Bilanzierung thema 6 - organisation der buchführung PDF

Preview

Summary

Zusammenfassung + Beispiele = Organisation der Buchführung...

Description

Organisation der Buchführung Organisatorische Grundlagen .................................................................................................................. 2 Belegorganisation ............................................................................................................................ 2

Kontenrahmen .................................................................................................................................... 4 Aufbau............................................................................................................................................. 4 Ordnungsprinzipien für Kontenrahmen ............................................................................................ 4 Kontenplan ...................................................................................................................................... 6 Der Industriekontenrahmen IKR....................................................................................................... 6 Der Gemeinschaftskontenrahmen GKR ............................................................................................ 7 SKR03 und SKR04 ............................................................................................................................. 8

Organisation der Buchführung

Bücher der Buchführung .................................................................................................................. 2

Spezielle Kontenrahmen .................................................................................................................. 9

Claudia Wittmann

Externes Rechnungswesen

EDV-gestützte Finanzbuchhaltungsprogramme.................................................................................. 11

1

Organisatorische Grundlagen Um der Dokumentations- und Informationsaufgabe der Buchführung gerecht zu werden, müssen alle Vorgänge ordnungsgemäß erfasst und verwaltet werden.

Belegorganisation Es gilt: Keine Buchung ohne Beleg!

Interne Belege (Eigenbelege) Innerbetriebl. Geschäftsfälle Ausgangsrechnungen Quittungen Gutschriften an Kunden Privatentnahmenbelege Lohn- und Gehaltslisten Storno-, Umbuchungsbelege

Belegbearbeitung:  Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit  Sortieren nach Belegarten (ER, AR, BA, KB,...)  fortlaufende Nummerierung innerhalb einer Belegart, z.B. ER02, ER03,...  Vorkontierung mit Kontierungsstempel  Buchung in Grund- und Hauptbuch  geordnete Ablage (Aufbewahrung: mindestens 10 Jahre)

Bücher der Buchführung Nach den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung muss die Entstehung und Abwicklung der Geschäftsfälle nachvollziehbar sein. Dazu ist zu gewährleisten: • eine zeitliche Ordnung • eine sachliche Ordnung • eine ergänzende Ordnung

Externes Rechnungswesen

Externe Belege (Fremdbelege) Geschäftsverkehr mit Außenstehenden Eingangsrechnungen Quittungen (Kassenbelege) Gutschriften des Lieferers Geschäftsbriefe Bankbelege (Kontoauszüge) Postbelege (Einzahlungen,Versand)

Organisation der Buchführung

Belegarten:

⇒ Grundbuch (Journal) ⇒ Hauptbuch mit Konten ⇒ Nebenbücher

  

Aufzeichnung der Geschäftsfälle in Form von Buchungssätzen in zeitlicher Reihenfolge Verbindung der Buchungen zu den Belegen Grundbuchaufzeichnung umfasst Datum, Belegnummer, Art des Geschäftsfalles, Buchungssatz (Betrag, Sachkonten)

Claudia Wittmann

Das Grundbuch (Journal)

2

Das Hauptbuch enthält die Sachkonten, die den Stand von Vermögen, Schulden, Aufwendungen und Erträgen deutlich machen. Die Nebenbücher dienen der näheren Erläuterung der einzelnen Sachkonten, z.B. Kassenbuch, Lagerbuch, Anlagenbuch, Kontokorrentbuch

Bankauszüge

Vorbereitende Abschlussbuchungen

Kassenbelege

Abschlussbuchungen

S

...

EBK |

H

S ... H |

S ... H |

...

...

S SBK H |

S GuV H |

Sonstige Belege

Vorkontierung Zeitliche Ordnung der Buchungen Sachliche Ordnung der Belege der Buchungen Nebenbücher Nebenbücher Aufgabe und Sachkonten________________ Kontokorrentbuch

Erfassung des unbaren Geschäftsverkehr mit jedem Lieferer und Kunden Aufschlüsselung der Forderungen und Verbindlichkeiten a LL; Erstellung eines gesonderten Personenkontos für jeden Lieferer und jeden Kunden Offene-Posten-Liste ermöglicht Überblick über offene Rechnungen, Zahlungstermine

Lagerkartei

Erfassung der Zu- und Abgänge für jede Werkstoff- und Warenart Ermittlung des Buchbestandes Bestandskonten für Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe Unfertige und fertige Erzeugnisse Handelswaren

Lohn-, Gehaltsbuchhaltung

Erstellen eines Lohn- bzw. Gehaltskontos für jeden Arbeitnehmer

Anlagenkartei

Erstellen einer Anlagenkarte für jeden Anlagengegenstand Aufschlüsselung der Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, Abschreibung, des Buchwertes Ende des Geschäftsjahres

Organisation der Buchführung

Laufende Buchungen

Hauptbuch Sachkonten

Externes Rechnungswesen

Ausgangsrechnungen

S

Betrag H

Claudia Wittmann

Belege, Grundbuch, Hauptbuch Belege Grundbuch Monat... Seite... Datum Beleg Buchungstext Kontierung EingangsS H rechnungen ... ... Eröffnungsbuchungen ...

3

Die Buchführung mit ihren zahlreichen Konten bedarf einer bestimmten Ordnung, die die Konten des Unternehmens und der branchengleichen Betriebe systematisch, detailliert und einheitlich gliedert und benennt. Daher wurden von Wirtschaftsverbänden Kontenrahmen entwickelt. Ein Kontenrahmen ist ein Ordnungsinstrument – einheitliches Verzeichnis sämtlicher Buchführungskonten für eine Branche. Diese Konten werden mit Kontonummern eindeutig benannt. So ermöglicht ein Kontenrahmen dem Unternehmen eine Vereinfachung und Vereinheitlichung der Buchungsvorgängen sowie bessere Vergleichbarkeit mit anderen Wirtschaftszeiträumen und auch mit Unternehmen desselben Wirtschaftszweiges. Die Verwendung eines Kontenrahmens ist für Unternehmen nicht verpflichtend. Branchenabhängig gibt es verschiedene Kontenrahmen. Für Industriebetriebe empfiehlt der Bundesverband der deutschen Industrie den Industrie-Kontenrahmen (IKR). Für den Groß- und Außenhandel, den Einzelhandel und das Handwerk sowie für Banken und Versicherungen gibt es eigene Kontenrahmen. Die in Deutschland am weitesten verbreiteten Standardkontenrahmen sind der SKR 03 und der SKR 04.

Organisation der Buchführung

Kontenrahmen

Aufbau

Jede Stelle einer Sachkontonummer entspricht einer Gliederungsebene:

Ziffer 1 Kontenklasse Ziffer 2 Kontengruppe Ziffer 3

Kontenart Einzelkonto, Ziffer 4 Kontenunterart

Externes Rechnungswesen

Kontenrahmen haben einen hierarchischen Aufbau nach dem dekadischen System; d.h., ein Kontenrahmen besteht aus 10 Klassen (Klasse 0 - 9). Sachkontonummern sind in der Regel vierstellig, Personenkonten fünfstellig.

Ordnungsprinzipien für Kontenrahmen Es gibt im Wesentlichen zwei verschiedene Ordnungsprinzipien. Diese bestimmen die Reihenfolge der jeweiligen Kontenklassen.

Claudia Wittmann

Die Definition der einzelnen Kontenklassen und Kontengruppen hängt von dem entsprechenden Kontenrahmen ab.

4

•

Prozessgliederungsprinzip Anordnung der Konten gemäß dem betrieblichen Leistungsprozess

Einkreissystem: Die Kosten- und Leistungsrechnung (internes Rechnungswesen), Rechnungskreis II, wird direkt in den Buchungsablauf des Rechnungskreises I, der Finanzbuchhaltung, integriert. Bsp

•

SKR03, Gemeinschaftskontenrahmen GKR

Organisation der Buchführung

Beschaffung (Konto „Rohstoffe“), die Produktion (Konto „Aufwand Rohstoffe“) und der Bestand der fertigen Erzeugnisse werden in jeweils eigenen Kontenklassen erfasst. Dem Ablauf des Produktionsvorgangs folgend werden die RS-Konten vor den Bestandskonten für die fertigen Erzeugnisse angeordnet.

Abschlussgliederungsprinzip

Die Kontenklassen folgen der Reihenfolge der Bilanz und der GuV, wobei zuerst die Positionen der Bilanz -- Aktiva und Passiva --, dann die Positionen der GuV (Erträge und Aufwendungen) erfasst werden. Zweikreissystem: Die Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen), Rechnungskreis I, und die Kosten- und Leistungsrechnung (internes Rechnungswesen), Rechnungskreis II, bilden jeweils einen eigenen, in sich geschlossenen, Kontenkreis. Die beiden Zweige des Rechnungswesens werden klar getrennt. SKR04, Industrie-Kontenrahmen IKR

Zweikreissystem Konten für den Bereich der Buchführung (externes Rechnungswesen) und Konten für den Bereich der Kosten- und Leistungsrechnung (internes Rechnungswesen) klar getrennt.

Einkreissystem Konten der Finanzbuchhaltung und die Konten der Kosten- und Leistungsrechnung gemeinsam erfasst.

Claudia Wittmann

Bsp

Externes Rechnungswesen

Anordnung der Konten gemäß der Gliederung des Jahresabschlusses.

5

Kontenplan enthält alle an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepassten Konten, die aus einem Standardkontenrahmen ausgewählt wurden

Der IKR wurde speziell für Industriebetriebe entwickelt. Er soll auf sämtliche Betriebe der Industrie anwendbar sein, unabhängig von Größe und Rechtsform. Liegen erhebliche branchenspezifische Besonderheiten vor, kann der Industriekontenrahmen als Basis für den Kontenplan des Unternehmens herangezogen werden. Der IKR ist gemäß dem Abschlussgliederungsprinzip aufgebaut, in einem Zweikreissystem. Die Kontenklassen orientieren sich also an der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Die letzte offizielle Version wurde 1986 erstellt. IKR wird hauptsächlich im Aus- und Weiterbildungsbereich angewandt.

Ordnungsschema Klasse 0 1 2 3 Abschlussgliederung 4 5 6

Bezeichnung Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen Finanzanlagen Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzung Eigenkapital und Rückstellungen Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzung Erträge Betriebliche Aufwendungen

7 8

Weitere Aufwendungen Ergebnisrechnungen

9

Kosten – und Leistungsrechnung (KLR)

Externes Rechnungswesen

[siehe Schmolke Materialien für ausführliche Version]

Claudia Wittmann

Grundsätzlicher Aufbau:

Organisation der Buchführung

Der Industriekontenrahmen IKR

6

Der Gemeinschaftskontenrahmen GKR Dies ist ein älterer Kontenrahmen, der in der Praxis immer mehr vom IKR abgelöst wird. Bezeichnung

0

Anlagevermögen und langfristiges Kapital

1

Umlaufvermögen und kurzfristige Verbindlichkeiten

Prozessgliederungsprinzip 2 3

Neutrale Aufwendungen und Erträge Material- und Warenbestände

4 5-6 7

Kostenarten Freigehalten für Kostenstellenrechnung Bestände an fertigen und unfertigen Erzeugnissen

8 9

Erlöse und andere betriebliche Erträge Abschlusskonten

Organisation der Buchführung

Klasse

Externes Rechnungswesen

GKR

Ordnungsschema

Claudia Wittmann

Kontenrahmen

7

SKR03 und SKR04 Der SKR 03 folgt dem Prozessgliederungsprinzip, der SKR 04 der Methode der Abschlussgliederung. SKR 03 wird besonders bei kleinen und nichtindustriellen Unternehmen angewandt, primär für Industrie und Handel, SKR 04 bei mittelgroßen und großen Unternehmen sowie Industrieunternehmen; er ähnelt dem „alten" Industriekontenrahmen.

Klasse

Prozessgliederungsprinzip

0 1

Anlage- und Kapitalkonten Finanz- und Privatkonten

2 3

Abgrenzungskonten Wareneingangs- und Bestandskonten

4-6 7 8

Aufwandskonten Bestände an Erzeugnissen Erlöskonten

9

Vortrags-, Kapital-, Korrektur- und statistische Konten

0 Abschlussgliederungsprinzip 1

SKR 04

Bezeichnung

Anlagevermögenskonten Umlaufvermögenskonten

2 3

Eigenkapitalkonten/Fremdkapitalkonten Fremdkapitalkonten

4 5-6 7

Betriebliche Erträge Betriebliche Aufwendungen Weitere Erträge und Aufwendungen

8

Zur freien Verfügung Vortrags-, Kapital-, Korrektur- und statistische Konten

9

Organisation der Buchführung

SKR 03

Ordnungsschema

Beispiele für SKR 03/SKR 04

Externes Rechnungswesen

Kontenrahmen

Beispiel 1: Ein Unternehmen bezahlt die Telekom-Telefonrechnung per Überweisung Aufwand (Telefon) an Bank

SKR 03 Telefon:

Kontenklasse

Kontengruppe

Betriebliche Aufwendungen Kontonummer 4

Sonstige betriebliche Aufwendungen 9

Bezeichnung

Kontenuntergruppe Einzelkonto Telefon

Telekom

2

1

Claudia Wittmann

Buchungssatz:

8

Bank:

Kontenklasse

Finanz- und Privatkonten Kontonummer 1 Bezeichnung

Kontengruppe Kontenuntergruppe Bank

Sparkasse

2

1

Einzelkonto Bestimmte Kontonummer 1

SKR 04 Telefon:

Kontenklasse

Kontengruppe

Kontenuntergruppe Einzelkonto

Betriebliche Aufwendungen

Sonstige betriebliche Aufwendungen

Telefon

Telekom

Kontonummer 6

8

0

5

Bank:

Kontengruppe Kontenuntergruppe Einzelkonto Bestimmte Bank Sparkasse Kontonummer 8 1 1

Bezeichnung

Kontenklasse Finanz- und Bezeichnung Privatkonten Kontonummer 1

Organisation der Buchführung

Die Buchung für dieses Beispiel müsste nach SKR 03 folglich lauten: 4921 an 1211.

Die Standardkontenrahmen reichen für eine Großzahl der Unternehmen in Deutschland als Grundlage für ihre Buchhaltung vollkommen aus. Allerdings sind die standardisierten Gruppierungen für einige Branchen oder für ganz bestimmte Unternehmen nur schwer anzuwenden, da einige Konten schlichtweg fehlen oder eine genauere Unterteilung notwendig ist. Für diese Fälle wurden spezielle Kontenrahmen entwickelt, die genau auf die Bedürfnisse der Branche beziehungsweise des konkreten Unternehmens abgestimmt sind. Die Grundlage für diese speziellen Kontenrahmen bilden in der Regel die Standardkontenrahmen. Beispiele für spezielle Kontenrahmen: Branchen Ärzte

Unternehmen BMW

Hotels und Gaststätten Kfz-Betriebe Krankenhäuser

Fiat McDonalds Burger King

Claudia Wittmann

Spezielle Kontenrahmen

Externes Rechnungswesen

Lösung zu Beispiel 1: Die Buchung für dieses Beispiel müsste nach SKR 04 folglich lauten: 6805 an 1811.

9

Beispiele für Standardkontenrahmen: SKR 03 Publizitätspflichtige Unternehmen SKR 04 Publizitätspflichtige Unternehmen SKR 14 Land- und Forstwirtschaft SKR 30 Einzelhandel

Externes Rechnungswesen

SKR 81 Arztpraxen SKR 99 Krankenhäuser

Claudia Wittmann

SKR 51 Kfz-Gewerbe SKR 70 Hotels und Gaststätten SKR 80 Zahnärzte

Organisation der Buchführung

SKR 45 Heime und soziale Einrichtungen SKR 49 Vereine, Stiftungen, gemeinnützige GmbHs

10

EDV-gestützte Finanzbuchhaltungsprogramme Die konventionelle Buchhaltung wird überwiegend manuell durchgeführt: Belege sammeln und vorkontieren, Eintragung in Grund- und Hauptbuch, Ermittlung der Kontensalden, Erstellung der Abschlussübersicht und des Jahresabschlusses. Nachteile dieser Buchhaltung sind die Unhandlichkeit, Fehlerwahrscheinlichkeit und Langsamkeit.

EDV-gestützte Buchhaltungsprogramme: Basisfunktion

Ergänzungsfunktion 1

Ergänzungsfunktion 2

Grundfunktionen der Buchhaltung

Erweiterte Grundfunktionen

Erweiterte Grundfunktionen und Zusatzfunktionen

Grund- und Hauptbucherstellung

Erstellung von Bilanz, Betriebswirtschaftliche Gewinn- und Verlustrechnung Auswertungen

-

Stammdaten Erfolgsanalyse

- Automatisierte Abschlusserstellung

- Information, Selbstinform.

langfristig unveränderlich

Summen-,Saldenbilanz, Umbuchungen z.Bsp planmäßige

Erfolgsanalyse, Bestandskontrollen

Bewegungsdaten

Abschreibungen, Schlussbilanz, GuV

Datensicherung: GoDV (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) Löschschutz, Änderungsprotokolle, Passwörter, Internes Kontrollsystem

Externes Rechnungswesen

-

Bestellwesen Liquiditätsüberwachung Mahnwesen

Claudia Wittmann

Geschäftsfälle

Organisation der Buchführung

Mittlerweile haben sich in der betrieblichen Praxis der Gebrauch von EDV und besonderer Software durchgesetzt (z.Bsp. Datev, Sage).

11...