Unidad 3 - 3 - Documentos comerciales más comunes PDF

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Apuntes proporcionados por los profesores de la catedra para ser utilizados en clase...

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Economía y Administración de Empresas

El Procesamiento Contable Todo sistema de información tiene entradas (inputs) y salidas (outputs). En el caso del Sistema Contable: a) Tanto las entradas como las salidas se refieren a: 1- Los efectos de las transacciones y otros hechos sobre el patrimonio del ente; 2- Los bienes de propiedad de terceros; y 3- Ciertas contingencias. b) Las entradas son los datos captados con motivo de tales transacciones y hechos; c) Las salidas principales son informes para la toma de decisiones, el control de los recursos y obligaciones de dicho ente y el cumplimiento de ciertas obligaciones legales. La transformación de datos de entrada en informes contables implica la ejecución de las siguientes tareas: - Captación de datos; - Examen de dichos datos, para determinar si deben ser registrados por el sistema contable, si reúnen las condiciones para ser registrados y cómo reconocerlos; - Registraciones de datos; - Producción de los informes previstos por el sistema contable. La captación de datos La contabilidad debe registrar efectos de hechos que se producen debido a: a) Transacciones con terceros: - Compras - Recepción de mercaderías adquiridas; - Ventas - Pagos - Depósitos y cobranzas - Entrega de mercaderías vendidas b) Hechos internos: - Actividades de producción - Consumos de activos - Devengamientos c) Cambios en el contexto - Inflación - Deflación - Cambios en los precios de los bienes o en las tasas de interés

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Economía y Administración de Empresas La documentación respaldatoria El registro de los efectos de los hechos se realiza a partir de la lectura de: a) Formularios, que el ente emite o recibe con motivo de: - Transacciones con terceros - Operaciones internas. b) Documentos importantes como Actas de Asamblea, de Directorio, contratos. c) Informaciones confiables sobre hechos del contexto (por ejemplo, el índice de precios utilizable para el ajuste por inflación). Estos elementos constituyen la documentación respaldatoria de los asientos. La obtención y conservación de la misma interesa, tanto por su carácter de entrada del sistema contable, como porque: 1. Es necesaria para auditores de los Estados Contables y los organismos de fiscalización interna. 2. Suele ser requerida por la legislación (impositiva, previsional) 3. Puede ser útil como elemento de prueba en casos de controversias. Formularios Los formularios estándar suelen tener numeración preimpresa o asignada por programas de computación. Pueden ser: a) Originados en el ente y completados por un tercero; b) Originados y manejados exclusivamente en el ente; c) Emitidos por terceros y controlados dentro del ente. Los contenidos y las formas de los formularios dependen de los usos, costumbres, necesidades operativas y requerimientos legales, que varían según los entes, los lugares, las épocas. En Argentina, las facturas y otros formularios deben confeccionarse con arreglo a disposiciones emanadas de la AFIP. Otros comprobantes Son ejemplos de datos que no se toman de formularios estándares, los relacionados con: a) Adquisición o venta de un inmueble => Escritura Pública. b) Pagos de alquiler => Contrato entre locatario y locador. c) Distribución de dividendos en pesos en una S.A. => Acta de Asamblea de Accionistas. Comprobantes fiscales Los comprobantes fiscales son los medios de prueba a través de los cuales los contribuyentes acreditan el tipo de actos o las actividades que realizan para efectos fiscales.

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Economía y Administración de Empresas Documentos comerciales más comunes En las organizaciones, la mayoría de los datos son aportados por los comprobantes o documentos comerciales. Se llama comprobante a todo aquel soporte físico que comprueba la existencia, momento y valor de un hecho económico. Son los elementos tangibles que ponen en evidencia las variaciones patrimoniales cualitativas o cuantitativas y objetivamente medibles. Documentos Comerciales: son los comprobantes o constancias escritas de las operaciones comerciales realizadas por una empresa. ¿Qué operaciones puede realizar una Empresa? Las principales operaciones son: comprar, vender, pagar y cobrar; pero puede realizar otras como fabricar e invertir. En la vida diaria habrás observado que si compras es porque alguien te vende, si pagas es porque otra persona cobra. Y siempre que una de estas operaciones se produce recibís, o deberías recibir, un comprobante, mientras que la otra persona conserva un ejemplar del mismo. Entonces, podemos deducir que un mismo comprobante respalda dos operaciones distintas según quién lo confecciona y quién lo recibe.

La documentación respaldatoria cumple las siguientes funciones: Función Contable: Comunicar información contable de manera uniforme y estandarizada al proceso contable, asegurando y respaldando la correcta registración. La información contable tiene su origen en el comprobante. •

deja constancia escrita de las operaciones realizadas;

•

respalda la exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad (Fuente de Registración).

Función Jurídica: •

son un medio de prueba frente a cualquier problema que se presente (precisan la relación jurídica entre las partes).

Función de Control: •

individualizan a las personas físicas o jurídicas que intervienen en las negociaciones, estableciendo responsabilidades.

•

posibilitan las tareas de auditoría interna y externa.

Función Impositiva: •

los comprobantes respaldan lo registrado en los libros de comercio obligatorios y lo manifestado en las declaraciones juradas, también facilitan la fiscalización que se realiza mediante las inspecciones.

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Economía y Administración de Empresas Clasificación de los comprobantes Según su origen y su circulación:

-

Originados en el ente (factura de venta, con exclusiva circulación interna, como notas de recepción, orden de pago, remitos internos).

-

Emitidos por terceros (factura de compra).

Según provengan o no de formularios:

-

Estandarizados: facturas, remitos, etc.

-

No estandarizados: contratos, escrituras públicas, actas de asamblea, publicaciones de variaciones de precios, de cotizaciones y de índices de inflación.

Archivo y Conservación: Archivo: es el lugar donde se guardan los comprobantes para su consulta posterior, por parte de los mismos responsables de la contabilidad o para alguna auditoría posterior. Consiste, en síntesis, en el resguardo organizado de la documentación. La función genérica de un archivo es reunir, conservar y administrar documentos. Plazo de conservación: Plazo legal: diez (10) años desde la fecha de su confección. Art. 67 C. Com. Plazo impositivo: Deberá conservar los comprobantes y documentos que acrediten las operaciones vinculadas a su actividad, por un término de hasta 5 años después de operada la prescripción del período fiscal a que se refiere.

Nuevos horizontes del comprobante Debido al uso de la tecnología, el comprobante papel viene perdiendo terreno frente al virtual. Se realizan en la actualidad miles de ventas por internet, surgiendo una mayor dinámica en la transacción y una menor cantidad de comprobantes.

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Economía y Administración de Empresas Transacción comercial tradicional

Cada una de estas partes tiene que tener un comprobante que respalde la operación efectuada.

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Economía y Administración de Empresas Documentos que intervienen en la compraventa mercantil: Emite

ORDEN DE COMPRA Para solicitar mercaderías

Recibe C O M

REMITO Conjuntamente con las mercaderías solicitadas

Recibe

FACTURA O TIKETS En la que el vendedor comunica importe y detalle de la compra

Recibe

NOTA DE DÉBITO En la que el vendedor le comunica que ha cargado o debitado un importe en su cuenta, aumentando su deuda

P Recibe R

NOTA DE CRÉDITO

Recibe

R

N D E

RECIBO En el que el vendedor certifica el pago total o parcial de lo

D O

E

En la que el vendedor le comunica que ha descargado o acreditado un importe en su cuenta, disminuyendo su deuda

A

V

D

adeudado Emite

PAGARÉ

O

Haciendo una promesa de pago a una fecha determinada o cierta Emite

CHEQUE Ordenando al banco librado el pago de una suma de dinero

Recibe

RESUMEN DE CUENTA En la que el vendedor detalla los movimientos de la cuenta corriente (compras, pagos, etc.) y el saldo adeudado

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R

Economía y Administración de Empresas Partes de un comprobante: Frente:

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Economía y Administración de Empresas Áreas de Información:

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Economía y Administración de Empresas Áreas de Información:

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Economía y Administración de Empresas Documentos comerciales 1 - Orden de Compra Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, lugar y forma de entrega. También se la llama "Nota de Pedido". Requisitos Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el tema anterior), y además: •

detalle de la mercadería solicitada,

•

lugar y fecha de entrega,

•

forma de envío.

Formas de emisión •

Original: para el vendedor.

•

Duplicado: para el comprador.

Importancia •

Comprador: sirve como constancia de las mercaderías que solicitó.

•

Vendedor: sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de ser aceptado.

2 - Remito Es el comprobante que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de mercaderías. Requisitos Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el tema anterior), y además: •

detalle de la mercadería solicitada,

•

lugar y fecha de entrega,

•

forma de envío (medio de transporte),

•

firma de la persona que recibe la mercadería,

•

colocar la letra "R" los responsables inscriptos en el IVA, o "X" los exentos, no alcanzados y monotributistas.

Formas de emisión •

Original: para el comprador.

•

Duplicado: para el vendedor (firmado por el comprador).

•

Triplicado: para la empresa de transporte (firmado por el comprador).

Importancia •

Comprador: controla las mercaderías recibidas.

•

Vendedor: sirve de constancia de que el comprador recibió conforme.

•

Empresa de transporte: constancia de que el transportista entregó las mercaderías. Página 10

Economía y Administración de Empresas 3 - Factura Es el documento que el comprador entrega al vendedor, indicando el importe de las mercaderías vendidas o prestación de servicio realizada. Requisitos: Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes y además: •

identificación del modelo "A", "B", o "C",

•

detalle de la mercadería vendidas (cantidad, descripción, precio unitario y total),

•

condiciones de venta.

Formas de emisión •

Original: para el comprador.

•

Duplicado: para el vendedor.

Importancia •

Comprador: registra la compra a plazo o al contado y la deuda contraída si la condición es en cuenta corriente.

•

Vendedor: registra la venta a plazo o al contado y la cuenta a cobrar si la condición es en cuenta corriente.

4 - Ticket Cumple la misma función que la Factura. Lo emite el vendedor por medio de máquinas registradoras (autorizadas por la AFIP) y se lo entrega al comprador. En la memoria de la máquina queda el duplicado de la operación realizada. Las máquinas registradoras emisoras de ticket, deben estar autorizadas por la AFIP, que es el ente de control fiscal. Requisitos •

Fecha de emisión.

•

Numeración consecutiva y progresiva.

•

Apellido y Nombre o Razón Social del emisor.

•

Domicilio comercial del emisor.

•

CUIT del emisor.

•

La leyenda " A CONSUMIDOR FINAL".

•

Importes parciales y monto total de cada operación.

5 - Nota de Débito Es el documento que envía el vendedor al comprador comunicándole que aumentó su deuda por motivos que en el mismo comprobante se especifican. Requisitos Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes y además: •

motivo e importe del aumento de la deuda (subtotal, IVA resultante y total),

•

número de la factura que corresponde al débito efectuado. Página 11

Economía y Administración de Empresas Motivos •

Gastos a cargo del comprador abonados por el vendedor (fletes, comisiones, etc.).

•

Por haberse facturado de menos (cantidad o precio).

•

Por el cobro de intereses.

Formas de emisión: •

Original: para el comprador.

•

Duplicado: para el vendedor.

Importancia: •

Comprador: le sirve para registrar el aumento de su deuda.

•

Vendedor: le permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar el importe a su favor.

6 - Nota de Crédito Es el documento que envía el vendedor al comprador comunicándole que disminuyó su deuda por motivos que en el mismo comprobante se especifican. Requisitos: Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes y además: •

motivo e importe de la disminución de lo adeudado (subtotal, IVA resultante y total),

•

número de la factura que corresponde al crédito efectuado.

Motivos •

Devolución de mercaderías por parte del comprador.

•

Por haberse facturado de más (cantidad o precio).

•

Por bonificaciones, quitas o descuentos no realizados.

•

Rescisiones de operaciones.

Formas de emisión •

Original: para el comprador.

•

Duplicado: para el vendedor.

Importancia: •

Comprador: le sirve para registrar la disminución de lo que adeuda en cuenta corriente.

•

Vendedor: le permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar una disminución en la cuenta corriente del comprador.

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Economía y Administración de Empresas Ejemplos Orden de Compra:

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Economía y Administración de Empresas Remito:

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Economía y Administración de Empresas Factura:

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Economía y Administración de Empresas Ticket:

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Economía y Administración de Empresas Nota de Débito:

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Economía y Administración de Empresas Nota de Crédito:

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Economía y Administración de Empresas 7 - Recibo Es el documento que entrega el vendedor al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheque u otros valores en forma de pago total o parcial de lo adeudado. Requisitos Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes y además: • • • • •

lugar y fecha de emisión, nombre de quien recibe (vendedor o beneficiario), cantidad recibida en letras y números, detalle de lo que se recibe (dinero en efectivo, cheques, etc), firma y aclaración de la persona que recibe.

Formas de emisión • •

Original: para el comprador o pagador. Duplicado: para el vendedor o beneficiario (el que recibe).

Importancia • •

Comprador: es un medio de prueba, certifica que pagó. Además, le sirve al comprador como medio de registro y control de la salida o egreso de dinero u otros bienes. Vendedor: medio de registración y control de los ingresos de dinero u otros bienes.

Clases de Recibos • • • •

De Sueldos y Jornales. De Alquileres. De Cancelación de facturas y Notas de Débito. Otros.

Nota Aclaratoria: Los comerciantes deben entregar recibo con los requisitos que hemos mencionado. Si se realiza un acto de comercio y se necesita dar recibo, se pueden usar los que ya vienen impresos, comprados en cualquier librería, que tienen por ejemplo el siguiente formato:

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Economía y Administración de Empresas Datos que no pueden faltar en la confección de un recibo: •

lugar y fecha de emisión,

•

la palabra RECIBÍ o RECIBO,

•

el nombre de la persona que paga,

•

el monto o cantidad que se recibe en números y letras,

•

la forma en que se recibe el pago (efectivo, cheque, mercaderías, etc.),

•

motivo del pago,

•

firma y aclaración de la persona que recibe el pago.

8 - Pagaré Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero a una fecha cierta o determinada. Es una promesa de pago. PAGARÉ, está en primera persona del singular y en futuro, está diciendo "yo pagaré", es decir que él firma y es el deudor o pagador. Requisitos •

Lugar y fecha de emisión.

•

Lugar y fecha de pago, es decir el vencimiento del pagaré.

•

Nombre del beneficiario.

•

Importe en letras y número.

•

La cláusula "o a su orden".

•

La palabra "Pagaré".

•

La cláusula "Sin protesto".

•

Motivo por el cual se emite.

•

Nombre y firma del librador, deudor o firmante.

•

Sellado correspondiente.

Personas que intervienen •

Librador, Pagador, Deudor o Firmante: es la persona que emite el pagaré, lo firma y promete pagarlo.

•

Beneficiario: es la persona cuyo nombre figura en el pagaré para que a ella o a su orden se realice el pago.

•

Tenedor o portador: es la persona que tiene el documento por habérselo transferido el beneficiario por medio del endoso, para que cobre el importe o para que lo endose nuevamente.

•

Endosante: es la persona que transfiere el pagaré.

Importancia •

Permite realizar operaciones sin entregar dinero en forma inmediata.

•

Permite obtener préstamos de dinero o comprar a crédito.

•

Ofrece al beneficiario seguridad de cobro. Página 20

Economía y Administración de Empresas •

Permite su negociación antes del vencimiento, ya que el beneficiario puede transmitir el derecho de cobro a otra persona mediante el endoso (también se puede descontar el documento en un banco).

Vencimientos •

A la vista: se paga cuando el documento es presentado para su cobro. Es una forma poco usual, ya que el beneficiario puede presentarlo para el cobro en cualquier momento. Ejemplo: "A la vista Pagaré ..."

•

A los tantos días o meses de la fecha: la fecha de vencimiento se cuenta a partir de la fecha de emisión. Por Ejemplo: "A los ...