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CONTROL DE GESTIÓN

Semana 3 Sistema de Control de Gestión: SCG basado en presupuesto

Semana 3 Sistema de Control de Gestión: SCG basado en presupuesto

APRENDIZAJE ESPERADO

El estudiante será capaz de:

•

Explicar los procedimientos de Control de Gestión de acuerdo con el modelo basado en el presupuesto para la mejora del desempeño de la organización.

Reservados todos los derechos Instituto Superior de Artes y Ciencias de la Comunicación S.A. No se permite copiar, reproducir, reeditar, descargar, publicar, emitir, difundir, de forma total o parcial la presente obra, ni su incorporación a un sistema informático, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio (electrónico, mecánico, fotocopia, grabación u otros) sin autorización previa y por escrito de Instituto Superior de Artes y Ciencias de la Comunicación S.A. La infracción de dichos derechos puede constituir un delito contra la propiedad intelectual.

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ÍNDICE APRENDIZAJE ESPERADO ..................................................................................................................................................... 2 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................... 4 PALABRAS CLAVE ................................................................................................................................................................. 5 PREGUNTAS GATILLANTES ................................................................................................................................................... 5 1. SISTEMA DE CONTROL DE GESTION (SCG) BASADO EN PRESUPUESTO ................................................................................... 6 1.1. ASPECTOS GENERALES ....................................................................................................................................................... 6 1.2. CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO COMO CONTROL ........................................................................................................ 8 1.3. PRESUPUESTO MAESTRO ................................................................................................................................................... 9 1.3.1. PRESUPUESTO OPERATIVO............................................................................................................................................ 10 1.3.1.1. PRESUPUESTO DE VENTAS ......................................................................................................................................... 11 1.3.1.2. PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 13 1.3.1.3. PRESUPUESTO DE COMPRAS ...................................................................................................................................... 14 1.3.1.4. PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA ............................................................................................................................ 14 1.3.1.5. PRESUPUESTO DE GASTOS ......................................................................................................................................... 15 1.3.2. PRESUPUESTO FINANCIERO ..........................................................................................................................................16 1.3.2.1. FLUJO DE CAJA PROYECTADO..................................................................................................................................... 16 1.3.2.2. PRESUPUESTO DE INVERSIÓN - CAPITAL .................................................................................................................... 17 2. CONTROL DE GESTION POR MEDIO DEL PRESUPUESTO......................................................................................................... 17 2.1. FASES DEL CONTROL PRESUPUESTARIO........................................................................................................................... 17 2.2. CONTROL PRESUPUESTO OPERATIVO .............................................................................................................................. 18 2.3. CONTROL PRESUPUESTO FINANCIERO ............................................................................................................................. 19 2.4. EJEMPLIFICACIÓN ............................................................................................................................................................. 19 COMENTARIO FINAL .......................................................................................................................................................... 21 REFERENCIAS ..................................................................................................................................................................... 22

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INTRODUCCIÓN En las últimas décadas las empresas y su entorno han evolucionado de manera rápida, lo que ha puesto de manifiesto que los mecanismos de controles tradicionales ya no están proporcionando la información necesaria para el control de estas. El control de gestión se puede definir como un proceso que permite a los directores de empresas que puedan determinar cómo se distribuirán los recursos que poseen en los distintos niveles jerárquicos, tanto para planificar estratégicamente, como para el logro de los objetivos. El control de gestión es un proceso que se sigue para asegurarse que ciertas actividades concretas se realicen con eficiencia y eficacia. Un Sistema de Control de gestión (SGC) es un proceso que está compuesto de diferentes elementos que involucran a toda la organización, cuyo objetivo final es proporcionar información para poder controlar la gestión de la empresa en toda su amplitud, permitiendo conocer cómo, cuándo y dónde se han situado todos los recursos de la empresa puestos a disposición de los diferentes responsables para obtener resultados concretos en función de los objetivos propuestos.

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RESUMEN El Sistema de Control de Gestión (SCG), como proceso compuesto de distintas partes que involucra a la organización completa, tiene como objetivo entregar información para la correcta administración de la empresa, convirtiéndose en un instrumento administrativo que apoya a la dirección en la obtención oportuna y fiable de esta información, así como en la toma de decisiones estratégicas y operativas. Esta información permite entender cómo, cuándo y dónde se han utilizado los recursos de la empresa, además de observar los resultados obtenidos por los responsables respecto a los objetivos trazados. Por tal motivo, la organización debe tener un SCG estructurado en áreas o departamentos, de acuerdo con responsabilidades específicas. Estos responsables se conocen como Controller, cuyo rol principal es, precisamente, estimar el estado y la eficacia de todos los componentes del SCG. En contraposición, una empresa que posee un sistema de control de gestión deficiente se vuelve frágil frente a los efectos de la competencia y el mercado.

PALABRAS CLAVE Control

Presupuesto

Eficiencia

Eficacia

Gestión

Desempeño

Información

Acciones de Control

Planes

PREGUNTAS GATILLANTES •

¿Cuáles son los elementos que más fallan en la gestión de las empresas?

•

¿Por qué necesitan las empresas un Sistema de Control de gestión eficaz?

•

¿Cuáles son las consecuencias de no tener un sistema de Control de gestión adecuado?

•

¿Por qué hay empresas que tienen un eficaz sistema de control de gestión y otras no?, ¿en qué se diferencian estas empresas? y ¿por qué no obtienen todas los mismos resultados?

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1. SISTEMA DE CONTROL DE GESTION (SCG) BASADO EN PRESUPUESTO Para poder entender lo que es un sistema de control de gestión basado en presupuesto, es necesario entender el significado del Control. El Control es la función administrativa a través de la cual los directivos reúnen información la cual mide el desempeño de la organización y compara el desempeño actual con los estándares preestablecidos, a partir de dicha comparación se determinara si las organizaciones se deben modificar para satisfacer los estándares establecidos. El control es un proceso continuo. Los administradores reúnen constantemente información, hacen sus comparaciones, y tratan de encontrar nuevas formas de mejorar la producción a través de modificaciones organizacionales (IACC, 2018). El Control de Gestión está enfocado en el uso adecuado y óptimo de la información para la toma de decisiones, siendo uno de los objetivos principales la integración de las variables estratégicas y operacionales (ya que se encuentra ubicado en un punto intermedio). Está muy relacionado con la dirección estratégica, que es por esencia poco sistemática y por otro lado con el control operativo que suele ser muy estructurado.

1.1. ASPECTOS GENERALES Un Sistema de Control de Gestión (SCG) es un instrumento de retroalimentación, para verificar que se está cumpliendo lo propuestado, es una herramienta gerencial y estratégica de información que, apoyada en: •

Indicadores.

•

Estudios.

•

Investigaciones.

•

Índices.

•

Cuadros.

El SCG presenta un diagnóstico que permite comprender las causas que condicionan el comportamiento de la organización y posibilita determinar los vínculos que ligan las variables técnicas, organizativas y sociales con el resultado económico que presenta la empresa siendo un punto de partida para el mejoramiento de los estándares. También permite realizar el control para determinar si los resultados satisfacen los objetivos planteados por la organización. Dentro de los principios de control se puede indicar la utilización de la contabilidad como un elemento informativo, el control por responsabilidades, comparación de los datos presupuestados con los resultados obtenidos en la ejecución y que se encuentran en la contabilidad. El presupuesto es una herramienta de control, el cual es un plan que informa lo que la organización espera alcanzar en un periodo futuro de tiempo (corto plazo), expresado en términos monetarios. Su función principal es apoyar la

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gestión de la empresa hacia el logro de los objetivos definidos, evaluando y redireccionando los esfuerzos de la organización dentro de un conjunto limitado de recursos. Para elaborar y asegurar un presupuesto adecuado, se deben definir una serie de etapas a seguir que aseguran un proceso presupuestario óptimo para la organización. Este proceso debe seguir un calendario de tiempo definido, que contenga las siguientes etapas:

Inicio proceso presupuestario

Elaboración presupuesto por CR

Consolidación del presupuesto

Aprobación del presupuesto

Negociación

Figura 1. Proceso presupuestario. Fuente: elaboración propia.

•

Inicio proceso presupuestario: en esta etapa la Gerencia General debe discutir junto a los Gerentes de área los objetivos a alcanzar por la organización para el año presupuestario. Estos objetivos deben quedar establecidos por la alta dirección.

•

Elaboración de presupuestos por centro de responsabilidad: cada Gerente de área entrega las directrices a cada uno de sus dirigidos, para que estos elaboren al detalle el presupuesto. Es importante permitir la participación activa de los responsables para generar compromiso, colocar metas realistas y se debe estar atento a la creación de holguras presupuestarias.

•

Negociación: en esta etapa se debe lograr un acuerdo con cada responsable que asume y se comprometa con las cifras del presupuesto.

•

Consolidación del presupuesto: en esta etapa se realiza una consolidación de los diferentes presupuestos de cada área para lograr el total Empresa.

•

Aprobación del presupuesto: en esta etapa se realiza una revisión del presupuesto consolidado y se aprueba de acuerdo con el calendario fijado. Los ejecutivos se comprometen a respetar y cumplir las cifras estampadas en el presupuesto.

Nota: el control también es parte del proceso presupuestario y se verá en el punto 2 de este mismo documento. El presupuesto como herramienta de control de la gestión permite a la gerencia poder determinar e identificar los objetivos o estrategias que con lleven al crecimiento de la empresa, permitiendo controlar la gestión de la empresa IACC 2021

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y a su vez a anticiparse a los problemas que se pueden presentar durante la ejecución, como también en el seguimiento de la elaboración del presupuesto como base para la toma de decisiones financieras de la empresa. El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la administración tratará de realizar, en su concepción se deben respetar los principios para los cuales es utilizada esta herramienta de Gestión, el cual se basa en cuatro aspectos: •

Integrador: indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.

•

Coordinador: significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía expresado en términos monetarios, considerando procesos y recursos necesarios para llevarlo a cabo.

•

Operaciones: uno de los objetivos principales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir, esta información debe ser presentada lo más detallada posible.

•

Recursos: no es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera.

Plan

Coordinación

Integración

Elementos del Presupuesto Términos Financieros

Operación

Recursos

Figura 2. Elementos del presupuesto. Fuente: elaboración propia.

1.2. CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO COMO CONTROL El presupuesto puede clasificarse de acuerdo con el control que se ejerce, a saber: •

Presupuesto como control de eficacia: el mismo presupuesto utilizado para planificar y decidir sirve como vara de medida para controlar la eficacia en la aplicación de este. La periódica contrastación de los resultados

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con lo presupuestado presupone una tarea de control en donde cada uno de los desvíos significativos debe ser explicado y justificado. •

Presupuesto como control de eficiencia: ante contextos cambiantes es posible que el escenario elegido para montar el presupuesto haya cambiado por lo cual la gerencia intermedia deberá decidir sobre la marcha como conseguir los mejores resultados ante las restricciones propuestas. En este caso el presupuesto les da el apoyo y guía suficientes como para decidir en base al espíritu de este.

Los presupuestos, se deben usar en conjunto, estando todos ellos interrelacionados.

1.3. PRESUPUESTO MAESTRO Al hablar de presupuesto maestro, se está haciendo referencia a la culminación de todo el proceso de planeación, es la estimación global que agrupa e integra todos los planes y proyectos económicos de la organización para un ejercicio contable próximo. En su desarrollo se consideran todas las actividades y recursos de la empresa reflejándose su resultado en los estados financieros. A través del este se traza el rumbo de una empresa al describir los planes de negocios, ya que ayuda a la empresa a navegar durante un año y reducir los resultados negativos. Este involucra el establecer metas específicas, ejecutar planes para lograr las metas y periódicamente comparar los resultados actuales con las metas propuestas. Estas metas incluyen, tanto las metas generales de la empresa como las metas específicas de cada unidad individual en la empresa.

Presupuesto de venta Presupuesto de produccion. Presupuesto de materias primas. Presupuesto de Operacion

Presupuesto Maestro

Presupuesto de compras Presupuesto de mano de obra (RRHH). Presupuesto de Gastos indirectos de fabricacion. Gastos de operacion (Administracion, comercializacion, financieros)

Estado de Resultado Proyectado

Balance general proyectado

Presupuesto de Caja Presupuesto Financiero

(flujo de caja) Presupuesto de Inversiones

Figura 2. Esquema del Presupuesto Maestro. Fuente: elaboración propia.

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Beneficios

Limitaciones

•

Define objetivos básicos de la organización.

•

Determina la autoridad y responsabilidad para cada uno de los centros de responsabilidad.

•

Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.

•

Facilita el control de las actividades.

•

Permite realizar un autoanálisis de cada periodo.

•

El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.

•

El presupuesto no debe sustituir la administración sino todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.

•

Su éxito depende del esfuerzo que se aplique en cada actividad.

Tabla 1. Características del Presupuesto Maestro. Fuente: elaboración propia.

1.3.1. PRESUPUESTO OPERATIVO •

Es un documento que recoge en términos económicos la previsión de la actividad productiva de la empresa en un futuro.

•

Se refiere a todo el conjunto de actividades relacionadas con producir, vender y administrar una empresa, las cuales son las actividades propias a través de las cuales una empresa ejecuta su misión de ofrecer productos o servicios. Dichas actividades dan origen a los presupuestos de ventas, de producción, de compras, de requisitos de materia prima, de mano de obra, de gastos indirectos de fabricación, de costo de venta y de gastos de operación. Presupuesto de ventas

Presupuesto de producción

Presupuesto de materia prima

Presupuesto de mano de obra

Presupuesto de GIF

Presupuesto de mano de gastos de operación

Presupuesto de costos de ventas Estados de resultados presupuestados Figura 3. Representación de cómo se integran los presupuestos contenidos en el presupuesto operativo. Fuente: Ramírez (2008).

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Es un informe que permite conocer hacia dónde se dirigen l...