Boekhouden werkstuk PDF

Preview

Summary

ERP-systemen en hoe die systemen werken binnen bedrijven die computer boekhouden gebruiken ...

Description

Anton de Kom Universiteit van Suriname Faculteit der Maatschappij Wetenschappen Werkstuk ter afronding van het vak boekhouden 2

Studierichting: Bedrijfseconomie Vak: Boekhouden 2 College jaar: 2018/20I9 B2 Fase Groep nummer: 2 Docent: Drs. M. B Inleverdatum: 08-02-2016 Groepsleden :

Inleiding Voor de vlotte afhandeling van bedrijfsprocessen, is het goed dat een organisatie met de technologie meegaat. Het erp-systeem is een voorbeeld van. Erp staat voor Enterprise Resource Planning. Met het ERP kan de productiviteit van organisaties gemaximaliseerd worden, de kosten beheersen en optimaal aan de wensen van de klanten voldoen. In dit systeem komen de bedrijfsprocessen samen. In dit verslag zullen wij nagaan als het erp systeem binnen het Academisch ziekenhuis wordt geïmplementeerd, als de bedrijfsprocessen en financiële zaken vlotter zullen verlopen, wat de voordelen en nadelen zullen zijn. Alvorens wij dit zullen doen, zullen wij eerst een gesprek voeren met een van de stafleden, om te weten hoe vlot de bedrijfsprocessen gaan, hoe zij de verschillende kosten beheersen. Om richting te geven aan dit onderzoek hebben wij als probleemstelling: In Hoeverre kan het enterprise resource planning systeem (ERP) de bedrijfsprocessen- en functies van het Academisch Ziekenhuis Paramaribo beheersen en ondersteunen voor effectieve planning en control?” De opbouw van het werkstuk ziet er als volgt uit: in hoofdstuk 1 zullen wij belichten wat het ERP-systeem inhoudt. In hoofdstuk 2 zullen wij de verschillende soorten ERP-systemen bespreken. In hoofdstuk 3 wat de voordelen en nadelen van dit systeem zijn. In het laatste hoofdstuk (4) wordt de probleemstelling beantwoordt en vervolgens de conclusie.

1. ERP-systeem in het algemeen Wat is een ERP systeem? ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Met ERP kun je de productiviteit van organisaties maximaliseren, kosten beheersen en optimaal voldoen aan klantwensen. In een ERP-systeem komen al je bedrijfsprocessen samen. ERP brengt de automatische afhandeling van logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen onder in één bedrijfsbreed informatie- en managementsysteem. Deze geïntegreerde automatiseringsoplossing is bekend als ERP-software, ERP-pakket of ERPsysteem. ERP-systemen zijn toepasbaar voor nagenoeg alle typen organisaties, groot en klein en zowel producerend als dienstverlenend. De toepassing van ERP-software maakt je organisatie effectiever, efficiënter, sneller en flexibeler. De beheersing van je bedrijfsproces wordt beter, doorlooptijden van orders verkorten, de klantgerichtheid neemt toe, de voorraadkosten worden lager en de servicegraad stijgt.

Waaruit bestaat een ERP-systeem? ERP-software is bijna altijd opgebouwd uit standaard software modules. Hiermee wordt een configuratie samengesteld die volledig aansluit bij de specifieke automatiseringsbehoefte van de organisatie. Aanvullende functionaliteiten, zoals customer relationship management (CRM) en supply chain management, maken al deel uit van het ERP-systeem of kun je als externe applicatie aan het ERP-systeem koppelen.

Historie van ERP software in het kort In de jaren ’60 en ’70 werd een MRP (Material Resource Planning) systeem ontwikkeld, om ervoor te zorgen dat productiebedrijven hun productie en inventarisatie management beter kunnen managen en automatiseren. De evolutie van deze software duurde voort tot de jaren 90, waar het uiteindelijk doorontwikkeld was tot een systeem dat binnen alle lagen van het hele bedrijf aanwezig was. Denk aan zaken als voorraadbeheer, financiële rapportage en order invoer. Dit werd MRP II genoemd. De M van Material was gaan staan voor Manufacturing. Dit MRP II systeem was de voorloper van ERP zoals we het nu kennen.

2.Soorten

ERP-systemen

Er zijn een aantal ERP-systemen. In dit hoofdstuk zullen wij uit de top tien erp-systemen, zes belichten en welke het beste zal zijn om binnen het AZP te implementeren. Het SAP-ERP In 1972 werd het bedrijf SAP opgericht in het Duitse Walldorf door vijf voormalig IBMmedewerkers. De naam SAP is oorspronkelijk een afkorting van SystemAnalyse und Programme Entwicklung (systeemanalyse en programma-ontwikkeling). Uiteindelijk werd deze naamgeving veranderd en kwam SAP te staan voor Systeme, Anwendungen und Produkte (Systemen, Applicaties en Producten). Door de jaren heen ontwikkelde het bedrijf verschillende software applicaties, zoals SAP R/1, R/2, en R/3. Bij de eerste twee versies staan de namen voor Release 1 en Release 2. Bij de derde versie staat de ‘R’ voor ‘Real-Time’, waarmee actuele gegevensverwerking wordt bedoeld. De ‘3’ staat voor het 3-tier model waarbij er in het systeem drie lagen aanwezig zijn: presentatie-, applicatie- en database-laag. Het bedrijf is marktleider in bedrijfssoftware en –applicaties en heeft mondiaal 282.000 klanten in 190 landen. De ERP-gigant heeft inmiddels ongeveer een kwart van de ERP-markt in handen. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-pakketten/sap-erp Het Oracle ERP-systeem Oracle Enterprise Resource Planning (ERP) Cloud is een reeks cloudtoepassingen voor financiën, projectbeheer, inkoop, risicobeheer en andere dagelijkse kernactiviteiten die belangrijk zijn in elk bedrijf, ongeacht de grootte, branche of geografie. Oracle ERP Cloud is van de grond af ontworpen met een moderne architectuur en technologie en is van nature verbonden met alle Oracle enterprise cloud-applicaties en -schalen inherent ter ondersteuning van toegevoegde gebruikers, transacties en sites naarmate uw bedrijf groeit naar grootte en naar nieuwe markten in uw land of de wereldbol. https://www.oracle.com/applications/erp/what-is-oracle-erp-cloud.html

HET EPICOR ERP-SYSTEEM: Epicor ERP is een functionele oplossing voor de boekhouding, voorraadbeheer, planning van pre-productie materialen en productie-uitvoering. De applicatie is ontworpen met een echte service georiënteerde architectuur en is modulair, dat betekent dat kopers alleen de modules kunnen aanschaffen die ze nodig hebben. Epicor ondersteunt elke discrete fabrikant met meer dan $ 1 miljoen aan jaaromzet.

Kopers met uitgebreidere behoeften kunnen kiezen voor de aanvullende modules van het systeem z.a. Voorraadketenbeheer, klantrelatiebeheer of kwaliteitsprestatie beheer. Epicor ERP kan worden ingezet in een multinationale onderneming met meerdere vestigingen of multisites. 

https://www.softwareadvice.com/manufacturing/epicor-manufacturing-software-profile/

HET INFOR ERP-SYSTEEM: Infor is een multi-nationaal bedrijf voor bedrijfssoftware het hoofdkantoor is gevestigd in New York City, Verenigde Staten. Infor is de grootste particuliere technologieprovider ter wereld. Ook is dit systeem gericht op software gevariëerd met financiële systemen en enterprise resource planning (ERP). De meest krachtige ERP cloud- software van infor is “infor M3”. Infor M3 is ontworpen voor middelgrote tot grote fabrikanten en distributeurs, voor het leveren van flexibiliteit, complexe waardeketens te beheren, gebruikerservaring, branchespecifieke functionaliteit en flexibele inzetbaarheid in verschillende bedrijven. Met de productie ERP-mogelijkheden in M3 is een organisatie bevoegd om zich snel aan te passen naarmate de trends in de sector veranderen, bedrijfsmodellen transformeren en de organ die zich bezighouden met de levensmiddelen chemische, apparatuur- en distributiebedrijven zullen groeien.

 

https://en.m.wikipedia.org/wiki/Infor https://www.infor.com/products/m3

Het Microsoft Dynamics 365 systeem Is een ERP in de cloud voor middelgrote en grote bedrijven. Microsoft is al een paar jaar bezig met het uitdenken en ontwikkelen van een volledige cloud-oplossing voor ERP. Veel productnamen en versies zijn de revue gepasseerd, wat voor heel wat verwarring heeft gezorgd. Nu staat het bekend onder de naam Dynamics 365. Met dit systeem kunnen bedrijven het proces, van productie tot het beheer van klantenrelaties en onboarding van werknemers aanpakken. Dit is een totaalpakket, maar niet alle bedrijven hebben dit alles nodig. Microsoft zorgt daarom ervoor dat al haar klanten voor verschillende applicaties, afzonderlijk als in een vastgestelde combinatie kunnen kiezen. Voor bedrijven die gelijk willen verhandelen met hun klanten heeft Dynamics 365 een app retail ontwikkeld. De klanten kunnen gebruik maken van de fysieke winkels, webshops of beide combineren. Tegenwoordig verhandelen veel bedrijven via een e-commerce en zetten in op omnichannel. Dit houdt in dat de klanten via verschillende kanalen producten of diensten aankopen kunnen doen en contact kunnen opnemen. Om dit alles tot stand te brengen moeten de bedrijven inplannen over de productie en voorraad. Dit is een uitdaging voor de

bedrijven. Alle bedrijven willen klanten te krijgen en behouden, daarom is het belangrijk om alle informatie over de oude en nieuwe klanten centraal en overzichtelijk te kunnen raadplegen. Als een verkoper iets wilt verkopen aan een klant, moet hij weten wat de klant al heeft besteld en wat zijn of haar voorkeuren zijn. Zo kan de verkoper zien in welke producten de klant echt interesse vertoont. Behalve dit moet de verkopers ook een menselijke aanpak hebben. Om een klant te behouden, gaat het niet alleen om de geleverde diensten of product, maar ook menselijke wisselkring tussen de bedrijven en klant en de vriendelijke klantenservice. Als een bedrijf dit doet blijven de klanten loyaal en krijgt het bedrijf ook meer klanten. Hoe meer klanten, hoe moeilijker het is om controle te houden over de kwaliteit van de klantenservice. Om dit probleem op te lossen, komt dit systeem goed van toepas. De standaardvragen van de klanten, worden beantwoord door een virtual agent. Als de antwoorden van de vragen niet gevonden worden in de database, gaan de vragen en benodigde klanteninformatie rechtstreeks door naar een live agent. www.ictprotal.nl

Netsuite systeem In 1998 werd Netsuite opgericht door softwareontwikkelaar Evan Goldberg onder de naam Netledger. De NetSuite Incorporatie is uitgegroeid tot één van de grootste spelers op het gebied van ERP en e-commerce in de cloud. Sinds de oprichting in 1998 heeft NetSuite een nauwe band met Oracle. De medeoprichter van Oracle is Larry Ellison. Het Netsuite systeem kan je gebruiken voor een overzicht van de belangrijkste edities. Iedereen die gebruik maakt van dit systeem krijgt een aparte contract, omdat niet iedereen binnen een bedrijf dezelfde rol heeft en handelingen uitvoert. Er zijn daarom twee mogelijkheden voor de gebruikers, dat zijn de volledige gebruiker en de gelimiteerde gebruiker. Bij de volledige gebruiker kan elke rol binnen de ERP worden toegewezen en ook de toegang krijgen tot alle bedrijfsinformatie. De systeembeheerder kan bepaalde rollen per gebruiker afnemen. De gelimiteerde gebruiker kan niet elke rol krijgen. Ze kunnen contactgegevens, taken, afspraken in de kalender toevoegen, inkoop aanvragen plaatsen en records opvragen.

3. Voor- en nadelen van het ERP-systeem Een goede implementatie zal vooral leiden tot sterkere security binnen het bedrijf. Er zijn een aantal instellingen bestemd hiervoor beschikbaar. De geavanceerde user-permission instellingen zal ervoor zorgen dat de belangrijke documenten niet in de verkeerde handen komen. Door deze opties is de ERP-software veilig en robuust. Een gebruiker heeft alleen toegang naar wat zij van het systeem nodig hebben. Een goede ERP-programma heeft ook de mogelijkheid om de verwerking van data en gegevens te bevorderen. Het gebruik van slecht geïntegreerde bedrijfssoftware systemen kan leiden tot rommelige, niet-gestandaardiseerde gegevens. Dit vergroot de kans dat year-to-year vergelijkingen onnauwkeurig zijn, waardoor het proces wordt. Ook zal dit ervoor zorgen dat er veel tijd verloren wordt als gevolg van de rommelige gegevens. Dit wordt een ernstig nadeel als er specifieke en nauwkeurige voorspellingen nodig zijn. Een modern ERP-systeem is geïntegreerd met alle benodigde applicaties. Hierdoor zijn de gegevens gestandaardiseerd en zijn de year-to-year vergelijkingen nauwkeuriger. Automatisering is met gebruik van ERP binnen een bedrijf mogelijk. Taken dat dagelijks uitgevoerd worden om de gang van zaken vlot te laten lopen kunnen automatisch plaatsnemen. De gebruikers hiervan hebben dan een groot winst met wat tijd betreft. De rapportering ziet ook bevorderingen als gevolg van een goede ERP-implementatie. ERPsoftware helpt bij het verbeteren van de rapportages en maakt het verder duidelijker en eenvoudiger. Deze software biedt u de mogelijkheid om functies van verschillende afdelingen te vergelijken en te analyseren zonder het gedoe van verschillende e-mails en spreadsheets. Met verbeterde rapportagemogelijkheden zal het bedrijf makkelijk en eenvoudig reageren op gecompliceerde gegevens aanvragen. ERP kan ook bij onverwachte situaties hulp bieden vanwege de flexibiliteit van een ERPimplementatie. Moderne ERP-software systemen zijn flexibel, configureerbaar en robuust. Ze kunnen inspelen op de unieke behoeften van de bedrijfsorganisatie. ERP-software kan zich aanpassen aan de steeds veranderende behoeften van een groeiend bedrijf en de middelen op een toereikende manier toewijzen. De productiviteit en efficiency binnen een bedrijf is met een ERP-systeem beter geoptimaliseerd. ERP helpt bij het efficiënt beheren van de kosten van het bedrijf, zal tijd besparen en verhoogt ook de productieniveaus. Het leidt verder tot dat de hele bedrijfsorganisatie effectief beheerd wordt door de verantwoordelijke managers. De nadelen van het ERP- systeem 1. Hun hoge kosten, een groot nadeel van het ERP-systeem is hun prijs. Vooral voor de welbekende ERP verkopers als SAP en Oracle. Niet ieder bedrijf heeft de financiële middelen hiervoor. 2. Tijdrovende implementatie, Het ERP-systeem neemt veel tijd in beslag om te implementeren. Tijd is nodig zowel voor succesvolle datamigratie als om draagvlak te creëren onder medewerkers.

3. Werknemer bestendigheid, De opzet van het ERP systeem is om de processen te automatiseren en te integreren. werknemers verzetten zich vaker tegen het ERP -systeem, omdat dit veel tijd in beslag neem om onder de knie te krijgen. Ze verzetten zich om de extra trainingen of omdat het ERP systeem moeilijk is. Ze kiezen vaker de oude manier wat ze al gewend zijn. 4. De last van constant onderhoud en upgrades, het ERP systeem heeft constante “zorg en voeding” nodig om zich stabiel te kunnen functioneren. Het ERP-systeem heeft een breed scala aan steeds veranderende softwaretoepassingen waarmee het kan communiceren, evenals de hardware waarop het is geïnstalleerd.

4. ERP- SYSTEEM BINNEN HET ACADEMISCH ZIEKENHUIS Het Academisch Ziekenhuis Paramaribo is het grootste ziekenhuis in Suriname is gelegen aan de Flustraat, Paramaribo. Dit ziekenhuis is opgericht op 9 maart 1966. In 1969 werd de naam van dit ziekenhuis veranderd van Centraal Ziekenhuis naar Academisch Ziekenhuis, die tot op heden zo heet. De directeur van dit ziekenhuis is mevrouw Redan. Na een goed gesprek te hebben gehad met de directeur, concluderen wij dat het Academisch Ziekenhuis geen gebruik maakt van het ERP-systeem, maar wel Exact. Dit is een programma dat de financiële processen beheerst, de automatisering van de boekhouding. Dit programma beheerst alleen de financiële processen, maar wordt het ERP-systeem geïmplementeerd zal dit tot tegenstelling zijn, want niet alleen de financiële zaken, maar ook de planning van de verschillende afdelingen zullen worden beheerst. Het beste ERP- systeem dat binnen dit ziekenhuis gebruikt kan worden is het Oracle ERPsysteem. De mogelijkheden bij Oracle op het gebied van Enterprise Resource Planning zijn groot. Met de keuze voor Oracle ERP haalt het Academisch Ziekenhuis een gedegen en veelzijdig ERP systeem in huis. Wanneer de Oracle ERP systemen geïmplementeerd wordt vallen de volgende pluspunten op: • Sterke financiële en accounting functionaliteiten. • Goede functionaliteiten voor activiteiten. • Gedegen IT-architectuur Oracle doet mee met de trend richting de cloud en heeft Oracle ERP Cloud geïntroduceerd. Met bedrijfssoftware in de cloud wint het Academisch Ziekenhuis aan flexibiliteit. Per maand kunnen niet alleen gebruikers en functionaliteiten worden toegevoegd en verwijderd, ook is de nieuwste versie van de software constant beschikbaar. Hierdoor maakt het Academisch Ziekenhuis gebruik van een flexibel en actueel ERP-systeem dat zo goed mogelijk past bij de organisatie. Daarnaast hoeven er geen spoedreparaties meer te worden verricht wanneer er problemen zijn met het ERP-systeem. Om het ERP- systeem nu te gaan implementeren zal een beetje tijdrovend zijn, en de verschillende planingen zullen achterblijven, er zal een manier bedacht worden om het toch te kunnen implementeren.

Conclusie Het doel van deze opdracht is om een beter beeld te krijgen over het ERP- systeem in het algemeen. Wij hebben redelijk tot goed atwoord kunnen krijgen op de probleemstelling die wij als groep geformuleerd hadden. De probleemstelling luidt als volg In Hoeverre kan het enterprise resource planning systeem (ERP) de bedrijfsprocessen- en functies van het Academisch Ziekenhuis Paramaribo beheersen en ondersteunen voor effectieve planning en control?” Er zijn een aantal erp-systemen en zijn wij ook nagegaan welke het best zou zijn voor dit ziekenhuis, wat de voordelen, de nadelen zullen zijn als dit systeem geimplementeerd wordt. Daarnaast hebben wij de gekeken naar de soorten ERP-systemen, wat de voor en nadelen van dit sysyteem is. Wij hebben gekeken naar de historie van het systeem hoe het is ontstaan. Het beste ERP-systeem zou kunnen zijn het Oracle. . De mogelijkheden bij Oracle op het gebied van Enterprise Resource Planning zijn groot. Met de keuze voor Oracle ERP haalt het Academisch Ziekenhuis een gedegen en veelzijdig ERP systeem in huis. Sterke financiële en accounting functionaliteit, Goede functionaliteiten voor activiteiten en een gedegen IT-architectuur. Wij van de groep vonden het werk heel leerrijk wij zijn heelveel te weten gekomen over dit onderwerp.

Zonder een goede planning is de kans groot dat de implementatie van een ERP-systeem niet succesvol verloopt.

Bronnen  https://www.softwareadvice.com/manufacturing/epicor-manufacturingsoftware-profile/  https://en.m.wikipedia.org/wiki/Infor  https://www.infor.com/products/m3  www.ictprotal.nl  https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erppakketten/sap-erp  https://www.oracle.com/applications/erp/what-is-oracle-erp-cloud.html  https://www.mkbservicedesk.nl/244/wat-erp-systeem.htm  https://www.itselector.nl/faq/wat-is-een-erp-systeem/  Intervieuw met de directeur van het AZP Mevr C. Marica- Redan Boekhouden geboekstaafd 2 druk 8...