Wichtige Seiten 2x A3 - Zusammenfassung Grundlagen des Projektmanagements PDF

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Die wichtigsten 48 Folien auf 2 DIN A3 Seiten. ...

Description

Definition Projekt (II)

Definition Projektmanagement

Begrenzung zeitlich, einmalig hinsichtlich Zielvorgabe (Neuartigkeit, eindeutige Aufgabenstellung) zeitlicher, finanzieller, personeller und anderer Bedingungen Abgrenzung gegen andere Vorhaben vorhabensspezifische Organisation und Verantwortungsübertragung Komplexität

Funktion/Aufgabe: Beschreibt den Zweck und die inhaltlichen Aufgaben, auszuführende Tätigke Vereinbarte und allen Gruppenmitgliedern bekannte Tätigkeit / Aufgabe, die m einer spezifischen Leistung für die Gruppe (im Projekt) verbunden ist. responsibility

Schedule/ Zeitplan

Budget

Projekt: Projekthandbuch (Project Plan) beschreibt Organisationsstruktur/Organigramm, Funktionen und Positionen.

Projektmanagement ist der Versuch, zeitlich begrenzte, interdisziplinäre Prozesse und Aufgaben effektiv und effizient zu gestalten.

Produkt/ Scope

the work that a team member is expected to perform

Formal festlegbar, übertragbar

PMI: Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Methoden und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektziele zu erreichen.

Merkmale: Produkt, Zeitplan, Ressourcen Vorher festgelegter Output Vorher festgelegter Anfang und ein definiertes Ende Festgelegtes Budget

Definitionen: Funktion, Position, Rolle (I)

DIN 69901: Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den

Erstellung der Beschreibung formal Bestandteil des Personalmanagementprozesses Nach: Leaderscircle.at

Definitionen - Projekt

2 - Definitionen

Grundlagen des Projektmanagements

© Dr. Tim W. Büscher

5

Definitionen: Funktion, Position, Rolle (III)

2 - Definitionen

Definitionen - Projektmanagement

Grundlagen des Projektmanagements

© Dr. Tim W. Büscher

7

Reine Projektorganisation

Wichtig

n, Position, Rolle - Führung

4

Projektleiter hat eher die Rol eines Koordinators Dem Projektleiter ist keine Organisationseinheit zugeord oder er nimmt die Rolle nebe seiner Linienfunktion war. Eher nur für kleine oder kurz Projekte geeignet.

Unternehmensleitung

Verhaltenserwartung an InhaberInnen von Funktionen und Positionen: Das Umfeld erwartet, wie eine Funktion (Aufgabe) und Position (Macht) in der Gruppe ausgeübt werden soll.

Projektkoordinator

Rollen werden i.d.R. in einem Organisationshandbuch N I C H T aufgeschrieben Spezifische Merkmale:

Großprojekt A

Großprojekt B

Großprojekt C Ve rtrieb

Handlungen, Sprache,

Projektcontrolling

Körpersprache etc.

© Dr. Tim W. Büsc

Projekte in Linienorganisationen, Einfluss-Projektorganisation, Functional Organisation

Unternehmensleitung

Rolle:

Rollen und Führung Grundlagen des Projektmanagements

Programm

ProjektKoordinator

Finanzen u. Controlling

Technik

Personal

Projektkoordinator

Rolle Kultur einer Organisation (nicht Struktur!) Technik

Rollen müssen von Neuankömmlingen in einer Gruppe erst herausgefunden werden

role of a projcet for whi ch a person is accountable

wie A

wie A

Das Projekt ist praktisch ein eigenes Unternehmen mit allen Funktionen. Als eigene Firma eingetragen. Es existiert nur für den Zweck des Projekts. Zeitlich begrenzte Organisation

Beschaffung

Rollen innerhalb einer Gruppe erfahren kontinuierliche Veränderungen

Personal

lable describing the porti on civil egnieer, business analyst Nach: Leaderscircle.at, s. auch Wikipediaetc.

Wichtig

4

n, Position, Rolle - Führung

Rollen und Führung Grundlagen des Projektmanagements

© Dr. Tim W. Büscher

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Matrix-Projektorganisation - mit optimierter Personalverantwortung (balanced matrix organisation)

Wichtig e in Unternehmen

5

Programm

Wichtig e in Unternehmen

Reine Projektorganisation

Technik

Finanzen u. Controlling

Ve rtrieb

Programm

Technik

Personal

Projekt A

Finanzen u. Controlling

Personal

ST

PC

QM

Matrix-Projektorganisation mit voller Personalverantwortung

QM

Projektaufbauorganisation Grundlagen des Projektmanagements

Vorteile

PC

QM

ST

Alle Projektmitarbeiter sind in das Projekt abgestellt. Abstellung: Mitarbeiter verbleiben formal in ihrer Linienorganisation, arbeiten zeitweilig oder Vollzeit im Projekt

Abstellung: Mitarbeiter verbleiben formal in ihrer Linienorganisation, arbeiten zeitweilig oder Vollzeit im Projekt

PC: Projektcontrolling

Personalprobleme bei Projektende Ressourceneffektivität Auslastung von Spezialisten etc.

klare Kompetenzen zwischen Projekt und Linie leichte Einbindung beliebiger Unterauftragnehmer ( inner- / außerhalb des Unternehmens ) stabile Verhältnisse, guter Zugriff auf MA

5

Projektaufbauorganisation Grundlagen des Projektmanagements

© Dr. Tim W. Büscher

8

Kontinuierliche Verbesserung: Prozesse entwickeln, einführen, messen, verbessern

Wichtig

e in Unternehmen

5

Projektaufbauorganisation Grundlagen des Projektmanagements

© Dr. Tim W. Büscher

9

PDCA und KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess): Einbindung in das Unternehmen/Projekt

großer Organisationsaufwand bei Projektbegin und -ende Tendenz zur Isolierung der Projektorganisation große Personalprobleme bei Projektende Probleme zum Erhalt der Fachkompetenzen Ungenügende Flexibilität

Matrix-Projektorganisation mit optimierter Personalverantwortung

vereinigt praktisch alle Vorteile größte Flexibilität und Stabilität

minimiert nahezu alle Nachteile ggf. Probleme bei Verfügbarkeit von teilweise abgestellten Experten

Matrix-Projektorganisation ohne Personalverantwortung

schnelle Zusammenfassung interdisziplinärer Gruppen keine Probleme mit Fachkompetenzerhalt im Projekt keine Versetzungsprobleme fördert Synergiebildung

Einfluss des PL auf Mitarbeiter ungenügend

Projekte in Linienorganisationen kurze Kommunikationswege Overhead für Projekt keine Versetzung von Personal - klare Verhältnisse

QM: Qualitätsmanagement ST: Systemtechnik e in Unternehmen

© Dr. Tim W. Büsc

Nachteile

PL hat volle Autorität kurze Kommunikationswege Overhead schlanke Strukturen

Projekt B

ST

ST

Mitarbeiter der 2. Projektebene sind in das Projekt versetzt, alle anderen sind abgestellt.

Wichtig

5

Vor- und Nachteile von Organisationsformen Art der Projektorganisation

Unternehmensleitung

PC QM

5

Projekt B

Projekt A

PC

© Dr. Tim W. Büscher

Matrix-Projektorganisation - ohne Personalverantwortung (Weak Matrix Organisation)

Unternehmensleitung

Ve rtrieb

Projektaufbauorganisation Grundlagen des Projektmanagements

Wichtig

Projekte in Unternehmen

5

schlecht für Teambildung PL bekommt u. U. Mitarbeiter, die er nicht ken Projektleiter hat kaum Einfluss Streit um Ressourcen Einfluss des Vorgesetz nur für kleine Projekte möglich

Projektaufbauorganisation Grundlagen des Projektmanagements

© Dr. Tim W. Büsc

Prozesse im Projekt Prozesse unerlässlich für koordinierte, einheitliche und transparente Vorgehensweise und Schnittstellenmanagemen

Unternehmensziele / -strategie => Projektziele, Bereichsziele etc.

Messung und Kontrolle – Prozesskennzahlen Entwicklung (Ziele / Programme)

Verbesserung: Management-Review

Festlegung im Projekthandbuch: Aufbau- und Ablauforganisation des Projekts

Produkt

Stakeholder

Prozessbeschreibungen (z. B. für Änderungen) Zusammenspiel von Prozessen

Kriterien für Dokumentation von Prozessen: Beteiligte Abteilungen - Schnittstellen Komplexität

Einführung und Durchführung

Messung

essbeschreibungen und KVP

Wichtig

6 – Prozesse

Grundlagen des Projektmanagements – © Dr. Tim W. Büscher

Prozessdokumentation: Prozessmatrix

5

Prozessbeschreibungen und KVP

6 – Prozesse

Grundlagen des Projektmanagements – © Dr. Tim W. Büscher

Prozessdokumentation: Swim-Lane-Darstellung Verbreitet: Funktionsübergreifendes Flussdiagramm

Anpassungs- bzw. Überarbeitungsbedarf über Projektverlauf Schulungserfordernis 6

Prozesse im Projekt

6 – Prozesse

Grundlagen des Projektmanagements – © Dr. Tim W. Büsc

Projektmanagementprozess: 5 Prozessarten / Prozessgruppen PMI: Process Groups

Vom Projektauftrag zum Produkt

Ergebnisdokumente des Integrationsmanagements

Modul 8 Integrationsmanagement

Projektauftrag

Modul 8 Integrationsmanagement

Planung

Lösungsidee „großes Problem“

 Initiierungsprozesse: Projektauftrag (engl. Project Charter) Umsetzung

 Umsetzungsprozesse: Fortschrittsberichte, Projektdokumentation, Änderungsanträge

Jedes übergeordnete Element eines Projektstrukturplan muss durch die ihm untergeordneten Elemente jeweils vollständig beschrieben sein.

 Abschlussprozesse: Erfahrungsberichte

Modul 10 Zeitmanagement

8 – Integrationsmanagement Grundlagen des Projektmanagements – © Dr. Tim W. Büscher

Wichtig

 100-%-Regel:

 Monitoring- und Kontrollprozesse: Änderungsanträge

weitere Zerlegung + zeitliche Sortierung: „Aktivitäten + Zeitplan“

Modul 9 Leistungsplanung

 DIN 69901-5:2009 vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder Liste

 Planungsprozesse: Projektplan/Projektmanagementplan/Projekthandbuch (engl. Project Management Plan)

Module 11ff. Kosten Qualität Personal …

„sonstige Details“

geschickte Zerlegung in „lösbare Probleme“: „Arbeitspakete + PSP“

Definition Projektstrukturplan PSP (Work Breakdown Structure – WBS)

3

Beispielaufbau eines Projektstrukturplans Projekt Arbeitspaketbezeichnung : Aufgabe

 Das kleinste Element des Projektstrukturplans ist das Arbeitspaket (Work Package).

8 – Integrationsmanagement Grundlagen des Projektmanagements – © Dr. Tim W. Büscher

Wichtig

Entwicklung des Projektstrukturplans - Arbeitspaket

Iterative Vorgehensweise zur Abschätzung von Terminen, Zeiten, Ressourcen

 Das Arbeitspaket ist eine in sich geschlossene, plausible Arbeitsmenge mit einem vordefinierten Ergebnis.

1. Rückwärtsplanung vom Endtermin über die Gates/Meilensteine zum Starttermin

 Ziel der Bildung von Arbeitspaketen ist es 3 000

AP-Nummer

 die eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben zu unterstützen, 3 100

AP-Nummer ist relevant für die kostengerechte Sortierung der Arbeitspakete (Buchungsnummer)



Meilensteine müssen definiert sein



Erfahrungen müssen vorliegen

3 200

 die Aufwandsschätzung / Ressourcenschätzung zu unterstützen,

3 300

 Transparenz über das Projekt zu schaffen



Arbeitspakete je Meilenstein müssen vorliegen



Ggf. vorhanden: Terminfenster für Meilensteine



 den Projektfortschritt verfolgen zu können.

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Beschaffungsprozess nach PMI

Projektstrukturplan

9 – Leistungsplanung Grundlagen des Projektmanagements – © Dr. Tim W. Büscher

Überlappung



Auswertung und Anwendung von Details (Spezifikationen, Angebote von Unterauftragnehmern etc.)

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pro zesse

MS2

MS3

MS2

MS3

10 – Zeitplanung Grundlagen des Projektmanagements – © Dr. Tim W. Büsc

Begriffe – häufige Verwendung im Themenfeld Einkauf Verträge (siehe auch Praxisvorträge zum Modul 11)

 RFI: Request for Information Anfrage für eine erstes Angebot, nicht bindend für beide Seiten



Bid Spec. (specification): Ausschreibungsunterlagen, detaillierte Beschreibun des Ausschreibungsprozesses und des Ausschreibungsgegenstandes sowie de Auswahlkriterien – der technische Teil ist darin gleichzusetzen mit einem Laste



EPC: Engineer – Procure – Construct Beschreibung eines Vertragsumfangs, Auftrag umfass die Entwicklung des Projektgegenstandes, die Beschaffung und die Herstellung des Projektgegenstandes



Turn-key – schlüsselfertig (meist bezogen auf Anlagen oder Gebäude) … z. B. in Verbindung: Turn-Key EPC



Financial Close: Abschluss aller für die Finanzierung eines Projekts notwendig Vorbedingungen. Start der Finanzierung.

 RFQ: Request for Quotation (auch: IFB – Invitation for Bid) Anfrage für Unterbreitung eines bindenden Angebots, i. d. R. ist das Auswahlkriterium der Preis

Plan ungsUmsetzu ngspro zesse

Init iierungs-

MS3

Angebotsprozess: Ausschreibungsarten

 RFP: Request for Proposal Anfrage für Unterbreitung eines bindenden Angebots, i. d. R. erfolgt Auswahl auf Basis des Gesamtangebots (z. B. Technik, Preis, Garantien etc.)

Abschluss prozesse

MS2

Kapazitätsanpassungen der Ressourcen (Personal, Kapital, Material, Hilfsmittel…) zur Reduzierung der Arbeitspaket-Durchlaufzeit

 Nach GFM

9 – Leistungsplanung Grundlagen des Projektmanagements – © Dr. Tim W. Büscher

MS1

3. Optimierung der Vorwärtsplanung, so dass Gates/Meilensteine getroffen werden

3 310

Projektstrukturplan

Start

2. Vorwärtsplanung zwischen den Gates/Meilensteinen auf der Basis der Arbeitspakete

 planbare Arbeitsumfänge zu erhalten, AP-Verantwortlicher, Firma

9 – Leistungsplanung Grundlagen des Projektmanagements – © Dr. Tim W. Büsc

8



FID – Final Investment Decision (Siehe Modul 7)



IA – Investment Agreement: Entscheidung über eine Investition (zwischen Partnern)

pro zesse

Planungsprozesse

Umsetzungsprozesse

Beschaffungsprozess

Monitoring und KontrollProzess

Monitoringund Kontroll-

Absch lusspro zesse

prozesse

13 – Projekteinkauf Grundlagen des Projektmanagements – © Dr. Tim W. Büscher

Qualitätsmanagement

Quality Planning

Qualitätslenkung Quality Control

Qualitätssicherung Quality Assurance

Qualitätsverbesserung Qualitätsmanagement

Prozessebene

Forderungen z.B. ISO 9000ff.

Prozessfähigkeit, Durchlaufzeiten, Fehlerraten

Qualitätsplanung

QRK, SPR, Versuchsplanung

Qualitätslenkung Quality Control

Prüfen von Werkstücken, System-FMEA

• Geplante und systematische Tätigkeiten zum Schaffen von Vertrauen • Qualitätsmanagementsystem dokumentieren (QM-Handbuch) • Einbindung des QM in die Aufbau- und Ablauforganisation darstellen QM-Handbuch

Qualitätssicherung

Prozessbeschreibungen, Zeichnungen, Tabellen, Fertigungspläne ... Produktbeschreibungen

Quality Assurance

Qualitätsverbesserung

• Maßnahmen zur Erhöhung der Effektivität und Effizienz von Tätigkeiten und Prozessen

11 – Qualitätswesen Grundlagen des Projektmanagements – © Dr. Tim W. Büscher

Risiko ist das Produkt von Eintrittswahrscheinlichkeit des

11

Wichtig

Prozessebene

Ressourcenbedarfsermittlung iterativ mit Leistungsplanung Ermittlung der verfügbaren Ressourcenkapazität

Wie stelle ich sicher, dass die gewünschte Qualität des Produkts erreicht wird? laufzeiten, Fehlerraten

Abgleich, Optimierung

Toleranzen

• Maßnahmen zur Erfüllung der Qualitätsanforderungen • Erreichen die geplanten Maßnahmen

 Aus Leistungsplanung folgt:  Arbeitspaketdefinition  Ressourcenbedarf  Personalqualifikationen

das Ziel?

 Planung des Arbeitsumfangs im Arbeitspaket  Indikation für Personalanza

SWird die Qualität erreicht? Ergebniskontrolle Selbstbewertung Versuchsplanung System-FMEA

 Aus Terminplanung folgt:  Personaleinsatzzeitraum  Finalisierung der Personalanzahl (z. B. 1 Person für 2 Monate oder 2 für 1…

• Geplante und systematische Tätigkeiten zum Schaffen von Vertrauen • Qualitätsmanagementsystem dokumentieren (QM-Handbuch)

Werden die geplanten Prozesse zur Erreichung der gewünschten Qualität angewendet? Fertigungspläne ...

 Detaillierte Ressourcenplanung erfordert also eine qualifikations- u bedarfsorientierte Analyse der Arbeitspakete.

Produktbeschreibungen

 Verwendung von IT-Tools zur Personalplanung, z. B. MS Project, Primav  Belastungsdiagramm, Ermittlung von Kapazitätsgrenze, Überlastung, Unterbelastung * Diese Umkehrung ist nur eine Näherung und so nicht grundsätzli

• Maßnahmen zur Erhöhung der Effektivität und Effizienz von Tätigkeiten und

Was muss getan werden – Korrekturmaßnahmen?

management

11 – Qualitätswesen Grundlagen des Projektmanagements – © Dr. Tim W. Büscher

Risikomanagement 

 Planungsablauf ist grundsätzlich trivial:

Produktebene

• Qualitätsziele und notwendige Prozesse festlegen • Ressourcen zur Erfüllung der Qualitätsziele festlegen

9000ff.

• Maßnahmen zur Erfüllung der Qualitätsanforderungen • Umsetzung und Wirksamkeit der eingeführten Maßnahmen überwachen

Risikobegriff 

Quality Planning

Spezifikationen, Toleranzen

13 – Projekteinkauf Grundlagen des Projektmanagements – © Dr. Tim W. Büsc

Personalplanung - Planungsprozess

Systemebene

Produktebene

• Qualitätsziele und notwendige Prozesse festlegen • Ressourcen zur Erfüllung der Qualitätsziele festlegen • Qualitätsanforderungen festlegen

Systemaudit, Selbstbewertung

7

Qualitätsmanagement

Managementsystemebene

Qualitätsplanung

13 – Projekteinkauf Grundlagen des Projektmanagements – © Dr. Tim W. Büscher

5

good managers manage risks poor managers ma...