Proceso DE Cambio Organizacional PDF

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Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Administrativas

MATERIA Fundamentos de administración de empresas

TEMA Manejo del cambio y la innovación

DOCENTE Marlene de Jesús Montesdeoca Peralta

Estudiante Marycris Dayanara Coronel Fares Tammy Andrea Moreno Laurido Maria Jose Pazmiño Espinoza Juan Ignacio Pareja Mosquera

EL PROCESO DE CAMBIO El proceso de cambio abarca todas las actividades dirigidas a ayudar a la organización para que adopte exitosamente nuevas actitudes, nuevas tecnologías y nuevas formas de hacer negocios.

La administración

efectiva del

cambio, permite la transformación de la estrategia, los procesos, la tecnología y las personas para reorientar la organización al logro

de

sus

objetivos,

maximizar

su

desempeño y asegurar el mejoramiento continuo en un ambiente de negocios siempre cambiante. Un proceso de cambio ocurre de forma muy eficiente si todos están comprometidos con él. En tanto, para que las personas se comprometan, ellas no pueden ser “atropelladas” por el proceso, como si fueran algo lejano del mismo, por que no son. En la verdad, el cambio ocurre a través de las personas. Y, para que se considere a las personas como parte del proceso de cambio es necesario conocer sus valores, sus creencias, sus comportamientos. Las

organizaciones

y

las

personas que en ella están incluidas cambian

continuamente.

organizaciones,

En

algunos

las

cambios

ocurren por las oportunidades que surgen,

mientras

que

otros

son

proyectados. El término desarrollo es aplicado

cuando

el

intencional y proyectado.

cambio

es

Proceso a través del cual una organización llega a ser de modo diferente de lo que era en un momento dado anterior. Todas las organizaciones cambian, pero el reto que se plantean los directivos y, en general, todas las personas de la organización es que el cambio organizacional se produzca en la dirección que interesa a los objetivos de la organización. Es por ello que se habla de gestión del cambio, agentes de cambio, intervención para el cambio, resistencia al cambio, etc. Cuando se quiere llevar adelante un proceso de cambio, se debe tener en cuenta que las personas pretenden que la nueva situación

les

proporcione

la

misma

seguridad que la previa. Mientras el proceso avanza sin mayores dificultades, el cambio sigue adelante, pero no bien se producen inconvenientes, las personas tienden a volver rápidamente a la situación anterior y es por eso que gran proporción de los procesos de cambio fracasan al poco tiempo de ser implementados. Para que un proceso de cambio pueda implementarse con éxito y sostenerse en el tiempo, es fundamental tener en cuenta el factor humano. Las personas deben confiar, estar motivadas y capacitadas, ya que el cambio es un proceso muy duro, tanto a nivel personal como organizacional.

LAS ETAPAS DEL PROCESO DE CAMBIO. Existen tres fases principales que todo proceso: -

La Primera es un período de Cuestionamiento, de Retar el Status, de Fijar Metas, y de Diseñar. De una u otra forma, decidimos que la forma actual de hacerlas

-

La segunda etapa es un período de Cambio, de Aclarar, de Reforzar. Aquí es donde hacemos el verdadero trabajo pesado del Cambio. Creamos estructuras, desarrollamos nuevos sistemas y comenzamos a fomentar nuevas actitudes y formas de trabajar.

-

La tercera etapa es un período de Consolidación, de Institucionalización y de Evaluación. Esta es la etapa donde hacemos permanente el cambio. Nos aseguramos que nuestra gente no piensa que es otro “Programa del Mes”, sino algo que va a perdurar en la Organización.[ CITATION Cis03 \l 3082 ]

FACTORES INTERNOS E EXTERNOS . Externos • Variaciones en las necesidades y deseos de los clientes • Nuevas regulaciones de los gobiernos • Transformación de la tecnología • Variaciones económicas Internos • Nueva estrategia organizacional • Modificaciones en la composición de la fuerza laboral • Nuevas maquinarias • Variación en las actitudes de los empleados [CITATION rob \p 188 \n \y \t \m rob \l 3082 ] DOS PERSPECTIVAS ACERCA DEL PROCESO DE CAMBIO Es posible emplear dos metáforas muy distintas para describir el proceso de cambio. Una de ellas visualiza la organización como un gran barco que surca la mar en calma. En la otra metáfora, la organización es vista como una pequeña balsa que navega por un río enardecido, lleno de grandes caídas de agua. [ CITATION Ste14 \l 3082 ] Existen dos metáforas muy diferentes que describen el proceso del cambio, estas son: •

Metáfora de las aguas tranquilas

•

Metáfora de las aguas agitadas

METÁFORA DE LAS AGUAS TRANQUILAS Sugiere que el cambio es una interrupción temporal en el devenir normal de los acontecimientos y que cuando se presenta puede ser planeado y manejado. Existen tres etapas del proceso del cambio según KURT LEWIN, que son: 

DESCONGELAR



CAMBIAR



RECONGELAR

La primera etapa llamada DESCONGELAR se lleva a cabo ya sea aumentando los factores de impulso, que son las fuerzas que estimulan el cambio; disminuyendo los factores restrictivos, que son las fuerzas que provocan la resistencia al cambio; o combinando ambas estrategias.[ CITATION Ste14 \l 3082 ] El segundo término, llamado CAMBIAR consiste en que la gerencia de la empresa busca fórmulas para adaptarse a la situación a la que quiere llegar la dirección de la compañía. Esta etapa abarca todas las formas mediante las cuales se aprenden los comportamientos que la organización desea adoptar. Es muy importante inculcar en la gente una formación adecuada y metodología ordenada de los nuevos procesos. Modificar significa adoptar y descubrir nuevos valores y actitudes. El movimiento hacia el estado del cambio debe superar patrones de comportamiento ineficaces para poder llegar al siguiente nivel. Este proceso lleva tiempo y esfuerzo, ya que no todo el mundo querrá modificar costumbres del pasado. El último proceso llamado RECONGELAR es la estabilización del nuevo estado. Este último paso supone el momento de estabilizar en la organización un nuevo

estado que viene para quedarse. Este momento se llama estado de equilibrio y, para que triunfe, es necesario el apoyo de agentes como las normas de empresa, la cultura empresarial y la estructura organizacional. Según LEWIN estas fases son posibles de completar si se: 

Determina el problema



Identifica la situación actual



Identifica la meta por alcanzar



Identifica las fuerzas positivas y negativas que inciden sobre él.



Desarrolla una estrategia para lograr el cambio a partir de las

situaciones actuales.

METAFORA DE LAS AGUAS AGITADAS Ve a la organización como una pequeña balsa que navega por un río caudaloso, con rápidos incesantes de aguas turbulentas. En la balsa viaja media docena de personas que nunca han trabajado juntas, que desconocen completamente el río, que no están seguras de su destino final y que, por si fuera poco, viajan de noche. Aquí el cambio, es una condición esperada y natural, y la gestión del cambio es un proceso continuo. Esta visión se corresponde con los ambientes inciertos y dinámicos actuales, en un mundo que es dominado cada vez más por la información, las ideas y el conocimiento. Para lograr el éxito en este tipo de ambiente, la organización tendrá que ser increíblemente flexible y tener capacidad de responder rápidamente a las condiciones cambiantes. Las organizaciones demasiadas estructuradas, “lentas” para responder o incómodas con los cambios no sobrevivirán. Aquí no existe la estabilidad y la capacidad de predicción de la metáfora de las aguas tranquilas. Las alteraciones de STATUS QUO no son ocasionales ni temporales, ni son seguidas por un regreso a las aguas tranquilas. Muchas organizaciones nunca salen de los rápidos incesantes, sino enfrentan cambios constantes, rayando en el caos.

Un creciente número de gerentes empiezan a aceptar que su trabajo es muy parecido a lo que los estudiantes enfrentarían en las universidades de nuestro ejemplo. La estabilidad y la predictibilidad de la metáfora de las aguas tranquilas ya no existen. Los cambios al statu quo no son ocasionales y temporales, seguidas de un retorno a las aguas tranquilas. Muchos de los gerentes actuales nunca salen de los rápidos turbulentos. Enfrentan un cambio constante, al borde del caos. Estos gerentes se ven obligados a desempeñar un juego que nunca aprendieron antes y el juego es gobernado por reglas que son creadas conforme el juego se desarrolla. ¿es una exageración la metáfora de “aguas agitadas”? ¡NO!,[CITATION Ste \l 3082 ] Tomemos el caso de Procter & Gamble. Durante décadas P&G ha sido el modelo destacado de un comerciante exitoso de productos conocidos que van desde Crest, a Pampers, o a Folgers. Sin embargo, el entorno de las ventas al menudeo ha cambiado sustancialmente conforme las tiendas de descuento y los clubes de almacenes exigieron los mejores precios posibles de los fabricantes. Los enfoques tradicionales de P&G hacia los precios, el desarrollo del producto, la distribución y otras actividades que les funcionaron tan bien en el entorno de las “aguas tranquilas” ya no era viable en la incertidumbre turbulenta de las ventas al menudeo actual. Así que P&G puso en práctica un sistema de resurtido de productos continuo, que utiliza la información de salidas de mercancía del detallista para automáticamente colocar órdenes de compra de sus productos como el detergente para topa Tide, el shampoo Head and Shoulders y el dentífrico Crest. Esto significo abandonar su sistema global de representantes de ventas, que básicamente eran tomadores de órdenes, para adentrarse en un sistema de pedidos automáticos; una medida atrevida y asombrosa. Además, las exigencias de los consumidores por productos cuyo precio fuese bajo obligó a P&G a cambiar su forma de establecer precios para sus productos. Estos cambios organizacionales radicales fueron esenciales para que P&G sobreviviera en el entorno de las “aguas agitadas” en el que opera.

¿QUÉ ES EL CAMBIO ORGANIZACIONAL? El cambio organizacional se define como el proceso y efecto que sucede en una organización al transformarse internamente. Por ende, en un momento u otro, casi todos los gerentes se ven obligados a modificar ciertos aspectos de su entorno laboral. Cada una de esas alteraciones representa un cambio organizacional, entendiendo por ello cualquier modificación del personal, la estructura o la tecnología, con que opera una organización. Ante estas transformaciones, seguramente muchas personas se han de preguntar ¿Por qué llegan estos cambios? La respuesta es que, existen 2 factores que llevan a las organizaciones a renovarse, como lo son: FACTORES EXTERNOS: -

Debido a cambios de la industria.

-

Presión de la competencia.

-

Obsolescencia.

-

FACTORES INTERNOS: -

Caída de la productividad.

-

Implementación de nuevas estrategias.

-

Planes de moderniza

en puestos claves.

Así mismo el cambio organizacional consta de dos elementos clave, que son el proceso de cambios y los efectos que este genera en la organización. Durante el proceso hay puntos importantes que hay que saber, como por ejemplo identificar los comportamientos que influirán en el cambio, definir las estrategias, definir el método den reforzamiento de aprendizaje, respecto a los efectos, la visión del cambio debe ser clara para todos, es decir, es importante describir como serán las cosas una vez que el cambio se haya implementado, además no hay que olvidar que en los efectos de cambio, tiene un impacto tanto a nivel individual como organizacional y por ese motivo existen problemas típicos que hay que considerar y encontramos: -

El poco entendimiento, que sucede cuando cada área o colaborador no tiene suficiente información o tienen diferentes versiones.

-

La desmotivación, si el proceso del cambio es largo, las personas pueden perder el impulso de la motivación inicial.

-

La preferencia por el pasado, siempre existirá una preferencia general por aquello que se conoce y estará bajo control.

-

Alto uso de recursos, esto provoca que el cambio organizacional se alargue o incluso que se cancele [ CITATION Edu19 \l 3082 ]

Los cambios organizacionales también suelen demandar la presencia de algún ente, conocido como agente de cambio, que actúe como catalizador y asuma la responsabilidad de manejar el proceso de transformación. El agente de cambio puede ser un gerente de la organización, pero también alguien que no desempeñe un puesto gerencial, como, por ejemplo, un especialista, en cambio del departamento de RH o incluso un consultor externo. Cuando la magnitud del cambio es importante, muchas veces las organizaciones contratan ese tipo de asesores para obtener respaldo y consejo. Como no forman parte de la empresa, los consultores externos pueden aportar algo que sus integrantes tal vez no tengan: una perspectiva objetiva; por otro lado, también

tendrán una comprensión limitada de la historia, la cultura, los procedimientos operativos y el personal de la organización. Otro punto importante para recalcar es que tendrán menos dificultad para implementar cambios radicales en comparación con los miembros de la compañía. En cambio, los gerentes internos quizá se muestren más considerados y hasta excesivamente precavidos, ya que ellos sí se verán forzados a afrontar las consecuencias de cualquier cambio drástico. [ CITATION Ste14 \l 3082 ] TIPOS DE CAMBIO Existen 3 tipos de cambios que enfrentan los gerentes: estructurales, tecnológicos y de personal CAMBIOS ESTRUCTURALES Los cambios estructurales incluyen cualquier modificación de las variables relativas a la estructura, como las relaciones entre superior y subordinado, los mecanismos de coordinación, el empoderamiento de los empleados o el rediseño de los puestos de trabajo. Las modificaciones que se dan en el entorno externo o en las estrategias organizacionales suelen provocar cambios en la estructura de la empresa. En virtud de que la estructura organizacional se define con base en cómo se realiza el trabajo y en quién lo lleva a cabo, los gerentes pueden alterar cualquiera de esos componentes estructurales, o ambos. Por ejemplo, el cambio podría consistir en que las responsabilidades de distintos departamentos se combinen en uno solo, en la eliminación de uno o varios niveles jerárquicos, o en aumentar la cantidad de empleados a cargo de un gerente. Por otro lado, podría ocurrir que, en un intento por incrementar la estandarización, se implementen más reglas y procedimientos o que se fomente el empoderamiento de los empleados para propiciar una mayor velocidad en materia de toma de decisiones. CAMBIOS TECNOLOGICOS Los cambios tecnológicos abarcan las modificaciones que ocurren en la forma de desempeñar el trabajo o en los métodos y los equipos utilizados para llevarlo a cabo . Los gerentes también podrían optar por transformar la tecnología que utilizan para convertir los insumos en producción. Casi todos los primeros estudios que se realizaron en torno de la administración tenían que ver con cambios tecnológicos. Por ejemplo, las

técnicas de la admin. científica involucraban la implementación de cambios tendientes a aumentar la eficiencia en términos de productividad. Hoy en día, los cambios tecnológicos suelen implicar la automatización, la computarización o la introducción de nuevas maquinarias, herramientas o métodos. Los cambios tecnológicos más evidentes se han derivado de la computarización. Casi todas las organizaciones cuentan con sofisticados sistemas de cómputo. Por ejemplo, los supermercados y otros negocios minoristas utilizan lectores digitales que proporcionan información instantánea sobre existencias, y muchos están comenzando a aceptar pagos realizados mediante dispositivos portátiles. CAMBIOS EN EL PERSONAL Se refieren a cualesquiera modificaciones en las actitudes, expectativas, percepciones y comportamientos de individuos o grupos. Modificar la fuerza laboral implica modificar sus actitudes, expectativas, percepciones y comportamientos, algo que no es fácil de lograr. Desarrollo organizacional (DO) es el término que se utiliza para describir los métodos de cambio enfocados en la fuerza laboral, así como en la naturaleza y la calidad de las relaciones interpersonales en el trabajo. Cada una de ellas busca provocar cambios en los empleados de las organizaciones y lograr que trabajen mejor en conjunto. Por ejemplo, los ejecutivos de Scotiabank, una de las cinco instituciones bancarias más grandes de Canadá, saben que el éxito de cualquier nueva estrategia de ventas y servicio a clientes depende de modificar las actitudes y los comportamientos de sus empleados. Los gerentes han usado diferentes técnicas DO durante este cambio estratégico, incluyendo la creación de equipos, las encuestas de retroalimentación y el desarrollo intergrupal.[CITATION Rob14 \p 193 \l 3082 ]

Referencias COULTER, R. Y. (2005). Administración (Octava Edición ed.). Mexico: PEARSON. https://www.gestiopolis.com/el-proceso-de-cambio-organizacional-como-gestionarlo/. (s.f.). Patricia, C. (25 de Octubre de 2003). Obtenido de https://www.gestiopolis.com/el-proceso-decambio-organizacional-como-gestionarlo/ ROBBINS. (2014). administracion. MEXICO: PEARSON. Robins. (2014). Administración. En S. P. ROBBINS, Administración (pág. 720). Mexico. Salgado, E. (1 de Febrero de 2019). Qué es el Cambio Organizacional - Guía definitiva. Obtenido de undiaextra.com: https://es.slideshare.net/HugoGarcia102/qu-es-el-cambioorganizacional-la-gua-definitiva Stephen, R. (2014). Administración. México: Pearson Educación S.A. de C.V....