Actividad 6 Analisis DE Sistemas DE Informacion - Parte 2 PDF

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ACTIVIDAD 6
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ACTIVIDAD 6

ANÁLISIS DE SISTEMAS DE INFORMACION – PARTE 2

MONICA DAYANA RIAÑO SUAREZ ID 766994

DEYADIRA VILLAMIL NR 3365

COORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL CONTADURIA PÚBLICA BOGOTÁ 2020

INTRODUCCIÓN

Los sistemas de información han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. Las organizaciones han sido consideradas en sí mismas sistemas de información y la información se ha posicionado como un elemento primordial dentro de los recursos que posee una empresa; a través del uso de los Sistemas de Información se logran importantes mejoras en la gestión empresarial, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y lo más importante, su utilización nos encamina a las “ventajas competitivas”.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL

Los sistemas de información constituyen el conjunto de recursos de la empresa que sirven como soporte para el proceso básico de captación, transformación y comunicación de la información. Todo sistema de información debe reunir un conjunto de datos de manera ordenada ya que esta servirá para mejorar el manejo de la organización. Por tal motivo el personal debe ser capacitado y comprometido con el sistema para lograr fiabilidad de datos y por ende el éxito del negocio. Un sistema de información debe ser eficaz y eficiente.

ERP La ERP (Enterprise resource planning ) es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar, automatizar la mayoría de procesos en la empresa. Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa.

CARACTERISTICAS

SISTEMA INTEGRADO: El corazón de un ERP es una base de datos central que obtiene datos de las aplicaciones, las cuales a su vez alimentan la base de datos. Estas aplicaciones son las que soportan las diferentes funciones empresariales. La información que surge de las funciones de un departamento se refleja en los demás departamentos de la compañía, ya que todos acceden a los mismos datos DISEÑO BASADO EN LAS MEJORES PRÁCTICAS: Están basados en patrones obtenidos de las mejores prácticas de las empresas que los utilizan. Estos patrones están diseñados para maximizar la eficiencia y minimizar la personalización. CAPACIDAD DE PERSONALIZACIÓN: El aumento en complejidad del software va asociado también a una demanda de mayor personalización. Dicho esto, y considerando que el software de gestión ERP es uno de los más complejos dentro del modelo SaaS, es lógico esperar más demanda de personalización.

REQUISITOS  

Contar con suficientes recursos para la instalación ya que son muy costosos debido a que son complejos y notoriamente difícil de implementar. Disponibilidad de herramientas tecnológicas.

VENTAJAS     

Evitan el esfuerzo de desarrollo permitiendo reducir los tiempos. Estos sistemas se encuentran ya probados, lo cual brinda seguridad en cuanto a su funcionamiento. Los proveedores actualizan constantemente los sistemas, lo cual permite evitar esfuerzos de actualizaciones Existe una red de soporte de proveedores y consultores, disponibles en caso de problemas o necesidades. Están integrados, pero a su vez están formados por módulos, lo cual permite ajustarse a las necesidades de cada empresa.

DESVENTAJAS      

Requieren una compleja tarea de personalización del software según las necesidades de la empresa. Se genera una importante dependencia del proveedor. Exigen un alto esfuerzo y costo de implementación. Es necesario adaptar los procesos de la organización al paquete de software. No todos los módulos del producto son satisfactorios. Exigen una mayor demanda de recursos de computación.

WORKFLOW

"En español flujo de trabajo “Es un sistema que organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio.

CARACTERISTICAS  

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Correcta integración con los sistemas de información actuales, como son base de datos, gestión documental, mensajería, call centers. Ahorro de tiempo, mejora la productividad, mejora el control de procesos, mejor atención y servicio al cliente, optimizar la circulación de información interna con clientes y proveedores. Puntualidad

BENEFICIOS    

Mejora del control de proceso a través de la normalización de los métodos de trabajo. Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales. Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa. Mejorar la atención y servicio al cliente

VENTAJAS   

Incremento de la productividad. Reduce el tiempo de respuesta. Estrategias en la estructura de la organización para llevar a cabo sus objetivos.

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Mide los procedimientos estratégicos de la empresa, verificando el desempeño en cada uno. Asignación de tareas a la gente.

DESVENTAJAS   

Poco interés al ejecutar los proyectos, que no son tan importantes. El uso incorrecto del sistema generaría perdida de información que tal vez es relevante para la empresa. Análisis largo y difícil.

C.R.M La CRM (Administración de las relaciones con el cliente ) es una técnica de negocio centrada totalmente en el cliente, cuyo fin es de acercarse al consumidor recolectando la mayor información posible acerca de ellos para poder aumentar la satisfacción.

CARACTERÍSTICAS       

Posibilidad de identificar oportunidades de negocio Incremento de calidad y cantidad de información Posibilidad de aumentar las ventas y la fidelización del cliente Promueven procesos de cambio para la mejora Servicio al cliente. Historial de contactos. Introducción de los pedidos automáticamente.

REQUISITOS.     

Contar con recursos disponibles para la instalación. Disponibilidad de tecnología. Capacitar a los usuarios. Motivar al personal para que utilice el sistema. Emplear inteligente mente la tecnología.

VENTAJAS.    

Aumento de la información que esa posee de sus actuales y potenciales clientes. Aumento de las ventas y la reducción del ciclo de la venta. Siempre mantiene actualizada la base de clientes que posee la empresa incluyendo los datos históricos. El sistema permite atender a los clientes más rápidamente, debido a que conocen sus necesidades lo que hace que la entrega sea más oportuna.

DESVENTAJAS.   

Elevados gastos que tiene la aplicación tanto en términos de recursos económicos. El sistema no es fácil de establecer ya que al darle un mal uso de las herramientas puede ocasionar dificultades con la relación de los clientes. Se puede incurrir en invasión de privacidad del cliente y exponerlo a situaciones indeseadas.

S.G.D La SGD (Sistema de gestión documental) permite la administración de los documentos enviados y recibidos por la organización. El objetivo es almacenar y gestionar documentos electrónicos que pueden ser originales o copias digitales de documentos en formato de papel.

CARACTERÍSTICAS   

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Están orientados a gestionar información textual. Los campos son de extensión variable. Conservan la memoria de la organización, más allá de los individuos que trabajan en ella. y así poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia. Disposición de módulos especiales de clasificación de listas de descriptores.

REQUISITOS.  

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Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la organización Garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro Garantizar que los documentos sólo se conserven durante el periodo de tiempo necesario o requerido Identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos.

VENTAJAS     

SENCILLEZ Y ACCESIBILIDAD: De una forma sencilla y rápida se tiene acceso a toda la información de la empresa. SEGURIDAD: La información se encuentra más segura en cuanto perdidas a accesos no autorizados. AHORRO: Reducción de espacio físico de almacenamiento y del tiempo empleado al hacer búsquedas. USO COMPARATIVO: La documentación es accesible para todos. PRODUCTIVIDAD MEJORADA: La productividad mejora al tener un acceso más importante y rápido a la información.

DESVENTAJAS. 

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COSTOS DE IMPLANTACIÓN: implantar uno de estos sistemas significa contar con buenos recursos económicos ya que los precios son muy elevados. TIEMPO DE IMPLANTACIÓN: Si el número de datos a introducir por primera vez es elevado puede quitar mucho tiempo y recursos en su digitación.

CONCLUSIONES

Los sistemas información empresarial ayudan a las empresas a la toma de decisiones, al poner en una balanza las ventajas y desventajas que proporciona la implementación de los Sistemas de Información en la organización, no podemos obviar los obstáculos que se presentan debido a la resistencia propia al cambio. Sin embargo, se manifiesta de manera evidente el éxito de las empresas que son capaces de comprender el constante avance y dinamismo de las Tecnologías de Información y vencer la resistencia al cambio, logrando identificar de manera correcta los problemas y las oportunidades asociadas a la información con la cual cuentan para el proceso de toma de decisiones.

BIBLIOGRAFIA

Personalización del software de gestión ERP en la nube https://www.nubit.es/personalizacion-software-gestion-erp-nube/

Estrategia y sistemas de información. https://www.iberlibro.com/ESTRATEGIA-SISTEMAS-INFORMACION-ANDREURafael-RICART/17039717278/bd

Los sistemas de información como instrumentos de creación de ventajas competitivas https://revistadyo.es/index.php/dyo/article/view/299/299...