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En la presente lectura abordaremos de qué forma se puede y debe aplicar unavisión sistémica en las organizaciones a fin de alinear, organizar y lograr mayorproductividad dentro de los equipos de trabajo. Para ello, estudiaremos suscaracterísticas y conoceremos estrategias prácticas para detectar opo...

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Módulo 3. La cultura del trabajo en equipo

En la presente lectura abordaremos de qué forma se puede y debe aplicar una visión sistémica en las organizaciones a fin de alinear, organizar y lograr mayor productividad dentro de los equipos de trabajo. Para ello, estudiaremos sus características y conoceremos estrategias prácticas para detectar oportunidades de mejora.

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Unidad 3.1. Conceptos básicos de trabajo en equipo

Unidad 3.2. Equipos productivos

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Lección 1 de 6

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Lección 2 de 6

Unidad 3.1. Conceptos básicos de trabajo en equipo

3.1.1 Visión sistémica de las organizaciones ¿Qué es un sistema? Un sistema es un conjunto organizado de partes interdependientes que interactúan entre sí y se transforman en un todo, con el propósito de cumplir un objetivo común.

¿Cuáles son las partes de un sistema? Entradas: es todo aquello que ingresa al sistema en su interacción con el medio. Salidas: es todo aquello que produce el sistema con el afán de cumplir el objetivo en común de sus partes interdependientes y que exporta al entorno. Entorno: es todo aquello con lo que puede interactuar el sistema. Componentes: son aquellos elementos que componen el sistema propiamente dicho.

Figura 1. Los elementos del sistema

Fuente: elaboración propia.

La teoría de sistemas Esta teoría se dedica a estudiar particularidades comunes a diversas entidades, por lo que se trata de un enfoque multidisciplinario.

Surgió a mediados del siglo 20, en el mundo de la biología, través del doctor Ludwig von Bertalanffy.

Entre las particularidades en común, podemos encontrar la de los tipos de sistemas.

Tipos de sistemas Según la teoría general de sistemas, hay dos tipos de sistemas:

Son aquellos que intercambian Sistemas abiertos

energía y materia con el entorno (por ejemplo, el ser vivo).

Son aquellos sistemas que no interaccionan con el Sistemas cerrados

medio (por ejemplo, una lata de tomates en un supermercado).

Figura 2. Sistemas abiertos y cerrados

Fuente: [Imagen sin título sobre sistemas abiertos y cerrados]. (s. f.). Recuperada de https://goo.gl/tsy6XC

Otra de aquellas particularidades comunes que podremos encontrar en el mundo real visto a través de los lentes de la teoría general de sistemas es la de la ordenación. La teoría general de sistema propone que cada sistema se encuentra, a su vez, compuesto por otros sistemas (que serán denominados subsistemas) y por otros sistemas de un orden superior (que serán denominados macrosistemas). Esta mirada es muy útil para replicar los análisis en múltiples niveles.

Figura 3. Los distintos niveles de un sistema

Fuente: elaboración propia.

La última de las particularidades comunes que analizaremos en esta materia es: la sinergia.

La sinergia habla acerca de la capacidad que tienen los elementos interdependientes para generar un resultado más atractivo a través de la suma y multiplicación de esfuerzos conjuntos.

Basándonos en los conceptos de eficiencia que aprendimos en el módulo anterior, podemos decir que la sinergia favorece a la productividad. En el mundo corporativo, cuando se habla de sinergia, se dice que 1 + 1 = 3.

Figura 4. En la sinergia 1+1 es mucho más que 2

Fuente: [Imagen sin título sobre sinergia]. (s. f.). Recuperada de https://goo.gl/385nMc

3.1.2 La sinergia en los equipos de trabajo En el estudio de la administración de empresas, la teoría de sistemas se aplica a las empresas a través de su consideración como sistemas abiertos que interactúan permanentemente con el medio de la

siguiente manera:

Entradas: son todos aquellos insumos que necesitan las empresas para funcionar. Algunos ejemplos son los siguientes:

materia prima; recursos humanos.

Componentes: son todos aquellos recursos que necesitan las empresas para lograr brindar sus servicios o productos. Algunos ejemplos son:

la gerencia; sistemas de control; personal; operaciones; procesos.

Salidas: son aquellos bienes y servicios que produce la empresa como objetivo de su razón de ser.

Entorno: es todo lo que rodea al sistema, como, por ejemplo:

sociedad; contexto político; contexto económico.

Retroalimentación: es la información que el entorno le restablece al sistema a modo de devolución por lo que este le ofrece como salida.

Figura 5. La teoría de sistemas aplicada a las empresas

Fuente: [Imagen sin título sobre teoría de sistemas]. (s. f.). Recuperada de https://goo.gl/3PCVQ8

Asimismo, la teoría general de sistemas también puede aplicarse a los equipos de trabajo de una empresa en particular (como subsistema de este, aunque, a su vez, pensado como un sistema en sí mismo) de la siguiente manera:

El sistema: es el equipo de trabajo de tu empresa. Los elementos del sistema: se trata de cada uno de los colaboradores de tu equipo de trabajo.

La sinergia del sistema: es el objetivo máximo al que debe aspirar tu equipo de trabajo mediante la colaboración de manera eficiente y productiva, para lograr más resultados que los posibles por la simple suma de los esfuerzos individuales.

Figura 6. Sinergia en equipos de trabajo

Fuente: [Imagen sin título sobre sinergia en equipos de trabajo]. (s. f.). Recuperada de https://goo.gl/Ur2mFx

Mirá el siguiente video sobre un grupo que se convierte en equipo.

Sinergia y trabajo en equipo | Helios Herrera en Al aire con …

3.1.3 Políticas en las organizaciones ¿Qué son las políticas organizacionales? Otro de los conceptos que deberá alojarse en la cultura de tu organización para lograr equipos de trabajos productivos y eficientes es el de las políticas organizacionales.

Las políticas organizacionales son lineamientos generales que todo colaborador, afectado por los alcances de estos, debe respetar.

¿Cómo se aplican a las organizaciones?

Por lo general, en las organizaciones las políticas se materializan en documentos que detallan lo necesario para proceder según lo necesario.

Estos documentos deben estar normalizados y versionados a los fines de que, al momento de su consulta, sean de fácil acceso, lectura y se tenga la certeza de que se está consultando el documento adecuado.

Figura 7. Documento de políticas

Fuente: elaboración propia

¿Por qué aumenta la productividad de los equipos?

Una cultura con políticas organizacionales claras y concisas es suficiente para que tus equipos aumenten su productividad, fundamentalmente porque estos documentos incluyen definiciones propias del plan estratégico (tomadas por quien corresponda en la estructura de la organización) que permiten que los colaboradores que llevan a cabo el día a día se encuentren amparados por ellas y puedan trabajar sin tener que realizar consultas o solicitar autorización permanentemente; en resumen, porque:

disminuyen las preguntas sobre definiciones a terceros o superiores de manera urgente;

disminuye la necesidad de toma de decisiones en el ámbito estratégico de manera urgente cada vez que surge la necesidad de hacerlo;

disminuye la carga administrativa, teniendo en cuenta los reprocesos y correcciones que demandaría una mala decisión;

fortalece el clima interno al disminuir la cantidad de reclamos por malos entendidos.

3.1.4 Procesos en las organizaciones ¿Qué es un proceso? Un proceso es un conjunto de secuencias ordenadas que intentan conseguir mejores resultados a través de pasos claros, oportunos y adecuados para cada rol dentro de la organización.

¿Cómo se aplican a las organizaciones? Por lo general, las organizaciones (con el afán de mantener renovadas las mejores prácticas) actualizan permanentemente los documentos publicados que establecen los “paso a paso” de cada uno los procesos en los que interviene cada integrante de la organización.

Para plasmar en papeles esta iniciativa, las organizaciones se valen de diagramas de flujo.

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso. (AITECO Consultores, SL. Recuperado de https://www.aiteco.com/diagrama-de-flujo/)

Figura 8. Símbolos elementales de un ujograma

Fuente: elaboración propia.

Documentar los procesos te permitirá contar con los siguientes beneficios:

Detenerte a pensar cómo realizás las actividades que sostienen tu negocio, profesión o emprendimiento y evaluar las mejores maneras de hacerlo en función de tu experiencia. Estandarizar esa mejor manera te permitirá comenzar a hacerlo siempre del mismo modo y, en ese contexto, ganar experiencia y hacerlo cada vez mejor y más rápidamente. Detenerte a documentar lo que haces te permitirá contar con un punto de partida para cuando quieras evaluar oportunidades de mejora en relación con cómo realizás tus actividades normalmente. Podrás utilizar esta documentación como una herramienta de comunicación para la relación con tus subordinados o compañeros de trabajo. Esto permitirá dos nuevos beneficios:

disminuir la curva de aprendizaje de quienes toman esta actividad como nueva, es decir, la cantidad de tiempo que un nuevo ejecutante de la actividad demora en aprenderla; interrelacionar distintos procesos entre equipos y crear un valor agregado basado en la empatía que la responsabilidad e impacto de las interrelaciones generan.

A la hora de desarrollar procesos, las organizaciones cuentan con varias herramientas disponibles. Entre ellas, podemos destacar dos:

Microsoft Visio

–

Se trata de una aplicación que te permitirá realizar fácilmente diagramas de flujo en tu computadora, para lo cual debés tener instalado el software. Una vez que accedes a él, puedes comenzar a desarrollar tus diagramas de flujo. Contás, para ello, con numerosas plantillas predeterminadas.

Lucidchart

–

Es una aplicación online a la que podés acceder a través de un usuario generado con tu correo electrónico y una contraseña particular.

Es interesante destacar que Lucidchart te brinda distintas plantillas para que puedas comenzar rápidamente, las cuales están clasificadas según la industria sobre la que te encontrás documentando.

A través de esta aplicación, dispondrás de un espacio en la nube para alojar tus procesos y hasta podrás compartirlos con otros usuarios.

Figura 9. Ejemplo de ujograma

Fuente: elaboración propia.

Veamos el siguiente video sobre cómo añadir productividad en los procesos de una empresa.

¿Cómo ser más productivos en los procesos de la empres…

Figura 10. ¿Cómo evaluar procesos?

Fuente: elaboración propia.

Actividad de repaso A continuación, compartimos cuatro casos exitosos de empresas que lograron incrementar sus ventas a través de la reingeniería de procesos a raíz de modificaciones necesarias en las propuestas de valor de sus negocios. Ingresa haciendo clic aquí.

¿Qué aspectos considerás que Amazon debió tener en cuenta para fomentar las compras online?

Los procesos logísticos.

Los procesos de producción.

Los procesos de satisfacción del cliente.

SUBMIT

¿Qué tipo de políticas creés que Xerox debió tener en cuenta, en primer lugar, para su proceso de transformación e innovación?

Políticas de manejo de información.

Políticas de recursos humanos.

Políticas de comercialización y ventas.

SUBMIT

Sopas Campbell ajustó al máximo sus procesos y políticas de comercialización a los fines de sacarle ventaja a sus competidores.

Verdadero.

Falso.

SUBMIT

Lección 3 de 6

Unidad 3.2. Equipos productivos

3.2.1 El test MBTI (Myers-Briggs Type Indicator) ¿Para qué sirve el test MBTI (Myers-Briggs Type Indicator)? El test MBTI es una herramienta (cuyo resultado se obtiene al realizar el test) que sirve para detectar las preferencias personales más importantes, basadas en los siguientes cuatro criterios:

1. ¿Cómo obtienen su energía?

Aquí hay dos extremos opuestos:

la extroversión; la introversión.

2. ¿Cómo perciben la información?

Aquí hay dos extremos opuestos:

sensorial; intuitivo.

3. ¿Cómo toman decisiones?

Aquí hay dos extremos opuestos:

pensamiento; emocional.

4. ¿Cómo se orientan hacia el mundo exterior?

Aquí hay dos extremos opuestos:

calificador; perceptivo.

La combinación de estas preferencias personales te permitirá obtener un perfil de cada colaborador en función de determinados patrones de personalidad y, con él, podrás sacar el máximo de la sinergia de tu sistema equipo, basándote en las fortalezas individuales de cada uno y en los perfiles adecuados para organizar cada equipo de trabajo.

Hay 16 combinaciones posibles, basándose en la combinación de los opuestos de los criterios. Dos ejemplos pueden ser:

ENTJ: Extroversión, Intuición, Pensamiento y Calificador. INTP: Introversión, Intuición, Pensamiento y Perceptivo.

(Ferreira,

A.

2014.

Recuperado

de

http://psicodiagnosticodelapersonalidad141.blogspot.com/2014/05/indicador-de-myers-briggsmbti.html)

Lográ sinergia en tus equipos de trabajo gracias a las bondades que te permite el hecho de detectar los diferentes tipos de personalidades que hay entre tus colaboradores.

Figura 12. El test MBTI

Fuente: [Imagen sin título sobre test MBTI]. (s. f.). Recuperada de https://goo.gl/fGcDAc

Figura 13. Armando equipos según personalidades

Fuente: elaboración propia.

3.2.2 ¿Cómo lograr reuniones de trabajo exitosas? Con el propósito de lograr reuniones de trabajo que tengan éxito en relación con lo esperado y con el objetivo de generar el máximo de sinergia entre los asistentes a dicha instancia, te recomendamos los siguientes consejos.

Figura 14. La minuta de reunión

Generá una minuta de reunión

–

Establecer por escrito la situación sobre cada tema, las definiciones tomadas, los temas pendientes, sus responsables y plazos de resolución será fundamental para poder ser consistentes en el tiempo y lograr

los resultados esperados. A continuación, te dejamos un modelo de minuta de reunión que te servirá para documentar la instancia y dejar precisada cada una de las definiciones tomadas y de los compromisos asumidos por cada participante (y sus plazos de cumplimiento).

Fuente: elaboración propia.

3.2.3 ¿Cómo lograr reuniones de trabajo productivas?

Los colaboradores de las organizaciones, por lo general, realizan reuniones para tratar temas importantes, pero no siempre son todo lo productivas que deben ser. ¿Por qué sucede esto? Porque hay demasiados malos hábitos en las empresas en torno a esta importante herramienta laboral.

Hay estudios que indican los siguientes vicios ocultos:

Desconocimiento del motivo de la reunión

–

Esto no solo genera un desconcierto en los asistentes, sino que también evita que puedan prepararse adecuadamente para poder intervenir en la reunión.

Ocupan entre un 60 % y un 70 % del tiempo en las jornadas de los colaboradores

–

Este vicio oculto, frecuentemente denominado reunionitis, torna totalmente improductivo cualquier equipo de gestión, ya que no le queda prácticamente tiempo para implementar los temas pendientes surgidos de dicha instancia o le resta tiempo para el cumplimiento de las actividades propias de su rol dentro de la organización.

Falta de una agenda de temas

–

No tener un orden del día repercute en la organización de la reunión. Raramente, se designa un moderador de la reunión que pueda dar la palabra e ir controlando los tiempos y, de ese modo, tratar todos los temas para los cuales los asistentes fueron convocados. Ante la inexistencia de este rol, tener un panorama claro de la cantidad de temas que se van a tratar podría facilitar un control entre todos los asistentes y evitar que cada tema en particular lleve demasiado tiempo.

Falta de horario de nalización

–

Cuando se convoca una reunión, por lo general solo se informa el horario de inicio. Informar el horario de finalización también les permitirá a los asistentes tener una noción acerca de “hasta cuándo debatir” y, de esta manera, lograr una mayor eficiencia respecto del tratamiento de los temas. Por otro lado, tener una mayor claridad acerca del tiempo de dedicación que insumirá la instancia mejorará la predisposición de los participantes y la tasa de asistencia a la reunión, al poder organizarse en relación con el resto de sus actividades diarias.

Tip Tips s spara desarrollar reuniones ecientes Dejamos de lado los malos hábitos a la hora de llevar a cabo reuniones y también implementamos los consejos brindados para lograr cumplir con los objetivos de dichas reuniones, pero ¿cómo lo hacemos de la manera más eficiente posible? Es decir, ¿cómo lo hacemos con la menor cantidad de recursos posibles?

Para ello, te brindamos los siguientes consejos:

Dejá claro el motivo de la reunión: a la hora de convocar la reunión, indicá claramente cuál será el tema que se va a tratar.

Convocá a los asistentes necesarios: en la etapa de preparación de la reunión, considerá cuáles son los temas para tratar y seleccioná cuidadosamente quiénes serán las personas más adecuadas para dicho tratamiento. Convocar gente de más es un problema porque le restarías tiempo de su valiosa agenda, pero convocar gente de menos es peligroso, ya que generaría vacíos en la reunión y evitaría poder analizar la temática de manera completa.

Apoyate en herramientas digitales, tales como Google Calendar: Google Calendar es una herramienta valiosa para poder convocar a los asistentes de la reunión, fundamentalmente porque les permite a todos aquellos que tienen configurada su cuenta de Gmail en su celular recordar la reunión a través de avisos personalizados.

Establecé un horario de inicio y uno de finalización: establecer un horario de finalización será fundamental para lograr que los asistentes se organicen y puedan participar con una

mejor predisposición a la reunión; a su vez, permitirá que todos colaboren con la moderación de la instancia.

Aclará qué material necesitás que prepare cada asistente: será oportuno que, si necesitás que alguno de los asistentes lleve material o información, lo aclares con tiempo para que pueda prepararlo y sea de utilidad en la reunión.

Fijá una agenda del día: establecer una lista de temas para tratar es importante para que todos sepan por qué están allí. Además, genera proactividad, ya que cada cual podrá prepararse debidamente para l...