Sammanfattning av begrepp affärssystem (ERP) PDF

Preview

Summary

Download Sammanfattning av begrepp affärssystem (ERP) PDF

Description

Affärssystem

Affärssystem eller Enterprise Resource Planning Systems (ERP) är standardsystem som integrerar data och stödjer alla huvudsakliga funktioner i ett företag. Programmet består av olika moduler som alla jobbar mot en gemensam databas, det är alltså modulbaserat. Standardsystem System utformade efter en standard. Affärssystem har inbyggda processer för ett stort antal vanliga affärsfunktioner. Dessa processer refereras ofta till som best practice processer. Det vill säga det som leverantörerna anser vara den bästa utformningen av ett system/en funktion i systemet efter en specifik marknad. Transaktioner Social transaktion: utbyte av löften, kontakter Affärs-transaktion: utbyte av varor och tjänster Ekonomisk transaktion: utbyte av pengar Implementation Konfiguration av systemet och integration med andra system. Anpassning genom programmering av ny funktionalitet samt utbildning i hur system används och fungerar. Kommersiella mjukvarupaket Affärssystem är kommersiella mjukvarupaket som utvecklats av en leverantör och säljs på en specifik marknad. Företagsomspännande/ verksamhetsövergripande Affärssystem tillhandahåller IT-stöd för större delen av en verksamhets systembehov. Affärssystem samlar in, lagrar, hanterar och tolkar data för ett stort antal verksamhetsaktiviteter. Enkelt sagt: systemet täcker många av företagets verksamhetsfunktioner. Funktionella silos Funktionella silos, ett sätt att strukturera en organisation i mindre funktionsområden. Ansvar och specialiserad kompetens inom respektive funktionell silo. Fördelar med silos Detta leder till ökad effektivitet och produktivitet samt att det gör komplexa organisationer mer hanterbara. Problem med silos Isolerar avdelningar med dålig kommunikation och informationsutbytet mellan avdelningarna kan försämras. Anställda fokuserar bara på sin avdelnings mål istället för organisationens övergripande mål.

Processorienterat synsätt (lösningen på problemen silos medför) Processorientering är ett sätt att adressera problem på som funktionella silos ger upphov till. Att vara processorienterad innebär att organisationen betraktas och struktureras i processer. Grundtanken är att varje avdelning har koll på den fullständiga processen och jobbar mot samma slutliga mål. Att vara processorienterad innebär inte att funktionsområden överges, det skapar fortfarande en struktur som får organisationen att fungera. Varför processorienterat? Samsyn - Gemensam bild av mål och arbetsflöde Kundfokus - Endast aktiviteter som ger mervärde Minskad variation - Alla behov möts med samma insats/åtgärd Systemsyn - Insikt om den egna insatsens plats i helheten Ökad säkerhet - Alla lämnar ifrån sig rätt saker Ökad effektivitet - Handläggning kan standardiseras Planering förenklas - Eliminerar dubbelarbete och kvalitetsbristkostnader Affärsprocess En affärsprocess är en uppsättning med logiska och relaterade aktiviteter som utförs för att uppnå ett affärsresultat. Det är en samling aktiviteter som tar en eller flera typer av input och skapar output, som är värde för kunden. Inställningsbara Affärssystem erbjuder (enbegränsad) flexibilitet genom en uppsättning med inställningar. Det används för att skapa en bättre träffyta mellan verksamhetens processer och affärssystemets processer. Processförändring Ändra verksamhetens processer Från små ändringar till business process reengineering (BPR). Ändra affärssystemets processer Anpassning efter hur organisationen ser ut och fungerar. Vanilla implementation innebär implementation av ett standardsystem som inte är anpassat efter en organisations specifika behov. Man accepterar systemet som det är, As-is installation.

Comprehensive implementation innebär anpassningar av mjukvaran. Affärssystemets processer anpassas efter företagets processer. Motsatsen till vanilla.

BPR implementation innebär att organisationen ändrar sig efter systemet. Verksamheten ser över sina affärsprocesser och utformar dom sedan efter systemets format.

ERP - systemfördelar - Integration av data och applikationer över funktionella områden vilket förbättrar kvaliten på datan och minskar redundans. - Förbättringar i underhåll och support på grund av ett mer centraliserat och bättre utbildad IT-personal - Konsistent användargränssnitt över olika applikationer innebär mindre personalutbildning, bättre produktivitet och tvärfunktionalitet. - Säkerheten för data och applikationer förbättras på grund av bättre kontroller och centralisering av hårdvara, mjukvara och nätverk.

Systemnackdelar -

Komplexitet i att installera, konfigurera och underhålla systemet ökar, vilket kräver specialiserad IT-personal, hårdvara och nätverksresurser. Datakonvertering och byte från ett gammalt system till en ny kan vara en långdragen och komplex process. Utbildning av IT-personal och slutanvändare i det nya systemet kan skapa motstånd och minska produktiviteten under en viss tid.

ERP - affärsmässiga fördelar - Ökad förändringsupptäckt

-

Informationsdelning mellan funktionella avdelningar förenklar samverkan mellan anställda och att arbeta i team. Att länka och utbyta information i realtid med partners i leverantörskedjan kan förbättra effektiviteten och minska kostnaden för produkter och tjänster. Bättre kundservice på grund av snabbare informationsflöde mellan avdelningar. Effektiviteten av affärsprocesser förbättras på grund av omstrukturering av affärsprocesser. Affärsmässiga nackdelar

-

Att ställa om och utbilda alla anställda att arbeta med det nya systemet kan vara kostsamt och tidskrävande. Ändringar i företagsroller och avdelningsgränser kan skapa problem och motstånd mot det nya systemet.

Transaktionsorienterad marknadsföring (CRM) Transaktionsorienterad marknadsföring innebär fokus på kortsiktig försäljning och engångshändelser. Det handlar om att maximera effektiviteten i försäljningen och att genom volymförsäljning öka den kortsiktiga lönsamheten. Single point of sale, fokuserar på en transaktion (inte framtida). Massmarknadsföring. De fyra P:na. Relationsmarknadsföring (CRM) Relationsmarknadsföring handlar om att bygga långvariga och starka kundrelationer. man tittar på varje unik individ och marknadsför ut efter det. För att bygga relationer kan man använda sig av tvåvägskommunikation och individuell marknadsföring. Tre CRM aspekter Operation CRM - handlar om marknadsföring, försäljning och service. Stöd för front office affärsprocesser, alltså de tre tidigare nämnda. Analytic CRM - handlar om analys av insamlad kunddata från operational CRM och eventuellt andra externa källor. Analyserna leder till bättre operational CRM som leder till ökad kundnöjdhet. Collabrotive CRM - handlar om synkronisering och integration av kundrelationer. Tanken är att de som har kontakt med kund ska ha tillgång till samma information som andra avdelningar inom företaget. ERP-system och CRM CRM är ibland en utspridd funktionalitet över hela affärssystemet. Ibland kan CRM vara en helt egen modul i affärssystemet. För mer avancerad CRM används ofta best of breed integrerat med affärssystem, dvs ett enskilt CRM system som man sedan integrerat med ERP-systemet. Artikelstruktur - BOM (bill of material) Visar vilka komponenter en artikel är uppbyggd av, det kan bestå av flera nivåer. På varje nivå är artiklarna köpta eller tillverkade. Operationsföljd

Beskriver hur en artikel tillverkas, dvs. vilka produktionsaktiviteter som krävs för att tillverka artikeln, och i vilken ordning de utförs. Master Production Schedule (MPS) Planering av vad som behöver tillverkas.Produktionsplanering, schemaläggning av produktion (resurser). Använder operationsföljd för att planera och schemalägga produktion. Material Requirements Planning (MRP) Materialbehovsplanering, hjälper till att säkerställa att material finns tillgängligt för produktion för att färdiga produkter ska kunna levereras till kund (i tid). Använder strukturlista och behov av färdiga produkters kvantitet. MRP undersöker inköpsbehov (och produktionsbehov). Produktionsstrategier Make-to-order Produktionen drivs direkt av försäljningen, artiklar produceras efter specifika order. Produktionsbehov triggas av försäljningsorder

Make-to-stock Produktionen styrs av lagret/prognoser istället för specifika order. Produktion triggas av säkerhetslager och/eller prognoser Supply Chain Management (SCM) Det handlar om att man ska sammankoppla alla delar i just en leveranskedja. Intern och extern (partners och kunder) koordinering och samarbete kring aktiviteterna i värdekedjan: Produktionsflöde, Informationsflöde och Finansiellt flöde. Nätverk med flöden för att tillfredsställa kunders behov/efterfrågan. Responsiv SCM Ett företags förmåga att tillfredsställa kundernas behov i tid kallas att vara responsiv (hög reaktionsförmåga) t.ex. svara snabbt på kunders förfrågningar och förändringar i efterfrågan. För innovativa produkter (instabil efterfrågan, kort livscykel) bör leveranskedjan utformas för att vara snabb och responsiv. Effektiv SCM Effektivitet är ett företags förmåga att leverera varor i enlighet med kundens förväntningar med minsta möjliga slöseri i form av råvaror, arbetskraft och kostnad. För funktionella produkter med stabil efterfrågan bör leveranskedjan utformas för kostnadseffektivitet.

SCM drivkrafter Drivkrafter som påverkar leveranskedjans responsiviteten och effektiviteten. Faciliteter - fysiska platser i SCM nätverket Lagernivåer - hur mycket råvaror, komponenter och färdiga produkter som finns i lager Transport  - transportmedlen som används i leveranskedjan Information - tillgång till korrekt och uppdaterad information om exempelvis de tre ovanstående delarna. Push strategi SCM Push processer initieras av förväntningar på kundorder Pull strategi SCM Pull processer som svar på kundorder ERP-system och SCM Intern integration - ERP system är en bra grund för SCM, i stort sätt har alla ERP system har funktioner för intern hantering av SCM. Det finns även ERP system med kompletta moduler för SCM. Extern integration - SCM system har möjlighet att integrera med enheter som ingår i leveranskedjan vilket underlättar flödet av information mellan alla parter. Integration av affärssystem och SCM system är en mycket tuff uppgift, eftersom varje medlem i leveranskedjan kan ha olika hårdvara och mjukvara (dock, stämmer detta fortfarande?). Anläggningstillgångar Immateriella – T.ex. IT-system (affärssystem), patent, varumärke. Materiella – T.ex. Maskiner, inventarier, byggnader och mark. Finansiella – T.ex. Aktier, fordringar och värdepapper. Typer av systemutveckling Egenutveckling av system – ny implementation specialdesignad för en viss kund (ej standardsystem). Utveckling av standardsystem- implementation av ett ERP system, genomförs av utvecklingsorganisationen, tex Microsoft, SAP etc. Införande – upphandling och implementation av ERP hos användar- organisationen. Systems Development Life Cycle (SDLC) Planering > analysering > design > implementering > underhåll (om igen) SDLC innefattar en systematisk process f ör planering, utformning, och skapande av ett informationssystem för organisationer. Systemtänkande - komplexa problem bryts upp i mindre

hanterbara problem genom en systemhierarki, och sedan utvecklas en lösning för varje problem inom hierarkin. Det är en strukturerad metod för att undvika missöden och för att samordna design och utveckling korrekt bland medlemmarna i ett stort systemutvecklingsteam. Bygger på explicitgörande av kunskap i dokument – kravspecifikationer och designspecifikationer.

Livscykeln för ERP (enligt Motiwalla)

Att överföra kunskap Tacit knowledge = internaliserad kunskap hos en person, tex en expert eller en kunnig konsult inom NAV Explicit knowledge = nerskriven kunskap, tex i en bok, en processmodell etc Prototypning Går inte igenom analys och designfasen i SLDC fasen, man presenterar en prototyp av systemet istället. Idén är att demonstrera funktionaliteten hos systemet för användarna i ett tidigt skede. Systemet byggs sedan baserat på prototypen – prototypen slängs vanligtvis bort när systemet är klart. User innovation Leta efter behov av funktioner genom att undersöka vad användarna själva har gjort. Exempel: egna funktioner i Excel, användning av tablets/telefoner. Liknar ”End user development”, EUD. Agilt End user development

Användaren kan själv använda enklare utvecklingsverktyg i ERP systemet. Användaren kan därmed skapa enklare utökningar av systemet med hjälp av de verktyg som leverantören tillhandahåller. → Slutanvändaren kan själv utveckla systemet efter behov i viss utsträckning Agile Agila metoder startar med ett litet antal krav som utvecklas och driftsätts. Sedan utökas kraven stegvis genom ett antal versioner. Man kan även använda sig av något som kallas Hybridmetoder vilket är traditionell utveckling som grund, med agil hantering av delmoduler. Inkrementell: Ingen av versionerna täcker samtliga krav men för varje leverans inkluderas mer funktionalitet än i tidigare version. Iterativ: Användare kan ge feedback snabbt på hur systemet uppfyller deras behov och kan även tidigt identifiera om ett krav tolkats fel vilket möjliggör tidig rättning av fel. Det svåra med att jobba agilt är att i ERP system hänger alla funktioner ihop, det kan vara svårt att implementera i delar. Integration med andra system kan kräva en lång tid av planering och specificering. Vissa regelverk kan kräva fullständiga funktioner. Till exempel är en inkomplett ekonomisk redovisning ingen redovisning. Vid upphandling behöver vi veta kraven på systemet i förväg.

Att välja leverantör

Vid val av leverantör finn det två approacher: Traditionell - utför förstudie med kravspecifikation. Nulägesanalys av kritiska affärsprocesser, intressentanalys, nyttoanalys. Man kan använda Bostonmatrisen (baby, stjärna, mjölkko, doggie). Jämför finansiella status, infrastruktur, framtidsplaner + annat. Satsa på något med stor träffyta mot verksamheten Lättrörlig/Agile approach - Man arbetar agilt vid val av leverantör. Det vill säga man jämför olika leverantörers produkt och arbetar inkemnenellt och iterativt i valprocessen av leverantör. Bostonmatrisen Baby - het och omogen, ny på marknaden, finns få referenser Stjärna - mogen och modern, växande och väletablerad på marknaden, stabilt och pålitlig Mjölkko - Väletablerad med många referenser, stabil Doggie - gammal, minskande, stagnande, labil Att välja affärssystem

Några viktiga råd inför ett byte av affärssystem. -Ta alltid utgångspunkt i en väl avvägd kravspecifikation -Reducera antal standardsystem så snabbt som möjligt. -Satsa på system som har stora ”träffytor” mot verksamheten Alternativ: agile val av affärssystem -Välj flera leverantörer/system till att börja med -Påbörja implementation i flera system -Var beredd att avbryta en implementation om systemet inte uppfyller krav, eller om ett annat system är bättre Utmaningar med det beskrivna arbetssättet Svårt att se in i framtiden och svårt att få med alla möjligheter som moderna affärssystem kan erbjuda Konfiguration VS Anpassning Konfiguration: ändra värden på parametrar/inställning, slå av och på funktioner Anpassning: modifiering och utveckling, programmera ny eller ändra funktionalitet hos systemet Konverteringsstrategier Big bang Fullständig övergång till det nya systemet där alla användare övergår till det nya systemet vid ett specifikt go-live datum. Positivt -Kostnaderna kan förväntas vara lägre än i en “phased” implementation. -Man kan förvänta sig en snabbare avkastning på investeringen (ROI). Negativt -Hög risk – t.ex. fokus på dealine och mindre på planering. -Risk för avbrott i verksamheten. -Svårt med testning. -Stor press på leverantör, konsulter, IT-avdelning. Phased Stegvis övergång till det nya affärssystemet, t.ex. fasad per modul, affärsfunktion eller geografisk plats.

Positivt

-Lägre risk jämfört med Big Bang – mer utrymme att göra justeringar under övergången. -Jämnare prestanda – mer tid för att utbilda användare och för medarbetare att anpassa sig till systemet. Negativt -Brist på fokus – fokus på en fas i taget, svårt att se helheten. Systemet förändras ”konstant”. -Hög kostnad – delar av det gamla och det nya systemet behöver upprätthållas samtidigt. -Tid – tar längre tid än Big bang -Tillfälliga lösningar – (tillfällig) integration mellan gamla och nya systemet. Parallell Affärssystemet implementeras och används samtidigt som det gamla systemet under en period. Positivt -Anses vara mindre riskabelt än phased och big bang, det gamla systemet kan användas om det uppstår något problem med det nya. -Strategin används ofta för s.k. mission critical lösningar. -Anställda kan lära sig det nya systemet medan de fortfarande använder det gamla. Negativt -Kostsamt med två system. Pilot Liten version av affärssystemet implementeras. Piloten används för att säkerställa att affärssystemet är lämpligt. Testkörning av utvalda delar och systemets/pilotens påverkan övervakas och utvärderas. Ibland nämns även hybrid som konverteringsstrategi, då kombineras strategier, t.ex. big bang för de viktigaste modulerna och sedan infasning av de övriga modulerna. En studie av Panorama Consulting visar att 53 % av företag använde phased, 35 % big bang, och 11 % använde hybrid. Varför serviceorienterat? Mindre ansvar för servicekonsumenten Fokus på huvudverksamheten Mindre “up front” investeringar

SaaS - Google drive, dropbox

Software as a service - Den möjlighet som konsumenten tillhandahåller är att använda leverantörens program som körs på en molninfrastruktur. Konsumenten hanterar inte den underliggande molninfrastrukturen, inklusive nätverk, servrar, operativsystem, lagringsutrymme eller till och med enskilda applikationsmöjligheter, med det möjliga undantaget för begränsade användarspecifika applikationskonfigurationsinställningar. PaaS - Google app engine Platform as a service - Möjligheten till konsumenten är att distribuera på molnspråk, bibliotek, tjänster och verktyg som stöds av leverantören. Konsumenten hanterar inte den underliggande molninfrastrukturen, inklusive nätverk, servrar, operativsystem eller lagring, MEN har kontroll över de distribuerade applikationerna och möjligen konfigurationsinställningar för applikationshemmarmiljön. IaaS - Amazon EC2 Infrastructure as a service - Den förmåga som tillhandahålls konsumenten är att tillhandahålla bearbetning, lagring, nätverk och andra grundläggande datorresurser där konsumenten kan distribuera och driva godtycklig programvara, vilket kan innefatta operativsystem och applikationer. Konsumenten hanterar inte eller kontrollerar den underliggande molninfrastrukturen MEN har kontroll över operativsystem, lagring och distribuerade applikationer och möjligen begränsad kontroll av valda nätverkskomponenter.

Nackdelar med Saas, Paas och Iaas Svårt att beräkna kostnader. Ju mer utrymme du behöver för att lagra kundernas uppgifter desto mer behöver betalas till leverantören.Finns risk att affärsmodeller bygger på konstant expansion (så ser ju inte riktigt verkligheten ut). If we outsource (SaaS, PaaS, IaaS): Can we trust another company with our data? Can we change service provider if we are not happy with the services? Multitenancy Multitenancy är en arkitektur där flera kunder delar samma applikation, kör på samma operativsystem, på samma hårdvara och på samma utrymme. Man kan separera så att kunder bara kan ses sina egna delar. Ett exempel där multitenancy är användbart och bra är om man är ett globalt företag som har kunder i flera olika tidzoner. Det blir därför aldrig överbelastat iom att folk använder det olika tider. Fördelar Enklare utveckling och administration, en installation istället för flera tusen installationer hos alla användare. Kostnadseffektivt Nackdelar Säkerhetsisolering, användarisolering, tillgänglighetsisolering, administrationsisolering, kundisolering. Isolering är komplext och kostsamt.

Multitenancy levels Nothing shared Example: traditional on-premise ERP installation Shared infrastructure (IaaS) Example: This courses Dynamics NAV installation using virtual machines + Good isolation - No pooling of for example memory (RAM) used by the ...