Proceso Administrativo (etapas mecánica y dinámica) PDF

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es el resumen de las dos etapas del proceso administrativo de una empresa...

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PROCESO ADMINISTRATIVO

CONCEPTO: El proceso administrativo es un conjunto de etapas cuya finalidad es conseguir los objetivos de una empresa u organización de la forma más eficiente posible.

Henri Fayol, fue el creador del proceso administrativo

Características del proceso administrativo Un proceso administrativo posee multitud de características y peculiaridades en función de la empresa que lo desarrolle, hacemos mención a las más comunes:      

Consta de cuatro etapas relacionadas entre sí. Debe de plasmar todos los objetivos que se persiguen alcanzar con él. Deben ser informados del mismo todos aquellos trabajadores que vayan a formar parte del proceso. El objetivo que tiene es la creación de una hoja de ruta para optimizar al máximo cada una de las acciones que incluye el proceso administrativo. Puede ser utilizado por cualquier empresa, independientemente de las características de la misma. Se realiza con un horizonte temporal previamente estipulado. De esta forma, ofrece cierta flexibilidad para poder ser adaptado a las circunstancias.

Importancia del proceso administrativo El proceso administrativo desempeña un papel fundamental en la gerencia de una compañía. Supone la hoja de ruta a seguir durante un determinado periodo, para poder alcanzar los objetivos establecidos por la dirección. De esta manera, seguir todas las etapas marcadas dentro del proceso administrativo, permitirá a la organización incrementar su grado de eficiencia a la hora de lograr las metas propuestas. Este proceso supondrá una reducción en el número de recursos consumidos. Por este motivo, se podrán destinar aquellos recursos ahorrados a otras acciones que resulten beneficiosas para la compañía. Entre las ventajas que podemos destacar del proceso administrativo destacamos las siguientes:

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Permite a la empresa disponer en todo momento de una planificación futura. Las acciones a llevar a cabo en cada uno de los posibles escenarios se encontrarán estipuladas. Establece de forma clara los objetivos que tiene una determinada empresa en el corto, medio y/ó largo plazo. Se optimizan al máximo los recursos Evita gastos superfluos que no se encontrasen contemplados previamente.

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Puede suponer un incremento de la productividad ya que mejora la coordinación

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entre miembros del equipo

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Fase dinámica del proceso administrativo La fase dinámica del proceso administrativo es aquella en la que se desarrolla la operación normal de la empresa plenamente. Está compuesta por las funciones administrativas de dirección y control, a través de las cuales se busca guiar a quienes integran la entidad y disponer, eficientemente, de los recursos con los que cuenta. Esta mitad del proceso administrativo también se conoce, simplemente, como dinámica administrativa porque refleja lo puramente operacional, es decir, lo que está en movimiento, lo que es cambiante y se encuentra en adaptación constante, tanto al entorno externo como al interior de la organización.

Etapas de la fase dinámica del proceso administrativo Las etapas de la fase dinámica del proceso administrativo son la dirección y el control, las cuales tienen la finalidad de hacer operativa y funcional a la entidad. 

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Dirección. La dirección es la primera función de la fase dinámica del proceso administrativo. Es la labor que se encarga de llevar a cabo lo dispuesto en los planes con base en decisiones efectivas. Es decir, busca alcanzar los objetivos propuestos estableciendo lineamientos para que todos los miembros de la organización contribuyan a este propósito. La dirección dentro de la administración de empresas Control. El control es la segunda etapa de la fase dinámica del proceso administrativo y el último eslabón del ciclo general. Es el subproceso en el que se evalúa el desempeño de la organización, en conjunto y específicamente. En otras palabras, se mide lo planeado contra lo ejecutado y se obtiene una retroalimentación que permite tomar medidas correctivas o de optimización de las operaciones. El control dentro del proceso administrativo

Así mismo, algunos autores proponen la integración como la etapa inicial de la fase dinámica del proceso administrativo. Esta idea no ha sido plenamente aceptada, ya que se la valora más como un módulo adscrito a las funciones de organización y dirección, encargado de obtener y vincular los recursos necesarios para la operación.

Características de la fase dinámica del proceso administrativo Las características de la fase dinámica del proceso más sobresalientes son:

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Es completamente operacional, es decir, se enfoca en ver que se haga lo planeado y en constatar cómo se hizo. Por ello también se le conoce como fase operativa. Está principalmente orientada a la actualidad del día a día operativo (dirección), así como a la revisión de lo ya acontecido (control). Por estar enfocada en el presente de las operaciones se ocupa del “cómo es” la organización. Sus facultades son de carácter mayormente dinámico por ocuparse de cualquier vicisitud, además de ser eminentemente prácticas.

Principios de la fase dinámica del proceso administrativo Los principios de la fase dinámica del proceso administrativo se manifiestan a través de los de sus funciones, dirección y control. En primer lugar, la dirección administrativa se basa en los siguientes principios: 

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Impersonalidad de mando. Las estructuras de mando han de respetarse sin tener en cuenta quién ocupe las posiciones. Además, la voluntad o las preferencias de quienes están al mando no ha de interferir con los objetivos organizacionales. Coordinación de intereses. Pretende que los objetivos individuales se sumen a los propósitos generales de la organización, de tal manera que se establezca un sistema de trabajo mancomunado en el que confluyan los intereses de todos los integrantes de la entidad. Supervisión. La delegación de responsabilidades y la asignación de actividades conlleva la orientación y tutela de quienes han hecho las designaciones. Gestión del conflicto. Con base en una justicia oportuna y equilibrada se cultiva la confianza entre todos los miembros de los equipos de trabajo, esto repercute positivamente en la consecución de los objetivos.

El control, por su parte, tiene como principios los que se mencionan a continuación:   

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Estándares. Se refiere a la base sobre la cual se realizarán las mediciones y comparaciones, cuanto más precisos y cuantitativos sean mejores serán los resultados. Excepción. De preferencia, se ha de concentrar en las operaciones deficitarias, es decir, en aquellas en las que no se alcanzaron los objetivos planificados. Oportunidad. Idealmente, el control se ha de aplicar previamente a que se presenten las desviaciones. En otras palabras, es más efectiva la detección de las causas, por ello se sugiere buscar su implementación en las etapas tempranas de los procesos. Eficiencia. La detección de desviaciones reales o potenciales ha de representar un bajo costo o una oportunidad de mejora considerable.

Importancia de la fase dinámica del proceso administrativo La importancia de la fase dinámica del proceso administrativo se encuentra en que en ella se llevan a cabo las operaciones necesarias en la búsqueda por alcanzar los objetivos organizacionales.

Además, su importancia se desprende de la relevancia de las etapas que la componen, dirección y control. La dirección, como función de la fase dinámica del proceso administrativo, entre otras razones, es importante porque:     

A través de ella se motiva y orienta a los integrantes del organismo social hacia la consecución de los objetivos planteados. Se ponen en marcha las acciones y procedimientos previstos. Se obtienen los beneficios del trabajo en conjunto. Cimienta un clima organizacional conducente al bienestar laboral. Fundamenta procesos de toma de decisiones más efectivos.

El control es significativo dentro de la fase dinámica del proceso administrativo debido a que:    

Solo mediante su aplicación se puede detectar en dónde puede mejorar la organización. Determina lo que falta por hacer o lo que no se ha hecho de la mejor manera. Estipula medidas correctivas conducentes a conseguir los resultados deseados. Al existir relación directa entre resultados y objetivos, cierra el ciclo administrativo y le da el impulso requerido para que se reinicie, en consecuencia, actúa como conector entre las dos fases del proceso administrativo..

Etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control Las etapas del proceso administrativo, planeación, organización, dirección y control, resultan de la mayor importancia para la empresa. Cada una de ellas se interrelaciona con las demás, conformando así un engranaje continuo que posibilita el establecimiento de objetivos y su logro mediante el empleo óptimo de los recursos disponibles. Antes de profundizar resulta relevante distinguir entre las fases del proceso administrativo y sus etapas. En primer término, las fases son dos, a saber: fase mecánica o estructural y fase dinámica u operacional. Por su parte, como se ha mencionado, las etapas son cuatro: planeación, organización, dirección y control. Las primeras dos, planeación y organización, conforman la fase mecánica del proceso, las dos finales, dirección y control, configuran la fase dinámica.

Etapas del proceso administrativo El proceso administrativo es un ciclo de cuatro etapas interrelacionadas que, al ser ejecutado de forma continua, permite alcanzar los objetivos organizacionales empleando óptimamente los recursos de los cuales se dispone.

La sucesión de etapas del proceso administrativo inicia con la pregunta ¿qué hacer?, la cual es respondida mediante una adecuada planeación. Seguidamente, se formula otra interrogante, ¿cómo hacerlo?, que es esclarecida a través de una apropiada organización. A continuación, en lugar de una cuestión se tiene una afirmación, ¡que se haga!, lo cual se consigue por medio de una dirección idónea. Por último, una nueva pregunta, ¿cómo se hizo?, de la cual se encarga el control, con lo cual se comienza el ciclo nuevamente a medida que el proceso se repite.

Planeación, primera etapa del proceso administrativo La planeación es, básicamente, un esfuerzo por anticipar el escenario que se va a enfrentar. Es decir, la planeación marca el rumbo a seguir, ya que si no se sabe hacia dónde se va poco importa la ruta que se transite. La planeación es necesaria porque todo organismo social se desarrolla en un medio que constantemente está experimentando cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales y culturales. De tal manera que esta etapa del proceso administrativo se constituye en el paso inicial en la búsqueda por aliviar la incomodidad que produce la incertidumbre causada por los cambios mencionados. Además, es importante porque fija las bases del control. Sin metas previamente establecidas son imposibles la medición, la corrección y la mejora. Para Koontz y Weihrich (p. 78), la planeación comprende la selección de misiones y objetivos, y las acciones necesarias para lograrlas; requiere tomar decisiones, lo cual consiste en elegir entre líneas de acción. De este modo, los planes proporcionan un enfoque racional para la consecución de objetivos preseleccionados. A través de la siguiente video lección conocerás más sobre la planeación, la primera de las etapas del proceso administrativo:

Organización, segunda etapa del proceso administrativo La organización, como función administrativa y etapa del proceso administrativo, tiene como finalidad proveer la estructura necesaria para que sea factible alcanzar los objetivos planteados en la etapa de planeación. En otras palabras, en esta etapa del proceso administrativo se identifican, clasifican, agrupan y asignan el trabajo, los recursos para adelantarlo y las responsabilidades, de tal manera que cada integrante sepa qué se espera de su labor y cómo está contribuyendo a la consecución del objetivo grupal. Para Bateman y Snell (p. 20), la organización de las actividades incluye atraer a las personas a la organización, especificar las responsabilidades de trabajo, agrupar las tareas en unidades de trabajo, discernir y asignar los recursos y crear las condiciones para que las personas y las cosas funcionen juntas con el objeto de alcanzar el máximo éxito.

En el video a continuación se detalla la segunda de las etapas del proceso administrativo, la organización, se explican la división del trabajo y la coordinación, además, se enuncian sus principios y se ahonda en la importancia de esta función administrativa.

Dirección, tercera etapa del proceso administrativo La dirección es una función administrativa mediante la que se busca influir positivamente en las personas que integran la organización con el objetivo de incrementar su contribución a las metas grupales. Los elementos del concepto, de acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert Jr., se pueden definir como: 1. 2. 3. 4.

Liderazgo. Proceso de dirigir e influir en las actividades laborales de los miembros de un grupo. Motivación. Los factores que ocasionan, canalizan y sostienen la conducta de una persona. Equipo. Dos o más personas que interactúan y se influyen entre sí con un propósito común. Comunicación. Proceso mediante el cual las personas tratan de compartir significados por medio de la transmisión de mensajes simbólicos.

Munch (p. 105), conjuga estos elementos indicando que la dirección como etapa del proceso administrativo consiste en la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y el ejercicio del liderazgo. A continuación, se presenta de una manera muy didáctica, la tercera de las etapas del proceso administrativo, la dirección, sus principios e importancia.

Control, cuarta etapa del proceso administrativo Aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El control administrativo, de acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert Jr. (p. 610), es el procedimiento que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. El objetivo de esta etapa del proceso administrativo consiste en ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición. En la video lección que sigue podrás apreciar la última de las etapas del proceso administrativo, el control, sus fases, principios e importancia. La siguiente tabla resume las principales funciones de cada una de las etapas del proceso administrativo:

Funciones de las etapas del proceso administrativo Planeación

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Establece los objetivos y la misión. Estudia alternativas. Determina recursos necesarios. Genera estrategias para alcanzar los objetivos.

Organización

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Diseña los cargos y las tareas específicas Crea la estructura de la organización. Coordina las actividades laborales. Establece políticas y procedimientos. Define la asignación de recursos.

Dirección

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Dirige y motiva a los empleados Establece la comunicación. Soluciona conflictos laborales. Diseña estrategias para mejorar el desempeño.

Control

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Mide el desempeño. Toma correctivos. Establece controles a los procesos y actividades. Establece controles a los recursos de la empresa.

Fuente: Hurtado (p. 49)

Relación de las etapas En la práctica, las cuatro etapas del proceso administrativo están interconectadas. El desempeño de una función no cesa por completo antes de que se ponga en marcha la siguiente, de tal manera que la ejecución de una influye sobre las demás. Además, de acuerdo con Mackenzie, existen tareas o funciones específicas, tales como el análisis de problemas, la toma de decisiones y la comunicación, que se están realizando continuamente y que, por tanto, permean todas las etapas del proceso. Generalmente, un directivo se halla involucrado simultáneamente en distintas tareas que pertenecen no solo a una sino a varias de las etapas del proceso administrativo. Por ejemplo, puede estar planeando el lanzamiento de un nuevo producto mientras encabeza la selección y contratación del gerente de una sucursal, a la vez que negocia con finanzas la asignación del presupuesto necesario para asegurar que el nuevo producto entre con fuerza en el mercado. Para el observador externo esto puede dar la impresión de desorden, en tanto que, en realidad, el gerente está actuando con todo propósito y fuerza. Por lo general, se hace mayor énfasis en ciertas funciones, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse previamente a que otras puedan ponerse en acción. La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico.

Etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control Qué es administración: es la ciencia social y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos, humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc., de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

Finalmente, la importancia del proceso administrativo se comprueba cuando la ejecución de sus etapas les permite a los encargados de la empresa tomar mejores decisiones y, de esta manera, posicionarla hacia un mejor futuro con mayores capacidades competitivas....