Resumen Cap.10 - Trabajo en Equipo - PDF

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Capítulo 10 - Trabajo en EquipoConcepto de trabajo en equipo:El término alude a un grupo de personas trabajando con fines determinados. Si bien el término tomó protagonismo con la difusión masiva del sistema de gestión conocido como calidad total (TQM), en realidad no es nuevo nos podemos remontar a...

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Capítulo 10 - Trabajo en Equipo Concepto de trabajo en equipo: El término alude a un grupo de personas trabajando con fines determinados. Si bien el término tomó protagonismo con la difusión masiva del sistema de gestión conocido como calidad total (TQM), en realidad no es nuevo nos podemos remontar a autores como F  ayol de mediados del siglo XX. Team building  es el equivalente en inglés al “trabajo en equipo”, y aunque alude más a la construcción del equipo, puede hallarse equivalencias entre ambos. El trabajo en equipo (TE en adelante) es una construcción conceptual que proviene de las ciencias sociales y que es tomado también en RRHH. Nociones de equipo y grupo y diferencias entre sí: Grupo: (en cs.sociales) es todo conjunto de personas circunstancialmente reunidas ante una situación determinada. En Fainstein la noción de grupo es una “reunión espontánea y relativamente estable compuesta por un número reducido de individuos, que tiene una interacción frecuente, intereses comunes a todos sus miembros. (Pero no iguala al grupo con un equipo) Flippo y Munsinger consideran que “se formará un grupo cuando un pequeño número de personas comparte valores comunes y desarrolle un patrón de relaciones que el grupo consolide. (Esto se acerca más a la noción de equipo) Equipo: es un grupo formado para un fin determinado, donde sus integrantes desempeñan roles asignados y siguen reglas para optimizar su funcionamiento. Diferencias entre equipo y grupo: ● ● ●

El fin que se persigue El desempeño de roles Las reglas a seguir

Estos tres elementos son el núcleo del procedimiento para el funcionamiento de equipos eficientes.

Clase 6 - Trabajo en equipo y liderazgo (12/09/20 con Lucía) Equipo

Grupo

Conjunto de personas con objetivos en común

Conjunto de personas sin objetivos comunes

Interdependencia

Individualismo

Confianza

Desconfianza

Roles de equipo: Explorador - Organizador - Asesor - Controlador Rol del líder de un equipo: ● ● ● ● ● ●

Establecer objetivos y propósitos Conocer a los miembros Desarrollar las habilidades de los miembros Establecer reglas Asignar tareas y responsabilidades Dar feedback

Ubicación del TE en la gestión de RRHH: La dirección estratégica en RRHH sitúa al TE como uno de los drivers  (conductores) centrales de la gestión en RRHH. Los drivers, factores conductores de la gestión de RRHH son: ● ● ● ● ● ●

La motivación La comunicación El liderazgo La participación El empowerment El trabajo en equipo (driver que se aborda en este capítulo)

Los drivers (factores conductores) de la gestión de RRHH tienen un rango superior al de cualquier herramienta de gestión de RRHH (como la selección de personal, prevención de accidentes de trabajo, liquidación de sueldos o la negociación de conflictos colectivos). La empresa que procure una gestión eficiente y alineada con la estrategia de negocios en materia de RRHH, no puede permitirse: ● ● ● ● ● ●

No motivar a sus trabajadores Tener una comunicación nula o deficiente entre sus miembros No permitir la aparición de líderes internos No alentar la participación de sus miembros No darles empowerment a sus trabajadores Desalentar el trabajo en equipo

No respetar estos drivers puede derivar en consecuencias desastrosas no sólo para la gestión en RRHH, sino para el clima laboral.

Beneficios del trabajo en equipo: ●

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Aumento de la eficiencia: las decisiones que se toman tienen en cuenta los intereses de todos los participantes y habrán sido sometidas a distintos puntos de vista, mejorando así el control de la calidad en tales decisiones. Mayor motivación: al ver que sus opiniones son tomadas en cuenta, contribuye a la formación del espíritu de equipo.

Equipos exitosos y equipos que fracasan: Algunas razones del fracaso de los equipos: Muchos gerentes sienten que las reuniones de equipos es un desperdicio de tiempo por: ● ● ● ● ● ●

Falta de confianza mutua entre los trabajadores del equipo Falta de apoyo de la alta dirección al trabajo del equipo Creencia de que las reuniones no son trabajo real Creencia de que las juntas no se manejan ni adecuada ni ordenadamente Falta de información para la toma de decisiones Observar que las reuniones son conciben como un fin y no como medio

A cada una de estas críticas podemos oponer un argumento en contrario o encontrarle una solución. ●

Para la falta de confianza mutua: la conformación de equipos no solo depende de la elección de sus integrantes, sino que debe haber facilitación y acertar en los procesos de relación entre sus integrantes, generando confianza a través de la escucha empática, observación de las interacciones y la retroalimentación oportuna.

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Para la falta de apoyo de la alta dirección: independientemente del motivo por el cual la alta dirección no brinde el apoyo necesario al TE o no crea en el team building como herramienta, quien la propone deberá ofrecer argumentos convincentes basados en la forma de financiar la implementación, el retorno de la inversión que esto debiera suponer y, especialmente, que el TE se oriente a resolver cuestiones que son estratégicas para la firma o resuelvan problemas de gestión.

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Para la creencia que es una pérdida de tiempo: se basan en general en razones fundamentadas referidas a casos donde la reunión del equipo no toma decisiones que resuelven problemas, y se orientan más a la competencia entre individuos o sectores y no a la cooperación.

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Para el manejo inadecuado de las juntas y la falta de información para la toma de decisiones: Se puede argumentar en conjunto. Son objeciones válidas en muchos

casos, los equipos no funcionan eficientemente porque no se hacen bien los deberes entre junta y junta, y los integrantes del equipo llegan a la reunión sin haber leído y revisado la información que deberían haber recibido para poder tomar una decisión, basándose en datos confiables. ●

Para la razón de que las reuniones se toman como un fin y no un medio: A veces en nombre de la buena relación entre los integrantes, se evitan discusiones o no se toman decisiones que pueden generar conflictos, y quizás sería oportuno que esos temas se traten en forma abierta para así remover esas barreras.

Razones  para el éxito de los equipos: ● ● ● ● ● ●

Predominio de las relaciones informales en la organización Conformación adecuada del equipo Fijar claramente las normas Aclarar la misión Seguir estrategias para lograr resultados provechosos para la organización Evaluar continuamente el trabajo del equipo

Podemos referirnos brevemente a cada una de estas razones: ●

El predominio de las relaciones informales: en organizaciones donde predomina la formalidad el poder deviene de la autoridad formal, no de la persona, sino de la jerarquía, legitimidad institucional y la cadena de mando. En cambio, donde predominan las relaciones informales, el poder reside en la persona, no en el cargo. El énfasis está puesto en las relaciones.

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La conformación adecuada del equipo: tendrá un peso específico en el éxito de la gestión del equipo.

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La fijación de las normas: ayudan a la cohesión interna, fijas las reglas de convivencia, le dan organización al equipo.

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La misión: si el equipo tiene clara la misión las dudas internas se disipan, porque se han consultado y aclarado convenientemente, logrando que el grupo se focalice en una meta específica comprendida por todos.

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Logro de resultados positivos: el equipo debe reunirse para resolver problemas que sean pertinentes e importantes para la gestión del negocio. Y deben lograr resultados. El gerente o director suelen fijar el objetivo pero también el plazo en que la propuesta debe implementarse y la forma en que la misma debe ser entregada.

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Evaluación continua del trabajo: aplicar la mejora continua de procesos al mismo trabajo del equipo debiera ser entendido como una garantía de confiabilidad. Aprovechar el crecimiento de aplicaciones del trabajo basado en equipo que tuvo lugar con la difusión de la gerencia de la calidad total (TQM), sistema de gestión que considera al trabajo en equipo parte esencial de su propuesta.

Los equipos deben autoevaluarse y mejorar de manera continua, sus procesos de tarea y sus procesos de relación y de toma de decisiones para hacerlos más eficientes. Relaciones entre equipo y conducta: En un trabajo de equipo hay que diferenciar entre contenidos y procesos.

Contenido => en qué se trabaja. Proceso => cómo se trabaja. Hay dos tipos de procesos: ● ●

Proceso de tarea (cómo hacer la tarea) Proceso de relación (cómo se sienten los miembros trabajando entre sí)

Procesos de tarea en un equipo: ● ● ● ●

Definir y aceptar las normas básicas Definir cómo será la toma de decisiones en el equipo Elaborar un orden del día y respetarlo Redactar minutas (anotaciones, borradores, resúmenes) de las reuniones

Procesos de relación: ● ●

Qué sienten los miembros del equipo sobre el contenido de aquello en lo que se está trabajando. Qué piensa cada uno de los demás integrantes del equipo.

El líder de un equipo debe dirigir los procesos de relación, centrar su atención en la tarea y dar el respaldo a los miembros del equipo, que debieran ser los expertos en el contenido.

Equipo y Conducta: La gestión de RRHH entiende la conducta de los individuos. Por ejemplo, un tema central resulta el cambio cultural. Para que ese cambio cultural sea viable, el responsable de RRHH deberá trabajar entre otras responsabilidades, con la modificación de las conductas de empleados y gerentes, elemento imprescindible para lograr el cambio. Trabajar con la conducta requiere observar, interpretar, analizar y también de habilidades de comunicación para llegar bien a fin influir en los agentes organizacionales. La conducta obedece a diversos factores que interactúan en el individuo y dan lugar a la motivación y luego a la acción humana.

Otro aspecto a señalar es la influencia del liderazgo relacionado con la conducta y el team building. La participación es otro fenómeno del comportamiento organizacional que está inseparablemente ligado al éxito de los equipos de trabajo. Respecto de la interacción de estas variables del comportamiento con la mecánica del trabajo en equipo, se podría señalar que existen conductas apropiadas y conductas inapropiadas dentro de una reunión de equipo. Equipos y Comunicación: La buena comunicación entre los miembros de un equipo generará mayor confianza mutua y evitará que malos entendidos se conviertan en conflictos de difícil resolución. En un equipo el uso de mensajes y sus medios, así como el adecuado estilo de comunicación se convierte en una herramienta de importancia para asegurar la eficiencia del equipo. Para una óptima comunicación se deberá: ● ● ● ● ● ● ●

Generar una escucha empática Dar lugar a expresiones de todos los miembros Demostrar empatía, respeto y ser autocrítico Encontrar los canales más adecuados para comunicarse Evitar filtros psicológicos que impiden comunicarse genuinamente Evitar los ruidos que dificultan la comprensión de lo que se comunica Tener en cuenta las barreras que impiden una comprensión mutua (no prejuzgar)

Tipos de escucha: La intensidad define la calidad de la escucha. Escucha defensiva => el interlocutor está más preocupado por sus propios pensamientos. Hay poca participación.

↓ Escucha social => El “prestar oído” pasivamente.

↓ Escucha activa => Intensa, indispensable para cultivar la relación.

Equipos y mejora de procesos: La relación entre trabajo en equipo y la mejora continua de procesos es uno de los factores que han hecho del TE una herramienta eficaz para el funcionamiento confiable de las organizaciones. Deming destacó la importancia de los equipos para analizar fallas en los procesos y encontrar soluciones a esas fallas que de implementarse implicarán una mejora en la eficiencia de las operaciones.

Deming define a los procesos como “la actividad que transforma insumos en resultados”. Y sus contribuciones más notorias y útiles para la administración moderna de negocios son: ● ● ●

Los 14 principios La reacción en cadena El método de mejora de procesos

a) Los 14 principios de Deming: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Firme propósito de mejorar Aprender responsabilidades y liderar el cambio No depender de una inspección para lograr la calidad Premio no sobre la ganancia sino sobre la reducción de costos Mejora continua de los sistemas para mejorar la calidad, productividad y costos Instituir la capacitación en el trabajo El objetivo del liderazgo debe ser ayudar Eliminar miedos Romper barreras entre departamentos Eliminar los estándares, privilegiar el cambio y el liderazgo Eliminar la gestión por objetivos, la gestión debe ser por calidad Instituir un programa vigoroso de educación y automejora Poner a la organización a trabajar en la transformación

b) La  reacción en cadena de Deming: se ocupó de demostrar que mejorando la calidad se beneficiaban tanto la organización como la sociedad a la que aquélla servía con sus productos y procesos. Mejorar la calidad => Disminuyen  los costos => Mejora la productividad => Mejora la eficiencia => La Cía. se mantiene en la sociedad => se genera más trabajo. c) Método  de mejora continua de procesos: esta metodología puede resumirse en cuatro pasos que se denomina método PEVA: ● ● ● ●

P-Planificar (lo que se necesita) E-Ejecutar (un cambio a gran escala) V-Verificar (medir los efectos del cambio) A-Actuar (para confirmar o no la prueba)

d) Otras metodologías: ● ● ●

Método KAISEN: son pequeñas mejoras sobre el status quo del proceso. Reingeniería de procesos: implica una mejora drástica del status quo del proceso. Mantenimiento de procesos: implica mantener los estándares actuales logrados.

Condiciones para un trabajo en equipo eficiente: Implica entender su funcionamiento como un sistema y trabajar permanentemente en la optimización de sus componentes.

Metodología del trabajo de equipo: Se recomienda seguir estos 5 pasos: 1. 2. 3. 4. 5.

Conformar el equipo Fijar las normas Aclarar la misión Seguir una estrategia para producir resultados Evaluar el proceso del equipo

Roles habituales en un equipo: ● ● ● ● ●

Líder Facilitador Redactor Presentador Miembros del equipo

Rol del líder: será responsable de que el equipo concluya la tarea asignada en tiempo y forma requeridos por el cliente (gerente). Hará el control de calidad, ordenará la tarea, asignará trabajos, desde una posición de liderazgo y no desde la conducción de un jefe. Rol del facilitador: es un observador objetivo, cuyo rol implica ayudar al equipo a superar obstáculos internos para cumplir su tarea. Y para que su tarea pueda considerarse lograda deberá cumplir tres cuestiones: ● Generar confianza ● Observar las interacciones ● Intervenir eficazmente Rol del redactor: es quien toma nota de todas las contribuciones durante la reunión, con el fin específico de resumirlas y luego preparar la presentación ante el cliente del equipo. Rol del presentador: Rol de miembros del equipo: Tamaño del equipo: dependerá del problema a solucionar y del número de involucrados. Fijar las normas para el equipo: se podría mencionar: ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Cuánto dura la asignación de roles, sistema de rotación Acuerdos en tipos y profundidad de las presentaciones Frecuencia de las reuniones Lugar de las reuniones Mecánica de las reuniones Reglas de conducta Horarios de inicio y fin de las reuniones Información previa a las reuniones Redacción del orden del día

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Sistema de toma de decisiones

Formas de toma de decisiones en equipo: ● ● ● ● ●

Autocrática => uno decide por todo el equipo. Experta => la decisión es tomada por la persona que más conoce del tema. Voto => se elige la solución que sea satisfactoria para más del 50% de los miembros del equipo, mediante voto. Consenso => todos acceden a una decisión, el consentimiento pleno implica que los miembros respaldan la decisión grupal. Unanimidad => todos convienen y están 100% satisfechos con la solución.

Aclarar la misión del equipo: Un equipo debe reunirse con clara conciencia y compromiso sobre: ● ● ●

Qué tiene que hacer Para qué lo tiene que hacer Para quién lo tiene que hacer...