Sammanfattning av Projektledning - Tonnquist 2016 PDF

Preview

Summary

Sammanfattning av Projektledning av Bo TonnquistSjätte upplagan (2018)Projekt som arbetsformProjekt = en arbetsform med starkt resultatfokus. Alla projekt är en del av ett sammanhang och kan ses som verktyg för att leverera affärsmål och verksamhetsnytta.Projektmetodik = en uppsättning metoder och v...

Description

Sammanfattning av Projektledning av Bo Tonnquist Sjätte upplagan (2018)

Projekt som arbetsform Projekt = en arbetsform med starkt resultatfokus. Alla projekt är en del av ett sammanhang och kan ses som verktyg för att leverera affärsmål och verksamhetsnytta. Projektmetodik = en uppsättning metoder och verktyg som beskrivs i en projektmodell med definierade processer, projektroller och styrdokument. Agila metoder = har hämtat mycket från Lean, bland annat fokus på samarbete i självorganiserade team, att undvika onödigt arbete och att visualisera framdrift med Kanban-tavlor.

1. Verksamhetsstyrning Syfte med organisation Syftet med att organisera en verksamhet är att uppnå ökad effektivitet. Målet är att optimera användningen av de resurser som finns att tillgå. Organisationen är också ett verktyg som reglerar förhållandet mellan chefer och anställda. Företag och dess organisationsform är till för att tillhandahålla det utbud som kunderna efterfrågar på effektivast möjliga sätt. En organisation där målen upplevs oklara kan aldrig vara effektiv då detta medför en osäkerhet som påverkar personalens förmåga att arbeta effektivt. Den egna överlevnaden ska inte vara målet för verksamheten, utan viljan att ge service åt kunderna. Organisationens struktur = innefattar synliga komponenter som funktioner, befattningar, hierarkier, titlar och rangordning. Organisationens processer = behandlar handlingar och händelser. Man vill identifiera dessa för att få bort allt onödigt arbete som inte ger någon kundnytta. Organisationens kultur = berör värderingar, normer, språk, symboler, ledarskap och motivation. Affärsmodell/Verksamhetsmodell = beskriver hur en organisation skapar, levererar och fångar värde. En teoretisk beskrivning av hur ett företag är tänkt att fungera.

Lean Lean = handlar främst om att optimera flödeseffektiviteten och minimera slöseri. Förutsätter att det alltid finns ledig kapacitet i varje steg i en process för det oväntade (istället för maximal utnyttjning). Förmågan att eliminera, reducera och hantera variationer är avgörande för hur effektiv en verksamhet kan bli. Det är lättare att uppnå hög flödeseffektivitet om man producerar liknande produkter och variationer i efterfrågan från kunderna är liten.

Lean kan beskrivas utifrån fyra nivåer:    

Värderingar – hur en organisation ska vara. Principer – hur en organisation ska tänka. Metoder – vad en organisation ska göra. Verktyg – bad en organisation ska använda.

Varje organisation behöver utgå från sina verksamhetsmål och förutsättningar när de formulerar sina värderingar och definierar principer, beskriver metoder och väljer verktyg. Lean är en strävan att hela tiden vilja bli bättre, det finns inte ett slutgiltigt tillstånd. Sociala organisationsstrukturer: Dagens organisationsformer kommer inte vara de sista. Företag påverkas av de ständiga förändringarna i samhället som ny teknik, ny kunskap och förändrade levnadsförhållanden. Kunskapen om organisationer och människors beteende i organisationer ökar. Större kravställs också på organisationer, och kultur påverkar organisationsformen. Relationen till kunden påverkas av t.ex. sociala medier. Styrning och arbetsfördelning: Det vanligaste sättet att avbilda ett företags formella organisation är som en hierarki med överordnade och underordnade enheter. Det kallas organisationsschema eller organisationsplan. Det visar hur organisationen är tänkt att fungera, vilket är lätt för medarbetare att följa. Det visar dock inte de informella banden mellan olika individer och olika enheter. I nätverk fungerar inte traditionella beslutsvägar och delegeringsformer, utan de är ofta löst sammanhållna och bygger ofta på tillit och förtroende mellan dem som ingår. Ofta samlas man kring någon visionär frontperson för struktur.

Projekt – en tillfällig organisation Projekt är en lämplig arbetsform då det finns behov av att tillfälligt samordna olika delar av en verksamhet eller knyta samman resurser från olika företag och organisationer. I princip tillåts projektledaren ”kortsluts” linjeorganisationens besluts- och ansvarsvägar, för att kunna skapa en optimal organisation. Projektorganisationen är temporär och upplöses när projektet avslutas. Projekt ska uppnå resultat: Projekt kan drivas externt åt en kund, eller internt inom den egna organisationen med egna resurser eller inhyrd personal. Det finns ingen undre eller övre gräns för hur litet eller stort ett projekt kan vara. Ett företags eller en organisations vision och affärsmål är styrande för arbetet. Ledningen styr verksamheten genom att formulera och utarbeta strategier. Strategier anger vara vägen mot affärsmålen. De är långsiktiga och behöver brytas ner i mer konkreta handlingsplaner som styr det dagliga arbetet. Handlingsplan = en process, med givna arbetsmoment i ett flöde. Visa är permanenta och återkommande, medan andra är temporära. Permanenta är rutiner, medan temporära är projekt. Verksamheten behöver organiseras. Det blir opraktiskt om alla ska göra allt. Strategin som ska säkra att de övergripande målen uppnås kan brytas ned i funktionella strategier med olika fokus. Ledningen kan använda projekt för att utföra uppgifter av tillfällig karaktär. Det gör det möjligt att samla resurser från olika delar av organisationen och fokusera mot ett specifikt mål. Projektägare/Styrgrupp = i toppen finns ägaren och styrelsen med övergripande ansvar för verksamheten. Deras uppgift är att se till att rätt projekt startas, granska pågående projekt och godkänna resultat. Projektet kontra linjeorganisationen och olika organisationsstrukturer: Gränsen mellan projekt och övrig verksamhet är inte alltid tydlig, vilket främst beror på att projekten delar resurser med övrig verksamhet. Vanligtvis existerar de linjeorganisationen och projekt parallellt. Investeringar ska stödja verksamhetens övergripande mål, oavsett om de utförs i linjen eller som projekt. Projektorganiserad organisation = där projekten är helt skilda från övrig verksamhet och där man förfogar projekten över resurser på heltid medan projekten pågår och behöver inte riskera att projektmedlemmar med nödvändig kompetens sitter fast i andra projekt- eller arbetsuppgifter i linjen. Det kan dock finnas en konkurrens mellan projekten. Hierarkisk organisation = besluts- och kommunikationsvägar är ordnade i linjer hierarkiskt uppifrån och ner. Svagheten är att utrymmet för individen är litet och svårt att anpassa till ändrade yttre förutsättningar. Matrisorganisation = flexibel till sin struktur. Medarbetarna är anställda vertikalt i linjen medan verksamheten drivs tvärfunktionellt. Ledningens uppgifter är att sätta samman arbetsgrupper för att lösa specifika arbetsuppgifter. Svagheten är de dubbla beslutsvägarna, vilket ställer höga krav på chefer att formulera mål och prioritera uppgifter.  

Svag matris = de hierarkiska beslutsvägarna är dominerande, där en ganska liten del av medarbetarna arbetar med projekt och projektledaren har låg status. Stark matris = allt fler arbetar i projekt och linjecheferna tar bara övergripande beslut om mål, ramar och resurser medan detaljerna lämnas till projektledarna.

Lojalitet mot flera chefer: Den anställde som har sin tjänst i linjen, men som också ingår i ett projekt, har i praktiken två chefer. Det är inte ovanligt att man ingår i flera projekt samtidigt. Är inte prioriteringen mellan arbetena tydlig kan en anställd hamna i lojlitetsproblem. Ledningen måste vara tydlig med vad som är viktigast och vart fokus ska ligga. I alltför många organisationer finns en inbyggd motsättning mellan linjechefer och projektledare, där de ser varandra som konkurrenter och hinder. Det är viktigt att de kan samarbeta och se den ömsesidiga nyttan och att de är beroende av varandra för att verksamheten ska fungera. Project management = ledarskap. Project control = handlar om metodik och planering. När vi i Sverige pratar om projektledning menar vi vanligtvis båda delarna.

Projektstyrning och projektledning Projektstyrning = handlar i huvudsak om hur ett projekt ska styras och vägledas från ett övergripande verksamhetsperspektiv. Projektstyrning kan ses som ett ramverk med syfte att säkerställa att det enskilda projektet leder fram till effektmålet och samtidigt kan hanteras och samordnas med andra projekt inom verksamheten. Projektledning = handlar om hur projektet ska organiseras och ledas för att uppnå önskat resultat. Har mycket gemensamt med verksamhetsledning, det vill säga hur man organiserar resurser, planerar aktiviteter och följer upp resultat.

2. Projektmetodiken Projektförloppet Ett projekt kan beskrivas som en process, med start och ett slut. Syftet med att beskriva projekt som en process är att säkerställa att styrning och ledning av varje projekt genomförs på ett i förväg specifikt sätt. Det skapar förutsättningar för att utveckla gemensamma metoder och arbetsätt som underlättar kommunikation inom projekten och med externa intressenter. Processdefinition:  En process är en serie av sammanhängande aktiviteter.  En process förädlar en vara eller tjänst för att tillgodose ett behov.  En process har minst en leverantör som levererar indata och en kuns som är mottagare av utdata. Projektarbeten består av flera processer. I projekt kan man hitta processer av alla kategorier. Kärnprocesser = utgör projektets huvudflöde, omfattar de arbetsuppgifter som leder fram till projektets resultat. Stödprocesser = levererar sådant som behövs för att utföra arbetet i kärnprocessen. Projektmodellen: En projektmodell förtydligar ansvar och befogenheter, mål och krav blir mätbara oh processen blir enhetlig och får en överblick. Projektmodellen består av följande delar:  Projektlivscykel – beskrivning av projektprocessen med definierade faser och beslutspunkter.  Organisation och roller – beskrivning av ansvar och befogenheter för olika roller inom hela projektet.  Styrdokument – mallar för dokument som behövs för att starta, planera och följa upp projekt. Projektlivscykeln: Idé och syfte ingår egentligen inte i själva projektet utan beskriver urvals- och beslutsprocesserna innan man bestämmer att ett projekt ska starta respektive hur man säkerställer att den önskade nyttan realiseras efter att projektet är klart.



 

Idé – syftet är att göra det möjligt för ledningen att bedöma och prioritera projektidén tillsammans med andra projektidéer, kundförfrågningar och investeringar samt att kunna ta beslut om att starta en förstudie. Förstudie – syftet är att minska osäkerheten genom att analysera förutsättningar att genomföra projektet. Krav dokumenteras, projektets omfattning definieras, lösning väljs. Planering – syftet är att välja metod för genomförandet och ta fram en plan för hur projektmålet ska uppnås.

  

Genomförande – resultat tas fram och överlämna. Aktiviteter och kostnader följs regelbundet upp, avvikelser analyseras och eventuella förändringar hanteras. Avslut – syftet med denna fas är att utvärdera arbetet och ta till vara på erfarenheter samt avveckla projektgruppen. Effekt – syftet är att säkerställa att nyttorna realiseras och följs upp.

Beslutspunkter: En beslutspunkt är en grind som får passeras när resultatet av föregående fas är godkänt. Varje beslutspunkt kan resultera i fyra alternativa beslut:  Fortsätt projektet enligt plan.  Gå tillbaka och ändra eller komplettera.  Stoppa projektet tillfälligt.  Avsluta projektet. Olika typer av projekt: Projektmetodiken kan tillämpas på lite olika sätt beroende på bransch och typ av projekt. Alla projekt följer samma grundläggande process. Resultatet ser däremot olika ut beroende på typ av projekt. T.ex:  Produktutvecklingsprojekt – tar fram en ny vara eller tjänst som ska produceras.  Kundorderprojekt – tar fram en kundspecificerad vara eller tjänst som ska levereras till kund.  Eventprojekt – genomför kundevenemeng, sporttävlingar, galor eller arrangerar konserter.  Forskningsprojekt – utgår från en idé som ska utredas eller tes som ska testas. Leverans sker i form av en rapport eller vetenskaplig artikel. Styrdokument: Det finns obligatoriska styrdokument:  Uppdragsbeskrivning – beskrivning av projektidé med ramar.  Projektdirektiv – beslutsunderlag baserat på förstudien.  Projektplan – planer, kalkyler, m.m. för att genomföra projektet.  Slutrapport – utvärdering av projektet och lesson learned.  Statusrapport – underlag för löpande uppföljning.  Beslutslogg – protokoll med beslut vid beslutspunkterna.

Organisationer och roller Varje projektroll i projektets tillfälliga organisation bör vara unik och ha ett tydligt definierat ansvar och befogenhet. En projektroll beskriver vilken uppgift man har i projektet medan en befattning beskriver vilken position man har i en organisation. Ett projekt består av nivåer som bildar en hierarkisk struktur på liknande sätt som företag.

Styrande roller: 

Projektägare = har det övergripande ansvaret för projektet och ska därför se till att det finns ett tydligt uppdrag och tillräckliga resurser. Ställer krav och kritiskt granskar resultaten. Ansvarar för förstudie och effekthemtagning. o Beställarkedja = i stora komplexa projekt finns det vanligtvis beställare på flera nivåer sammankopplade i en beställarkedja.



Styrgrupp = projektets beslutande organ med uppgift att verifiera och validera projektet under hela livscykeln. Projektägaren bör vara gruppens ordförande för effektivitet.

Ledande roller:  Projektledare = huvuduppgiften är att se till att projektmålet uppnås. Arbetar på direkt uppdrag av projektägaren och styrgruppen. Ansvarar för att organisera och leda arbetet. Mandat mellan beslutspunkt två och sex i den generella projektmodellen.  Projektledningsteam = i stora projekt kan projektledarrollen behöva delas upp på flera personer. Antingen utser man delprojektledare med specialistkompetens, eller så utser man delprojektledare med leveransansvar för en del av projektet. Rapporterar till projektledaren.  Andra ledande projektroller (som ibland behövs i vissa situationer): o Produktionsledare = ansvar för affären och att utveckla kundkontakter. o Projektör och byggledare = leder själva produktionsfasen, själva bygget. o Teknisk projektledare = förväntas ha en specialistkompetens. o Förändringsledare = den som har ansvar för att realisera förändringen. Utförande roller:  Projektgrupp = huvuduppgiften är att utföra de aktiviteter som leder fram till det beställda projektmålet. I större projekt är det vanligt med flera projektgrupper som fokuserar på olika delar av projektet. Urvalet ska i huvudsak ske på basis av kompetens, men samarbetsförmåga är också viktigt. De flesta projektgrupper består av en kombination av generalister och specialister med olika kompetens. Samspelet är viktigt. o Kompetens = en kombination av en viss kunskap och förmågan att tillämpa den. Stödjande roller:  Resursägare = vanligtvis linjechefer som inte ingår i projektorganisationen. De ska tillhandahålla resurser för de projekt som företaget vill driva och är därför också ansvariga för resursernas kompetensutveckling.  Referensgrupp = ett forum för att testa idéer, lösningar och presterade delresultat. Ger värdefull information som kan föranleda revideringar av specifikationen och planerna.  Kommunikatör = har bara till uppgift att samla in och sprida information om projektet.  Kvalitetssäkrare = en oberoende person som har till uppgift att kvalitetsgranska projektet, såväl arbetsgången som resultatet. Vanligtvis utsedd av projektägaren eller av kunden. Roller utanför projektet:  Portföljledare = har överblick över den totala projektportföljen (alla de projekt som pågår) så att beslut kan tas och resurser koordineras.  Programledare = har ansvar för ett projektprogram som består av projekt som hänger ihop för att tillsammans leverera ett större resultat, eller som på annat sätt hör ihop.  Projektkontor = en fristående funktion med uppgift att stödja ledning, portföljledning, projektägare och projektledare i arbetet att prioritera, initiera, planera respektive genomföra projekten. Övriga roller:  Speglad kundorganisation = kundens projektorganisation brukar ofta spegla leverantörens projektorganisation och har därför samma roller. Kan vara mer eller mindre aktiv eller passiv.  Brukare = de som använder resultatet av ett projekt.

3. Agila metoder Agilt betyder lättrörligt och är ett samlingsnamn för olika flexibla arbetssätt som med fördel kan användas inom de flesta typer av projekt.

Vad är agila metoder? Agila metoder baseras på en uppsättning värderingar, attityder och principer som beskriver hur arbete bör organiseras i en komplex och föränderlig omvärld. Metoderna har hämtat mycket från Lean, så som fokus på samarbete i team och att undvika onödigt arbete. Visualisering: Visualisering med hjälp av Kanban-tavlor är ett vanligt inslag i de agila metoderna. Den enklaste formen av Kanban-tavla har tre kolumner – Planerade arbetsuppgifter, Arbetar med, och Klar. Arbetsuppgifterna är skrivna på lappar som flyttas från vänster till höger allteftersom de påbörjas, utförs och färdigställs. Zeigarnieffekten = man har lättare att minnas oavslutade uppgifter än avslutade. Självorganiserade team: En agil princip är att decentralisera beslutsfattande till självorganiserande team. Det finns vissa förutsättningar som krävs för teamkänsla och effektivitet:  Gruppen bör inte vara för liten eller för stor.  Gruppen ska ha ett gemensamt tydligt mål.  Nödvändig kompetens måste finnas inom gruppen för att utföra uppdraget.  Alla arbetar större delen av sin tid med uppgiften.  Bemanningen ska vara permanent och inte förändras. Möten varje dag: Agila metoder bygger på att arbeta i korta cykler med täta leveranser och kontinuerliga feedbackloopar. Resultatet följs upp dagligen i korta möten där hela teamet deltar. Varje deltagare redovisar det de håller på med genom att besvara följande tre frågor: 1. Vad gjorde jag igår? 2. Vad ska jag göra idag? 3. Finns det några hinder? Cyklisk process: En central del inom agila arbetssätt är korta etapper med kontinuerliga feedbackloopar och täta leveranser. Det ger möjlighet att snabbt kunna reagera på förändringar och fånga upp det som behöver ändras under arbetets gång. Agila metoder stödjer visualisering och empirisk utveckling där lärande sker kontinuerligt genom experimenterande och kontinuerlig återkoppling på det som åstadkommits.

Det agila manifestet    

Värdera individer och interaktion framför processer och verktyg. Värdera fungerande mjukvara framför omfattande dokumentation. Värdera samarbeta med kunden framför att förhandla om kontrakt. Värdera att reagera på förändringar framför att följa en uppgjord plan.

Agila metoder handlar om att utveckla en strukturerad förmåga att skapa och svara på förändringar i en föränderlig omvärld och att ständigt balansera mellan flexibilitet och stabilitet.

Scrum Scrum = en känd och mycket använd agil metod. Det centrala i Scrum är ett interaktivt arbetssätt som innebär att man delar upp uppdraget i lika långa etapper, vanligtvis två eller fyra veckor, vilka kallas sprintar. Varje spring ska leverera värde och tiden för varje sprint är helig. Produktägaren behöver därför i början av sprinten prioritera vilka krav som sprinten ska hantera och utvecklarna planerar arbetet. Hinner man inte med allt i en sprint skjuts återstående uppgifter över till nästa sprint där de prioriteras och planeras tillsammans med övriga icke ännu hanterade krav. Varje sprint innehåller: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Prioritera vad som ska ingå i etappen. Överföra krav till aktiviteter. Planera och bestämma vem som gör vad. Följa upp arbetet varje dag. Testa innan leverans. Demonstrera resultat och leverera. Reflektera – vad kan göras bättre. Prioritera och planera nästa etappstart.

Agilt ledarskap Inom det agila förespråkas ett tjänande ledarskap (servant leadership) som innebär att stödja och utveckla samarbete inom teamet och med organisationen genom iterativa möten, informell dialog och kunskapsspridning. Den tjänande ledarens ansvar berör följande områden:  Utbilda intressenter.  Stödja teamet genom att följa upp och up...