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SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL

PLAN DE TRABAJO DEL ESTUDIANTE

TRABAJO FINAL DEL CURSO

1. INFORMACIÓN GENERAL Apellidos y Nombres:

POMA PATACA, ANGIE GIANNELLA

ID:

Dirección Zonal/CFP:

MOQUEGUA - TACNA

Carrera:

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Curso/ Mód. Formativo

PROCESO DE COMPRAS

Tema del Trabajo:

ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA O SERVICIO

01365187

Semestre:

III

2. PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO N° 01 02 03 04 05 06 07 08 09

ACTIVIDADES/ ENTREGABLES ELABORAR PLAN DE TRABAJO INFORMACION DEL TRABAJO PREGUNTAS GUIAS

CRONOGRAMA/ FECHA DE ENTREGA 23/04 23/04 24/04

BUSCAR INFORMACION DE DISTINTAS FUENTES RESPONDER PREGUNTAS GUIAS

24/04 25/04

PRESENTACION DE TR1

26/04

REALIZAR PROCESO DE EJECUCION AGREGAR ESQUEMAS, DIBUJOS Y RECURSOS NECESARIOS

10/05 10/05

PRESENTACION DE TR2

10/05

3. PREGUNTAS GUIA Durante la investigación de estudio, debes obtener las respuestas a las siguientes interrogantes: Nº 1 2 3 4 5

PREGUNTAS

¿Qué es una orden de compra o de servicio? ¿Cuál es la validez legal de una orden de compra? ¿Cuáles son los elementos de una orden de compra? ¿Cómo redactar una orden de compra? ¿Qué es una orden de compra cerrada?

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TRABAJO FINAL DEL CURSO

HOJA DE RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS GUÍA 1.

¿Qué es una orden de compra o de servicio?

Una orden de compra es el documento legal que se emite para informarle a un proveedor dónde debe entregar el producto que se le está solicitando. Este documento debe detallar la cantidad y tipo de productos o servicios que se están comprando, el precio, las condiciones de pago y la forma de entrega. 2.

¿Cuál es la validez legal de una orden de compra?

Para que la orden de compra tenga validez es necesario que su estructura sea clara y contenga una información específica. En la orden de compra se suele especificar el precio, términos de pago, fecha de entrega, cantidad, entre otros campos que veremos más adelante. 3.

¿Cuáles son los elementos de una orden de compra?

a) INFORMACIÓN DEL VENDEDOR Y COMPRADOR Esta información es importante ya que ayudará a las partes interesadas a conocer detalles sobre el nombre y la dirección en la que se entregará el producto o servicio. Mejorará la comunicación en torno a la petición de compra y evitará cualquier tipo de confusión. b) DATOS DE ENTREGA Y FACTURACIÓN Uno de los objetivos de contar con órdenes de compra es señalar minuciosamente dónde queremos que se nos envíen los bienes o servicios que estamos comprando; además de la dirección de facturación de la orden que, en muchas ocasiones, suele ser la misma. De no ser así, es importante señalarlo en el documento. c) FECHA Y NÚMERO DE ORDEN DE COMPRA Este es un elemento importante en las órdenes de compra. Permite identificar la solicitud realizada y gracias a él podemos ahorrarnos el tiempo de buscar entre documentos los detalles específicos. Con un número de seguimiento podemos llevar un orden más formal de todas las compras. d) NOTAS Y OBSERVACIONES Aquí se incluye la descripción y detalles de los artículos proporcionados, cantidades y precios definidos para cada uno. e) FIRMA O AUTORIZACIÓN Este relevante elemento señala quién autoriza la orden de compra. Esta firma ayuda a que todos los departamentos involucrados en la compra puedan llevar a cabo la petición sin ningún inconveniente. 4.

¿Cómo redactar una orden de compra?

I. ENVIAR SOLICITUD Cuando existe la necesidad de adquirir algún bien o servicio para la empresa, lo primero que hay que generar es una solicitud al departamento de compras para obtener la autorización pertinente y poder llevar a cabo esta acción. Se trata de una 3

TRABAJO FINAL DEL CURSO solicitud sencilla en la que se detalla lo que se quiere comprar y cuál es el propósito empresarial de dicha compra. II. ENCONTRAR PROVEEDOR Una vez que el departamento de compras ha aprobado la solicitud, este se encargará de emitir la orden de compra y conseguir los datos del proveedor más conveniente para la empresa, así como la autorización financiera. III. CONFIRMAR LA ORDEN Una vez que el proveedor ha recibido la orden de compra, verifica que pueda proveerla en tiempo y forma, y que los datos estén correctos en el documento. Luego la aprueba, generalmente mediante una plataforma de contratación. IV. PROCEDER A LA ENTREGA Cuando la orden de compra ha sido aceptada por el proveedor, lo único que hay que hacer es esperar a recibir los bienes o servicios que se ordenaron en el tiempo y la forma en que se solicitó. Además, cuando lleguen, verificar que la cantidad y los artículos recibidos coincida con los datos en la orden de compra. 5.

¿Qué es una orden de compra cerrada?

El orden de compra cerrado, el cual se trata de los artículos recibidos, que se especifican en la orden de compra y al hacerlos, ya esta puede cerrarse; únicamente si ya todo se ha cancelado y recibido de manera correcta, si desea comentar algo sobre la compra lo puedes hacer antes de que esta se cierre.

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TRABAJO FINAL DEL CURSO

HOJA DE PLANIFICACIÓN PROCESO DE EJECUCIÓN OPERACIONES / PASOS /SUBPASOS

ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA 1. PRODUCTO PRESUPUESTADO Y NO PRESUPUESTADO En el caso de transacciones comerciales repetitivas entre el proveedor y la organización, el área de compras debe establecer un acuerdo comercial o contrato marco, que regule todas las transacciones futuras para agilizar el proceso de compra. 2. PROCESO DOCUMENTARIO El proceso de compras debe ser respaldado por una serie de documentos que permitan el flujo y el registro de la información durante el proceso de negociación y compra (como las condiciones de compra y de la cadena de aprobaciones) tanto entre las áreas funcionales de la organización, como con el proveedor. 3. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD El origen del proceso de compras en una organización siempre estará determinado por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente interno, que puede ser cualquier área pero es principalmente el área productiva o la que desarrolla la actividad económica de la empresa. 4. SOLICITUD DE PEDIDO COMPRA La persona que crea la solicitud de pedido especifica que insumos o servicio se requiere, así como la cantidad y la fecha de entrega. Luego, el área de compras debe determinar si se cuenta con suficiente material en el inventario o si se requiere emitir una orden de compra o de servicio. El costo de compras correspondiente a dicha solicitud de pedido es imputado como un gasto al área funcional que solicita la compra. 5. SOLICITUD DE COTIZACIÓN Al enviar la solicitud de cotización, el área de compras debe asegurarse de enviar todas las características técnicas y cualitativas necesarias para asegurar un claro 5

SEGURIDAD / MEDIO AMBIENTE / NORMAS -ESTANDARES

QUE NORMAS INDICA LOS PASOS QUE ESTAN CONSIDERANDO (BASE LEGAL)

El Informe Nº 000156-2021PERÚ COMPRAS-DAM, de fecha 24 de junio de 2021, emitido por la Dirección de Acuerdos Marco; el Informe Nº 000083-2021-PERÚ COMPRAS-OPP, de fecha 5 de julio de 2021, emitido por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto; y, el Informe Nº 000250-2021-PERÚ COMPRAS-OAJ, de fecha 6 de julio de 2021, emitido por la Oficina de Asesoría Jurídica de la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS.

TRABAJO FINAL DEL CURSO entendimiento de los requerimientos de la organización. Las cotizaciones son información valiosa para la organización ya que provee de información referencial del mercado para la ejecución de compras futuras, por lo que el área de compras debe almacenar dicha información en el historial de compras del proveedor o del artículo correspondiente. 6. CUADRO COMPARATIVO. EVALUACIÓN En este punto viene el proceso de negociación con el proveedor y la elección de la propuesta ganadora del proveedor; esta decisión por lo general se toma de la mano con el solicitante y el jefe de área. 7. ORDEN DE COMPRA Al finalizar el proceso de negociación y habiendo elegido una cotización, el área de compras debe emitir la orden de compra o servicio, que representan los principales documentos para la contratación del trabajo de un proveedor. 8. ORDEN DE PAGO Luego de que el proveedor ha entregado los artículos o ha ejecutado el servicio, el área de compras debe emitir la entrada de mercancías o la aceptación del servicio según corresponda. Para emitir dicho documento deben constatar que el artículo o el servicio aprovisionado cumplen con todas las condiciones estipuladas en la orden de compra. Se puede solicitar la aprobación verbal del encargado del área funcional solicitante antes de emitir el documento, sin embargo, la orden de compra y lo documentos adjuntos (hoja de especificaciones técnicas o términos del servicio) son los que sirven de referencia para realizar la evaluación. INSTRUCCIONES: debes ser lo más explícito posible. Los gráficos ayudan a transmitir mejor las ideas. No olvides los aspectos de calidad, medio ambiente y SHI.

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TRABAJO FINAL DEL CURSO

DIBUJO / ESQUEMA/ DIAGRAMA

[ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA O SERVICIO] [POMA PATACA, ANGIE GIANNELLA]

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[ESCALA]

TRABAJO FINAL DEL CURSO

LISTA DE RECURSOS INSTRUCCIONES: completa la lista de recursos necesarios para la ejecución del trabajo. 1. MÁQUINAS Y EQUIPOS

 COMPUTADORA  IMPRESORA

3. HERRAMIENTAS E INSTRUMENTOS

 GUÍAS DE SENATI  MICROSOFT WORD  NAVEGADOR DE GOOGLE

5. MATERIALES E INSUMOS

 CUADERNO  LÁPIZ  BORRADOR

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