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arthur Verhegge 1 EPM 03

ROLLEN VAN DE EVENTMANAGER & PRACTICA Stageverslag

Docent: Lien Vermeulen Schooljaar 2014 - 2015 Arthur Verhegge

1 EPM 03

Arteveldehogeschool

1

Arthur Verhegge

1 EPM 03

Bachelor eventmanagement

2

Wo Woor or ord d vvoo oo ooraf raf Beste lezer, Als student event-en projectmanagement op Arteveldehogeschool volgde ik een stage van 50 uur. In het onderstaande verslag kan je al mijn ervaringen terugvinden. Graag wil ik ook alle organisaties en organisatoren bedanken die mij de kans gaven om stage te lopen op hun evenement. Veel leesplezier, Arthur Verhegge

Arthur Verhegge

1 EPM 03

Bachelor eventmanagement

3

Arthur Verhegge

1 EPM 03

Bachelor eventmanagement

4

In Inhou hou houd d Inhoud Woord vooraf ............................................................................................................................. 2 Inhoud ........................................................................................................................................ 4 Deel 1: Waarnemend verslag ..................................................................................................... 8 1.

Waarnemend verslag: AFS centennial (stadsspel) .......................................................... 9 1.1

Situering ................................................................................................................. 10

1.1.1

Beschrijving evenement ................................................................................. 10

1.1.2

Opdrachtgever en organisator ....................................................................... 10

1.1.3

Communicatie ................................................................................................. 10

1.1.4

Doelstellingen (SMART) .................................................................................. 11

1.1.5

Doelgroep ....................................................................................................... 11

1.2

Uitgevoerde taken ................................................................................................. 11

1.2.1

Beschrijving uitgevoerde taken ...................................................................... 11

1.2.2

Logboek........................................................................................................... 12

1.3

Evaluatie ................................................................................................................. 12

1.3.1

Persoonlijke ervaring ...................................................................................... 12

1.3.2

Kritische analyse van de ervaring ................................................................... 12

1.3.3

Verloop van evenement ................................................................................. 13

1.4

Reflectieverslag ...................................................................................................... 14

1.5

Bijlages ................................................................................................................... 23

1.5.1

Stageovereenkomst ........................................................................................ 23

1.5.2

Communicatie naar publiek............................................................................ 24

1.5.3

Communicatie met opdrachtgever ................................................................ 25

1.5.4

Foto’s .............................................................................................................. 25

....................................................................................................................................... 26 2.

Waarnemend verslag: AFS centennial (Dinner in the dark) ...................................... 27

2.1

Situering ................................................................................................................. 28

2.1.1

Beschrijving evenement ................................................................................. 28

2.1.2

Opdrachtgever en organisator ....................................................................... 28

2.1.3

Communicatie ................................................................................................. 29

2.1.4

Doelstellingen (SMART) .................................................................................. 29

Arthur Verhegge

1 EPM 03

Bachelor eventmanagement

5 2.1.5 2.2

Beschrijving uitgevoerde taken ...................................................................... 30

2.2.2

Logboek........................................................................................................... 30

Evaluatie ................................................................................................................. 30

2.3.1

Persoonlijke ervaring ...................................................................................... 30

2.3.2

Kritische analyse van de ervaring ................................................................... 31

2.3.3

Verloop van evenement ................................................................................. 31

2.4

Reflectieverslag ...................................................................................................... 32

2.5

Bijlagen ................................................................................................................... 40

2.5.1

Stageovereenkomst ........................................................................................ 40

2.5.2

Communicatie met opdrachtgever ................................................................ 41

2.5.3

Foto’s .............................................................................................................. 41

Waarnemend verslag: Check Point ............................................................................... 43 3.1

Situering ................................................................................................................. 44

3.1.1

Beschrijving evenement ................................................................................. 44

3.1.2

Opdrachtgever en organisator ....................................................................... 44

3.1.3

Communicatie ................................................................................................. 44

3.1.4

Doelstellingen (SMART) .................................................................................. 45

3.1.5

Doelgroep ....................................................................................................... 45

3.2

Uitgevoerde taken ................................................................................................. 45

3.2.1

Beschrijving uitgevoerde taken ...................................................................... 45

3.2.2

Logboek........................................................................................................... 46

3.3

4.

Uitgevoerde taken ................................................................................................. 30

2.2.1

2.3

3.

Doelgroep ....................................................................................................... 29

Evaluatie ................................................................................................................. 46

3.3.1

Persoonlijke ervaring ...................................................................................... 46

3.3.2

Kritische analyse van de ervaring ................................................................... 46

3.3.3

Verloop van evenement ................................................................................. 47

3.4

Reflectieverslag ...................................................................................................... 48

3.5

Bijlagen ................................................................................................................... 59

3.5.1

Stageovereenkomst ........................................................................................ 59

3.5.2

Communicatie naar publiek............................................................................ 60

3.5.3

Foto’s .............................................................................................................. 61

Waarnemend verslag: TomorrowBrand ....................................................................... 62

Arthur Verhegge

1 EPM 03

Bachelor eventmanagement

6 4.1

4.1.1

Beschrijving evenement ................................................................................. 63

4.1.2

Opdrachtgever en organisator ....................................................................... 63

4.1.3

Communicatie ................................................................................................. 63

4.1.4

Doelstellingen (SMART) .................................................................................. 64

4.1.5

Doelgroep ....................................................................................................... 64

4.2

Uitgevoerde taken ................................................................................................. 64

4.2.1

Beschrijving uitgevoerde taken ...................................................................... 64

4.2.2

Logboek........................................................................................................... 65

4.3

5.

Situering ................................................................................................................. 63

Evaluatie ................................................................................................................. 65

4.3.1

Persoonlijke ervaring ...................................................................................... 65

4.3.2

Kritische analyse van de ervaring ................................................................... 65

4.3.3

Verloop van evenement ................................................................................. 66

4.4

Reflectieverslag ...................................................................................................... 67

4.5

Bijlages ................................................................................................................... 74

4.5.1

Stageovereenkomst ........................................................................................ 74

4.5.2

Communicatie naar publiek............................................................................ 75

4.5.3

Communicatie met organisator ...................................................................... 76

4.5.4

Foto’s .............................................................................................................. 77

Waarnemend verslag: Thuisdag .................................................................................... 78 5.1

Situering ................................................................................................................. 79

5.1.1

Beschrijving evenement ................................................................................. 79

5.1.2

Opdrachtgever en organisator ....................................................................... 79

5.1.3

Doelstellingen (SMART) .................................................................................. 79

5.1.4

Doelgroep ....................................................................................................... 79

5.2

Uitgevoerde taken ................................................................................................. 80

5.2.1

Beschrijving uitgevoerde taken ...................................................................... 80

5.2.2

Logboek........................................................................................................... 80

5.3

Evaluatie ................................................................................................................. 80

5.3.1

Persoonlijke ervaring ...................................................................................... 80

5.3.2

Kritische analyse van deze ervaring: .............................................................. 81

5.3.3

Verloop event ................................................................................................. 81

5.4

Reflectieverslag ...................................................................................................... 82

Arthur Verhegge

1 EPM 03

Bachelor eventmanagement

7 5.5

6.

Bijlages ................................................................................................................... 92

5.5.1

Stageovereenkomst ........................................................................................ 92

5.5.2

Communicatie aan publiek ............................................................................. 93

5.5.3

Communicatie met organisator ...................................................................... 94

5.5.4

Foto’s .............................................................................................................. 95

Overige evenementen ................................................................................................... 96 6.1

Winterpret aan de Leie .......................................................................................... 96

6.2

Sinterklaasintocht te Deinze 2014 ......................................................................... 96

6.3

Afstudeerbeurs ...................................................................................................... 98

Deel 2: Interview met eventmanager ...................................................................................... 99 Deel 3: Persberichten ............................................................................................................. 103 1.

Persberichten .............................................................................................................. 104 1.1

Artikel 1 ................................................................................................................ 104

1.2

Artikel 2 ................................................................................................................ 105

1.3

Artikel 3 ................................................................................................................ 107

1.4

Artikel 4 ................................................................................................................ 108

1.5

Artikel 5 ................................................................................................................ 110

1.6

Artikel 6 ................................................................................................................ 111

1.7

Artikel 7 ................................................................................................................ 113

1.8

Artikel 8 ................................................................................................................ 115

1.9

Artikel 9 ................................................................................................................ 116

1.10 Artikel 10 .............................................................................................................. 117 1.11 Artikel 11 .............................................................................................................. 118 1.12 Artikel 12 .............................................................................................................. 119 1.13 Artikel 13 .............................................................................................................. 120 1.14 Artikel 14 (Belga, 2014) ........................................................................................ 121 2.

Bibliografie .................................................................................................................. 122

Bibliografie ............................................................................................................................. 122

Arthur Verhegge

1 EPM 03

Bachelor eventmanagement

8

De Deel el 1: W Waaar arnem nem nemend end vve ersla rslagg

Arthur Verhegge

1 EPM 03

Bachelor eventmanagement

9

1. Wa Waar ar arnem nem nemen en end d vvers ers erslag lag lag:: A AFS FS cen centen ten tennia nia niall (st (staadss dsspe pe pel) l)

Arthur Verhegge

1 EPM 03

Bachelor eventmanagement

10

1.1 Situe Situerin rin ringg 1.1. 1.1.1 1 Besch Beschrij rij rijving ving even evenem em ement ent Op 10 november 2014 vond in Kortrijk één van de vele evenementen plaats van de AFS centennial. Deze was georganiseerd omdat AFS (American field service) 100 jaar bestaat. Het was de bedoeling dat gedurende een hele week een groot aantal evenementen plaatsvonden over alle landen die lid zijn van AFS. Deze week vol evenementen was een totaal nieuw evenement voor AFS. Het grootste deel van de evenementen was zakelijk; slecht de personen die ingeschreven waren bij AFS mochten deelnemen aan de activiteiten en evenementen. Het stadsspel was dus een klein deel van het groter geheel: de AFS centennial. Op de activiteit waren mensen aanwezig van over heel de were...