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1 AUDITORIA OPERATIVA

La Auditoría Operativa Conceptos Generales y Caso Práctico

Andrade Chacaliaza, Rossmery Aparcana de la Cruz, Pilar Barco Mechán, Carmen Bravo Medina, Keyla Cueto Cárdenas, Alex Santa Cruz Boza, Ysabel

Universidad Nacional Federico Villarreal

CPCC Johnny Silvera Calixto

Lima, 31 octubre de 2020

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AUDITORIA OPERATIVA

INDICE Introducción................................................................................................................4 1.

Historia De La Auditoría Operativa.................................................................5

2. Auditoría operativa.................................................................................................6 2.1

Definición...........................................................................................................6

2.2. Diferencia con la Auditoria Financiera, Auditoria Tributaria, Auditoria de Sistemas......................................................................................................................7 2.2.1 Auditoría Financiera..................................................................................................7 2.2.2. Auditoría Tributaria...................................................................................................8 2.2.3. Auditoría de sistemas..............................................................................................9 2.

Alcances y Objetivos de la Auditoría Operativa..........................................12 2.1.

Alcances..............................................................................................................12

3.1.1 Área de Administración de Personal....................................................................13 3.1.2. Área de Abastecimiento o Logística...................................................................13 3.1.3. Área de Comercialización y Ventas:...................................................................13 3.1.4. Área de Planificación.............................................................................................14 3.1.5. Área Organizativa y de Racionalización Administrativa..................................14 3.1.6. Área o Sistema de Trámite Documentario.........................................................15 2.2.

Objetivos.............................................................................................................15

3.

La Auditoria Operativa Como Instrumento En La Toma De Decisiones...16

4.

La Auditoría Operativa como instrumento de medición de la eficiencia,

eficacia y economía de los objetivos trazados en una organización.................19

AUDITORIA OPERATIVA

5.

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Conceptos Generales y Aplicación de Caso Práctico................................21 5.1.

Misión...................................................................................................................21

5.2.

Visión....................................................................................................................22

5.3.

Objetivos..............................................................................................................22

5.4.

Políticas................................................................................................................23

5.5.

Estrategias..........................................................................................................24

5.6.

Reglas..................................................................................................................25

5.7.

Metas De Una Organización...........................................................................26

6. Necesidad de la Auditoría Operativa…………………………………………………...26 7. Importancia de la Auditoría Operativa……………………………………………….……27 8. Enfoque………………………………………………………………………………….27 9. Caso Practico…………………………………………………………………………….29

CONCLUSIONES......................................................................................................27 Referencias...............................................................................................................28

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AUDITORIA OPERATIVA

Introducción

La auditoría inicialmente se encargaba de revisar las anotaciones contables de un negocio, y se le otorgaba una importancia fundamental a los aspectos matemáticos de la contabilidad, también detectaba fraudes y malversación de fondos. La auditoría se orientaba a los aspectos de la contabilidad (mostrar la situación del capital aportado por los inversionistas). Cuando cambio la visión de la contabilidad, se consideró como una información que permite una buena gestión administrativa, los auditores ampliaron su ámbito de revisión, como a los análisis financieros y las evaluaciones de control interno. De aquí la Auditoria Operativa surge como necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en los distintos niveles jerárquicos respectos de los objetivos, políticas, planes, estructuras, presupuesto, canales de comunicación, sistemas de información, procedimientos, controles ejercidos, etc. A través de la auditoria operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de los planes originales trazados. La administración superior necesita conocer objetivamente en que medida se están cumpliendo los objetivos y como se están utilizando los recursos en todas las unidades de la empresa. Por esto se necesitan profesionales que informen en forma objetiva e independiente de la situación de la empresa.

AUDITORIA OPERATIVA

Entonces la atención de la auditoria operativa recae sobre el ejecutivo, entendiendo como este la persona que toma decisiones y por ende determina, afecta o encauza el desempeño de un grupo humano que persigue un objetivo. De esto trata este trabajo de explicar que es la Auditoria Operativa, se trataran temas como las normas y las metodologías, tratando una en particular.

1. Historia De La Auditoría Operativa

De acuerdo a la [ CITATION Gru01 \l 10250 ]: La Auditoría Operativa nació por la necesidad que la dirección tenía de ella y por la habilidad del auditor interno para satisfacer dicha necesidad. Las empresas crecieron. El trabajo de los directivos ejecutivos fue trasladándose desde las actividades no financieras de las que provenían hacia sectores concretos de los registros contables, pues necesitan estar de acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes operativos como de los informes financieros. La fuente más real y objetiva de seguridad o de advertencia era el auditor interno; un profesional entrenado y observador que era independiente de las actividades que auditaba. El término “operaciones” como designación de las actividades y funciones no financieras apareció en la Declaración de las Responsabilidades de los Auditores Internos, publicada por el IIA. La declaración de 1947 decía que la auditoría interna “se ocupaba principalmente de asuntos contables y financieros, pero que también sería apropiado que tratara con asuntos de naturaleza operativa. La Declaración de 1957 orientó este concepto hacia una auditoría más amplia expresando: “La auditoría interna es una actividad de valoración independiente dentro de una organización, para la revisión de las actividades contables, financieras, así como otras operaciones”. La versión de 1971 adoptó el concepto final cuando mencionó que el auditor

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interno simplemente es responsable de “la revisión de operaciones como un servicio a la dirección”. Lindegaard & Gálvez (2003). Enciclopedia de la auditoria. Córdova: Editorial Grupo Océano.

2. Auditoría operativa

2.1 Definición Es el examen de la gestión de una entidad con el propósito de evaluar la eficiencia de sus resultados, con referencia a las metas fijadas, los recursos humanos, financieros y materiales empleados, y la organización, utilización y coordinación de dichos recursos y controles establecidos sobre dicha gestión. La auditoría operativa investiga, revisa y evalúa las áreas funcionales de la empresa. La cual realiza una evaluación integral, objetiva, constructiva, sistemática y profesional de los diferentes programas, procedimientos y controles operativos para detectar fallas en ello, y proponer soluciones que conlleven al mejoramiento en la eficiencia, eficacia y economía de sus operaciones adicionalmente permite ayudar a la dirección a entender, controlar y administrar sus riesgos del negocio o proceso para proteger aumentar el valor de la empresa.

“Es el examen crítico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad, para determinar la eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía con que se utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejoraran la gestión en el futuro” (cita textual del libro de NudmanPuyol “Manual de Auditoria Operativa).

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2.1. Metodología; No existe aún una metodología que aplique un auditor operativo en la realización de su labor; al auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor. Básicamente se aplica cuatro características de la auditoría operativa: Familiarización: Los auditores deben conocer cuáles son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y cómo van a determinar los resultados. Verificación: requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadístico; el tamaño de esta dependerá de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la población de la cual se seleccionó. Al realizar la verificación los auditores usualmente están interesados en tres temas: calidad, periodo correcto y costo. Evaluaciones y Recomendación: Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor está totalmente seguro; como resultado de su examen y examen. Informar De Los Resultados A La Dirección: el Auditor debe reservarse para la conclusión del examen. Los Auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la dirección departamental cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las deficiencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrará una aceptación amistosa tanto por parte de la dirección General como de la Operativa.

2.2. Diferencia con la Auditoria Financiera, Auditoria Tributaria, Auditoria de Sistemas 2.2.1 Auditoría Financiera Definición

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Este tipo de auditoría se encarga de examinar y verificar los estados financieros de una empresa con el objeto de emitir una opinión razonable sobre la fiabilidad de los mismos de acuerdo con Normas Internacionales de Información Financiera, cumpliendo con las Normas Internacionales de Auditoría. En esta se realiza un análisis y revisión exhaustiva por parte de un auditor, el cual es totalmente ajeno a la actividad de la empresa y por tanto actúa con un carácter de independencia, con el propósito de emitir una opinión imparcial e independiente. Característica: 

Objetiva, porque el auditor revisa hechos reales sustentados en evidencias

susceptibles de comprobarse. 

Sistemática, porque su ejecución es adecuadamente planeada.



Profesional, porque es ejecutada por auditores o contadores públicos a nivel

universitario o equivalentes, que posean capacidad, experiencia y conocimientos en el área de auditoría financiera. 

Específica, porque cubre la revisión de las operaciones financieras e incluye

evaluaciones, estudios, verificaciones, diagnósticos e investigaciones. 

Normativa, ya que verifica que las operaciones reúnan los requisitos de

legalidad, veracidad y propiedad, evalúa las operaciones examinadas, comparándolas con indicadores financieros e informa sobre los resultados de la evaluación del control interno. 

Decisoria, porque concluye con la emisión de un informe escrito que contiene

el dictamen profesional sobre la razonabilidad de la información presentada en los estados financieros, comentarios, conclusiones y recomendaciones, sobre los hallazgos detectados en el transcurso del examen.

2.2.2. Auditoría Tributaria Definición La Auditoría Tributaria es un control crítico y sistemático, que usa un conjunto de técnicas y procedimientos destinados a verificar el cumplimiento de las obligaciones

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formales y sustanciales de los contribuyentes. Se efectúa teniendo en cuenta las normas tributarias vigentes en el periodo a fiscalizar y los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Se efectúa teniendo en cuenta las normas tributarias vigentes en el periodo a fiscalizar y los principios de contabilidad generalmente aceptados, para establecer una conciliación entre los aspectos legales y contables y así determinar la base imponible y los tributos que afectan al contribuyente auditado. Características del programa de auditoría 

Debe ser sencillo y comprensivo.



Debe ser elaborado tomando en cuenta los procedimientos que se utilizarán

de acuerdo al tipo de empresa a examinar. 

El programa debe estar encaminado a alcanzar el objetivo principal.



Debe desecharse los procedimientos excesivos o de repetición.



El programa debe permitir al Auditor a examinar, analizar, investigar, obtener

evidencias para luego poder dictaminar y recomendar.

2.2.3. Auditoría de sistemas Definición Es la revisión que se dirige a evaluar los métodos y procedimientos de uso en una entidad, con el propósito de determinar si su diseño y aplicación son correctos; y comprobar el sistema de procesamiento de Información como parte de la evaluación de control interno; así como para identificar elementos dispuestos a mejorarse o eliminarse. El resultado de la auditoria sirve para evaluar la eficacia y eficiencia del sistema, para detectar errores o inseguridad en alguna parte del sistema y para agregar valor y mejorar el sistema de la empresa. Características:

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

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permite a través de una revisión independiente, la evaluación de actividades,

funciones específicas, resultados u operaciones de una organización, con el fin de evaluar su correcta realización. 

Se debe hacer énfasis en la revisión independiente, debido a que el auditor

debe mantener independencia mental, profesional y laboral para evitar cualquier tipo de influencia en los resultados de la misma, por lo que se establecen equipos multidisciplinarios formados por Ingenieros Informáticos e Ingeniería técnica en Informática y licenciados en derecho especializados en auditoría, etc. 

Los Sistemas Informáticos han de protegerse de modo global y particular a

ello se debe la existencia de la Auditoría de seguridad Informática en general, o a la Auditoria de seguridad de alguna de sus áreas, como pudieran ser desarrollado o técnicas de sistemas. 

Cuando se producen cambios estructurales en la informática, se reorganiza

de alguna forma su función, se está en el campo de la Auditoria de la organización Informática.

11 AUDITORIA OPERATIVA Figura 1. Cuadro diferencial.

Adaptada diferencia entre Auditoria Financiera y Auditoria Operativa [ CITATION Ing08 \l 10250 ]

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1. Alcances y Objetivos de la Auditoría Operativa

1.1.

Alcances

El alcance de la auditoría es ilimitado ya que todas las operaciones de una entidad son susceptibles de auditarse operativamente. Sin importar si se trata de un área operativa, financiera o administrativa, ya que la labor que se desempeña toma en consideración tanto factores internos (generados dentro de la organización) como externos (generados fuera de organización ejemplo: reglamentos, servicio al cliente, condiciones de entrega, etc.) Este nuevo enfoque integral de auditoría operativa nos ofrece la alternativa de conformar equipos multifuncionales, donde intervienen, ingenieros, administradores, abogados, contadores, etc., pero normalmente este trabajo es encomendado y realizado por profesionales con preparación en auditoría. De los puntos importantes dentro del alcance se mencionan algunos: Verificación de cumplimiento a los objetivos y metas establecidas. Evaluación de indicadores propios de operación o administración (ejemplo: indicadores de eficiencia, reportes plazo de servicio, reporte de desviaciones, etc.) Se menciona algunas de las áreas o Unidades Organizativas jerárquicas Funcionales tanto en el sector privado y en el sector público, tales como: a. Área de Administración de Personal. b. Área de Abastecimientos y Logística. c. Área de Comercialización y Ventas. d. Área de Planificación. e. Área Organizativa y de Racionalización Administrativa. f. Área o Sistema de Trámite Documentario y Archivo.

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3.1.1 Área de Administración de Personal. Comprende la reunión, examen y evaluación analítica de las actividades y procedimientos que implican la administración integral, para el aprovechamiento eficiente y eficaz de los recursos humanos. Contiene los siguientes procesos: 1. Selección de personal 2. Registro y Control 3. Desarrollo del personal: Capacitación, adiestramiento, entrenamiento, especialización y perfeccionamiento. 4. Evaluación y calificación de personal. 5. Técnicas de movimiento de personal y 6. Seguridad social y seguridad.

3.1.2. Área de Abastecimiento o Logística Comprende el examen y evolución de las actividades y procedimientos que implican: 1. Programación de las compras. 2. Adquisición de los productos, materia prima, insumos, mercaderías, útiles de escritorio u otros artículos. 3. Almacenamientos y 4. Distribución de los bienes: Esta área comprende a todo el sistema de compras cuya organización y administración le compete a la Gerencia.

3.1.3. Área de Comercialización y Ventas: Comprende el examen y/o evaluación en los siguientes procesos:

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1. Programación de ventas 2. Mantenimiento y conservación de productos 3. Utilización de comprobantes de pedidos, comprobantes de salida. 4. Verificación física de las existencias y 5. Comparación con las fichas de existencias valoradas de almacén.

3.1.4. Área de Planificación Se manifiesta examinando y evaluando los planes de trabajo o planes operativos, así como la programación y ejecución de las actividades y tareas que coadyuvan al logro de los objetivos y metas propuestas. No hay que olvidar que la proyección de las actividades se sustenta en el presupuesto asignado para la realización de dichas actividades; por consiguiente es una grave deficiencia de las funciones y técnicas que programen las actividades en planes de trabajo, sin la debida justificación del gasto que conlleva su realización.

3.1.5. Área Organizativa y de Racionalización Administrativa Examinando y evaluando el documento de constitución y funcionamiento de la empresa o entidad, así como en los siguientes documentos: 1. Estatuto de la Empresa o Entidad 2. Reglamento Interno 3. Manual de organización y funciones 4. Manual de procedimientos 5. Manual de evaluación y categorización de puestos 6. El Organigrama.

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