Actividad N. 8 Tecnologias para la Gestion UVM PDF

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Actividad numero 8, materia tecnologias para la gestion, escuela UVM, proyecto integrador etapa 3, descripcion de la empresa y del problema, diagrama de flujo, analisis, mejoras y conclusiones...

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UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MEXICO

ALUMNA: SUSANA ALEJANDRA ZAIZAR DIAZ

MATRICULA: 440200670

DOCENTE: MANUEL TRIANA VEGA

ACTIVIDAD 8. PROYECTO INTEGRADOR ETAPA 3

FECHA DE ENTREGA: 24 DE ABRIL DE 2020

MATERIA: TECNOLOGIAS PARA LA GESTION

CARRERA: ADMINISTRACION

DESCRIPCION DE LA EMPRESA Nombre de la empresa: COMBUSTIBLES DEL NORESTE DG S. DE R.L. Empresa dedicada a la compra, venta y distribución de combustibles y aceites, así como de aditivos y todo lo referente a este rubro. ¿Qué podemos implementar para mejorar un proceso de la organización? Es necesario implementar un sistema de información virtual, al cual tengan acceso todos los departamentos para lograr una mejora en los procesos de la empresa. Un sistema en el que se vaya depositando la información al momento y que de esta manera todas las áreas involucradas tengan acceso a esta información y a los cambios que se vayan realizando, un sistema que facilite el trabajo para todos donde la parte inicial que es la OC al ser subida pueda ser visualizada inmediatamente por el área de logística para poder organizar y surtir la cantidad deseada, ellos a su vez informar mediante este sistema la cantidad de litros que están saliendo y a su vez los datos necesarios como peso y densidad, esta información al llegar al área de operaciones debe de ser corroborada al momento del inicio de la carga como al llegar a realizar la descarga con el cliente, una vez subida al sistema esta información el área de facturación podrá darse cuenta de la cantidad exacta que está recibiendo el cliente y con esto poder realizar la factura de manera correcta, facturación sube la factura al sistema para que el área de cobranza pueda visualizarla y así terminar el proceso contando con información real y acertada. ¿Cómo podemos potenciar o mejorar el sistema de gestión que actualmente se utiliza en la empresa? Mediante el uso de sistemas con mayor tecnología que permitan procesar la información en tiempo real y de esta manera la información que le llegue a los demás departamentos sea verídica y facilite poder realizar sus funciones. Antecedentes del problema. Desde los inicios de la empresa, se manejo la información y los procesos de manera austera, no se tenían claras las actividades ni la forma de trasmitir la información, por lo cual los procesos se ven afectados desde el inicio de la cadena hasta el fin ya que en demasiadas ocasiones la información no llega a tiempo al siguiente eslabón de la cadena lo que produce errores y retardos en la realización de las labores siguientes.

Descripción del mismo. A un inicio al ser una empresa pequeña la información corría de manera más directa y fluida, al ir creciendo se fue incorporando gente y áreas de las cuales no se supo implementar desde un inicio el proceso en cómo se manejaría la información, actualmente se inicia la cadena en el área comercial creando una Orden de Compra, esta información debe pasar al área de logística para destinar la cantidad de litros que serán surtidos, logística depende del área de operación ya que en ocasiones por ser combustible se llegan a tener perdidas y la cantidad inicial que se carga no es la cantidad que llega finalmente con el cliente, esta información de los litros finales debe de ser proporcionada al área de facturación la cual actualmente se hace a través de un pizarrón manual en el cual se van agregando todas las salidas, facturación toma los litros del pizarrón para proceder a realizar la factura, en ocasiones esa información no es proporcionada a tiempo a logística por parte de operaciones lo cual causa un conflicto en el área de facturación por no realizar las facturas en tiempo o en su defecto se realizan con cantidades equivocadas, finalmente esto afecta también al último filtro que es cobranza, ya que al querer cobrar las facturas es donde se dan cuenta que las cantidades no coinciden entre lo facturado y lo recibido, o como mencionamos anteriormente ya fue recibida la descarga y la información no ha llegado aun facturación por lo que se carece de un documento para poder ejercer la cobranza. Área de la cadena de procesos en la que se desarrolla este problema Podemos decir que en estos momentos es un problema general, al no tener un sistema donde puedan depositar la información en ocasiones desde la punta de la cadena que es la OC llegan a surgir cambios de última hora y esto no es reportado al momento a las siguientes áreas, al no tener una base o respaldo de los datos proporcionados se genera el conflicto de tomar información errónea, actualmente se está trabajando en esos procesos y se ha ido mejorando un poco, pero donde permaneces constante el problema es en el área de logística y operaciones que no se comunican ni proporcionan la información al momento y esto genera graves conflictos en las áreas siguientes. A que otras áreas afecta Las áreas más afectadas en este caso son Facturación y Cobranza, al no tener la información correcta o a tiempo Facturación no puede emitir las facturas al momento indicado o como mencionamos anteriormente hay demasiadas cancelaciones, facturas complementarias o notas de crédito ya que no se está teniendo acceso a la información real en el momento indicado, esto a su vez genera un conflicto para el área de cobranza que no puede continuar con la cadena y realizar la cobranza ya que no hay un documento que avale las entregas realizadas o no coinciden las cantidades entre lo entregado y facturado.

Como impacta en el total de los resultados de la empresa Últimamente se ha visto severamente afectado, ya que hay muchos clientes a disgusto tanto por no recibir sus facturas a tiempo, como por que se les está cobrando cantidades mayores a lo que realmente solicitaron o recibieron, esto a su vez genera desconfianza hacia el vendedor y poco a poco hay clientes que prefieren dejar de comprar ya que a la hora de que les hacen la cobranza no es por las cantidades que ellos recibieron, sienten que no es seria la empresa o que se les está cobrando de mas, cuando en realidad lo único que pasa es que la información no está siendo procesada de manera correcta y no llega en tiempo y forma a los departamentos correspondientes.

ETAPA 2

SI SI

NO NO

Considero que el sistema que mejor se adapta a nuestras necesidades es uno como el SAP ya cuenta con el respaldo de un fabricante reconocido a nivel mundial, es ideal para empresas en crecimiento como donde yo laboro actualmente ya que ayuda a satisfacer sus necesidades, operar de forma más eficiente y administrar como grandes. El Sistema SAP es una base de datos en memoria, cuenta con la capacidad del procesamiento de datos de los procesos multinucleo y el acceso rápido a datos de unidades de estado sólido con respecto a los discos duros tradicionales para ofrecer un mejor rendimiento de las aplicaciones analíticas y transaccionales. Algunos de los beneficios que da trabajar por medio de este sistema son los siguientes: 1.- Integración y estandarización de los procesos, logra que cada uno de los procesos se encuentren totalmente optimizados e integra a las diferentes áreas de la empresa, ya que se rige con un mismo sistema que concentra toda la información que se requiere. 2.- Optimiza el manejo de inventarios. Esto ayuda y facilita a saber el stock que se tiene de producto y saber de manera inmediata si se pueden surtir las pipas requeridas, controla entradas y salidas de mercancía. 3.- Mejor planeación y control de presupuesto. Este es un punto indispensable, este sistema nos brinda una herramienta que genera la información más confiable ayudando a realizar los presupuestos de manera eficiente y con esto lograr una empresa rentable y productiva. 4.- Información en tiempo real para la toma de decisiones. Como se expresó en la etapa anterior uno de los principales problemas que tiene la empresa es que como es nueva y va en crecimiento los procesos que se manejan son austeros y poco funcionales, para una empresa en crecimiento como esta, esta es una herramienta muy valiosa, ya que permite integrar la información de cada una de las áreas y al contar con esa automatización se incrementa el nivel de confiabilidad de los datos para fundamentar los procesos de toma de decisiones. 5.- Cadena de suministros más eficiente. Integra todos los procesos de manera optimizada para así lograr una sinergia entre las distintas áreas. 6.- Establecimiento de indicadores clave. Te ayuda a crear un panorama más amplio e informado, ya que ofrece los indicadores claves de cada uno de los departamentos o áreas de la empresa, y así saber en tiempo y forma la situación de la empresa para poder tomar decisiones en un futuro. 7.- Acceso desde cualquier lugar (movilidad). El hecho de que pueda ser descargado hasta en el móvil por medio de su aplicación es un gran beneficio ya que puedes consultar o agregar información desde cualquier lugar donde te encuentres, sin la necesidad de estar en la oficina.

8.- Eliminación de re-trabajos y aumento de la eficiencia. Permite que con una sola captura de datos la información fluya hacia los diferentes departamentos, lo cual nos ayudaría a evitar duplicados de información, información errónea o a destiempo, así como optimizar tiempos al evitar que se re trabaje y la información tenga que ser ingresada por diferentes departamentos, además de tener un responsable de donde está saliendo esa información en caso de existir algún error. Además de administrar los datos de la compañía, desde la administración hasta los niveles de producción tiene bondades de incluir interfaces con reporteadores BI. Una de las herramientas que creo también pueden funcionar y mejorar la eficiencia de la empresa es el uso de Power BI como reportador alterno de información analítica y ayudar a la mejora para la presentación de resultados.

ETAPA 3 1.- Sabemos que los beneficios de la implementación de un software para poder administrar mejor los proyectos de la empresa es de suma importancia, es por eso que se ha planeado su implementación para mejorar todos los procesos referentes y agilizar la información ya que estábamos teniendo muchos problemas con el cruce de información, en especial en el área comercial, que al no tener un respuesta rápida por parte de logística y operaciones en muchas ocasiones la información proporcionada a los demás departamentos no era real lo cual ocasionaba problemas en las entregas, en la facturación y por supuesto en la cobranza. El software que deseamos implementar iniciará con la carga del inventario, en cuanto el producto llegue a la planta será registrado en el sistema. Después entra el área comercial, al recibir la solicitud del cliente ingresara al sistema para corroborar la disponibilidad de producto, con esto evitara perder tiempo en lo que le dan la confirmación. Posterior a esto el área de logística ingresara a sistema para ver la programación de pedidos y así poder empezar a distribuir el producto y organizar las entregas. Al tener esta información el área de facturación iniciara a realizar la papelería de salida y la factura del producto, relacionada directamente a la OC cargada previamente por el área comercial, para que en caso de ocurrir algún error se sepa concretamente de donde viene el problema. Una vez emitida la factura el área de cobranza podrá proceder a la factura para realizar la labor de cobranza que se ha decidido será contra entrega para evitar retrasos en los pagos. 2.- Indudablemente lo más recomendable para la empresa es el uso de un sistema ERP, tomando en cuenta que es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones, en especial lo que nos favorece a nosotros es que lleva un control de inventario, logística, envíos y contabilidad, justamente las áreas involucradas en nuestros procesos de venta, este tipo de sistemas es integrado, pero a su vez puede tener menús modulares que se unifican en un todo, es decir es un único programa con acceso a una base de datos centralizado. El uso de este sistema favorece y se caracteriza por brindar tiempos rápidos de respuesta a los problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma de decisiones y minimizar costos. En nuestro caso optamos por un software ERP horizontal que tiene las posibilidades de configuración para poder personalizar la solución para determinados casos.

3.-

CONCLUSION En conclusión, puedo decir que aprendí la gran importancia que tiene el uso de sistemas de información ya que nos facilitan el trabajo y pueden hacerlo mucho más práctico y eficiente, y que para una empresa en crecimiento como en la que yo laboro es indispensable implementarlo lo antes posible para aprovechar que aún hay pocas personas, departamentos e información, y así con el crecimiento paulatino poder estar en sintonía y poder seguir los procesos de manera correcta, actual y confiable.

Referencias: Zorita, E. (2015). Plan de negocio [Versión https://elibro.net/es/lc/uvm/titulos/119675

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