghasilan keluarga perbulan Rp. 8.500.000

8 Dengan demikian untuk menjadi seorang usahawan mikro harus memahami benar bagaimana menyusun rencana usaha, mengatur usaha, meminpin karyawan/termasuk anggota keluarga dan memahami proses produksi, melakukan adminstrasi keuangan sehari-hari, dan memasarkan hasil usaha dan melakukan perundingan atau negosiasi dengan karyawan, atau rekanan penyedia bahan baku atau pihak pihak yang terlibat dalam usaha yang dikelolannya. Bagaimanapun sederhana usaha seperti dalam merintis usaha es cendol memerlukan pengetahuan dan pengalaman usaha. Hal ini berlaku bagi semua usaha yang akan digelutinya. Bagi usaha mikro dalam bidang agribisnis (pertanian, perikanan, peternakan, kerajinan rakyat/rumah tangga) akan begabung dalam kelompok seperti contoh kasus di bawah ini seperti pembudidaya usaha ikan hias di Desa dan Kecamatan Kemang, Kabupaten Bogor. Kenyataan di lapangan usaha mikro tergabung dalam kelompok karena keterbatasan dalam pengelolaan atau untuk memulai usahanya, diarahkan dalam bentuk kelompok agar memudahkan dalam proses pembinaaan dan dapat memiliki badan hukum apabila untuk meningkat menjadi usaha kecil. Dalam menyusun rencana usaha dilakukan kelompok yang telah dipilih oleh anggota dan mendapat jasa bimbingan para penyuluh lapangan dari instansi pembinanya. Usulan rencana atau proposalnya dibimbing oleh LSM atau pendamping kelompok dari instansi pembinanya, baik industri rumah tangga atau kerajinan rakyat, maupun bidang agribisnis atau agro- industri1. 2. Kelompok Usaha mikro Sebagai contoh kasus bagaimana usaha mikro dibidang usaha perikanan ikan hias membentuk kelompok dan perkembangan usaha kelompok disajikan ”Kelompok Tani Jaya Kemang” di Kabupaten Bogor. Proses usaha mikro membentuk kelompok Para petani ikan di sekitar setu di Desa Kemang, Kecamatan Kemang Kabupaten Bogor telah berusaha budidaya ikan hias air tawar. Mereka sebagai usaha mikro dalam bidang perikanan Budi daya ikan hias air tawar mulai melakukan usaha budidaya sejak tahun 1985. Mereka merasakan dan membutuhkan peningkatkan pendapatan yang kebetulan pula didukung oleh sumber daya alam air yang baik. Kemudian mereka bergabung dalam wadah kelompok tani. Tujuan kelompok ini adalah sebagai wadah kerjasama, belajar mengajar bersama untuk peningkatan produksi ikan hias air tawar agar pendapatan mereka meningkat pula. Mereka berinisiatif memanfaatkan lahan pekarangan dan setu dengan membuat pagar-pagar dalam...