Resumen - Organigramas PDF

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Apunte de Clase...

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Organigramas Características de los organigramas La representación gráfica de la estructura de una organización mediante un organigrama responde fundamentalmente a dos objetivos: 1. De información – Simplifica y precisa la necesaria comunicación tendiente a:  Definir y hacer conocer las áreas de acción de cada integrante.  Complementar el manual de normas de funcionamiento.  Hacer conocer a todos los integrantes su posición relativa en la estructura.  Capacitar al personal de la organización.  Instruir y ubicar a los recién ingresados.  Difundir hacia el exterior de la organización el conocimiento de su estructura. 2. De análisis estructural y funcional – Se utiliza para:  Revelar y analizar las estructuras y funciones vigentes.  Proyectar y elaborar nuevas estructuras y funciones.  Establecer comparaciones estructurales.  Poner de manifiesto las fallas estructurales.

Limitaciones y utilidades de los organigramas A. El organigrama muestra exclusivamente la estructura formal, siendo imposible representar la estructura informal (Indefinida y compleja) B. El organigrama es una representación simplificada de la compleja estructura real de la organización; Es una analogía sintética. C. El organigrama puede poner de manifiesto ciertas deficiencias. Puede detectar fallas estructurales como:  Indefinición de niveles jerárquicos, de áreas, rangos o categorías.  Indefinición del tipo de función (Ejecutiva; asesora, etc)  Supervisión jerárquica sobre un único subordinado.  Dependencia indefinida.  Desequilibrio estructural.  Áreas de control excesivamente amplias.  Inadecuada asignación de niveles jerárquicos.  Defectuosa subdivisión de áreas.  Control interno incoherente.  Supervisión directa múltiple sobre un subordinado

Principios básicos de los organigramas La representación debe estar basada en los principios básicos de la organización:       

Unidad de mando Relaciones de dependencia jerárquica deben ser claras y definidas. Definición precisa de los niveles jerárquicos. Definición de las principales funciones. División del trabajo. Subordinación y dependencia Existencia de responsabilidad y delegación de autoridad.

Ordenamiento jerárquico

En el organigrama se pretende presentar un ordenamiento jerárquico. Este puede basarse en tres criterios diferentes: 1. En el nivel jerárquico del cargo o función. 2. En el nivel de la persona a cargo de este. 3. En el numero de instancias decisorias que median entre cada sector o área y el nivel máximo o superior.

Sistemas de representación de organigramas Las formas más usadas de representación de estructuras organizativas se basan dos formas geométricas:  

La pirámide – Diagramas en triángulos. Conciben a estructura como una pirámide vista de costado. Se denomina “Sistema triangular”. El cono – Diagramas en circulo. Conciben a la estructura de forma cónica y la representa viéndola desde la cúspide. Se denomina “Sistema circular”.

Sistemas triangulares Pueden citarse dos formas de diagramación:  

Diagramación vertical – Piramidal vertical, lineal, AFNOR antiguo, IRAM actual. Diagramación horizontal – Piramidal horizontal, IRAM original.

En todos los sistemas triangulares, el organigrama es la combinación de varios triángulos equiláteros por la forma de dispones los entegramas.

Piramidal vertical (IRAM actual) Es el sistema mas difundido en el mundo. La norma IRAM 34504 establece este sistema de diagramación (Mayo 1986). Su diagramación comienza con los entegramas de mayor jerarquía en la parte superior y sigue hacia abajo con los de jerarquía menor. Su forma se asemeja a una pirámide apoyada sobre su base y vista desde uno de sus costados. Tiene el inconveniente de que, dado que la parte inferior del organigrama ofrece un gran desarrollo espacial, puede ocasionar dificultades para hacer un diagrama de tamaño apropiado para su manipulación.

Lineal Este sistema es igual al piramidal vertical, con la diferencia de que no se recuadran los entegramas. En su lugar, se escribe la descripción con los datos que se juzgue oportuno incluir. Se lo denomina “de relaciones” dado que su única parte grafica son las líneas de la red estructural.

Sistema francés original (AFNOR) Sistema adoptado por la entidad normalizadora francesa (AFNOR) que se ocupa de racionalización de métodos y materiales. Respetan los entegramas en dos posiciones diferentes:  

Horizontalmente – Para sus primeros niveles. Verticalmente – Para los últimos niveles.

Piramidal horizontal Similar al piramidal vertical. En lugar de desarrollarse de arriba hacia abajo, lo hace de izquierda a derecha.

Sistema francés actual (AFNOR)

Es el sistema francés más reciente de representación de organigramas. Es sumamente angosto y alto, y todos los entegramas son de igual tamaño. Se distinguen las jerarquías por la ubicación del entegrama, que va desplazándose algo mas a la derecha cuanto mas disminuye el nivel jerárquico.

Orlograma Sistema ideado por Jacques Lorstein. Tiene gran similitud con el actual sistema AFNOR.

IRAM original Basado en la forma triangular. Es el sistema adoptado. Ver mas adelante.

Otros sistemas triangulares Existen otros sistemas de menor difusión. Entre estos están: A. Radial – Utiliza una distribución circular siguiendo los radios del circulo. B. Estandarte – Es igual que el piramidal vertical, salvo que los entegramas son mas altos que ambos y cuelgan directamente de las líneas de dependencia, como si fueran estandartes. C. En lambda – Se denomina así porque las líneas de unión entre los distintos entegramas tienen la forma de la letra griega. D. En cadena – También denominado planetario. Adopta una forma similar al sistema solar, con la máxima jerarquía en el centro, y las sucesivas jerarquías indicadas por medio de entegramas circulares distribuidos en orbitas cada vez más distantes, según sus diferentes niveles jerárquicos.

Sistemas circulares Existen dos sistemas de diagramación:  

De circulo completo. Semicircular.

Ambos están conformados por círculos concéntricos, en donde en el circulo central esta ubicada la máxima jerarquía de la organización; en el circulo inmediato que rodea este la jerarquía que le sigue; y así sucesivamente para el resto de las jerarquías. Estos sistemas no están tan difundidos como los circulares por varias razones:      

Sos sistemas con capacidad limitada, y no diferencian o admiten organismos de tipo asesor o auxiliar. Su texto se desarrolla en círculos o semicírculos lo que dificulta su diagramación y lectura. No admiten la representación de las relaciones funcionales y otras vinculaciones entre los entegramas. Son dificultosos de dibujar. La representación puede no guardar una relación adecuada con la jerarquía correspondiente. No existen reglas definidas para su representación grafica.

Normalización de organigramas El Instituto Argentino de Racionalizacion de Materias (IRAM) fijo las reglas convencionales para el diseño de organigramas en la norma 34.504. Aparte de aportar su propia experiencia, tomo en consideración las normas de la AFNOR, los trabajos sobre organigramas publicados por SEGBA y un trabajo sobre normas aplicadas en la CIAE, para redactar la norma.

Norma IRAM 34504 – 1975 (Original)

Alcances Tiene por objeto establecer la metodología para la confección de organigramas en el ámbito ejecutivo, asesor y auxiliar. Se divide en dos partes dispositivas:  

La primera define los términos básicos empleados. La segunda establece la metodología recomendaba.

Información suministrada por el organigrama El organigrama brinda abundante información sobre la estructura de una organización, como:       

Relaciones de supervisión, dependencia, vinculación u otras, entre distintas unidades organizacionales. Denominación de area, del rango, del responsable o corresponsables. Nivel jerarquico de area. Dotaciones de personal. Nivel de dependencia o instancias. Carácter ejecutivo, y asesor o auxiliar, de cada sector. Datos complementarios que se incluyan en la diagramación.

Definición de términos Los conceptos definidos por la norma son: A. Organigrama – Representación gráfica de la estructura orgánica de una organización o de parte de ella. B. Entegrama – Representación grafica de cada unidad orgánica de la estructura. C. Lineas de dependencia jerárquica – Son las líneas que relacionan jerárquicamente los entegramas. Unen los entegramas de mayor jerarquía con los de igual o menor, dependientes de ellos. D. Líneas de relación funcional o de vinculación – Son líneas que representan las relaciones funcionales, no jerárquicas, entre los entegramas. Se emplean para representar la relación existente cuando un mismo entegrama esta conectado funcionalmente con otro u otros sin que exista dependencia jerárquica directa entre ellos. E. Red estructural – Es el conjunto de líneas de relación del organigrama.

Entegramas Forma y divisiones Se representa en rectángulos, que debe guardar las siguientes proporciones:   

El ancho debe ser el doble del alto. El campo superior debe ser de 0.6 de alto. El campo inferior debe ser 0.4 de alto.

Contenido 



Campo superior – Se indica la denominación del area. Si la denominación del area figura en el titulo del organigrama, en este campo deberá figurar el cargo del responsable de la misma y el nombre ira en el campo inferior. Campo inferior – Se indica el cargo y nombre del responsable del area. En caso de haber 2 o más, se indicaras todos ellos en el mismo entegrama dado que este representa un area o sector, y no las personas responsables de este.



Recuadro – Se ubica en el angulo superior derecho. Sirve para indicar la dotación de personal. La cifra comprender a todos los componentes de las áreas dependientes, y si una persona pertenece a dos o mas áreas, se la incluirá en una sola dotación, preferentemente en la que pase mas tiempo. Sus dimensiones no están establecidas en la norma, pero no suele pasar de 6mm por lado.

No es necesario dividir el entegrama en dos partes cuando no exista información a indicar. La norma permite incluir otros datos complementarios en los entegramas cuando se lo considere necesario (Ej – el cargo y nombre del segundo responsable).

Tamaño y nivel jerárquico   

 

El tamaño del entegrama está en relación con el nivel jerárquico del área o sector. La relación entre el ancho y alto debe respetarse siempre (2 a 1). El máximo nivel representado en cada organigrama debe ser de formato 1. En caso de haber mas de 7 niveles a representar, se puede: o Agregar formatos superiores al indicado en la tabla, respetando las relaciones de variación y formato señalados. o Agregar formatos intermedios con igual restricción. o Utilizar el formato del séptimo nivel también para los niveles del octavo y subsiguiente. A igualdad o equivalencia de nivel jerárquico, todos los entegramas serán del mismo tamaño, cualquiera sea la función, área o sector que correspondan. Cuando de un área o sector representado por un entegrama formen parte o dependan de diversas secciones, estas deben representarse por orden de jerarquía decreciente.

Tipo de recuadro y clase de función La norma distingue 2 clases de funciones: A. De tipo ejecutivo o jerárquico – Corresponden todas las áreas o sectores cuyas principales funciones están directamente relacionadas con la operativa de la empresa. B. De tipo asesor, auxiliar o funcional – Corresponden todas las áreas o sectores cuyas funciones están orientadas a asesorar, atender o servir a las áreas ejecutivas. Los entagramas de tipo ejecutivo se diseñan con un recuadro de trazo continuo y los de tipo asesor o auxiliar con un recuadro de trazo discontinuo, lo que permite distinguir la función con mayor claridad. Sin embargo, dado que las clases de funciones se distinguen por su ubicación en el organigrama, no seria indispensable utilizar recuadros de trazos diferentes.

Encolumnado y nivel jerárquico

Red estructural La red estructural es la que representa el conjunto de relaciones entre las unidades de la organización.

Líneas de dependencia  

Linea troncal de dependencia – Salen desde el punto central del lado derecho de cada entegrama, salvo los que no tengan sectores dependientes. Se dibujan con trazo grueso. Ramas o líneas de conexión – Salen de las líneas de dependencia troncal. Se dibujan con trazo fino.

A su vez, a cada entegrama llegara una línea de conexión (Salvo los del primer nivel):  

Si llegan a un entegrama de tipo ejecutivo – Las líneas deben llegar al punto central de su lado superior o de su lado izquierdo. Si llegan a entagramas de tipo asesor o auxiliar – Las líneas deben llegar al punto central de su lado derecho.

Tanto las líneas troncales como las de conexión puede ser rectas o quebradas.

Líneas de vinculación Las líneas de vinculación se utilizan cuando un entegrama asesora o auxilia sin dependencia jerárquica. Se representan con líneas de trazos discontinuo. La norma no establece una regla estricta de diagramación, pero recomienda que salga del lado inferior del entegrama de mayor nivel y llegue al lado izquierdo o al superior del de menor nivel, independientemente del sentido del asesoramiento.

Distancias y cruces  

Las líneas deben mantener una distancia no inferior a 5mm respecto de los entegramas u otras líneas. Se recomienda evitar cruces. La distancia entre entegramas debe ser: o No inferior a 10mm cuando tenga distinto nivel jerárquico. o No inferior a 5 mm cuando tengan igual dimensión (Ya sea por tener el mismo nivel jerárquico o por utilizarse el mismo tamaño para varios niveles inferiores.

Cuestiones no regladas La norma IRAM dejo algunas cuestiones sin reglamentar. En algunos casos para dejarlo a criterios del usuario y en otros por que existían otras normas IRAM aplicables. Algunos aspectos son: A. Conexiones con otros organigramas – A veces los organigramas deben interrumpirse, ya sea dado por que su gran tamaño requiere que se lo continue en otra hoja o por que se requiera conectar don o mas organigramas entre si. Para ello, debe emplearse el símbolo conector. B. Representación de una línea de dependencia omitiendo sus derivaciones – En el caso de necesitar representar una sola línea jerárquica, para conocer las sucesivas dependencias de una unidad pueden dibujarse solamente los entegramas que interesan, omitiendo otras lineas de dependencia. C. Tipos de relaciones – En la norma no se distinguen entre si los diferentes tipos de relaciones existentes entre las unidades de una organización. La idea de la norma IRAM es la de representar únicamente aquellas relaciones que se quieren destacar especialmente, considerando que toda otra cuestión excederá el objetivo de organigrama (Diferencia con la norma francesa). D. Grado de detalle del organigrama – La norma no limita el grado de detalle a que puede llegar un organigrama. El nivel inferior de detalle depende de las necesidades de la organización y el limite es el individuo, que es la mínima unidad organizacional posible. E. Cuerpos colegiados – La norma no especifica. F. Codificación de entegramas – El sistema admite la inclusión de códigos de identificación dentro del entegrama, pero no esta normalizado. G. Codificación de organigramas – Pueden codificarse y deberían coincidir con la de los entegramas. No se encuentra normalizado. H. Otros aspectos –  Altura de letras – Entre 2.5 y 3.5 mm de altura. En títulos, entre 7 y 14mm.  Grosor de las lineas – Responden a la norma IRAM 4503 o Lineas troncales – Lneas gruesas 1.2mm o Lineas de conexión y recuadros – Lineas finas 0.5mm o Lineas de vinculación – Lineas discontinuas 0.8mm  Márgenes – o Izquierda – 20 y 25mm o Los otros 3 margenes – 5 y 10mm

Norma IRAM 34504 – 1986 (Modificación) Alcances Se mantiene la aplicación de unidades jerárquicas y las asesoras de la organización. Se excluyen las auxiliares y se agregan los cuerpos colegiados de carácter permanente.

Definición de términos Se modifican dos definiciones  

Líneas de dependencia – Pasan de denominarse lineas de dependencia jerárquica. Líneas de vinculación – Pasan a denominarse lineas de dependencia funcional.

Presentación general Contenido del organigrama    

Composición por niveles. Entegramas Líneas de dependencia jerárquica Líneas de relación funcional.

Encabezamiento  

Ubicado en la parte superior de la hoja en n rectángulo El contenido del encabezamiento esta referido a la informacion que se considere necesaria.

Entegramas   

No fija tamaño normalizado, pero mantiene un rectángulo en que su ancho es el doble que su alto. El tamaño de los entegramas se dará de mayor a menor y estará relacionado con el nivel jerárquico que representa dentro de la organización. En el entegrama se consignará la denominación completa de la unidad orgánica que representa. Si es necesario consignar el nombre del responsable, se lo hará en el campo inferior de 1/3 del rectángulo, no permitiéndose otro dato dentro del entegrama.

Red estructural Líneas de dependencia    

Todas las líneas de dependencia jerárquica y de relación funcional deben tener el mismo espesor. Las de tipo jerárquico deben ser continuas y las funcionales de trazos. Solo pueden salir o llegar las lineas de tipo jerárquicas. Las lineas siempre serán diagramadas en forma horizontal o vertical.

Distancias o cruces  

Las líneas no pueden cruzarse. La separación mínima entre entagramas es de 5mm, pero cuando existen líneas de la red estructural esa separación se lleva a 10mm.

Niveles jerárquicos  

El nivel jerárquico se representará por línea de trazos horizontales. En forma paralela al margen izquierdo se desarrollará un casillero para describir el nivel.

Cantidad de cargos



La cantidad de cargos por niveles se establece a la derecha de la hoja con un casillero similar al que se establece para la denominación del nivel jerárquico.

Líneas...