Werkstuk \"Stageverslag 1 - Nachtcultuur\" - cijfer 14/20 PDF

Preview

Summary

stageverslag 1 - Nachtcultuur...

Description

Karel!de!Grote+Hogeschool!Antwerpen! Handelswetenschappen!en! Bedrijfskunde!

! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Stageverslag!inloopstage! !

vzw$Nachtcultuur! van$oa.$Doomsday,$Hertz$&$Roots$of$Minimal$ Van!schoonbekestraat!1! 2018!Antwerpen! ! Charline!Van!Dijck! Bachelor!Office!Management! EMP201A! Academiejaar!2013+14! ! KdG+stagebegeleider!Sofie!Warnez! Stagementor!Ellen!Nys! ! !

!

DANKWOORD ! Graag!zou!ik!eerst!en!vooral!de!organisatie!Nachtcultuur!willen!bedanken!voor!de!leerrijke! stage.!Het!was!de!eerste!keer!dat!ze!een!stagiaire!onder!de!arm!hebben!genomen,!en!dit! ging!hen!goed!af.!! ! Tijdens!de!contactname!heeft!Jens!Van!Ruyckensvelde!mij!de!nodige!informatie!gegeven! en!mij!goed!ingelicht!over!de!mogelijke!taken!die!ik!zou!krijgen.!Hiervoor!wil!ik!hem!ook! bedanken.!Maar!Ellen!Nys,!mijn!stagementor!heeft!enorm!veel!steun!geboden!en!mij! helemaal!door!de!hectische!dagen!geleid.!Als!1e!stagementor!van!Nachtcultuur!heeft!zij!de! juiste!taken!kunnen!delegeren!en!behandelde!mij!alsof!ik!één!van!de!teamleden!was.!! Dit!vind!ik!een!erg!belangrijk!element!bij!het!lopen!van!een!stage.!Wanneer!je!stagementor! je!kan!inschakelen!als!een!echt!teamlid!dan!een!koffiedame!weet!zij!waar!je!ervaring!uit! put!en!wilt!zij!dat!de!stage!leerrlijk!verloopt.!Daarvoor!wil!ik!haar!enorm!hard!bedanken.!! Ze!was!steeds!supervriendelijk,!ook!wanneer!ze!onder!enorme!druk!stond!en!duizende! dingen!aan!haar!hoofd!had.!! ! Peter!Decuypere!is!de!laatste!persoon!die!ik!graag!wil!bedanken.!Hij!gaf!ons!de!kans!om! eens!een!kijkje!te!nemen!achter!de!schermen!van!2!heel!interessante!concepten,!NOXX!en! ilovetechno.!Ik!had!er!nooit!bij!stilgestaan!dat!er!zoveel!bij!komt!kijken!wanneer!een!event! op!grote!schaal!wordt!georganiseerd.!Ik!stond!ervan!versteld!hoeveel!mensen!er! daadwerkelijk!meewerken!aan!de!preproductien!productie!en!postproductie!van!een! evenement.!! We!kregen!niet!enkel!een!woordje!uitleg!over!de!werking,!maar!ook!grondplannen!werden! getoond!en!een!rondleiding!gegeven!doorheen!de!gehele!evenementenhallen.!! Dit!waren!zeer!leerrlijke!dagen!!Bedankt!! ! ! !

!

2

INHOU INHOUDSTA DSTA DSTAFEL FEL ! Dankwoord!...................................................................................................................!2! Inhoudstafel!.................................................................................................................!3! Inleiding!........................................................................................................................!4! 1.! Takenlogboek!....................................................................................................!5! 2.! Zelfreflectie!.......................................................................................................!6! 3.! Besluit!................................................................................................................!9! 4.! Bibliografie!......................................................................................................!10! 5.! Bijlagen!............................................................................................................!11! ! !

!

3

INLEIDIN INLEIDING G ! Als!student!event+!&!projectmanagement!is!het!enorm!belangrijk!om!veel!ervaring!op!het! werkveld!te!vergaren!en!de!kneepjes!van!het!vak!te!leren.!Dit!doen!we!aan!de!hand!van! stages,!die!we!zelf!mogen!kiezen.!! ! Begin!november!deed!ik!een!oproep!aan!enkele!bedrijven!om!te!vragen!of!ze!mij!5!dagen! konden!gebruiken.!Dit!was!echter!niet!evident,!aangezien!bedrijven!liever!een!stagiaire! aannemen!die!ze!langer!dan!5!dagen!kunnen!inschakelen!en!inwerken.! Na!enkele!afgekeurde!aanvragen!deed!ik!een!oproep!via!facebook.!Niet!dat!ik!daar!meteen! een!stage!aan!zou!overhouden,!maar!ik!kon!het!maar!proberen.! Nog!geen!5!minuten!later!reageerde!Ellen!van!Doomsday!festival!op!mijn!status!dat!ik!altijd! welkom!was!bij!hun!organisatie,!Nachtcultuur.! Aangezien!ik!zelf!naar!Doomsday!Festival!was!geweest!het!jaar!voordien!en!wel!benieuwd! was!hoe!zo’n!groot!event!op!poten!wordt!gezet!heb!ik!meteen!toegestemd.!! ! Jens!(hoofdorganisator)!en!ik!hebben!via!mail!elkaar!op!de!hoogte!gebracht!van!hoe!het! allemaal!in!zijn!werk!ging!en!spraken!meteen!ook!af!wat!ik!zoal!zou!moeten!doen!de! komende!maanden.!Ik!zou!20!december!beginnen!met!de!preproductie!van!Doomsday! Festival!2013!en!zouden!mijn!5!stagedagen!doorgaan!voor!en!tijdens!het!evenement.!Ik! keek!er!alvast!enorm!naar!uit.! ! ! !

!

4

1. TAKENLOGBOEK ! Dag$ Datum$ 1!

9!oktober!2013! 9.30u!–!17u!!

2!

8!november!2013! 9.30u!–!17u!

3!

14!december!2013! 11u!–!13u!

20!december!2013! 7u!–!21u!!

4!

21!december!2013! 7u!–!19u!

5!

21/22!december!2013!! 21u!–!07u!

6!

! !

!

Fase$ Productie!

Taak$

Competentie$

NOXX+dag!

!

Preproductie! ILOVETECHNO+dag! Concept!

Vergadering$Doomsday$

! C6:!professioneel! communiceren!

Doomsday$Festival$ Preproductie! Klaarzetten!VIP! Crew!Catering!

C2:!projectmatig! werken! C3:!in!team!werken! en!leiding!geven! C9:!Resultaat+ gericht!werken! C11:!Creativiteit!

Doomsday$Festival$ Crew!Catering! Preproductie! Klaarzetten!backstage! Klaarzetten!loges! Klaarzetten!VIP!

C2:!projectmatig! werken! C3:!in!team!werken! en!leiding!geven! C6:!Professioneel! communiceren! C9:!Resultaat+ gericht!werken! C11:!Creativiteit!

Productie!

Doomsday$Festival$ Backstage) verantwoordelijke3 Ontvangst!artiesten! Voorziening!drank! Begeleiding!artiesten! naar!loges! Verzorging!van! backstage! Aanvullen!drank!in! backstage! Opruimen!backstage!

!

5

C1:!Oplossings+ gericht!werken! C2:!Projectmatig! werken! C3:!in!team!werken! &!leiding!geven! C5:!Data!verwerken! C6:!professioneel! communiceren! C9:!Resultaat+ gericht!werken! C10:!deontologisch! handelen! C12:!teamgericht!&! klantgericht!

2. ZELFREFLECTIE ! Op!14!december!2013!werd!ik!onverwachts!opgebeld!door!Jens,!de!hoofdorganisator!van! Nachtcultuur.!Hij!vroeg!me!of!ik!de!volgende!ochtend!misschien!interesse!had!om!eens!een! vergadering!mee!te!volgen!van!de!voorbereidingen!voor!Doomsday.! Om!11u!spraken!we!af!in!Coffeelabs!in!Antwerpen,!waar!een!heel!team!met!koffie!en! laptop!samen!zat!om!de!verdere!voorbereidingen!op!punt!te!stellen.!! Ik!was!een!beetje!zenuwachtig!maar!Ellen!stelde!me!meteen!gerust!en!stelde!me!voor!aan! alle!aanwezigen.!Dit!stelde!me!meteen!op!mijn!gemak!!! De!vergadering!ging!wat!chaotisch!van!start,!het!zijn!dan!ook!allemaal!jongeren!tussen!de! 21!en!28!jaar!die!allemaal!hun!ideeën!en!bedenkingen!kwijt!willen.! Wanneer!er!eindelijk!een!beetje!structuur!in!de!vergadering!kwam,!werd!het!me!al!veel! duidelijker!hoe!zo’n!meeting!eraan!toe!ging.! Jens!overliep!enkele!belangrijke!agendapunten!zoals!bestellingen!die!nog!moesten! geplaatst!worden,!wie!voor!wat!verantwoordelijk!was!en!hoever!ze!stonden!met!de! voorbereidingen.!! Na!2!uurtjes!waren!de!belangrijkste!punten!aangehaald!en!mocht!ik!naar!de!les!vertrekken.! Ik!moet!zeggen!dat!het!een!vrij!chaotische!maar!wel!intensieve!vergadering!was.!! Tijdens!de!vergadering!heb!ik!me!professioneel!kunnen!gedragen,!ik!heb!beleefd!vragen! gesteld!wanneer!men!was!uitgepraat!en!niet!teveel!tijdens!de!belangrijke!punten! informatie!gevraagd!over!het!event.!! Na!de!meeting!kreeg!ik!wel!de!kans!om!aan!iedereen!eens!te!vragen!wat!hun!takenpakket! was!en!wat!ze!ervan!bijleerde.!Ik!gedroeg!me!profesionneel!en!kon!duidelijk! communiceren!met!de!anderen!(C6:$Professioneel$communiceren)!! ! 20!december!2013!begon!al!erg!vroeg.!Om!7u!moest!ik!klaarstaan!in!Antwerp!Expo!voor!de! preproductie!van!Doomsday.!Het!werkvolk!stroomde!toe!en!ook!de!vrachtwagens!vol! materiaal!stonden!al!klaar.! Ellen!had!haar!trein!gemist!waardoor!ze!te!laat!zou!zijn,!dus!heeft!Esther!mij!onder!haar! hoede!genomen!en!mocht!ik!mee!de!VIP!klaarzetten.!Eerst!liet!ze!mij!een!plan!zien! waarmee!ze!werkten.!Alle!verantwoordelijken,!materialen!en!taken!stonden!mooi!in!1! Excel+document,!waardoor!het!heel!overzichtelijk!was!om!te!zien!wie!wat!moest!doen.! De!VIP!ruimte!moest!worden!ingekleed!in!een!donkere!gezellige!loungebar!met!rode! lichten!en!baroktinten.!De!sofa!die!ze!hadden!besteld!was!volledig!gemaakt!uit!een!schuim! waardoor!ze!de!vorm!en!kleur!zelf!hebben!kunnen!ontwerpen.!Het!gaf!en!echt!lounge! gevoel.!Het!projectmatig!werken!was!hier!een!belangrijk!punt,!we!moesten!stap!voor!stap! de!ruimte!inkleden!zodat!we!zeker!niks!vergaten!en!telkens!opnieuw!eens!nakijken!of!alles! verliep!volgens!plan!en!timing.!(C2:$projectmatig$werken,$C9:$Resultaatgericht$werken)! Creativiteit!kwam!hier!ook!een!beetje!aan!te!pas.!Er!waren!wel!richtlijnen!gegeven!over! hoe!men!graag!de!ruimte!had!gezien,!maar!waar!exact!alles!stond!om!een!goede!sfeer!!te! creëren!was!aan!ons.!We!probeerden!te!schikken!en!te!verschuiven!tot!we!op!de!ultieme! inkleding!kwamen.!Dit!gaf!een!voldaan!gevoel,!we!hadden!bereikt!wat!van!ons!gevraagd! werd.$(C11:$Creativiteit)! ! Wanneer!Ellen!arriveerde!nam!ze!mij!meteen!mee!naar!de!crewcatering,!waar!ik!Sarah! mocht!helpen!met!het!voorbereiden!van!het!eten!voor!de!crew.!Dit!vond!ik!wel!jammer,! want!hier!kreeg!ik!niet!de!kans!om!de!preproductie!te!volgen!zoals!ik!had!gehoopt.!We! zaten!met!3!personen!in!een!afgesloten!stuk!in!een!hoekje!van!de!mainroom,!waar!je!geen! zicht!had!op!de!zaal,!dus!ook!geen!zicht!op!de!opbouw.!! !

6

Maar!ondanks!het!jammere!uitzicht!was!het!wel!een!leuke!ervaring.!Ik!heb!nog!nooit! gekookt!voor!100!personen,!dus!dit!was!ook!wel!een!uitdaging!!! Hiervoor!moest!je!ook!projectmatig!en!resultaatgericht!kunnen!werken!en!organisatorisch! omgaan!met!timing!en!hoeveelheden.!(C2:$projectmatig$werken,$C9:$Resultaatgericht$ werken)! Ook!in!team!werken!was!hier!erg!belangrijk,!want!alleen!kreeg!je!het!nooit!klaar!om!voor! zoveel!mensen!te!koken.$(C3:$in$team$werken$en$leiding$geven)! De!hele!dag!lang!bleef!ik!Sarah!helpen!in!de!keuken:!eten!maken,!afruimen,!afwassen,! opnieuw!eten!voorbereiden!en!verwarmen,….!! Om!21u!mocht!ik!naar!huis!gaan,!het!was!een!leuke!maar!vermoeiende!dag!na!14u! werken.! ! Dag!2!begon!al!even!vroeg!als!dag!1,!om!7u!stond!iedereen!al!druk!te!werken!aan!de! opbouw!van!het!event.!Alweer!moest!ik!beginnen!bij!de!crewcatering,!wat!ik!wel!een! beetje!jammer!vond.!Samen!met!Sarah!bakten!we!kilo’s!eieren!en!spek!voor!de!hongerige! werkers.!Alweer!gingen!we!projectmatig!en!resultaatgericht!te!werk.!! Na!een!hele!dag!te!kokerellen!werd!ik!eindelijk!om!16u!uit!de!keuken!gehaald!om!weer!aan! het!werk!te!gaan!als!projectmedewerker.!Ik!mocht!Esther!weer!gaan!helpen!in!de!VIP.!De! bars!werden!aangevuld,!de!laatste!details!in!orde!gebracht!voor!het!evenement!van!start! ging.!! ! Om!17u!kwam!Ellen!me!in!volle!haast!halen.!Ze!kon!mijn!hulp!goed!gebruiken!in!de! backstage,!waar!nog!enorm!veel!moest!gebeuren.!Eén!van!de!organisatoren!had!zijn!pols! gebroken!tijdens!de!opbouw!en!kon!dus!niet!meer!mee!opbouwen.!Ik!was!wel!blij!dat!ik! eens!iets!anders!mocht!doen!dan!2!dagen!dezelfde!taken.!! De!backstage!stond!er!maar!kaal!bij.!Ellen!en!ik!vlogen!er!meteen!in.!We!zetten!statafels,! zetels!en!planten!klaar!om!een!beetje!kleur!te!geven!aan!de!ruimte.!Ook!koelkasten,! lockers!en!een!infobalie!werden!opgesteld.! De!sfeer!zat!er!goed!in.!Er!werd!goed!in!team!gewerkt!en!wanneer!Ellen!even!weg!was! mocht!ik!de!leiding!nemen,!omdat!zij!de!planning!doorgaf!aan!mij.!Hier!werden!mijn! leidingskills!getest,!maar!alles!liep!in!goede!banen,!aangezien!ik!wel!ervaring!heb!met! leidinggevende!functies.!(C3:$in$team$werken$en$leiding$geven)! Stap!voor!stap!kwam!het!resultaat!dichterbij.!De!voldoening!van!een!lange!dag!hard! werken!werd!ook!groter!en!groter!en!dit!vond!ik!superfijn.!Zoveel!mensen!streven!naar! hetzelfde!resultaat!en!door!goed!samen!te!werken!en!goed!te!communiceren!kwamen!we! tot!een!mooi!geheel.!(C6:$Professioneel$communiceren,$C9:$ResultaatSgericht$werken)! Om!19u!mocht!ik!me!even!gaan!douchen!en!omkleden,!voor!het!evenement!van!start!ging.!! !

!

7

1

“ANTWERPEN - De profetie van de Maya’s bleek incorrect of op zijn minst niet erg accuraat. Het leven gaat verder, de natuur overwint en een nieuw era kan beginnen. Kortweg: “The New Beginning”: When Nature Overcomes and Overrules All. Aangezien de eerste editie uitverkocht was met 10.000 bezoekers is er dus wel degelijk ruimte voor een elektronisch muziek festival in Antwerpen en een vervolg op zaterdag 21 december in Antwerp Expo was dan ook de logische volgende stap. Nachtcultuur vzw organiseert op zaterdag 21 december de tweede editie van dit grootse festival: DOOMSDAY FESTIVAL. Vier zalen, gehost door enkele van de meest bepalende organisaties op vlak van de elektronische live- en dance muziek: Untitled!, Antwerp CityFlow, Hertz, Liberty White, Incubate (NL) & Buzz On Your Lips.Kissinger zal de vipruimte verzorgen. Doomsday is wederom het grootste, nieuwe, frisse evenement van december. Verwacht een impressionant visueel spektakel uitgewerkt rond dit concept met de nieuwste muziek, gebracht door gevestigde waarden in de elektronische muziekwereld en duizenden enthousiaste jongeren. Het wordt een mix van minstens zes verschillende muziekstijlen in vier zalen op één locatie.”

! Om!21u!stond!ik!weer!paraat!voor!Doomsday!Festival.!Ellen!vroeg!me!of!ik!de!artiesten! wou!verzorgen!heel!de!avond.!Dit!vond!ik!echt!een!superleuke!taak.!De!artiesten! stroomden!langzaam!toe.!Als!artistmanager!moest!ik!de!artiesten!inchecken!via!een! software!Beatswitch!en!kon!ik!zo!ook!zien!met!hoeveel!ze!waren!en!wat!ze!allemaal! hadden!besteld!die!avond!van!drank!en!eten.!!Hiervoor!moest!ik!data!verwerken!(C5:$Data$ verwerken),!wat!supergoed!ging.!De!software!was!heel!duidelijk!en!handig!voor!events.!! Naast!het!inchecken!van!artiesten!moest!ik!ook!in!andere!talen!kunnen!communiceren,! zowel!Engels!als!Frans.!Ik!had!een!beetje!schrik!aangezien!ik!mijn!Frans!niet!zo!goed! beheer!maar!eens!ik!in!mijn!rol!zat!als!artistmanager!kwam!ik!volledig!los!(C6:$ Professioneel$communiceren).!Ook!voorzichtig!omgaan!met!de!informatie!op!de!riders! zoals!de!drank,!eten!en!andere!middelen!die!artiesten!hadden!besteld,!was!hier!een! belangrijk!punt.!Hier!ging!ik!dus!ook!met!de!juiste!discretie!om!(C10:$Deontologisch$ handelen).! Mijn!teamspirit!en!klantgerichtheid!werd!hier!op!de!proef!gesteld,!maar!ik!moet!zeggen! dat!ik!met!alle!vlotheid!en!sympathie!de!mensen!heb!kunnen!voorthelpen!en!alles!in!goede! banen!heb!kunnen!leiden.!Ik!was!toch!wel!een!beetje!trots!op!mezelf.!(C12:$Teamgericht$&$ klantgericht)$ Naar!mate!de!avond!vorderde!ging!de!tijd!supersnel!vooruit.!Ik!was!heel!de!tijd!in!de!weer! met!artiesten!te!begeleiden!naar!de!loges!of!hun!riders!in!orde!te!brengen!of!gewoon! contacten!leggen!met!de!mensen.!Wanneer!het!evenement!gedaan!was!mocht!ik!ook!in! mijn!bedje!kruipen.!In!het!begin!had!ik!een!beetje!schrik!dat!de!competenties!niet!allemaal! even!goed!zouden!lopen,!maar!dit!was!helemaal!niet!waar.!Door!de!vlotte!manier!van! omgaan!met!mijn!taken!rolde!ik!er!meteen!in!en!ging!alles!gewoon!vanzelf.!Ik!voelde!me! echt!thuis!op!het!werkveld!en!heb!enorm!veel!ervaring!opgedaan.!Ik!kroop!met!een!gerust! hart!in!bed.! ! ! !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! 1 !!Het$Nieuwsblad!+!http://www.nieuwsblad.be/article/detail.aspx?articleid=BLCDO_20131205_003!

3. BESLUIT ! Bij!Doomsday!Festival!heb!ik!enorm!veel!ervaring!opgedaan!op!vlak!van!publieke!events!en! festivals.!Ik!had!eerst!helemaal!geen!idee!hoeveel!werk!en!structuur!er!bij!zo’n!groot!event! komt!kijken.!Mijn!ogen!zijn!echt!opengegaan.!Zonder!een!goede!en!duidelijke! voorbereiding!kom!je!nergens.!Ook!communicatie!is!een!superbelangrijk!punt!in!dergelijke! projecten.!!De!manier!waarop!men!met!zowel!problemen!als!elkaar!omging!vond!ik!echt! ongeloofelijk.!Iedereen!bleef!rustig,!er!werd!meteen!een!hand!toegestoken!waar!nodig!en! alles!liep!zoals!verwacht.!! De!eerste!dag!vond!ik!niet!zo!leerrijk!doordat!ik!heel!de!dag!in!de!keuken!heb!gestaan!en! niet!veel!vragen!heb!kunnen!stellen!aan!werknemers.!Laat!staan!ervaring!opdoen!op!het! werkveld.!Crewcatering!hoort!ook!bij!een!event,!maar!als!eventmanager!in!wording!is!dit! niet!echt!de!juiste!manier!van!bijleren.!Ik!ben!heel!blij!dat!Ellen!me!de!2e!dag!een!paar! andere!taken!heeft!laten!uitvoeren,!waaronder!sommigen!zelfs!heel!veel! verantwoodelijkheid!met!zich!meedroegen.!Maar!dit!heeft!me!professioneel!en!persoonlijk! laten!groeien.!Wanneer!je!erin!gegooit!wordt!leer!je!zoveel!meer!dan!uit!boeken!en! theoriën.!! Ondanks!de!chaotische!omgang!met!hun!1e!stagiaire!vond!ik!het!wel!enorm!fijn!om!met! Nachtcultuur!samen!te!werken.!Ze!hebben!een!relaxte!sfeer!waardoor!je!je!meteen!thuis! voelt!en!niet!bang!bent!om!af!en!toe!het!heft!in!eigen!handen!te!nemen!wanneer!nodig.!! De!ervaring!die!ik!heb!opgedaan!in!de!festivalsector!zal!me!zeker!bijblijven,!maar!toch!zou! ik!hier!later!niet!in!terecht!komen.!Het!is!leuk!als!je!jong!bent,!maar!erg!zwaar.!Zoiets!hou! ik!geen!10!jaar!vol.!Het!is!een!levensstijl!die!je!moet!aangaan!om!te!kunnen!blijven! functioneren.!! ! Nachtcultuur!is!een!stage+aanrader,!maar!misschien!nog!niet!helemaal!zoals!het!moet.!Ze! zouden!misschien!op!voorhand!eens!moeten!kijken!met!de!stagiaire!wat!we!allemaal!leren! in!het!2e!jaar!en!daarop!inspelen!in!de!praktijk.!Zo!blijft!er!tenminste!iets!bij!en!kan!je!deze! ervaringen!ook!later!gebruiken.!! Het!was!een!unieke!ervaring!die!me!zeker!bij!zal!blijven!!! ! !

!

9

4. BIBLIOGRAFIE ! ! Doomsday$Festival!–!Doomsday!2013!–!http://doomsday.be/!+!10/12/2013! ! Beatswitch!–!All+in+one!artist!management!platform!+!https://www.beatswitch.com/!+! 21/12/2013! !

!

Het$Nieuwsblad!–!PARTY.!Doomsday!Festival!in!Antwerp!Expo!+! http://www.nieuwsblad.be/article/detail.aspx?articleid=BLCDO_20131205_003!+! 22/03/2014! ! Doomsday$Festival$2013$–!Facebookpagina!+! https://www.facebook.com/doomsday.belgium?fref=ts!+!16/12/2013! !

!

10

5. BIJLAGEN ! Zelfreflectie! !

!

11

Artikel!Beatswitch!–!De!Tijd! ! !

! !...