Tema 2 El inicio del proyecto PDF

Preview

Summary

transparencias tema 2...

Description

GESTIÓN DE PROYECTOS TEMA 2. E L IN ICIO DEL PROYECTO

Mª JOSÉ FERRER CARRASCOSA

CONTENIDOS 1- El inicio del proyecto. Generalidades. 2- Procesos de inicio UNE-ISO 21500 3- El acta de constitución del proyecto. 4- Herramientas

2

EL INICIO DEL PROYECTO. GENERALIDADES. Los 5 motivos para la iniciación de un proyecto (PMBOK6) Cumplir requisitos regulatorios, legales o sociales

Satisfacer necesidades o solicitudes de los interesados

Nueva oportunidad estratégica de negocio

NUEVO PROYECTO

Nuevas oportunidades debidas a avances tecnológicos

Crear, mejorar o reparar productos/servicios por una demanda del mercado 3

EL INICIO DEL PROYECTO. GENERALIDADES. Necesitaremos generar diferentes opciones y escoger una: Herramientas para la generación de ideas (lista no exhaustiva) • • • • •

Brainstorming: lanzar ideas sin filtro Entrevistas con expertos Momentos de inspiración o de lucidez Análisis DAFO Etc…

4

EL INICIO DEL PROYECTO. GENERALIDADES. Análisis DAFO:

es.clipart.me

ORIGEN INTERNO

ORIGEN EXTERNO

DEBILIDADES

AMENAZAS

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES 5

EL INICIO DEL PROYECTO. GENERALIDADES. Para iniciar el proyecto hay que determinar si el resultado justifica los recursos que se van a emplear en el proceso BUSINESS CASE

Herramienta que permite a la organización

justificar la inversión en un proyecto.

• Beneficios: valor que esperamos obtener con el resultado del proyecto • Coste: del proyecto y su operación, mantenimiento y administración • Riesgos principales: riesgos globales que pongan en duda la viabilidad del proyecto • Calendario: hitos en obtención de beneficios y consumo de costes • Opciones de negocio: ¿qué puede ocurrir si no se lleva a cabo el proyecto? • Evaluación de la inversión 6

EL INICIO DEL PROYECTO. GENERALIDADES. ¿Qué es el inicio del proyecto? Actividades encaminadas a lograr el correcto arranque del proyecto y establecer los aspectos internos y logísticos necesarios para su ejecución. • • • • •

Normas de ejecución Modelo de relación con el cliente Personas Recursos Comprensión de los objetivos  Por la dirección  Por las partes interesadas

7

EL INICIO DEL PROYECTO. GENERALIDADES. Concluyendo…. Paso imprescindible para un lanzamiento adecuado. Errores cometidos en esta fase son difíciles de subsanar Puntos a los que debemos prestar especial atención: • Alcance • Alineación con los objetivos estratégicos 8

LOS PROCESOS DE INICIO

9

LOS PROCESOS DE INICIO Se utilizan para: • Comenzar el proyecto. • Definir los objetivos del proyecto. • Autorizar al director del proyecto a iniciarlo. UNE-ISO 21500 Directrices para la dirección y gestión de proyectos PROCESOS DE INICIO

• Desarrollo del acta de constitución • Establecer el equipo del proyecto • Identificar las partes interesadas 10

Materias

INICIO

Integración: Inicio

Desarrollo del acta de constitución del proyecto

1 Identificar partes interesadas

Parte interesada Alcance Recurso

Establecer equipo del proyecto

Tiempo Costo Riesgo Calidad Adquisiciones Comunicación

11

LOS PROCESOS DE INICIO Desarrollo del acta de constitución del proyecto: Entradas principales

Salidas principales

• Enunciado del trabajo del proyecto • Contrato • Caso de negocio o documentos de fases previas

Acta de constitución del proyecto

12

LOS PROCESOS DE INICIO Identificar las partes interesadas. Entradas principales

Salidas principales

• Acta de constitución del proyecto • Organigrama del proyecto

Registro de partes interesadas

13

LOS PROCESOS DE INICIO Establecer el equipo del proyecto Entradas principales • • • • •

Requisitos de los recursos Organigrama del proyecto Disponibilidad de los recursos Planes del proyecto Descripciones de los roles

Salidas principales Asignaciones de personal Contratos del personal

Conseguir los recursos humanos necesarios para completar el proyecto • Cuando se vinculan y se desvinculan los miembros del proyecto • • • •

Contratación de personas Subcontratación de actividades Roles y responsabilidades Requisitos de formación

http://desafialoimposible.com/conseguiremos-buenos-resultados-logramos-reunir-equipo-personas-alto-rendimiento/

14

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Establece la relación entre la organización que solicita el proyecto y la que lo ejecuta

https://sp.depositphotos.com/94709592/stock-illustration-flat-vector-wise-man.html

15

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

16

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO ¿Por qué es importante? • Es un documento emitido por el iniciador o patrocinador • Autoriza formalmente la existencia del proyecto • Identifica al director del proyecto y le otorga la autoridad para aplicar los recursos a las actividades del proyecto

¿Para qué sirve? • Define el alcance inicial • Identifica al director (conveniente que participe en la elaboración) • Autoriza formalmente el inicio del proyecto Es.dreamstime.com

17

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO ESTRUCTURA DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

DATOS DESCRIPTIVOS

CONTEXTO

ENTREGABLES

FASES DEL PROYECTO

OBJETIVOS

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO PRESUPUESTO ESTIMADO

CRONOGRAMA DE HITOS

INTERESADOS (STAKEHOLDERS)

REQUISITOS

18

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO DATOS DESCRIPTIVOS El nombre del proyecto. Debe darnos información sobre el proyecto desde el punto de vista de la gestión del mismo. Ejemplo: Biblioteca Municipal

Diseño, contratación y ejecución de un edificio para Biblioteca Municipal en Zaragoza, España

Empresa u organización que lo desarrolla Cliente Gerente o director Propósito o justificación del proyecto Fecha de elaboración

19

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO CONTEXTO Descripción del cliente y necesidad del proyecto Información sobre el cliente a quien va dirigido el proyecto y justificación de la necesidad del proyecto. ¿Qué problema vamos a resolver? ¿Cuál es la oportunidad del proyecto? Ventajas adicionales que puede aportar el proyecto además de resolver el problema que lo origina Requisitos legales Blogdelacalidad.com

20

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO LOS ENTREGABLES Descripción de entregable (PMBOK) Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto. • • • •

Producto Capacidad para prestar un servicio Resultado Documento

EDT / WBS

Ayudan a definir el alcance del proyecto y a controlar su avance. Deben documentarse y ser medibles para poder determinar si 21 hemos tenido éxito o no.

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO OBJETIVOS DEL PROYECTO. Son las fases en que dividiremos el proyecto para su desarrollo • • • • •

Estudio previo Diseño Ejecución Implementación Etc.

Dependerán del tipo de proyecto en cada caso.

Comparasoftware.com

SMART 22

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

https://abasto.com/consejos/5-pasos-para-fijar-objetivos-smart/

23

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO PRESUPUESTO ESTIMADO. Estimación de los recursos necesarios: • • • •

Económicos Materiales Humanos Organizacionales…

https://www.microtech.es/blog/c%C3%B3mo-planificar-los-presupuestos-del-a%C3%B1o-que-viene

24

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO CRONOGRAMA DE HITOS (MILESTONES). Referencias que marcan puntos importantes del proyecto en los que deseamos establecer fechas de control. • Útiles para supervisar el avance del proyecto • Tareas externas pueden incorporarse como hitos • Generalmente coincide con la entrega de un entregable Son tareas sin duración que representan haber alcanzado un logro importante en el proyecto. https://sites.google.com/site/ivangarciasanchez90/objetivos/gestion-tema-9/8o

25

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO LOS INTERESADOS. STAKEHOLDERS Personas u organizaciones, internas o externas, involucrados en el proyecto y que pueden influir de manera, positiva o negativa, en su desarrollo. Determinar para cada uno de ellos: • Influencia • Interés MATRIZ DE STAKEHOLDERS

ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN

26

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO MATRIZ DE STAKEHOLDERS

MUCHO INTERÉS

POCO INTERÉS

SATISFACER

COLABORAR

OBSERVAR

INFORMAR

POCA INFLUENCIA

MUCHA INFLUENCIA

27

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO LOS REQUISITOS DE LOS INTERESADOS Es necesario determinar los requisitos y las expectativas de cada uno de ellos.

28

EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO RESUMIENDO: Los proyectos aparecen en las empresas por necesidades de todo tipo Los recursos son escasos y limitados, para cada opción se documentará qué obtendremos y cuánto costará. El acta de constitución es el documento donde se recoge la información relevante de cada proyecto. Cuando se aprueba al acta de constitución, se inicia formalmente el proyecto. 29

30...