Términos DE Referencia Sistema DE Gestion Academico Admin Istrativo ESA-CP rev 27 de marzo PDF

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PROYECTO

“Apoyo a la Escuela Superior Agropecuaria” N° ATN/JO-13499-BO.

Términos de Referencia para la Consultoría: ELABORACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA ADMINISTRATIVA Y PRODUCTIVA PARA LA ESA – CP

Santa Cruz, Marzo del 2014.

TÉRMINOS DE REFERENCIA ELABORACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA ADMINISTRATIVA Y PRODUCTIVA PARA LA ESA - CP

I . ANTECEDENTES La Fundación Colonia Piraí (FCP) ha sido ganadora del concurso de la convocatoria para la presentación de Propuestas de las Organizaciones de la Sociedad Civil para Proyectos Comunitarios de Desarrollo a ser financiado por el Fondo Especial Japonés de Reducción de la Pobreza (JPO) y Administrado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) que fue publicado en Noviembre del año 2011 con el Proyecto que titula “Apoyo a la Escuela Superior Agropecuaria” N° ATN/JO-13499-BO. La Fundación es la responsable de la ejecución del Proyecto, en el marco del cual se llevará a cabo la consultoría contenida en estos Términos de Referencia. El objetivo general del indicado Proyecto es aumentar la capacidad educativa de la Escuela Superior Agropecuaria Colonia Pirai (ESA-CP) para responder a las necesidades y realidades de los jóvenes indígenas y campesinos/as, cumpliendo el nuevo marco normativo. El Programa está estructurado en 4 Componentes orientados a: i) Consolidar el Programa Educativo Institucional (PEI) de la Escuela Superior Agropecuaria Colonia Pirai ESA-CP, ii) Consolidar el Centro Educativo Km 12½ La Guardia y la Finca Agroecológica Ñemboerenda como escuela, internado y finca modelo integral autosuficiente e innovadora iii) Diseñar e implementar un programa de investigación agropecuaria de adaptación frente al cambio climático y iv) Fortalecer las capacidades educativas, técnicas, financieras y organizativas de la FCP para lograr la sostenibilidad de la Escuela Superior Agropecuaria Colonia Pirai. Justificación de la contratación. Para tal efecto, dentro del componente Programa Educativo Institucional (PEI) de la Escuela Superior Agropecuaria Colonia Pirai ESA-CP, la Fundación Colonia Pirai, requiere contratar una firma para crear y poner en marcha un sistema de gestión información ajustada a las necesidades y expectativas de la ESA – CP, trabajo que está descrito en estos Términos de Referencia. Los recursos de esta contratación provendrán del concurso antes mencionado. La firma seleccionada será contratada por la Fundación Colonia Piraí en función a una selección basada en la evaluación de la propuesta y la calificación de los consultores. I I . OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA II.1. OBJETIVO GENERAL Desarrollar, implementar y poner en marcha un sistema de gestión de información académico administrativo y productivo, para consolidar el proyecto educativo de la ESA-CP que permita la administración integrada, oportuna y eficiente de la información. II.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 

Desarrollar un sistema de gestión de la información académica administrativa para llevar el control del Proyecto Educativo Institucional (PEI) y los formativos ajustado a

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las necesidades y expectativas de los estudiantes, facilitadores e instancias del Ministerio de Educación Desarrollar un sistema de gestión de la información de las unidades productivas internas de la ESA-CP y de los sistemas agroforestales (SAF) de acuerdo a los lineamientos establecidos en el modelo educativo de la ESA-CP Desarrollar capacidades en el personal de la ESA – CP para administrar el sistema de gestión académica administrativa y productiva de la institución de forma oportuna y eficiente y dotar la documentación y manuales necesarios para su funcionamiento.

I I I . AL CANCEDELSI ST EMAI NT EGRADO Ac o n t i n u a c i ó ns ee s t a b l e c ee l a l c a n c ed e l t r a b a j od el ap r e s e n t ec o n s u l t a r í a . Enp r i me r ai n s t a n c i as ed e fi n e nl o sp e r fi l e sd et r a b a j od ec a d au n ad el a si n s t a n c i a so r g a n i z a c i o n a l e sd el ae n t i d a d e d u c a t i v a .

La Escuela Superior Agropecuaria Colonia Pirai (ESA-CP) mantiene una organización formal, de acuerdo a una estructura jerárquica, sin embargo, las principales funciones o cargos que interactuaran con el SAAP- ESACP son:

Función; RECTORIA  

Supervisión de las actividades de los cargos Administración de los recursos humanos

Función: Coordinación Académica          

Planificación y Programación académica definiendo el calendario académico para la gestión académica Carga y mantenimiento de los planes de estudio, adscripción a departamentos o áreas de conocimiento Gestión y coordinación del proceso de ingreso (pre-inscripción, plan de acogida e inscripción), Gestión de la permanencia-deserciones egreso y certificaciones Brinda información sobre su SAF, Control de la información del pago de seguro contra accidentes Gestión y coordinación del expediente/kardex académico e historial clínico Planificación de espacios y equipamiento docente Elabora informes de acuerdo a lo solicitado por la Dirección Evaluación del desempeño docente

Función: Facilitadores/Técnicos  

Planificar y ejecutar participativamente de los proyectos formativos (pedagógicosproductivos) de acuerdo al PEI Realizar el seguimiento a sus estudiantes por módulo hasta presentar su obra maestra

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Transcribir notas de acuerdo a la ponderación pre-establecida en el sistema de evaluación del Ministerio de Educación. Gestiona la asistencia Realiza el seguimiento a la práctica guiada de los estudiantes y graduados Crear y alimentar el folder de cada SAF de los estudiantes Registra advertencias o llamadas de atención Realizan proyectos de investigación con los estudiantes Planifica, produce las unidades productivas : huertas, SA Crea el presupuesto de la unidad productiva Lleva el control de la unidad productiva en forma conjunta con los estudiantes del módulo y de acuerdo al proyecto formativo Realiza informes de ingresos y egresos de la unidad productiva Realiza informes trimestrales de acuerdo al proyecto formativo

Función: Coordinador de Vida Comunitaria   

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Planifica y determina los parámetros de la evaluación integral de los estudiantes de acuerdo al PEI Realiza el seguimiento a la autoevaluación, coevaluación y heteroevaluación de convivencia social de los estudiantes Seguimiento de la satisfacción de los estudiantes con respecto a la calidad de los servicios de Bienestar estudiantil (alimentación, salud, vivienda , apoyo psicopedagógico, biblioteca y esparcimiento) Realiza y hace el seguimiento a los proyectos de vida de los estudiantes Realiza el seguimiento al cumplimiento del reglamento interno Gestión y coordinación del expediente/kardex de vida comunitaria e historial clínico

Función: Psicopedagoga/Psicóloga/enfermería    

Diagnostica inicialmente a los inscritos Realiza el historial clínico de los estudiantes Realiza el seguimiento de los estudiantes de acuerdo a las políticas de la institución Realiza evaluación del estudiante

Función: Estudiante   

Participa de la producción de las unidades productivas Planifica, produce e informa de su unidad productiva mediante la práctica guiada Participa de los módulos de acuerdo a la asignación del coordinador

Función: Jefe Estudiantil de Modulo

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Realiza el Gestión de los ingresos y egresos de las unidades productivas Presenta la obra maestra en la cual se encuentra la información de acuerdo al formato pre-establecido

Función: Graduado  

Planifica y trabaja en su práctica guiada Informa sobre el estado del mismo de acuerdo al formato pre-establecido

Función: Asistente Administrativa

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Seguimiento y control económico de las actividades productivas planificadas en cada proyecto formativo. Controla utilizando el Sistema Administrativo actual las ventas (internas y externas) realizadas, así como los gastos generados por la Unidad Productiva Evalúa lo planificado versus a lo obtenido de acuerdo al proyecto formativo Realiza informes estadísticos, de logros para financiadores y de acuerdo al encargo social

Para cubrir estos procesos principales y para mantener características de un sistema de Gestión de acuerdo a un enfoque de calidad el Sistema integrado debe cubrir las siguientes funcionalidades mínimas:

1. Administración y seguridad de usuarios que deberá proveer opciones para administrar usuarios, definir roles, así como los perfiles estableciendo los accesos a las opciones disponibles al sistema, de tal forma que sea flexible configurar las opciones a las que podrían tener acceso los diferentes roles y usuarios. 1.1Gestión de usuarios: Se deberá poder realizar las funciones mínimas como:  Cambiar contraseña  Bloquear usuarios  Depurar usuarios  Listar Usuarios 1.2Gestión de Perfil y Roles de usuarios: Se deben poder crear roles genéricos relacionados a las funciones del punto II y opciones asignados a ellos además de:  Listar Perfiles  Gestionar/Editar Perfil  Asignar Opciones de acceso al usuario

2. Gestionar los contactos de la organización en lo que respecta a personas físicas y jurídicas: estudiantes, padres/apoderados, docentes, clientes,organizaciones, empresas. Los mismos que deben ser posibles de ser modificados, realizar las consultas y listado respectivo. 2.1 Estudiantes  Ingreso de datos base del estudiante en base al formulario de pre-inscripción (Documento G y F ver Documentos relacionados)  Consulta y Listado de estudiantes con datos parciales y completos, de acuerdo al acceso del rol a la información disponible: expediente académico: oopción), permanencia-deserciones egreso y certificaciones, información sobre su SAF, pago de seguro contra accidentes,, historial clínico (salud y consultas psicológicas) e Información sociocultural 2.2 Padres o apoderados  Ingreso de datos base del padre o apoderado para la asignación de su código: parentesco, nivel de instrucción, nivel de ingreso, tipo de propiedad de la tierra (pequeña, mediana, grande, TIOC, sin tierra), ocupación, profesión, empresa, dirección y lugar de procedencia, identificación sociocultural, teléfono, celular, email (Documento G y F ver Documentos relacionados)  Listado de padres y apoderados de un modulo  Listado general de padres y apoderados 2.3 Facilitadores /Técnicos  Ingreso de datos base del docente para la asignación de su código: datos base, fecha de ingreso, profesión, nro empleado, fecha de ejercicio, categoría, especialidad, estado. 2.4 Personal administrativo  Ingreso de datos base del personal administrativo para la asignación de su código: datos base, fecha de ingreso, profesión, nro empleado, fecha de ejercicio, categoría, especialidad, estado. 2.5 AliadosIngreso de datos base de aliados(ONGs, OICOs, Organizaciones productivas, municipios,, instituciones de educación superior e investigación agroecológicas y productiuvas) ya sea persona jurídica o persona física  Razón social  Dirección  Responsable-Dirección  Area temática y geográfica de acción  Objetivo del convenio y/o alianza 2.6 Egresados  Nombre  Dirección  Ocupación  Estado (indicando si esta graduado) 3. Gestionar parámetros generales del sistema 3.1 Gestionar los datos generales de la organización, así como parámetros mínimos como ser:

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Países Departamentos Provincia Municipios Localidad o comunidad Ecoregión Profesiones

Género Nacionalidad Pueblo indígena Religión Idiomas Campos del Saber Otros necesarios para parametrizar las opciones del sistema académico con vistas a generar información estadística específica. 3.2 Gestionar los espacios físicos, y recursos de la organización, así como locales y aulas en cada sitio       

4. Programación. Se refiere al conjunto de opciones necesarias para habilitar el PEI, realizar la oferta académica y programar a los facilitadores así como generar el calendario académico. 4.1 Determinar parámetros generales de programación que permita seleccionar el tipo de periodos académicos. 4.2 Gestionar las unidades académicas: vida comunitaria, coordinación académica, etc. Y lso campos del saberes4.3 Gestión del PEI, se realiza por cada PEI una sola vez en el sistema, se actualiza y puede ser cambiado de acuerdo a las políticas de la institución 4.4 Gestionar las carreras y el nivel de formación: técnico superior, técnico medio, etc. 4.5 Gestionar el programa de estudios (curriculum) adscrito a la carrera incluyendo los prerrequisitos, los cuales deben ser posible de ser levantados y datos establecidos en el PEI vigente 4.6 Gestionar módulos  Ingreso de datos base del módulo para la asignación de su código: : sigla, nombre, horas teóricas, horas prácticas, créditos, tipo, carrera/programa, duración, aprendizaje aula, aprendizaje práctica, total horas de aprendizaje, competencia 4.7 Gestión de unidades de aprendizaje: numero, titulo, total_horas, competencia, indicadores de cada módulo 4.8 Habilitar gestión académica: Definir año académico y gestión  Ingreso de datos base de nueva gestión académica para la asignación de su código y Gestionar el calendario académico para la

gestión académica: fecha inicio, fecha final, fechas límites, etc, PEI vigente. 4.9 Oferta para la gestión vigente

4.10 Habilitar y Programar los módulos en periodos académicos de acuerdo al calendario académico (Ver documento E) 4.11 Gestión de oferta académica: Los estudiantes son asignados directamente al módulo, y otros cursos ofertados por la institución. 4.12 Asignación de grupo a modulo: Los estudiantes inscritos son asignados al modulo ya habilitado para la gestión académica. 4.13 Oferta de Modulo/Curso/grupo: Gestión de módulos/Cursos/grupo ofertados en la presente gestión  Creación de grupos en gestión activa.  Asignación de profesores a las materias de los curso/grupo creados. 4.14 Gestionar la asignación del facilitador a materias/módulos/curso, aula, horario en la gestión académica vigente 4.15 Retiro y adición de cursos/módulos: para cuando se crean cursos/módulos o se retiran cursos/módulos después de iniciado la gestión. Estas opciones se usan cuando la gestión en si ya fue creada con toda su respectiva currícula. 4.16 Gestionar cambio de carrera/programa/modulo del estudiante

5. Gestionar Inscripciones de los estudiantes a Carreras, módulos, cursos electivos 5.1 Habilitarr programas habilitados para el plan de acogida (pre-inscripción o plan de acogida) , (cupo máximo establecido), sin que forme parte del diseño curricular oficial 5.2 Gestionar la admisión de estudiantes de acuerdo a los prerrequisitos de inscripción de estudiantes (según Folleto de la Fundación Colonia Pirai - D), incluyendo la fecha de entrega del requisito 5.3 Gestionar Inscripción (formulario de requisitos mínimos): individual, bloque ( de acuerdo a lo definido en el punto 4.6 ) 5.4 División de grupos o paralelos en función de la cantidad de estudiantes  Creación de grupos compuestos por estudiantes 5.5 Gestión de materias extracurriculares y de formación continúa  Creación de grupos de materias extracurriculares por curso/grupo/modulo/gestión. 5.6 Re-incorporación de estudiantes, en el caso de estudiantes inscritos anteriormente y están regresando 5.7 Gestionar Promoción y Graduación  En el caso de los egresados y graduados registrar y revisar la información pendiente de ser completada  Control y seguimiento de los graduados, para ingresar datos de actualización para fines estadísticos (Ver proyecto de seguimiento a graduados)

6. Seguimiento a los estudiantes durante la gestión académica, realizada por la rectoría, coordinación académica, coordinadores de acuerdo a los roles 6.1 Deshabilitar Habilitar, y bloquear estudiantes (según reglamentos 6.2 Gestionar formas de evaluación formal de la institución. Ingreso de datos base del tipo de examen para la asignación de su código.: conocimientos, habilidades, actitudes. En el nuevo PEI se consideran las dimensiones: ser, saber, hacer, decidir, aunque actualmente se determina porcentajes a cognitivo, procedimental y actitudinal (generado por vida comunitaria) por lo tanto debe ser flexible y modificable 6.3 Corrección de notas: notas parciales o finales, con su respectiva glosa de justificación 6.4 Consultar y revisar asistencia, notas, y llamadas de atención registradas en el expediente del estudiante por diferentes criterios 6.5 Reportar estudiantes habilitados para graduarse. 6.6 Gestionar los tipos y clases de llamadas de atención: impuntualidad, vicios y otros. Así como faltas con licencia, sin licencia, indisciplina, tardanza 6.7 Consultar y Gestionar Llamadas de atención y faltas con carta. Registra las llamadas de atención (Documento B) a los respectivos estudiantes: fecha de llamada, tipo de Llamada de atención, fecha de falta, horas, descripción, incumplimiento de norma no., descripción de la norma no., firmas y genera una carta modelo de acuerdo a (Documento C) y registro de entrega 6.8 Abrir acta de notas. Permite habilitar actas de notas ya cerradas para que el docente pueda realizar cambios en la planilla. 6.9 Gestión Convalidaciones (Internas y Externas) y homologaciones para mantener entre PEIs 6.10 Gestión de Cambios de Carreras o Programas de estudio. 6.11 Consulta y Gestión de expediente /historial académico completo (a definir) 6.12 Consulta y Gestión de historial clínico: psicológico, pedagógico, etc. (Documento G) 6.13 Gestionar el expediente del facilitador ( a definir )

7. Desempeño académico. Esta funcionalidad es realizada principalmente por los facilitadores/técnicos y debe incluir las siguientes opciones mínimas: 7.1 Consulta de tipos de evaluación oficial 7.2 Formas de evaluación por área/modulo interna para cubrir la evaluación oficial 7.3 Gestión de Notas del módulo de acuerdo a las opciones de la evaluación formal para su posterior consolidación 7.4 Gestión de resultados/productos como: obra maestra, práctica guiada, y proyecto formativo así como almacenamiento de los mismos para una consulta posterior y link a archivos digitales 7.5 Gestión de asistencia a clase 7.6 Gestión de llamadas de atención/amonestaciones de sus estudiantes 7.7 Revisión de habilitados para las evaluaciones 7.8 Consultar y generar reportes de Libro de notas de su modulo

7.9 Gestión de proyectos ambientales y de investigación docente, estudiantes, externos: incluyendo el perfil, informe, documentos de apoyo y datos generales así como el tipo de investigación

8. Gestión de vida comunitaria (VC). Dada la naturaleza de la Fundación es necesario considerar este módulo para que pueda ser ampliado posteriormente de acuerdo a los requerimientos de la institución, dado que el mismo tiene un internado y los estudiantes son becados en su totalidad. Por otro lado, existe una fuerte necesidad de interactuar con la comunidad. 8.1 Gestión de parámetros de evaluación de vida comunitaria (actitudinal) por modulo 8.2 Gestión de evaluaciones por estudiante: coevaluación, autoevaluación, heteroevaluación, el promedio deberá ser colocado en la nota actitudinal de los módulos. 8.3 Gestión de indicadores de convivencia social de acuerdo al año: nombre, calificación máxima para la evaluación de vida comunitaria del estudiante de vida comunitaria 8.4 Gestión de proyecto de vida incluyendo la información básica para que sea incluido en el kardex del estudiante 8.5 Reportes: Inasistencia, rendimiento ver formatos y Gestión VC 8.6 Gestionar las llamadas de atención y amonestaciones de los estudiantes así como de los grupos

9. Gestión de Unidades Productivas y Prácticas guiadas. Estas funcionalidades tienen una doble función, realizar el seguimiento de la productividad de las UP de la institución, así como de las UP de los estudiantes en prácticas guiadas considerando las siguientes opciones mínimas: 9.1 Gestión de unidades productivas: responsable, reglas de negocio, internas y externas (SAFs) (estudiantes para su práctica guiada) 9.2 Gestiona...