Tarea 2 Paso 2 Protocolo de comunicaciones y relaciones laborales 80007 208 PDF

Preview

Summary

Paso 2-Protocolo de comunicaciones y plan motivacionalPresentado por:Oscar David Abaunza – Código: 1026297212 Nora Inés Pérez Martínez c. 37.Grupo 80007_Presentado a: Sebastián García ArboledaUniversidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD Programa Contaduría Pública Protocolo Bucaramanga 2021Introd...

Description

Paso 2-Protocolo de comunicaciones y plan motivacional

Presentado por:

Oscar David Abaunza – Código: 1026297212 Nora Inés Pérez Martínez c.c. 37.946.768

Grupo 80007_208

Presentado a: Sebastián García Arboleda

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD Programa Contaduría Pública Protocolo Bucaramanga 2021

Introducción Una buena comunicación en una empresa se ha convertido en un asunto fundamental, ya que esto favorece el cumplimiento de objetivos, procesos y metas institucionales en una organización. La comunicación interna y externa en el trabajo es vital, ya que así los empleados se encuentran informados, se sienten escuchados y valorados al poder brindar sus opiniones y sugerencias. La comunicación asertiva, logra un mayor compromiso de los trabajadores hacia la empresa y lealtad de los clientes hacia la organización; convirtiéndose así en una acción clave para retener a los mejores talentos de la empresa, optimizar la productividad y posicionar el producto en el mercado. Se diseñó un Protocolo y canales de comunicación interna y externa, los cuales se ajustaron a las necesidades detectadas en la empresa FastBike S.A.S, este contiene todos los parámetros a seguir por los funcionarios, clientes y proveedores, es de estricto cumplimiento y se le hará el seguimiento respectivo en pro del buen funcionamiento de la organización. Se incluyó un plan de motivación para los funcionarios, que permitirá dinamizar el trabajo en equipo para favorecer las buenas relaciones interinstitucionales, clima laboral y cumplimiento de metas organizacionales.

Objetivo general

Fortalecer la competencia comunicativa y las relaciones interpersonales en una empresa mediante el desarrollo de un protocolo de comunicaciones (interna, externa e imagen corporativa) y un plan motivacional con el propósito de dinamizar los diferentes procesos que se llevan a cabo al interior de la misma. Objetivos específicos 

Reconocer que un buen proceso de comunicación y un plan motivacional que dinamice las relaciones laborales y el trabajo en equipo, son fundamentales; así se favorece el cumplimiento de objetivos, técnicas, metas y procesos institucionales al interior de una organización.



Identificar los diferentes tipos de comunicación que se deben dar en una empresa, a través del establecimiento de que la comunicación asertiva es una acción clave para lograr las metas institucionales.



Diseñar un protocolo que contenga los parámetros y directrices de comunicación de una organización, con el propósito de asesorar, apoyar, e implementar los diferentes subprocesos que forman parte del mismo.

Construir el protocolo de comunicaciones y plan motivacional para el caso de estudio, propuesto para el desarrollo de esta actividad: Actividad económica del caso de estudio es –Comercialización de ciclas Descripción de la empresa: FastBike S.A.S es una organización dedicada a la comercialización de bicicletas de ruta, pista, montaña, vintage, accesorios y otros implementos deportivos, comercializa accesorios y refacciones para bicicleta, y es escalable a ofrecer los servicios de taller. Abre de lunes a sábado de 10:00 a.m. a 7:00 p.m.; domingos de 10:00 a.m. a 2:00 p.m.; todo bajo políticas orientadas al servicio, preservación de las normas reglamentarias ambiente y la oferta de servicio, la cual busca generar bienestar y salud en los clientes, porque el deporte adecuado prolonga la vida del ser humano.

Nombre de la empresa: FastBike S.A.S Slogan: Un viaje sin Contaminación Ciudad Sede Principal: chima, departamento de Santander Fecha de Creación: 18 de septiembre de 2021 Número de empleados: 16 Colaboradores Características de la empresa:

Organigrama Gerente General

Secretaria

Jefe de Ventas

Jefe de Recursos humanos

Jefe de Finanzas

Agente de ventas

Talento Humano.

contador

Supervisor de Almacén

auxiliair de Nómina

auxiliar de facturacion

Area de comunicaciones

Jefe de mercadeo

comunicacion

Artes

auxiliar de comunicaciones

auxiliar de mercadeo

-Definir el tipo de comunicación. Los tipos de comunicación que implementará FastBike S.A.S: Interna: que se producirá entre los diferentes departamentos y funcionarios de la empresa y esta se podrá dar de forma descendente cuando el acto comunicativo se lleva a cabo desde un emisor con un cargo mayor que el del receptor y de forma ascendente, cuando el subordinado emite el mensaje hacia su superior. En ambos casos estaríamos ante un tipo de comunicación vertical u horizontal. En la empresa, FastBike S.A.S, la comunicación empresarial se dará en dos diferentes tipos de vías de comunicación: la formal y la informal. En la primera se tratarán los aspectos técnicos vinculados con las tareas de todos los funcionarios, siendo un tipo de comunicación respetuosa y centrada en la razón y en el cumplimiento del objetivo de la empresa, y dentro de esta se incluyen (la comunicación visual, gestual, oral y escrita). En la comunicación informal, se dará libremente en las relaciones interpersonales, siempre basados en principios éticos.

Correo electrónico institucional Es la herramienta que se le brinda a todos los colaboradores de FastBike S.A.S para que lleven a cabo todos los procesos de comunicación interna y externa. Es de vital importancia utilizar el correo institucional con labores propias de la actividad de la empresa. Correo electrónico institucional Es la herramienta que se le brinda a todos los colaboradores de FastBike S.A.S para que lleven a cabo todos los procesos de comunicación interna y externa. Es de vital importancia utilizar el correo institucional con labores propias de la actividad de la empresa. Intranet Esta herramienta interna tiene como propósito brindar al personal de FastBike S.A.S: • Información sobre actualidad y actividades de la organización Boletín virtual Recopila la actualidad de FastBike S.A.S, participación en eventos y/o bienestar institucional. Intranet Esta herramienta interna tiene como propósito brindar al personal de FastBike S.A.S: • Información sobre actualidad y actividades de la organización Boletín virtual

Recopila la actualidad de FastBike S.A.S, participación en eventos y/o bienestar institucional. Externa: va dirigida a establecer una comunicación con el medio, es decir, con los clientes, proveedores, sector comercial y económico, público en general; todo esto buscando el posicionamiento de la empresa FastBike S.A.S en el sector comercial de la ciudad, el departamento y el país. Vocería Está a cargo del jefe de área de comunicaciones o a quien el Gerente General designe para cumplir con esta función. ¿Qué hacer cuando un medio de comunicación solicita información? Si un medio de comunicación solicita información quien haga las veces de vocero tendrá el acompañamiento del jefe del Área de comunicaciones quien será el encargado de seleccionar la información que se podrá divulgar en medios de comunicación. Apoyo del personal a la imagen de FastBike S.A.S Todos los colaboradores tienen la responsabilidad de garantizar la buena imagen de la empresa en todos sus ámbitos, para ello es de gran importancia: •

Seguir las normas de conducta estipuladas en el reglamento de FastBike S.A.S.

•

Garantizar que en todos los eventos de carácter público se utilice los uniformes y

insignias propias de la empresa. •

Mantener una actitud amable y segura con todos nuestros clientes.

El sitio en Internet

Es un canal esencial de comunicación para la divulgación de la actualidad. Todos los contenidos a divulgar deben ser debidamente revisado por el área de comunicaciones y consultados con el Gerente General para su respectiva publicación. Manejo de la imagen corporativa: La base de esta comunicación es muy importante para la empresa FastBike S.A.S, ya que se encargará de hacer seguimiento y continua renovación del manual de imagen corporativa, a partir de parámetros básicos: el manejo de color, dimensiones, fuentes y logotipos y slogan de la empresa, teniendo como base la innovación, tecnología y tendencias del mercado. En todas las publicaciones se aplicarán los requisitos legales internos y externos como leyes, decretos, acuerdos y otras normas inherentes al manejo de medios y publicidad. Toda información que se elabore para promocionar y divulgar los servicios de FastBike S.A.S, deberá ser revisada y aprobada por la gerencia antes de imprimirse o difundirse. Objetivo: nuestros objetivos son muy claros y precisos, estarán dirigidos al procedimiento de diseño, producción, manejo, publicación, distribución y seguimiento de las comunicaciones internas y externas de FastBike S.A.S. También asesorar, apoyar, e implementar las comunicaciones y difundirlas en diferentes entornos (propios de la empresa y externos al público en general), asegurando la divulgación al sector comercial objetivo. Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas para la empresa FastBike S.A.S.

PROTOCOLO Y CANALES DE COMUNICACIÓN

Receptor A ¿Quién comunica?

Clientes

Mensaje ¿Qué se

Medio ¿Cómo se

Frecuencia ¿Cuándo se

comunica? Los servicios

comunica? Medios publicitarios

comunica?

que ofrece la

de la empresa como

empresa

el correo

Permanentement

FastBike S.A.S:

corporativo, página

e

comercializació

web, mensaje de

n de bicicletas

espera, volantes,

de ruta, pista,

brochure, guía de

montaña,

servicios, portafolio

vintage,

de servicios,

accesorios y

material POP,

otros

carteleras

implementos

corporativas y

deportivos,

digitales, Visitas

Cada vez que se

Jefe de

empresariales a

lance un nuevo

Departamento de

partir de convenios

producto o se

Mercadeo y

con el sector

reactive el

auxiliar de

productivo o

convenio con la

mercadeo.

comercial.

empresa en

servicios de

Visitas

mención. Permanentement

Jefe de

taller

empresariales,

e

Departamento de

comercializa accesorios y refacciones para bicicleta, y es escalable a ofrecer los

Emisor ¿Quién comunica? Jefe de Departamento de Mercadeo.

festivales de

Mercadeo y

servicios, volanteo

auxiliar de

Telemercadeo,

Permanentement

mercadeo. Jefe de

mensajes de texto,

e

Departamento de

personal de cara al

Mercadeo y

cliente, Centro de

auxiliar de mercadeo. Jefe de

Empleados

Los servicios

Contacto Correo interno,

de FastBike

que ofrece la

página web y

Departamento de

S.A.S.

empresa,

circulares

Mercadeo y

cambios en los

informativas.

auxiliar de

Carteleras

Mensualmente

mercadeo Auxiliar de

Periódicamente

procedimientos, nuevas normas y disposiciones

corporativas Inducciones a

Según

mercadeo. Gerente, Jefe de

eventos que se

nuevos trabajadores

cronograma

Departamento de

realizarán en la

y reinducciones

Gestión de

Periódico.

Talento Humano. Gerente

empresa. Convocatorias

Jefe de Departamento de

Proveedore s

Solicitudes de

Por medio de

Mercadeo Jefe de

inscripción o

correos electrónicos,

Departamento de

actualización,

llamadas telefónicas

Financiero.

solicitudes de

o carta formal

cotización,

Cuando se requiera

órdenes de compra, resultados de la reevaluación, reclamaciones o

Organismos

garantías. Noticias Informes

de control

Correo electrónico Correo electrónico, sistemas digitales de recepción,

Cuando se requiera y/o según cronograma

Gerente Jefe quien recibe la solicitud de información

validación y cargue de información

-Presentar un plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo en equipo. Eficiencia de las comunicaciones internas: la continua oportunidad y mejora en el proceso de comunicaciones en la empresa FastBike S.A.S, permitirá la comunicación efectiva entre sus funcionarios, logrando así el cumplimiento de las metas institucionales. Cuando se detecte una falencia en el proceso de comunicaciones interna, de forma inmediata se activará la ruta de seguimiento, se evaluará el cumplimiento de las políticas y se le hará seguimiento al protocolo de comunicaciones, para establecer las acciones pertinentes para el mejoramiento del proceso.

La eficiencia en las relaciones laborales: Para poder comunicarse efectivamente es necesario aprender a escuchar a los demás desde la realidad del otro y no desde la nuestra. Una buena comunicación interna en la empresa asegurará unas eficientes relaciones laborales, la base de estas relaciones son las comunicaciones asertivas, respetuosas y el seguimiento de los parámetros y políticas establecidas por la empresa para dicho campo en el protocolo de comunicaciones. El trabajo en equipo: La comunicación es el fundamento del trabajo en equipo. La empresa FastBike S.A.S

se preocupa por fortalecer el trabajo en equipo a través de las

premisas de poner en práctica el diálogo e interacción con el fin de potenciarse mediante la intervención de los otros, por ello, el verdadero trabajo en equipo implica unir conocimientos, habilidades y valores de los miembros a favor de todos y con ello, cada individuo aprende del otro y con el otro a corregir errores, potenciar debilidades y descubrir fortalezas que conlleven al crecimiento del equipo. Tener una dirección común se convierte en una condición indispensable para el trabajo en equipo.

Plan de motivación que dinamice las relaciones laborales y el trabajo en equipo: Meta

Actividad

Clase de

Fecha

beneficio o

Que todos los

Reunión semanal por

premio Beneficio social

funcionarios de la

departamentos

buen clima

semestre se premia al

laboral

departamento con

empresa FastBike S.A.S, aprendan y

Al final de cada

mayor cumplimiento

vivencien la disciplina

de metas y se un bono

del trabajo en equipo.

de $50.000. acumulables para compra de bicicletas u accesorios.

Disponibilidad de

Selección por

Premio de

Al final de cada mes

transformar los

departamentos que se

reconocimiento,

se premia al

vínculos de

destaquen en

departamento elegido

competencia por

cooperación.

por cooperación,

vínculos de

recibiendo una

cooperación

certificación con copia a la hoja de vida y será exaltado en carteleras

Los funcionarios, que

Selección anual del

Premio

institucionales. Al final del año se

en su trabajo en equipo

dúo de empleados

económico

dará un bono de $

vivencien los valores

destacados por

institucionales (la

departamentos

100.000

responsabilidad, el compromiso, la unidad y actitud de servicio). Cumplimiento de metas

En forma constante se

Premio en

Al finalizar el año se

de atención al cliente y

monitorea los

especie

hará una convivencia

ventas.

servicios de venta y

Actividad de

de integración,

atención al cliente.

integración.

incluye almuerzo, dinámicas y premios sorpresa. Asiste la familia del funcionario. Según la necesidad.

Capacitación constante

Cursos y seminarios

La empresa

y cursos de motivación

de formación a partir

asume el costo

personal.

de las necesidades

del curso de

detectadas en los

formación y

servicios.

planea los

Reconocimiento al

Celebración de

tiempos. El funcionario no Cada vez que un

empleado por formar

cumpleaños.

labora el día de

funcionario cumpla

sus cumpleaños

años.

parte del equipo.

y recibe la remuneración Reconocimiento al

Renacimiento al

correspondiente. Bono por

Se dará un estipulo de

complimiento del

empleado con mayor

destacarse en las

100.000 al empleado

objetivo fundamental

numero de ventas

ventas del mes

que mas ventas

de la empresa

efectivas

efectivas realice en el mes.

Conclusiones

El éxito de una empresa está directamente relacionado con el debido proceso comunicativo y las relaciones interpersonales que se den al interior de la misma, es necesario y muy importante conocer de manera profunda las características, metas, políticas y funcionamiento general de la organización ya que la dinámica de la misma y el alcance de los objetivos, va ligado a la comunicación asertiva que se de en el desarrollo diario de todas sus actividades. El cumplimiento de metas en una organización, se ve marcado por el protocolo de comunicaciones que los guía, estas directrices deben ser coherentes, motivadoras y enfatizadas en guiar el liderazgo de las personas que desempeñan los diferentes cargos en pro de mejorar el rendimiento de las labores desarrolladas. Es importante que cada organización, tenga un plan de motivación que dinamice las relaciones laborales y el trabajo en equipo, todo ello a partir de criterios propios y específicos,

que aseguren la valoración sistemática y objetiva del rendimiento de los empleados en la organización, en pro de lograr su continuidad y satisfacción del trabajo ejecutado. Como estudiantes de pregrado, se nos hace importante conocer cómo se llevan a cabo el protocolo de comunicaciones y el plan de motivación que dinamizan las relaciones laborales y el trabajo en equipo en una organización; es así como estaremos a la vanguardia de metodologías adecuadas para desempeñarnos en las funciones laborales encomendadas, siendo líderes competitivos en los sectores en los cuales lleguemos a ejercer nuestro trabajo.

Bibliografía...