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TRABAJO DE INTERVENSIÓN PROFESIONAL

ÍNDICE 2

Resumen ejecutivo .............................................................................................................. 2

3

Denominación – Descripción ............................................................................................. 3

4

Metodología Utilizada ........................................................................................................ 4

5

Manifestaciones Problemáticas ......................................................................................... 5

6

Áreas Involucradas ............................................................................................................ 6

7

Análisis de los Involucrados .............................................................................................. 6

8

Determinación de la Situación Problemática................................................................... 9

9

Árbol de Problemas.......................................................................................................... 11

10

Selección de las Alternativas de Solución ....................................................................... 12

11

Determinación y Definición del Propósito ..................................................................... 14

12

Estructura Analítica Del Proyecto .................................................................................. 15

13

Fundamentación ............................................................................................................... 17

14

Matriz de Marco Lógico .................................................................................................. 17

15

Insumos Imprescindibles del Proyecto y Presupuesto ................................................. 21

16

Evaluación de Impacto y Conclusiones .......................................................................... 23

1

TRABAJO DE INTERVENSIÓN PROFESIONAL

2 RESUMEN EJECUTIVO Mediante el Trabajo de Intervención Profesional, se ha logrado una importante mejora en el sistema de envío de facturas y su recepción, aumentando de un 81% a un 94%1, en la Sucursal Navarro, de “Areco Semillas S.A.” en tan sólo 3 meses. No sólo se generaron mejoras en el factor problemático abordado sino que también hubo adicionalmente gran cantidad de cambios considerablemente favorables, los cuales se detallan a continuación:  Satisfacción de los clientes por recibir su factura al instante, de manera segura y efectiva.  Extinción de reclamos de los clientes por la no recepción de sus comprobantes.  Agilidad en el sistema de cobranzas.  Disminución del dinero inmovilizado.  Mayor cumplimiento de los objetivos de la sucursal.  Disminución de tareas operativas. El hecho de haber dado solución exitosa a la problemática permitió que de $ 1.585.988,10 facturados entre el 2 y el 31 de Mayo de 2017, $1.434.597,51 sean cobrados dentro de los 7 días, y sólo $147.390,59 (9,3%), sean cobrados entre los 7 y los 30 días de emitida la facturación. Esto significa una variación importante, ya que en la primera medición el porcentaje de pagos demorados2 fue de un 15,6% sobre el monto facturado. A continuación se presenta un Gráfico Comparativo que expone los principales beneficios que se

Porcentaje sobre el total facturado

obtuvieron como consecuencia la Intervención Profesional: 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Situación Inicial

Situación Actual

1

El 81% representa a las 48 de 59 facturas enviadas y recibidas correctamente durante el mes de Febrero 2017. Mientras que, el 94% hace referencia a las 16 de 17 facturas enviadas durante el mes de Mayo 2017, que se recibieron correctamente. 2 Pagos Demorados: Entiéndase por ello los pagos efectuados luego de los 7 días de emitida la facturación.

2

TRABAJO DE INTERVENSIÓN PROFESIONAL

El trabajo de intervención realizado, se basó en tres puntos estratégicos que nos permitieron alcanzar el objetivo propuesto dando solución a la problemática planteada. La intervención sentó sus bases en los tres pilares que se detallan a continuación:  Actualización de Base de Datos de “Areco Semillas S.A.” – Sucursal Navarro, incorporando al perfil de cada cliente, correo electrónico actualizado.  Incorporación de una nueva funcionalidad en el Software de Algoritmo. S.A., que permitió el envío automático de las facturas generadas.  La corroboración de la recepción de los comprobantes, por parte del Administrativo de la sucursal. Durante el Trabajo de Intervención Profesional, se analizaron y propusieron diferentes alternativas de solución; fue abordada aquella que justificaba su costo para la empresa, en el corto plazo. Los resultados fueron positivos, y los mismos podrían mejorarse aún más, llevando adelante la propuesta de instalar en la web de “Areco Semillas S.A.” una plataforma personal, para que cada cliente tenga acceso con usuario y contraseña, y de tal modo poder descargar sus facturas electrónicas en cualquier momento. Esta alternativa no se realizó por una cuestión de alcance, pero a futuro, podría ser la mejor solución.

3 DENOMINACIÓN – DESCRIPCIÓN Denominación:la Intervención realizada tuvo como objetivo aumentar el porcentaje de facturas enviadas correctamente, con efectiva recepción por parte de los clientes, dentro de los 7 días de generada la misma; en la Sucursal Navarro de “Areco Semillas S.A.”

Descripción:la solución propuesta constó en actualizar la Base de Datos de los clientes, incorporando sus correos electrónicos, para luego poder comunicarse con ellos de manera online. Se implementó una nueva función en el Software que la empresa ya utilizaba; la misma permite enviar las facturas por correo electrónico, inmediatamente luego de haberla emitido.

3

TRABAJO DE INTERVENSIÓN PROFESIONAL

4 METODOLOGÍA UTILIZADA El Trabajo de Intervención Profesional, llevado a cabo por la Consultora “El Cambio” se realizó utilizando diferentes técnicas y herramientas para la recolección de datos e información relevante, las cuales permitieron afrontar la problemática planteada e implementar la solución propuesta. El trabajo consistió en: -

Visitas a la empresa con el fin de presentarnos como Consultora, comentar los objetivos del Trabajo de Intervención Profesional y conocer su funcionamiento y composición.

-

Observación directa, para conocer el funcionamiento de la organización, poniendo el énfasis en la gestión de la facturación y las cobranzas.

-

Entrevistas a diferentes integrantes de la empresa, habiéndose registrado el contenido mediante grabación con teléfono móvil.

-

Encuestas telefónicas para la recolección de datos.

-

Uso de utilitarios tales como procesador de textos y planillas de cálculo; además del software “MS Project 2007”.

El modo de proceder en la implementación y evaluación del proyecto, se basó en la construcción de una Matriz de Marco Lógico, en la cual se establecieron indicadores, medios de verificación, ubicación en el tiempo, responsables y supuestos de cada componente, actividad y sub-actividad del proyecto, que contribuyeron al logro del propósito. Las actividades realizadas, constan en el Plan de Trabajo Real. El trabajo se basó en el seguimiento del Plan Tentativo de Trabajo, que luego fue modificado en parte por la necesidad de agregar y/o modificar nuevas actividades para la consecución del trabajo final.

4

TRABAJO DE INTERVENSIÓN PROFESIONAL

5 MANIFESTACIONES PROBLEMÁTICAS  Luego de las visitas realizadas, y de entrevistarnos con Ud.3, Gerente Comercial de “Areco Semillas S.A.”, pudimos relevar datos que nos ayudaron a determinar la existencia de las problemáticas que se detallan a continuación: 

De 59 facturas emitidas en el mes de Febrero 2017, en la Sucursal Navarro, de “Areco Semillas S.A.” 9 facturas (15,25%) no fueron recibidas por los clientes en tiempo y forma (7 días como máximo) y 2 facturas (3,5%) nunca llegaron a destino. Los clientes se mostraron insatisfechos.



En la sucursal Navarro, de “Areco Semillas S.A.”, no se cumplió, en el mes de Febrero 2017, con el objetivo de cobranza establecido que es dentro de los 7 días de emitido el comprobante (como tiempo óptimo) y hasta dentro de los 30 días sin cobro de intereses.Los pagos se efectuaron entre 45 y 60 días luego de emitida la factura. Se genera malestar por parte de los clientes por tener que pagar intereses.



El área financiera no cuenta con el dinero de los cobros a tiempo, por lo que el dinero inmovilizado les genera un costo, y además lidian con los clientes para que paguen los intereses correspondientes. O como alternativa, deben “perdonar” los mismos haciéndoles una nota de crédito para devolvérselos; mientras se hace cargo la empresa por ese dinero perdido. En el mes de Febrero de 2017, en la sucursal Navarro de “Areco Semillas S.A.” se facturaron $2.112.000, de los cuales, $329.290 (15,6%), se cobraron fuera de término.



Se encuentran recibos de sueldo sin firmar por los empleados de la sucursal Navarro, de “Areco Semillas S.A.”. Se encuentran 2 recibos de sueldos sin firmar por los empleados, correspondientes a los últimos 2 meses. No se lleva un control periódico de la firma de los mismos; cada empleado los firma, dejando acumular más de un comprobante.

3

“Ud.” se refiere al Lic. Pablo Gómez – Gerente de “Areco Semillas S.A.”. Véase Anexo III.

5

TRABAJO DE INTERVENSIÓN PROFESIONAL

6 ÁREAS INVOLUCRADAS Consideramos que las áreas involucradas son 4, la Gerencia Comercial, como coordinadora de todos los Responsables Comerciales de las sucursales. El Responsable Comercial, como jefe y coordinador de lasucursal. El Administrativo de la sucursal, como encargado de la facturación, los cobros y los recibos de sueldo del personal. Y el Gerente de Finanzas de casa central, como encargado de las finanzas de toda la empresa. Además, en las primeras tres problemáticas mencionadas, intervienen los clientes, que no reciben sus facturas, o que se demoran en los pagos. En la cuarta problemática planteada, todos los empleados de “Areco Semillas S.A.” se ven involucrados en la falta de firma de sus recibos de sueldo. Nos centramos en la problemática relacionada a la tardanza en la entrega de facturas. En principio, el trabajo de intervención se realizó en la sucursal Navarro5, para luego, replicarlo en las demás sucursales; por lo que los involucrados, para este caso, son: Gerente Comercial: Pablo Gómez Responsable de sucursal Navarro: Marcos Giudici Administrativo de sucursal Navarro: Rafael San Martín Gerente de Finanzas (casa central): Santiago Raimundi Clientes: productores agropecuarios de la ciudad, que se dedican a la siembra.

7 ANÁLISIS DE LOS INVOLUCRADOS Se buscó representar la situación previa a la intervención profesional.Para llevar a cabo la misma, se entrevistó al Gerente Comercial de “Areco Semillas S.A.”, Pablo Gómez; al Responsable Comercial de la Sucursal Navarro, Marcos Giudici; al Administrativo de la Sucursal Navarro, Rafael San Martín; y al Gerente de Finanzas (casa central – área soporte), Santiago Raimundi. Además, los clientes, son involucrados indirectos en la problemática a abordar. Se propuso a la empresa, entrevistar a los clientes para que pudieran manifestar sus percepciones del problema. 4 5

Véase Anexo III Véase Anexo IV

6

TRABAJO DE INTERVENSIÓN PROFESIONAL

“Areco Semillas S.A.” considera que los datos personales de los clientes, son información confidencial para la firma6, pero se mostró dispuesta a recabar los datos que necesitásemos de los mismos. Por lo que propusimos una breve encuesta 7 que fue llevada a cabo telefónicamente por el personal de la empresa. Actor

Intereses

Percepción

Recursos y Mandatos/Poder

Gerente



Aumentar la



Conoce el problema a



Tiene las competencias

Comercial:

conformidad y

nivel global, ya que es

necesarias para llevar

Pablo Gómez

satisfacción de los

reportado por cada

adelante su función.

clientes.

Responsable de sucursal,



y en todas las sucursales

Poder enviar todas las



del cliente. 

Este inconveniente lo perjudica a nivel general,

los clientes. 

Poder realizar las

cambios a nivel general,

alcanzan los objetivos

y es quien autoriza cada

propuestos en esta

inconvenientes.

propuesta de mejora

cuestión.

presentada por el

Seguir vendiendo a

responsable de la

los clientes, que sigan

sucursal.

eligiendo a la firma. Responsable de



sucursal Navarro: Marcos Giudici

Sostener su cartera



de clientes conforme. 

Cumplir con todos los objetivos







Cuenta con las

por el pago de intereses

herramientas suficientes

que consideran injustos.

para llevar a cabo su trabajo.

La falta de entrega de las

Gestiona la sucursal; es

facturas, o la recepción

central.

fuera de término, genera

el encargado y

inconvenientes respecto

responsable del centro

a la eficiencia de la

de negocio.

Poder entregar todas

pagos dentro de 7



sucursal.

poder recibir los

7

Los clientes se quejan

indicados por la casa

las facturas, para

6

Encargado de tomar las decisiones y aplicar los

ya que las sucursales no

cobranzas sin



buenas relaciones con

inconveniente.

forma y garantizar la

Posee buen manejo de los grupos, y mantiene

se ve reflejado el

facturas en tiempo y recepción por parte





El problema indicado

Véase Anexo V Véase Anexo VI

7

TRABAJO DE INTERVENSIÓN PROFESIONAL

días como tiempo

genera atrasos en los

óptimo, y como plazo

cobros, y dificultad para

cambios a la gerencia

máximo, 30 días.

cobrar los intereses.

comercial de casa



Propone mejoras y

central, para ser aplicados en la sucursal. Administrativo



Mantener a los



El problema manifestado



Lleva a cabo toda la

de sucursal

clientes conformes,

le genera quejas y

facturación de la

Navarro: Rafael

ya que es quien

reclamos de los clientes.

sucursal, así como

San Martín

recibe las quejas. 





Finanzas (casa central):

cuanto a los cobros, los

facturas y enviarlas

clientes manifiestan que

en tiempo y forma.

los atrasos se deben a la

con el Responsable

falta de factura y en

Comercial de la sucursal.

Cobrar las ventas



Tener liquidez.



Cobrar en tiempo y



plazo. 

En caso de cobrar fuera de término,







Recibir las facturas a



Encargado de las

por parte de las

finanzas y cobranzas de

sucursales, genera falta

todas las sucursales de

de liquidez e implica un

“Areco Semillas S.A.” y

costo de oportunidad al

demás empresas del

tener dinero paralizado.

Holding Areco,

No cobrar los intereses empresa.



La demora genera pagos



Deciden cuándo realizar

tiempo, para poder

fuera de término, por lo

los pagos, dependiendo

efectuar el pago.

que el problema, es el

de la recepción de las

tener que pagar recargo

facturas respectivas.

Recibir las facturas

por intereses.

en su domicilio. 

La demora en los cobros

es pérdida para la

percibir los intereses.

Clientes

Tiene relación directa

a pagar los intereses.

con el dinero a corto

Raimundi



algunos casos se niegan

forma, para contar

Santiago

administrativas.

Confeccionar las

dentro de los 30 días.

Gerente de

también demás tareas

Tiene inconvenientes en

No pagar intereses si la factura llegó tarde.





Deciden volver a

Reclamar las facturas,

comprar a la empresa, o

les provoca una

elegir a la competencia.

sensación de fastidio.

8

TRABAJO DE INTERVENSIÓN PROFESIONAL

8 DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA Luego de las entrevistas efectuadas con los involucrados; presentamos la situación problemática: “Los clientes muestran insatisfacción al tener que pagar intereses por pagos fuera de término. Los mismos manifiestan que las facturas no son recibidas en tiempo y forma, por lo que se atrasan en sus pagos, y consideran injustos esos intereses. En la sucursal Navarro de “Areco Semillas S.A.”, 9 de 59 (15%) facturas emitidas en Febrero del 2017, no llegaron a los clientes en tiempo y forma; y 2 (3%) nunca fueron recibidas; según manifestaron. Para la empresa, la tardanza en los cobros es dinero inmovilizado que genera un costo de oportunidad, y la incobrabilidad de intereses, es pérdida.”

“Areco Semillas S.A.” tiene 488 clientes activos esta campaña, de los cuales 130 son clientes de la sucursal Navarro8. En el mes de Febrero de 2017, se facturó a 109 clientes, 36 pertenecen a la sucursal mencionada. En esta sucursal, se emitieron 59 facturas en dicho mes, de las cuales, 9 no fueron entregadas en tiempo y forma, y 2 nunca fueron recibidas por el cliente (según manifestaron los mismos a la empresa). Luego de nuestra propuesta de encuestar a los clientes a quienes se les facturó en el mes de Febrero, “Areco Semillas S.A.” consideró que los datos de los clientes son información confidencial de la empresa9, por lo que tomó la iniciativa y consultó telefónicamente a los 36 clientes, acerca de la recepción de su factura del mes estudiado. De dicha encuesta, se relevó que 9 de 59 facturas, no llegaron en tiempo y forma, y 2 nunca llegaron. Las 9 facturas que llegaron fuera de término, correspondían a los siguientes clientes: -

Calviño, Santiago

- Moyano Mi...