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Tema 5: EL CIERRE DE LA CONTABILIDAD Y EL CICLO CONTABLE

TEMA 5: El cierre de la contabilidad, el balance de comprobación de sumas y saldos y el ciclo contable 1- el cierre de la contabilidad 1.1- el asiento de VARIACIÓN DE EXISTENCIAS 1.2- el asiento de pérdidas y ganancias 1.3- el asiento de cierre 2- el balance de comprobación de sumas y saldos 3- EL CICLO CONTABLE 4- LOS LIBROS CONTABLES 4.1- las cuentas anuales 4.2- legalización y conservación de los libros

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Tema 5: EL CIERRE DE LA CONTABILIDAD Y EL CICLO CONTABLE

1- EL CIERRE DE LA CONTABILIDAD Al finalizar el año o ejercicio económico, hay que “cerrar la contabilidad”. Cerrar la contabilidad consiste en hacer una serie de asientos para conocer: - cuál es el valor de las existencias que tenemos en el almacén - cuáles han sido los resultados de la empresa durante el año, es decir, saber si hemos obtenido beneficios o pérdidas - que bienes, derechos y obligaciones tenemos al finalizar el año Todos los asientos se realizan con fecha 31/12 Los asientos que vamos a ver en este apartado son solo una pequeña parte de los asientos que hay que realizar. El resto de asientos ya los veremos más adelante. Además, al cerrar la contabilidad también hay que elaborar las cuentas anuales.

1.1- EL ASIENTO DE VARIACIÓN DE EXISTENCIAS Este asiento se hace el último día del año (31/12) - primero se dan de baja las existencias iniciales, es decir, las que teníamos en la empresa el día 1 de enero - después damos de alta las existencias finales, es decir, las que tenemos en la empresa el día 31 de diciembre Las existencias pueden ser: Nº de cuenta (300) (310) (32X) (350)

Concepto Mercaderías Materias primas Otros aprovisionamientos Productos terminados

Hay más tipos de existencias, pero nosotros utilizaremos estas A estas cuentas se les asocia otra denominada “Variación de existencias” Nº de cuenta (610) (611) (612) (712)

Concepto Variación de existencias de mercaderías Variación de existencias de materias primas Variación de existencias de otros aprovisionamientos Variación de existencias de productos terminados

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Asociación de cuentas de existencias y de variación de existencias: (300) ↔ (610) (310) ↔ (611) (32X) ↔ (612) (350) ↔ (712)

Los asientos, para la variación de existencias de mercaderías por ejemplo, serían así - Se dan de baja las existencias iniciales: _______________________________x_____________________________________ Variación de existencias de mercaderías (610) a) (300) Mercaderías iniciales _______________________________x_____________________________________ - Se dan de alta las existencias finales: _______________________________x_____________________________________ Mercaderías finales (300) a) (610) Variación de existencias de mercaderías _______________________________x_____________________________________

Ejemplo: Las existencias de mercaderías a principio del año estaban valoradas en 885€. El 31 de diciembre, en el almacén hay mercaderías con un valor de 690€ ______________________________31/12_________________________________ 885 Variación de existencias (610) a) (300) Existencias iniciales 885 ______________________________31/12__________________________________ 690 Existencias finales (300) a) (610) Variación de existencias 690 _______________________________x_____________________________________ Para calcular el valor de las existencias finales, las empresas pueden utilizar uno de estos dos métodos: - El FIFO (First in first out) - El PMP (Precio medio ponderado) El valor de las existencias iniciales coincide con el de las existencias finales del año anterior

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CASO PRÁCTICO 1: Una empresa tenía las siguientes existencias a principio de año: - mercaderías: 3.000€ - materias primas: 250€ - productos terminados: 6.200€ - repuestos: 45€ Al final de año, el valor de las existencias es el siguiente: - mercaderías: 2.460€ - materias primas: 625€ - productos terminados: 8.320€ - repuestos: 63€

EJERCICIOS: 1, 2 y 3 4

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1.2- EL ASIENTO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS Para hacer el asiento de pérdidas y ganancias tenemos que seguir los siguientes pasos: 1- calculamos el saldo de las cuentas de los grupos 6 y 7 2- saldamos y cerramos las cuentas de los grupos 6 y 7 3- pasamos a un asiento los apuntes que hemos hecho al cerrar las cuentas del grupo 6. Para cuadrar el asiento utilizamos la cuenta (129) Pérdidas y ganancias, colocándola en la parte del asiento que sea necesario (que será en el debe) 4- pasamos a un asiento los apuntes que hemos hecho al cerrar las cuentas del grupo 7. Para cuadrar el asiento utilizamos la cuenta (129) Pérdidas y ganancias, colocándola en la parte del asiento que sea necesario (que será en el haber) 5- después de hacer el asiento de pérdidas y ganancias, añadimos la cuenta (129) al libro mayor Recuerda, saldar una cuenta, consiste en anotar el saldo en la parte contraria, para que el saldo final sea cero, y cerrarla consiste en saldar una cuenta y dar por terminadas las anotaciones en la misma Ejemplo: Calcula el saldo y cierra la cuenta

Debe

(600) Compras 50 30 20 Saldo deudor 100 100

Haber

- Cerramos las cuentas del grupo 6: ______________________________31/12_________________________________ Resultado del ejercicio (129) ojo, puede haber alguna cuenta del grupo 6 a) Cuentas grupo 6 en la parte del debe del asiento _______________________________x_____________________________________ - Cerramos las cuentas del grupo 7: ______________________________31/12_________________________________ Cuentas grupo 7 ojo, puede haber alguna cuenta del grupo 7 a) (129) Resultado del ejercicio en la parte del haber del asiento _______________________________x_____________________________________ Si la cuenta (129) Pérdidas y Ganancias tiene saldo deudor → la empresa tiene pérdidas Si la cuenta (129) PyG tiene saldo acreedor → la empresa tiene beneficios 5

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1.3- EL ASIENTO DE CIERRE Para hacer el asiento de cierre tenemos que seguir los siguientes pasos: 1- calculamos el saldo de las cuentas de los grupos 1, 2, 3, 4 y 5 2- saldamos y cerramos las cuentas de los grupos 1, 2, 3, 4 y 5 3- pasamos a un asiento los apuntes que hemos hecho al cerrar las cuentas de los grupos 1, 2, 3, 4 y 5. El asiento debe cuadrar.

- Cerramos todas las cuentas patrimoniales, incluida la (129) PyG ______________________________31/12_________________________________ (Cuentas grupos 1,2,3,4 y 5 con saldo acreedor) a) (Cuentas grupos 1,2,3,4 y 5 con saldo deudor) _______________________________x____________________________________

Ejemplo: A partir de los siguientes datos efectúa el Asiento de Pérdidas y Ganancias y el Asiento de Cierre 100 9820 SA

211 SD.15.000

9820

15.000

430 SD.1300 1300

610 425 SA 425

570 SD. 720

300 SD. 250 250

400 6500 SA 6500

572 SD. 140 720

140

628 SD. 635

700 4200 SA 635

600 SD. 2900

4200

2900

3110

129 4200 1090 SA

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ASIENTO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS _________________ 31/12/XX_________________ 425 Variación de existencias (610) 3.110 PyG (129) a) (600) Compras 2.900 a) (628) Suministros 635

_________________ 31/12/XX_________________ 4.200 Ventas (700) a) (129) PyG 4.200 _________________________________ x _______________________________

ASIENTO DE CIERRE ______________ 31/12/XX______________ 9.820 Capital social (100) 6.500 Proveedores (400) 1.090 PyG (129) a) (221) Local 15.000 a) (300) Existencias 250 a) (430) Clientes 1.300 a) (572) Bancos 140 a) (570) Caja 720 ________________________X____________________________

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CASO PRÁCTICO 2: A partir del siguiente libro mayor, realiza el Asiento de Pérdidas y Ganancias y el Asiento de Cierre de la empresa

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EJERCICIO: 4 9

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2- EL BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS Los hechos contables se plasman en el libro diario mediante la confección de los distintos asientos contables El contenido del libro diario se va traspasando sistemáticamente a las respectivas cuentas en el libro mayor El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos se confecciona a partir de la información contenida en el libro mayor, y en él se reflejan todas las cuentas que han recibido alguna anotación La normativa contable obliga a las empresas a efectuar un Balance de Comprobación de Sumas y Saldos al finalizar cada trimestre, pero nosotros, en nuestros ejercicios, por abreviar, tan solo lo haremos al finalizar el año, es decir a 31/12 Nº cuenta

Concepto

Sumas Debe Haber ∑ Debe ∑ Haber

∑ Debe

∑ columna Debe

∑ Haber

∑ columna Haber

Saldos Deudor Acreedor Si ∑D > ∑H: Si ∑H > ∑D: anotar aquí la anotar aquí la diferencia diferencia Si ∑D > ∑H: Si ∑H > ∑D: anotar aquí la anotar aquí la diferencia diferencia

∑ columna Deudor

∑ columna Acreedor

CASO PRÁCTICO 3: A partir de los siguientes datos efectúa: el libro diario, el libro mayor y el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos a) El día 2 de enero, se constituye una sociedad anónima, aportando los accionistas 200.000€ que depositan en una cuenta corriente bancaria abierta a nombre de la sociedad b) El 8 de enero compra un edificio para oficinas valorado en 150.000€. Se estima que de esta cantidad 50.000€ corresponden al terreno. Paga por banco el total c) El 12 de enero compra muebles para la oficina por 8.000€ que paga con un cheque d) El día 16 de enero compra mercaderías a crédito por 100.000€ e) El 23 de enero vende parte de las mercaderías en 20.000€, cobrando 5.000€ por bancos y el resto queda pendiente de cobro f) El 27 de enero compra más mobiliario, por 12.000€ pagando 3.000€ mediante cheque y dejando el resto pendiente de pago durante un plazo de tres meses g) El 30 de enero paga al proveedor del apartado “d” 20.000€ a través del banco

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Cuenta

Concepto

Sumas Debe Haber

Deudor

Saldos Acreedor

EJERCICIOS: 5, 6 y 7 13

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3- EL CICLO CONTABLE La vida económica de las empresas se fracciona en periodos de igual duración, que normalmente coinciden con el año natural. Estos periodos se conocen como ciclos contables o ejercicios económicos. El ciclo contable se divide en tres etapas: 1- Apertura de la contabilidad - Balance inicial - Asiento de apertura 2- Registro de las operaciones efectuadas durante el ejercicio económico - Libro diario (asientos) - Libro mayor (cuentas) - Balances de Comprobación de Sumas y Saldos 3- Cierre de la contabilidad. - Se realizan los ajustes por amortizaciones, deterioros de valor, periodificaciones, variación de existencias, etc. - Se saldan todas las cuentas - Se efectúa el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos - Se realizan el Asientos de Pérdidas y Ganancias y el Asiento de Cierre - Se efectúa el Balance de Cierre - Se realizan las Cuentas Anuales

PASOS QUE TENEMOS QUE LLEVAR A CABO PARA REALIZAR UN SUPUESTO CONTABLE 1º- Balance inicial 2º- Asiento de apertura (pasar el Balance Inicial a forma de asiento. Lo que está en el Activo va en el Debe, y lo que está en el Pasivo en el Haber, con la excepción de las cuentas que aparecen en el balance restando, en cuyo caso irían en la parte contraria) 3º- Asientos de los hechos contables que ocurren durante el año Con fecha 31/12 4º- Variación de existencias 5º- Amortizaciones, deterioros y periodificaciones (esto lo veremos más adelante) 6º- Balance de Comprobación de Sumas y Saldos 7º- Asiento de Pérdidas y Ganancias 8º- Asiento de Cierre .

9º- Balance de Cierre 14

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El Balance de Cierre se hace a partir del asiento de cierre: - lo que está en el debe del asiento de cierre va al haber del balance de cierre - lo que está en el haber del asiento de cierre va al debe del balance de cierre

OJO: La cuenta (129) es una cuenta de Patrimonio Neto, y por lo tanto en el Balance de Cierre irá en la parte del Pasivo, pero ojo, dependiendo de si la empresa tiene beneficios o pérdidas irá sumando o restando - Si la empresa tiene beneficios, la cuenta (129) tiene saldo acreedor, y en el Balance de Cierre iría en el Neto Patrimonial sumando - Si la empresa tiene pérdidas, la cuenta (129) tiene saldo deudor, y en el Balance de Cierre iría en el Neto Patrimonial pero restando

EJERCICIOS: 8, 9 y 10

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4- los libros contables Como vimos en el tema anterior, el artículo 25.1 del Código de Comercio, dice que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario” En este apartado vamos a ver los libros que, obligatoriamente, deben llevarse en la empresa. También veremos otro que, aunque no es obligatorio, todas las empresas lo utilizan 1- El libro Diario: este libro es obligatorio, y en él se registran día a día las operaciones relativas a la actividad de la empresa. 2- El libro Mayor: aunque no es obligatorio según el Código de Comercio, la empresa deberá llevarlo para poder conocer la situación y movimientos de cada elemento patrimonial y para poder redactar los balances. Es un libro muy importante para el contable, ya que a través de él, va a ser capaz de saber de un simple vistazo todos los movimientos que se han producido en cada cuenta 3- El libro de Inventarios y Cuentas Anuales: se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa, trimestralmente se realizará un balance de comprobación de sumas y saldos, y se cerrará con el balance de cierre y con las cuentas anuales

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4.1- las cuentas anuales Las cuentas anuales son una serie de documentos contables que deben redactar las empresas al final del ejercicio económico, y que constituyen el instrumento transmisor de la información contable a los distintos agentes económicos y sociales Las cuentas anuales están compuestas por cinco documentos, que deberán redactarse con claridad, de forma que la información suministrada sea comprensible y útil para los usuarios al tomar sus decisiones económicas, debiendo mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación económica y financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. Los cinco documentos son: - El Balance de Situación - La Cuenta de Pérdidas y Ganancias - El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto - El Estado de Flujos de Efectivo - La Memoria Todos estos documentos, los estudiaremos con mayor profundidad más adelante

4.2- LEGALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Los empresarios, deberán presentar los libros obligatorios en el Registro Mercantil del lugar donde tengan su domicilio para legalizarlos dentro de los plazos establecidos por la ley

Los libros se conservarán, junto con la correspondiente documentación y justificantes, durante un mínimo de 6 años a partir del último asiento realizado en los libros El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades, no lo exime del deber al que se refiere el párrafo anterior, y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos

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