Análise da distribuição do trabalho - Aula 6 PDF

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CONTEUDO DE AULAS DA UNIVERSIDADE NOVE DE JULHO...

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Análise da distribuição do trabalho Deve ser feita quando: 

Insatisfação de unidades que mantêm relação funcional com a unidade em estudo;



Ocorrência de atrasos, erros, ineficiência, conflitos;



Baixo rendimento individual;



Desequilíbrio interno na distribuição do trabalho do setor, causando descomprometimento, conflitos e desavenças;



Falhas de funcionamento e problemas na qualidade final do produto;



Processo descompassado, lento e com retrabalho.

A metodologia de análise e distribuição do trabalho consiste no exame do trabalho realizado, individualmente e pelos funcionários de uma unidade organizacional, permitindo: 

Diagnosticar eventuais tempos mortos;



Identificar tarefas de maior importância;



Controlar a correspondência entre o treinamento dos empregados e as tarefas a estes atribuídas;



Verificar a existência de um equilíbrio na distribuição das várias tarefas.

Quadro de distribuição do trabalho A sequência ordenada de levantamentos para a construção de um quadro de distribuição do trabalho (QDT), para posterior análise da distribuição do trabalho, consiste em: 

  

Lista de tarefas individuais – Quais tarefas individuais são desenvolvidas pelos funcionários, descritas de forma simples e objetiva, vinculadas às atividades a que se reportam, indicando o tempo gasto na sua execução durante um dia de trabalho. Lista de tarefas semanais – Qual o tempo gasto por semana, por tarefa, num certo período de tempo, com vinculação às atividades a que se reportam. Lista de atividades – Quais as atividades desenvolvidas pela unidade organizacional, em ordem decrescente de importância, segundo a percepção da liderança. Quadro de distribuição do trabalho – Qual a distribuição das atividades da unidade organizacional compiladas, em tarefas, pelos respectivos funcionários e com os respectivos tempos e a totalização.

Esteja atento: para que se possa efetivamente realizar uma análise do QDT, será necessário considerar alguns itens e um roteiro básico de perguntas que auxiliam no processo de entendimento e avaliação dos dados apontados nos quadros:

Tempo consumido pelas várias tarefas e atividades:     

Quais são as tarefas e atividades que consomem maior tempo para serem realizadas? São as que de fato devem consumir maior tempo? O tempo consumido é compatível com a importância relativa de cada uma? As tarefas mais urgentes têm prioridade de execução? Existe esforço humano mal empregado?

Deve-se verificar na coluna Tempo Total do QDT se o maior número de horas é consumido pela atividade que se considera a mais importante. Caso contrário, verificar o porquê reexaminando as atividades e sua respectiva classificação por ordem de importância. Do mesmo modo, é fundamental observar as tarefas individuais e o tempo utilizado com aquelas "menos importantes" ou até mesmo "desnecessárias". Quase sempre as colunas "Diversos", "Vários" ou "Outras" apresentam tarefas sem grande significado para o objetivo do órgão ou setor, absorvendo tempo exagerado para sua realização. Capacidade profissional dos funcionários: 

Estão sendo aproveitadas adequadamente as habilidades e a formação técnica e profissional de cada funcionário?



Existem indícios que demonstrem que os funcionários necessitem de treinamento específico?



Existem funcionários executando tarefas não relacionadas entre si?



Tarefas com características operacionais semelhantes podem ser agrupadas de forma mais eficaz?



Existem funcionários especializados realizando tarefas simples?



Existem profissionais desempenhando tarefas com nível de dificuldade acima do cargo dos quais são titulares?



Existem tarefas muito centralizadas ou extremamente descentralizadas?



Os empregados sabem operar produtivamente as máquinas existentes nas áreas de trabalho?

Deve-se verificar e estudar as tarefas individuais em face das aptidões e nível funcional dos funcionários, pois se torna improdutivo e desmotivador realizar trabalhos abaixo ou acima de nossa capacitação. Volume de trabalho vinculado aos funcionários: 

Está o trabalho distribuído equitativamente entre os diversos funcionários ou existem funcionários sobrecarregados de trabalho e outros não?



Existe acúmulo de trabalho, urgente ou não?



Existem funcionários executando várias tarefas desconexas?



Existe alguma tarefa dispersa entre vários executantes?



Existe ocorrência de retrabalho?

A má distribuição do trabalho é sempre motivo para desestímulo, por isso é importante verificar o equilíbrio na distribuição da carga de trabalho. Quando um funcionário executa tarefas sem relação entre si, também se desmotiva por não encontrar sentido no que executa e por se sentir à margem do processo. Possibilidades preliminares de simplificação: 

Há duplicidade de trabalho?



Todas as tarefas que aparecem no QDT são realmente necessárias?

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Existe trabalho manual que possa ser substituído por trabalho informatizado?



O layout adotado permite um fluxo racional de trabalho?

Assim, nesta fase final, o enfoque deve estar voltado para a simplificação do trabalho desenvolvido. Atentar sempre para a especialização excessiva, cujos reflexos podem ser prejudiciais ao trabalho, gerando a existência de tempo ocioso e resultando em monotonia e descomprometimento....