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Unidad de aprendizaje 6

La Contabilidad en el sector de las agencias de viajes

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PRESENTACIÓN DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE En el desarrollo de sus actividades las agencias de viajes pueden desarrollar una función mediadora o una función productora. La delimitación del tipo de actuación es fundamental para proceder a su registro contable. Asimismo, una vez enmarcada una operación en el contexto de la función productora, será preciso determinar si tal operación queda o no sometida al régimen especial del IGIC, por lo que se añade una nueva complejidad al sistema de información contable de la agencia de viajes. Partiendo del análisis de las operaciones desarrolladas por las agencias de viajes, en la presente unidad de aprendizaje se aborda la problemática contable de las agencias de viajes, tanto en su función productora como mediadora. OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE 1. Conocer las funciones desempeñadas por las agencias de viajes. 2. Aprender a registrar contablemente las operaciones que se derivan de la actividad de intermediación. 3. Aprender a registrar contablemente las operaciones que se derivan de la actividad de producción, diferenciando aquellos casos en los que resulta de aplicación el régimen general y especial del Impuesto General Indirecto Canario. ESQUEMA DE LOS CONTENIDOS

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La contabilidad en el sector de las agencias de viajes

Las agencias de viajes en la normativa española

Concepto y clasificación

Principales operaciones desempeñadas

La organización y venta de viajes en nombre propio: la función productora

La intermediación en la agencia de viajes

Registro contable de la intermediación

Registro contable de la función productora

El contexto del régimen especial del IGIC El contexto del régimen general del IGIC

CONTENIDOS Introducción El hecho de que en el diseño y prestación de los distintos productos turísticos pueda intervenir más de una empresa, aquella que lo proyecta, la que contacta directamente con el cliente y la que efectúa la prestación acordada, dota al sector de agencia de viajes de una casuística muy diversa. En el proceso de comercialización de los productos y servicios turísticos, las agencias de viajes ejercen una labor de vital importancia, al constituirse en el punto de encuentro entre prestadores y clientes. La existencia de estos agentes supone para los prestadores de los servicios la posibilidad de disponer de una extensa y variada red de ventas a un coste muy reducido, mientras que los clientes se benefician de un consejo experto y personalizado, a un precio generalmente nulo, y de la posibilidad de contratar, en un único lugar, la totalidad de los servicios requeridos. Tanto en el desempeño de su función mediadora, acercando al consumidor final los servicios ofertados por los diferentes prestadores, como en el ejercicio de su función productora, diseñando, elaborando y vendiendo productos turísticos de elaboración propia, estas unidades económicas originan una problemática económico-financiera

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específica, debido, en gran medida, a la naturaleza y a la variedad de las actividades que le son propias. 1. Las agencias de viajes en la normativa actual. Concepto y funciones 1.1 Concepto Dado que el estudiante aprende, en la asignatura Entorno legal del turismo del presente Grado en Turismo, las distintas leyes, directiva y decretos que resultan de aplicación en el contexto de las agencias de viajes, nos limitamos en el presente epígrafe a seleccionar aquellos conceptos que resultan de interés para proceder al registro contable de las operaciones que tienen lugar en las agencias de viajes. De esta manera, definimos la intermediación turística como la actividad empresarial de aquellos que se dedican comercialmente a la mediación en la venta y organización de servicios turísticos, pudiendo utilizar medios propios en su prestación (artículo 2 del Decreto 89/2010). Seguidamente, el citado artículo indica que incluye las actividades de organización o comercialización de viajes combinados, y de excursiones de un día, la mediación en la venta de billetes o reserva de plazas en toda clase de medios de transporte, y la reserva o contratación de alojamiento en establecimientos turísticos y de servicios o actividades ofrecidos por las empresas turísticas. El Decreto indica además, la intermediación se puede ejercer de formas, como “intermediador turístico” o como “agencia de viajes”, siendo la diferencia entre ambos el hecho de que sólo la agencia de viajes podrá desarrollar la actividad de venta u organización de viajes combinados. Como se aprecia, el concepto “viaje combinado” parece esencial, entendiéndose como la combinación previa de, por lo menos, dos de los elementos que mencionamos en el siguiente párrafo siempre que sea vendida u ofrecida en venta con arreglo a un precio global, cuando dicha prestación sobrepase las 24 horas o incluya una noche de estancia. Los elementos aludidos serían: i) transporte ii) alojamiento iii) otros servicios turísticos no accesorios del transporte o del alojamiento y que constituyan una parte significativa del viaje combinado.

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1.2 Principales operaciones de las agencias de viajes De acuerdo con lo expresado en el anterior subapartado, y centrándonos específicamente en las agencias de viajes, en el desarrollo de sus actividades, se podría afirmar que pueden desempeñar diversas funciones, en las cuales resulta esencial determinar, al objeto de proceder a su adecuado reconocimiento contable, si la agencia de viajes está actuando o no en nombre y por cuenta de terceros. De esta manera, cuando desarrolla su función de mediación la agencia actúa en nombre y por cuenta de los oferentes de los distintos servicios (como son los hoteles, restaurantes, compañías de transporte, otras agencias de viajes, etc.) y los demandantes o clientes (clientes finales o incluso otras agencias de viajes). Por su parte, en el desarrollo de su función productora, la agencia organiza los denominados viajes combinados que son vendidos al cliente en nombre propio. 2. Contabilización de la función mediadora de la agencia de viajes 2.1 La intermediación en la prestación de los servicios turísticos Cuando la agencia de viajes actúa de mediadora (en este caso también se denominan agencias minoristas), obtiene de los distintos prestadores de servicios unos ingresos en forma de comisión, recibiendo en ocasiones del cliente, además, una cuantía por la gestión realizada En este tipo de operaciones la agencia minorista actúa en nombre y por cuenta del prestador del servicio. Al mismo tiempo, es posible que bajo este tipo de actuación la agencia de viajes reciba del consumidor el importe de la prestación del servicio en el momento en el que dicha prestación es contratada, o bien que el cliente pague directamente el servicio correspondiente al prestador en el momento en el que dicho servicio es prestado. En el primer caso, la agencia recibe del consumidor el importe correspondiente, debiendo posteriormente proceder a la liquidación de dicha operación con el citado prestador. Por su parte, si el cliente paga directamente al prestador del servicio, la agencia de viajes deberá, una vez prestado el servicio, proceder a la facturación de los servicios de intermediación prestados por la agencia de viajes. En este contexto es preciso indicar que la normativa fiscal establece dos regímenes impositivos diferenciados para las actividades desarrolladas por las agencias de viajes: el régimen general del IGIC y el régimen especial de IGIC. El primero de ellos es el que resulta de aplicación a las operaciones analizadas en el presente apartado, esto es, aquellas

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en las que la agencia actúa en nombre y por cuenta de terceros (función mediadora). No obstante, es preciso indicar que en las operaciones de intermediación no siempre se debe repercutir el IGIC al cliente. De este modo, a título ilustrativo, la Ley del IGIC establece que estarán exentas del IGIC las actividades relativas a transportes de viajeros y sus equipajes por vía marítima o aérea que, iniciados en las Islas Canarias, terminen en la Península, Islas Baleares, Ceuta, Melilla, cualquier otro Estado miembro de la Unión Europea o en terceros países, o viceversa (art. 12.11). Por tanto, si la agencia realiza una actividad de intermediación en la venta de un billete de avión cuyo destino está situado fuera de las islas canarias, la operación está exenta del IGIC. De otra parte, al trasporte aéreo o marítimo entre islas se le aplica un tipo impositivo del 0%. La intermediación en la prestación de servicios de alojamiento Analizando específicamente los distintos tipos de intermediación, para el servicio de alojamiento la agencia de viajes ofrece al cliente la mediación en servicios de alojamiento, que pueden concretarse en: -

Servicios sueltos. La agencia de viajes realiza una labor de mediación reservando alojamientos puntuales directamente en el establecimiento, en una central de reservas o a través de una agencia receptora.

-

Estancias. En este caso la agencia media en la venta de alojamientos ofertados por otras agencias de viajes.

-

Talonario de bonos. En este caso la mediación consiste en la venta de un conjunto de bonos (normalmente cinco o diez), que pueden ser utilizados durante un período determinado, generalmente un año en los establecimientos adheridos a la red.

La intermediación en la prestación de servicios de transporte Los servicios de transporte que las agencias de viajes ofertan a sus clientes son los servicios de transporte aéreo, acuático, ferroviario, por carretera y alquiler de vehículos. De todos ellos, el transporte aéreo incorpora unas connotaciones diferenciadas que inciden directamente en su registro contable. De esta manera, en el caso de las compañías aéreas existe el Billing and Settlement Plan (BSP), un sistema de facturación creado por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) con el fin de simplificar y facilitar el proceso de venta, notificación y remisión entre la agencias de viajes y las compañías aéreas. De esta manera, cada agencia acreditada posee un cupo de billetes electrónicos que puede vender, los cuales, tras ser vendidos, deben ser liquidados en un

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banco (denominado banco de compensación). Estas liquidaciones se realizan periódicamente, de manera que el incumplimiento derivaría en la retirada de la acreditación de la agencia de viajes para poder comercializar nuevos billetes de transporte aéreo. La intermediación en la venta de paquetes turísticos (viajes combinados) La agencia de viajes puede también ejercer su labor de intermediación para la venta de paquetes turísticos que han sido organizados por otras agencias de viaje. Es importante subrayar que en tales casos la agencia minorista que actúa en nombre y por cuenta de la otra agencia de viajes no ha organizado el paquete turístico, por lo que no está ejerciendo una función productora, sino mediadora. La función productora la ejerce quien ha diseñado el viaje combinado. La intermediación en la prestación de otros servicios Las agencias de viajes pueden realizar una labor de intermediación para otros servicios como por ejemplo los de carácter culinario, en cuyo caso suelen cobrar una comisión de la empresa de restauración. Otros servicios pueden concretarse en servicios de animación, guías turísticas, asistencias a espectáculos y eventos en general, etc. 2.2 Registro contable de las operaciones de intermediación realizadas por la agencia de viajes Teniendo en cuenta el procedimiento descrito para el caso en el que la agencia actúe en nombre y por cuenta de terceros (función de intermediación o mediadora), profundizamos a continuación en el reconocimiento contable derivado de este tipo de actuación (para ello supondremos que la operación está sujeta al IGIC). Tal como se ha señalado en apartados precedentes en este caso deberían diferenciarse dos situaciones: A) La agencia cobra directamente del consumidor final el importe total de la prestación acordada, liquidando posteriormente la operación con el prestador. B) El cliente paga directamente al prestador del servicio. Así, comenzando por la situación descrita en el apartado A) el reconocimiento contable debería efectuarse del modo que describimos a continuación: 1º Cuando la agencia de viajes cobra directamente del cliente el importe del servicio contratado:

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- Considerando que no se carga al cliente un importe adicional por gastos de gestión: P

(570) Caja o (572) Bancos a Prestadores de servicios, empresas de alojamiento (4001)

P

Donde P es el importe de la prestación del servicio acordada cargado al cliente. Tal como indicamos anteriormente, al actuar la agencia en nombre y por cuenta de los prestadores de los servicios recibe del consumidor el importe correspondiente al servicio, si bien debe liquidar la operación posteriormente con el prestador del servicio. Así pues, la agencia minorista no registrará el IGIC repercutido en cuenta aparte, al entenderse éste incluido en el precio final de la operación. La Ilustración 1 muestra un ejemplo de la factura entregada al cliente por la agencia minorista, sin incorporar un cargo adicional por gastos de gestión. Como se puede apreciar, aparece el término “suplidos”, que hace referencia a que la agencia simplemente está recaudando un importe que después tendrá que liquidar con el prestador del servicio.

Ilustración 1. Intermediación en servicio hotelero y transporte aéreo

- Considerando que la agencia minorista carga al cliente un importe adicional por gastos de gestión:

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P+G+0,07G

(570) Caja o (572) Bancos a Prestadores de servicios, empresas de alojamiento (4001) Ingresos de gestión (705) H.P., IGIC repercutido (4777)

P G 0,07G

Donde G es el importe cargado al cliente por la gestión realizada (generalmente un porcentaje sobre la prestación P). En este caso, la agencia minorista sí deberá contabilizar en cuenta aparte el IGIC repercutido al cliente por los servicios de gestión prestados aplicando el tipo impositivo general sobre el importe de los ingresos de gestión a percibir (0,07G). No obstante, por el resto de los servicios, tal como indicamos, la percepción de una cantidad en concepto de suplido implica que la agencia no registre en cuenta aparte el IGIC repercutido al entenderse incluido en el precio final de la operación. La Ilustración 2 muestra un ejemplo de factura entregada al cliente por la agencia minorista en el caso de que se cargue a éste una cantidad adicional por gastos de gestión.

Ilustración 2. Intermediación en servicio hotelero y transporte aéreo, con cargo de gestión

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2º Por la liquidación de la operación con el prestador del servicio. Al tratarse de una mediación para la prestación de un servicio, la comisión se devengará en el momento en el que tal servicio es prestado, considerándose a estos efectos el momento en el que se inicia el viaje, por cuanto han desaparecido los principales riesgos que impedirían el reconocimiento en ese momento. P

Prestadores de servicios, empresas de alojamiento (4001) a Ingresos por comisiones de alojamiento (7011) H.P., IGIC repercutido (4777) (570) Caja o (572) Bancos

C 0,07C P-C-(0,07C)

Donde C es el importe de la comisión, calculada generalmente como un porcentaje sobre la prestación P. En este caso el IGIC repercutido se obtiene aplicando el tipo general sobre la comisión (0,07C). La Ilustración 3 muestra un ejemplo de factura emitida por la agencia mediadora a otra agencia por el importe de la comisión de la intermediación con desglose del IGIC correspondiente.

Ilustración 3. Factura de comisión a otra agencia por servicios de intermediación prestados

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No obstante, cabe la posibilidad de que la propia agencia organizadora autofacture la comisión de la agencia de viajes minorista, consignando en dicha autofactura el importe de la comisión de la minorista, su IGIC asociado y el líquido que debe satisfacer la agencia mediadora a la otra agencia como consecuencia de la operación de intermediación (Ilustración 4).

Ilustración 4. Autofactura de la agencia organizadora a la agencia mediadora por servicios de intermediación prestados

3º Es posible que antes de que el servicio sea prestado se produzca la cancelación de la operación por parte del cliente (para lo cual tendrá que atenderse a las especificaciones del contrato). En tal caso pueden darse las siguientes circunstancias: A) Suponiendo que no se cobra al cliente gastos por anulación. En el momento de producirse la circunstancia: P

Prestadores de servicios, empresas de alojamiento (4001) a Devoluciones a clientes por anulaciones (439)

P

En el momento de la devolución efectiva la devolución al cliente: P

Devolución a clientes por anulaciones (439) a (570) Caja o (572) Bancos

P

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Este sería el asiento realizado tanto si se ha cobrado o no al cliente gastos de gestión. Por tanto, como se puede apreciar la agencia no devuelve el importe que hubiere recibido por la gestión efectivamente realizada en su día. B) Suponiendo que se cobra al cliente unos gastos de anulación a favor del prestador del servicio. En el momento de producirse la cancelación: P-A1

Prestadores de servicios, empresas de alojamiento (4001) a Devolución a clientes por anulaciones (439)

P-A1

Donde A1 es el importe cargado al cliente por los gastos de anulación. Como se puede apreciar no se produce la eliminación de la obligación de pago por el total del importe de la prestación que previamente se había reflejado (P), sino por el importe de la prestación menos la cuantía cargada al cliente por los gastos de anulación (P-A1). -

En el momento de hacer efectiva la devolución a clientes: P-A1

-

Devolución a clientes por anulaciones (439) a (570) Caja o (572) Bancos

P-A1

Cuando se remita la cantidad recaudada por la anulación a los prestadores de los servicios: A1

Prestadores de servicios, empresas de alojamiento (4001) a (570) Caja o (572) Bancos

A1

Ejercicio 1 Contabilice las siguientes operaciones en la agencia de viajes mediadora (o minorista) Arroyo del Río, S.A. en las que ha actuado en nombre y por cuenta de terceros: 1º La agencia cobra en efectivo de un cliente 500 euros por la reserva del hotel Ventura en Lanzarote. 2º Trascurrido un tiempo, la agencia liquida la operación con el hotel del punto 1º, transfiriendo a través de la cuenta corriente bancaria la cuantía recaudada, previa deducción de un 10% en concepto de comisiones de intermediación. 3º La agencia recibe de un cliente 800 euros en concepto de reserva de un paquete turístico organizado por la agencia Global Planet, S.L., con sede en Las Palmas de G.C. El paquete

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turístico incluye billetes de avión Gran Canaria-Madrid-Moscú-Madrid-Gran Canaria y una estancia de 10 noches de hotel en Moscú. 4º El cliente que había adquirido el paquete turístico del punto 3º anula la reserva realizada. Los gastos de anulación a favor de la agencia Global Planet, S.L. ascienden a 20 euros. Posteriormente, el importe resultante es entregado en efectivo al cliente. Asimismo, se procede a la liquidación de la operación con el prestador del servicio. Solución 1º 500,00

Caja, euros (5700) a Prestadores de servicios, empresas de alojamiento (4001)

500,00

Prestadores de servicios, empresas de alojamiento (4001) a Ingresos por comisiones de prestadores de servicios de alojamiento (7010) H.P. IGIC repercutido (4777) Banco c/c (572)

50,00 3,50 446,50

2º 500,00

3º 800,00

Caja, euros (5700) a Prestadores de servicios, agencias de viajes (4003)

800,00

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