ADMINISTRAÇÃO – construção e análise organizacional PDF

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Neste resumo consta os seguintes itens: Tipos de comunicação (comunicação verbal, não verbal), comunicação interna, organização (formal e não informal), estruturas, componente da estrutura, sistemas, técnicas de levantamento detalhado, Wokflow, técnicas de elaboração...

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ADMINISTRAÇÃO – construção e análise organizacional Tipos de comunicação: 

COMUNICAÇÃO VERBAL: Envolve participação, transmissão e troca de conhecimentos e experiências;

TRANSMIÇÃO: oral e escrita TIPOS: formal e informal



COMUNICAÇÃO NÃO VERBAL: O propósito deste tipo de informação é exprimir sentimentos sem usar palavras.

TIPOS:ambiente,postura,gestos de mãos, expressões faciais...



COMUNICAÇÃO INTERNA: é o conjunto de ações que a organização coordena com o objetivo de ouvir, informar, mobilizar, educar e manter coesão interna em torno de valores que precisam ser reconhecidos e compartilhados por todos e que podem contribuir para a construção de boa imagem pública.

OBJETO - Tornar influente, informados e integrados todos os funcionários da empresa; - Possibilitar aos colaboradores o conhecimento das transformações ocorridas no ambiente de trabalho - Tornar determinante a presença dos colaboradores de uma organização no andamento dos negócios - Facilitar a comunicação empresarial, deixando-a clara e objetiva para o público interno. FORMAS: - Comunicação administrativa (memorandos, cartas circulares, instruções), - Comunicação social (boletins, jornais internos, vídeo jornais, revistas, intranet) -

comunicação

interpessoal

(face-a-face,

funcionários/funcionários,

chefias/subordinados). COMUNICAÇÃO EXTERNA: compreende toda a informação que esteja relacionada com as atividades que esta empresa desenvolve. Essa informação vai

no sentido de promover a

imagem da empresa, normalmente através de divulgação na imprensa dos acontecimentos que a empresa realiza.

ORGANIZAÇÃO: O conceito de organização pelo enfoque administrativo é de compilar capital, recursos humanos, equipamentos e processos com o objetivo de se atingir um determinado resultado. - FUNÇÕES: 

Determinar que recursos e que atividades serão necessárias para serem atingidos os objetivos da empresa;



Atribuir as responsabilidades a quem irá realizar a atividade e delegar a esses indivíduos a autoridade necessária para execução de suas atribuições;



Planejamento da Empresa, que representa o estabelecimento de objetivos e resultados esperados, bem como das estratégias e meios mais adequados para se alcançar esse estado futuro desejado;



Direção da empresa, que representa a orientação ou coordenação ou motivação ou liderança das atividades e recursos–humanos, financeiros, tecnológicos, equipamentos, visando alcançar os objetivos e resultados esperados



Controle da empresa, que representa o acompanhamento e a avaliação dos resultados apresentados em relação aos objetivos e resultados esperado.

ORGANIZAÇÃO FORMAL:estrutura de relações profissionais entre pessoas,planejada no sentido de facilitar a realização dos objetivos da organização. Os principais aspectos são: Os órgãos ( seções,setores); Os cargos ; A hierarquia de autoridade ; Os objetivos e planos ; Tecnologia ORGANIZAÇÃO INFORMAL: é a rede de relacionamentos e interações que se desenvolve espontaneamente entre as pessoas que ocupam posições na organização formal VANTAGENS: •Proporciona maior rapidez no processo decisório; •Reduz distorções existentes na estrutura formal; •Complementa a estrutura formal; •Reduz a carga de comunicação dos chefes; e •Motiva e integra as pessoas da empresa. DESVANTAGENS: 

Desconhecimento das chefia



Dificuldade de controle; e



Possibilidade de atritos entre as pessoas.

ESTRUTURAS Instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo o estabelecimento dos níveis de alçada e dos processos decisórios ,visando o alcance dos objetivos estabelecidos pelos planejamentos das empresas TIPOS: na elaboração dos tipos de estruturas deve-se lembrar que são resultado das diferentes departamentalizações (funcional,clientes,produtos) METODOLOGIA:

é

muito

importante

a

participação

de

todos

os

profissionais

da

empresa,visando uma maior integração e motivação,é necessário avaliar a estrutura organizacional implementada. INFLUÊNCIAS: 

natureza dos objetivos estabelecidos



atividades operacionais



seqüência de passos necessários para proporcionar os produtos ou serviços que se deseja



funções administrativas a desempenhar



limitações de habilidades de cada funcionário



tamanho da empresa

COMPONENTES DA ESTRUTURA: 

sistema de responsabilidades(resultado da alocação das atividades)



autoridades (distribuição do poder)



comunicações (interação entre as unidades organizacionais) CONDICIONANTES DA ESTRUTURA

São 4 – objetivos,ambiente da empresa,evolução tecnológica e rec. Humanos NÍVEIS DE INFLUÊNCIA: são 3 – estratégico,tático e operacional NÍVEIS DE ABRANGÊNCIA: são 3 – empresa,negócio e corporação ESTRUTURA ORG. E ENFOQUE SISTÊMICO: possui 3 funções básicas ENTRADA:captação e reunião de elementos que entram no sistema para serem processados PROCESSAMENTO:processo de transformação que convertem insumo em produto SAIDA: transferência de elementos produzidos até seu destino final

CONCEITO DE SISTEMAS RECURSOS ECONÔMICOS - pessoas/dinheiro/máquinas/terra/matéria prima PROCESSOS

ORGANIZACIONAIS:

comercializar/desenvolver/produzir

e

entregar/dar

assistência WOKFLOW: São processos informatizados,soma de atividades que levam a um resultado. Ex: correios TECNICAS DE LEVANTAMENTO DETALHADO: é por meio dele que a equipe de analistas fica conhecendo toda realidade do que acontece ao processo ENTREVISTA:

técnica

de

conversação

elaborada

de

forma

planejada,sistemática

e

documentada. QUESTIONÁRIO: série de questões ou perguntas formuladas previamente,podendo ser utilizado com ou sem a presença das pessoas envolvidas. OBSERVAÇÃO DIRETA: é sistematicamente planejada,registrada e ligada a questões mais gerais(observação do local de trabalho) ANÁLISE DE DOCUMENTOS: análise de relatórios anteriores,relatório dos resultados apresentados,manuais de procedimento,legislação,formulários e outros documentos. ORGANOGRAMA:é um gráfico representativo da estrutura formal da organização em um dado momento OBJETIVOS: - trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais - permitir a análise organizacional - possibilitar uma leitura fácil e boa interpretação dos componentes da organização TÉCNICAS DE ELABORAÇÃO Circular – reduz a possibilidade de conflitos entre superiores e subordinados Funcional A – o funcionário não tem chefe hierárquico, a subordinação é para a pessoa que esta ocupando a função correspondente ao que está sendo executado Funcional B – aplicado em organizações de pequeno porte,onde existem poucos chefes Estrutura funcional – alia a estrutura da organização às funções básicas ou principais de cada unidade Matricial – estrutura tradicional mais a formulação estrutural fundamentada no planejamento e execução de projetos....