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Módulo 3. Los anticipos de sueldo y el salario mensual

En diferentes ocasiones, los empleados suelen necesitar un adelanto de su sueldo mensual. Muchas veces, debido a imprevistos familiares, enfermedades, o situaciones de deudas urgentes, los empleados requieren dinero de forma más inmediata y les resulta dificultoso esperar hasta la fecha de pago. En estos casos, suelen requerirle a su empleador que adelanten parte de su salario. Estas situaciones están contempladas en la Ley de Contrato de Trabajo1. [1] Art. 130, Ley 20744. (1976). Régimen de Contrato de trabajo. Poder Ejecutivo Nacional. Recuperado de https://bit.ly/2nCwNMb

El sueldo mensual de los empleados reviste una importancia esencial tanto para el empleado como para el empleador. Su administración es fundamental, ya que los errores laboral gestión gestión

en su gestión pueden desencadenar incumplimientos en la legislación vigente, reclamos legales o conflictividad laboral. Por ello, la correcta de las novedades de los empleados, junto con su carga en los sistemas de y la elaboración adecuada de los recibos de sueldo, es una tarea que debe

hacerse de manera efectiva.

En este módulo veremos estos puntos y profundizaremos cuál es su impacto en la legislación laboral vigente.

Video de inmersión

Unidad 3.1. Los anticipos de sueldo

Unidad 3.2. La liquidación mensual

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Unidad 3.1. Los anticipos de sueldo

Debido a diferentes situaciones, como enfermedades familiares, situaciones de deudas o imprevistos, los empleados suelen solicitar a sus empleadores que les adelanten parte de su salario. Las solicitudes, anticipos o adelantos de sueldo o son una práctica muy común en las organizaciones y en muchos casos de vital importancia para los empleados.

Esta práctica, avalada por la Ley de Contrato de Trabajo, tiene ciertos requisitos y condiciones para llevarse a cabo. Es importante cumplirlos para asegurar que el procedimiento se realice de manera correcta y se refleje en los sistemas y recibos de sueldo de manera adecuada, cumpliendo con el marco legal y la legislación laboral actual.

En este apartado veremos estos temas y su correcta implementación para darle cumplimiento a la legislación laboral vigente.

3.1.1 Marco legal y legislación sobre anticipos de sueldo Los anticipos de sueldo y su marco legal La Ley de Contrato de Trabajo estipula que los anticipos de sueldo o adelantos de sueldo deben otorgarse de la siguiente manera:

Art. 130. —Adelantos.

El pago de los salarios deberá efectuarse íntegramente en los días y horas señalados.

El empleador podrá efectuar adelantos de remuneraciones al trabajador hasta un cincuenta (50) por ciento de las mismas, correspondientes a no más de un período de pago.

La instrumentación del adelanto se sujetará a los requisitos que establezca la reglamentación y que aseguren los intereses y exigencias del trabajador, el principio de intangibilidad de la remuneración y el control eficaz por la autoridad de aplicación.

En caso de especial gravedad y urgencia el empleador podrá efectuar adelantos que superen el límite previsto en este artículo, pero si se acreditare dolo o un ejercicio abusivo de esta facultad el trabajador podrá exigir el pago total de las remuneraciones que correspondan al período de pago sin perjuicio de las acciones a que hubiere lugar.

Los recibos por anticipo o entregas a cuenta de salarios, hechos al trabajador, deberán ajustarse en su forma y contenido a lo que se prevé en los artículos 138, 139 y 140, incisos a), b), g), h) e i) de la presente ley.2

[2] Art. 130, Ley 20744. (1976). Régimen de Contrato de trabajo. Poder Ejecutivo Nacional. Recuperado de https://bit.ly/2nCwNMb

Este será el marco legal para otorgar los adelantos de sueldo. Luego, cada compañía deberá establecer las políticas o condiciones para solicitarlos, aprobarlos y hacerlos efectivo.

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Aquí puedes acceder al texto completo de la Ley de Contrato de Trabajo argentina.

Política de adelantos de sueldo

Una política, en términos generales, ayuda a orientar a los empleados de una organización en el actuar cotidiano. Es una herramienta que guía y da cierta libertad al accionar de los empleados frente a determinadas situaciones.

Estas políticas suelen ser muy variadas de acuerdo con cada organización e incluso pueden variar dentro de una misma organización, ya que reglamentan la forma de actuar internamente y representan la forma en que cada compañía regula sus procesos internos.

Estas políticas deben ser divulgadas, entendidas y aceptadas por todos los miembros de la organización.

Cuando un empleado ingresa a una compañía, se presentan las políticas internas para que tenga conocimiento sobre ellas y preste su conformidad. Esos documentos firmados por el empleado deben ser guardados en su legajo personal.

En el caso de la solicitud de adelanto de sueldo, es recomendable establecer una política interna para otorgarlos de manera prolija. Cada compañía podrá establecer las pautas para solicitarlo, plazos y tiempos para la liquidación y permisos necesarios para otorgar el adelanto de manera correcta, cumpliendo con la legislación laboral.

3.1.2 Concepto de anticipo de sueldo El anticipo de sueldo El anticipo de sueldo debe verse reflejado en los sistemas de gestión y recibo de sueldo del empleado, articulando su ejecución con los sistemas financieros y contables que tenga la compañía internamente.

Al tratarse de movimientos salariales y de dinero, estos deben quedar registrados de manera correcta. Su registro debe realizarse tal cual lo exige la legislación laboral vigente, ya que diferentes organismos de control, o incluso los sindicatos que regulen la actividad de la compañía, pueden auditar estos adelantos para verificar que se estén ejecutando de forma correcta.

Comúnmente las organizaciones establecen un código especial para reflejar estos adelantos en los recibos de sueldo y sistemas de gestión. Este código representa el concepto de Adelanto.

Este concepto será el código interno que haga referencia al adelanto de sueldo. Si la empresa usa sistemas de gestión propios, deberá parametrizar un concepto que permita adelantar parte del sueldo del empleado. En caso que la empresa delegue en un tercero la liquidación del salario de sus trabajadores, esta debe tener un concepto que le adelante y descuente luego el anticipo otorgado.

Figura 1. Concepto de adelanto de sueldo

Fuente: elaboración propia.

3.1.3 Solicitud de anticipo de sueldo Usos y costumbres para solicitar el anticipo de sueldo Cada organización establecerá su propia política para reglamentar la solicitud de estos adelantos de sueldo.

Como indica la Ley de Contrato de Trabajo en su artículo número 130, “el empleador podrá efectuar adelantos de remuneraciones hasta un cincuenta (50) por ciento de la remuneración del empleado, teniendo en cuenta el salario de un mes”3.

[3] Art. 130, Ley 20744. (1976). Régimen de Contrato de trabajo. Poder Ejecutivo Nacional. Recuperado de https://bit.ly/2nCwNMb

Para instrumentar este pedido, cada organización establece pasos y procesos de autorizaciones muy diversos y adecuados para la realidad de cada compañía.

Al tratarse de una cuestión salarial, la organización debe contar con todos los documentos necesarios para proceder y reflejar esta operación de manera correcta y evitar cualquier futuro reclamo por parte del empleado.

Es importante tener en cuenta que estos adelantos deben reflejarse de manera correcta en los sistemas de gestión, transferencias bancarias y autorizaciones necesarias para llevar adelante esta operación.

Este proceso se inicia con el pedido del empleado. A través del circuito establecido de autorizaciones, se define la aprobación del pedido. Luego, para finalizar, este documento es archivado en el legajo personal del empleado.

Circuito de autorización Cada organización establecerá el circuito adecuado para gestionar estos adelantos.

En pequeñas compañías, a estos pedidos los suele hacer el empleado en forma directa a su empleador, quien muchas veces es el dueño de la compañía. En estos casos, el empleador no suele incorporar otros pasos o etapas más complejas; solo acuerda el monto con el empleado y lo liquida.

En compañías medianas o con mayor cantidad de empleados, los trabajadores suelen solicitar el anticipo de sueldo a su jefe directo, quien, habitualmente, es responsable de reunir todos los pedidos de los empleados de su área, para luego enviar un único pedido consolidado a los responsables de recursos humanos. El área de administración de personal o recursos humanos evalúa cada pedido y revisa si cumple con los requisitos necesarios para hacer efectivos estos anticipos.

En grandes compañías, estos pedidos suelen ser canalizados por los empleados a través de diferentes sistemas de gestión. Una vez iniciado el pedido, estos sistemas habilitan los circuitos de autorización que hacen efectivo el pedido. Una vez que es cargado en el sistema, cada uno de los autorizantes suele recibir una alerta que indica la aprobación de un anticipo de sueldo. Cuando se finaliza el circuito, el área de administración de personal o recursos humanos procede a la liquidación.

Es habitual que estos pedidos exijan contar con un formulario de solicitud en papel, firmado por el empleado, quien solicita voluntariamente este anticipo.

Este formulario de solicitud de adelanto de sueldo suele archivarse en el legajo personal del empleado.

También es cierto que algunas compañías no otorgan estos adelantos de sueldo y otras los hacen en condiciones muy concretas y por porcentajes ya establecidos.

Figura 2. Formulario de solicitud de adelanto de sueldo

Fuente: elaboración propia.

3.1.4 Liquidación y registro en el recibo de sueldo ¿Cuándo se hace efectivo este anticipo de sueldo? Una vez solicitado el adelanto de sueldo y habiendo finalizado el circuito de aprobaciones, el monto se depositará en la cuenta del empleado en el tiempo que establezca el empleador.

Cada empleador tendrá diferentes tiempos para hacer efectivo este anticipo de sueldo. En muchos casos y de acuerdo los sistemas de gestión utilizados, los bancos con los que la organización trabaje o los procedimientos establecidos por la propia compañía establecerán el tiempo de pago de estos adelantos.

En muchos casos, las compañías deben solicitar autorizaciones a sus oficinas centrales o casas matrices para poder realizar depósitos de dinero a empleados, por lo tanto, es importante comprender que cuando un empleado solicita un anticipo de sueldo, este no se hace efectivo de manera inmediata. Más allá de cumplir con los circuitos establecidos para la autorización, cada compañía deberá articular los permisos necesarios para hacerlo efectivo y esto, por lo general, suele demorar.

Registro en el recibo de sueldo El adelanto de salario debe quedar reflejado en el recibo de sueldo. En este sentido, cada compañía podrá establecer la forma de reflejarlo.

Para dejar constancia del adelanto de sueldo que se le da al empleado, la empresa deberá emitir, junto con el pago, un recibo de sueldo adicional con el monto del adelanto. De esta manera, la compañía hará constar con un recibo de sueldo el adelanto entregado.

Figura 3. Recibo de sueldo con detalle de adelanto de sueldo

Fuente: elaboración propia.

Luego, con el pago regular del salario del empleado, se hará el descuento correspondiente del adelanto entregado oportunamente.

La confección del recibo de sueldo del empleado y los datos que debe incluir están descriptos en la Ley de Contrato de Trabajo. Más adelante, en este módulo veremos la correcta confección de un recibo de sueldo.

Caso de estudio Imaginá el caso de un empleado que trabaja en una empresa multinacional de consumo masivo. Este empleado fue padre hace 3 meses y en estos momentos se encuentra con muchos gastos familiares. Su idea es terminar unos trabajos de pintura y reparaciones que está haciendo en la habitación de su hijo. Si bien no es nada urgente, el empleado quiere tener lista la habitación cuanto antes. Por otro lado, hacer el pago completo de los trabajos y materiales le representa un ahorro.

El empleado habla con su jefe acerca de esto y le comenta que si cancela todos los pagos juntos (pintores, techistas, materiales y decoradores), se puede ahorrar gran parte del pago, ya que le harían un importante descuento. En caso de no hacerlo así, debería pagarlo en cuotas y esto le representa un gasto mayor. El empleado necesita adelantar un salario completo para hacer estos pagos.

El jefe comprende los motivos y le parece justo hacer este pedido formal. Por ello está de acuerdo con firmar la solicitud del empleado y enviarla al área de recursos humanos para que se autorice el anticipo del sueldo completo.

Al cabo de unos días, el jefe del empleado recibe la solicitud del adelanto que fue rechazada por parte del área de recursos humanos, con las siguientes observaciones:

la presente solicitud no cumple con el monto máximo establecido en la Ley de Contrato de Trabajo;

la solicitud no cumple con la política interna de la compañía;

la solicitud del adelanto de sueldo no está firmada por el gerente del área;

los plazos para la solicitud de los adelantos no cumplen con la política interna de la compañía.

Entendiendo la necesidad del empleado, el área de recursos humanos le ofrece, como alternativa, un préstamo personal para pagar en cuentas, con una tasa preferencial mucho más baja que las ofrecidas en el mercado.

Basado en el caso de estudio, responder:

¿Por qué la solicitud del empleado no cumple con el monto establecido en la Ley de Contrato de Trabajo?

El monto del adelanto es inferior al establecido.

El monto del adelanto es superior al establecido.

El monto debe ser igual a su salario bruto.

El monto debe ser superior al 50 % de su salario mensual.

SUBMIT

¿Por qué la solicitud del empleado no cumplió con la política de la empresa?

El empleado no leyó la política o hizo caso omiso de los límites establecidos, circuitos de aprobación y montos aprobados.

El empleado omitió citar la Ley de Contrato de Trabajo que permite esos adelantos.

El empleado no presentó los certificados médicos de paternidad que le dan permiso para pedir el adelanto.

El empleado no necesita conocer la política interna de la compañía para pedir el adelanto de sueldo.

SUBMIT

La compañía puede ofrecerle un crédito con tasa preferencial al empleado como alternativa.

Verdadero.

Falso.

SUBMIT

¿Es correcto que la compañía solicite la firma del gerente para autorizar el adelanto de sueldo?

Este tipo de adelanto no debería ser aprobado por nadie.

La compañía puede establecer el circuito de aprobación que crea conveniente y necesario para su realidad.

El gerente debe aprobar siempre este tipo de solicitud, tal como exige la Ley de Contrato de Trabajo.

Es de carácter ilegal que el gerente autorice esto, ya que invade la privacidad del empleado.

SUBMIT

Lección 3 de 6

Unidad 3.2. La liquidación mensual

Tal como adelantamos, el sueldo de los empleados reviste una importancia esencial tanto para el empleado como para el empleador. Para el empleado, este salario representa el fruto de su trabajo y con él, puede cubrir sus gastos personales, vivienda y alimentos, entre otros. Para el empleador, representa la responsabilidad de afrontar estos pagos en tiempo y forma y hacerlo de manera adecuada para cumplir, tanto con sus obligaciones como con la legislación laboral vigente.

Para realizar esta liquidación, es muy importante la correcta administración de las novedades de los empleados y la gestión salarial en los sistemas de destinados para tal fin. Cualquier error ocasionará, sin dudas, reclamos por parte del empleado, posibles multas por parte de los organizamos de control o incluso conflictos legales entre las partes.

En este apartado abordaremos todos estos temas para comprender el impacto de la correcta liquidación mensual del salario del empleado.

3.2.1 Carga de novedades en el sistema de gestión ¿Cómo recoger las novedades de los empleados para liquidar los sueldos? Existen diferentes formas de recoger las novedades de los empleados. Por novedades se entienden todos aquellos acontecimientos que ocurren durante el periodo de liquidación, tales como:

ausencias;

llegadas tarde;

vacaciones;

ART (aseguradoras de riesgos del trabajo);

días pedidos por estudio;

días pedidos por mudanza;

horas extras.

Los sistemas de control de ausentismo brindan gran ayuda en la recolección de estas novedades, aportando información sobre los trabajadores que no asisten a la empresa, las horas en que salen y entran, los retardos o los retiros antes de la jornada estipulada. También ofrecen información sobre las posibles horas extras que realizan.

Estos eventos que ocurren durante el periodo de liquidación deben ser reflejados en la liquidación de sueldo de manera correcta, asegurándose de cumplir con la legislación laboral vigente.

Todas las novedades deben ser registradas por el empleador, quien debe contar con los comprobantes y documentos necesarios para acreditarlas. Este último punto reviste gran importancia, ya que todos los documentos que respalden las novedades de los empleados

deben ser registrados y conservados por el empleador como comprobante de la novedad.

Por ejemplo, si un empleado se ausenta por varios días a su trabajo aduciendo una enfermedad, debe presentar un certificado médico que indique la enfermedad que está cursando o cursó junto con las indicaciones de reposo otorgadas por el médico que lo obligan u obligaron a ausentarse de sus labores. También deberá presentar su alta médica en caso de ser necesario. El empleador podrá enviarle un médico a domicilio para constatar este hecho y justificar su inasistencia por este motivo.

Además, el empleador deberá archivar en el legajo personal del empleado estos documentos junto con la licencia otorgada. Este ejemplo es uno de muchos donde se requieren documentos que avalen las licencias o permisos solicitados por el empleado y otorgados por el empleador.

A través de diferentes herramientas de control de ausentismo y novedades, los departamentos de recursos humanos controlan el presentismo de los empleados y registran las novedades que ocurren a lo largo del periodo de liquidación. Esta información es valiosa para la liquidación de sueldos, la implementación de sanciones, el control de asistencia y la asignación de vacaciones, entre otros.

Dependiendo del tamaño de la organización, su dotación y operación, se podrá optar por diferentes métodos de control de ausentismo y novedades. Cada uno de ellos tendrá diferentes beneficios y oportunidades que se deberán considerar a la hora de implementarlos.

Métodos para recoger novedades de ...