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Universidade do Algarve Escola Superior de Gestão, Hotelaria e Turismo Licenciatura em Gestão 2º Ano 2017/2018

Caderno de apoio 2º Teste de Sistemas de Informação I

Microsoft Access

1. Criar uma Base de Dados vazia (em branco) 2. Para inserir tabelas na base de dados basta ir para o menu Criar, Estrutura de tabela. Isto vai permitir ao utilizador criar uma tabela já na vista estrutura (é na vista estrutura que se trabalha) a. Cada tabela corresponde a uma entidade do modelo EA b. Cada campo corresponde a um atributo da entidade c.

Em tipo de dados vamos escolher o tipo de dados do nosso (moeda, texto, etc)

d. Na descrição podemos introduzir uma pequena indicação sobre o campo (opcional) e. Nunca esquecer de definir qual é o campo chave da tabela

3. Propriedades dos Campos. Em todos os campos é possível determinar certas propriedades. a.

Regra de Validação: criação de regras para determinados campos; um exemplo é a data onde podemos dizer ao Access que a data nunca poderá ser anterior á data da inserção dos dados. No valor predefinido está a função data (valor que irá aparecer automaticamente) e na regra diz que a data só poder ser igual á data do momento ou superior nunca inferior.

b. Mascara de Introdução: uma máscara de entrada afeta o fato de o Access aceitar os dados ou não. A máscara de entrada é usada quando é importante que o formato dos valores de entrada seja consistente. Por exemplo, pode-se usar uma máscara de entrada com um campo que armazena números de telefone, para que o Access exija a entrada de nove dígitos. Cada “9” corresponde um espaço reservado para um digito.

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c.

Caixa de Combinação: sempre que uma tabela tem uma chave estrageira é obrigatório fazer uma caixa de combinação. A casa de combinação vai permitir que criar uma listagem com informação de outras tabelas. Na largura das colunas podemos escolher as colunas que interessam e as que queremos esconder. Não podemos saltar colunas, o truque é dar 0 centímetros as colunas que queremos esconder. A caixa de combinação pode servir também para limitar os dados queremos que apareçam num campo da tabela. Por exemplo o campo sexo, podemos criar uma caixa de combinação em as únicas opções dadas ao utilizador é M/F.

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4. Criar as relações entre as tabelas da Base de Dados: carregar na chave primaria e levar para cima de onde está a chave estrangeira.

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5. Introduzir dados nas tabelas

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Base de dados automática Cada tabela tem de ter o seu próprio formulário para inserir dados. Para criar um formulário basta ir ao menu criar, assistente de formulários, escolher a tabela que queremos utilizar e os campos que necessitam de informação para efetuar um registo, e escolher o nome do formulário (normalmente é F_ nome da tabela). Um formulário é composto por: Cabeçalho, Detalhe e Rodapé; Cabeçalho: é onde fica o nome do formulário Detalhe: corpo do formulário, é onde estão a pessoa coloca os seus dados Rodapé: é onde podemos colocar botões e caixas de texto que permitem efetuar cálculos através de expressões.

O botões, rótulos e caixas de texto encontram-se facilmente na vista estrutura de um formulário.

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Para um formulário mais organizado, “limpo” e eficiente é necessário mudar algumas propriedades. Para mexer nas propriedades de um formulário basta carregar com o botão direito do rato no canto superior esquerdo do formulário e escolher a opção Propriedades; na folha das propriedades, no separador tudo há que fazer as seguintes alterações: Seletores de registos: não Barras de deslocamento: nenhuma Caixa de controlo: não Botões fechar: não Botões máximo, mínimo: nenhum Botões navegação: não

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Formulários Ficha 3; inicialmente para criar um formulário para clientes, funcionários ou outros é recomendável utilizar o assistente de formulários. 2. Crie um formulário que permita efetuar o registo das encomendas e dos produtos encomendados em cada encomenda, dados armazenados nas tabelas encomendas e prodotoEncomenda, respetivamente. Deverá utilizar um subformulário para registar quais os produtos em cada encomenda e o campo valor da tabela Encomendas deverá ser calculado automaticamente. 2.1 para criar o formulário principal vamos precisar de campos de várias tabelas (utilizar o assistente). Como os dados são muitos o próprio access vai nos indicar que é necessário um subformulário. Aqui há que ter em atenção os dados que queremos no formulário e os que queremos no subformulário. Depois de criado o formulário e o subformulário, e depois de tudo organizado o resultado é seguinte: (atenção, tudo o que está na parte do cabeçalho do subformulário são apenas rótulos, porque os rótulos que vinham junto dos campos forma apagados para uma melhor organização; importância e total serão explicados mais à frente).

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2.2 um passo muito importante do subformulário é mudar uma das suas propriedades. Na folha de propriedades, no menu formatar, mudar a vista pré-definida para Formulários contínuos. 2.3 Em relação á importância, que vai-nos dar o valor total por cada tipo de produto da encomenda é necessário criar uma consulta por trás do subformulário para permitir ao access aceder aos dados. Na consulta vamos criar uma expressão que calcule o a importância usando o construtor (Nunca esquecer que o access apenas permite fazer cálculos através de consultas)

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Para adicionar a expressão criada ao subformulário é através da ferramenta adicionar campos existentes.

Em relação ao total, tem de ser criada uma caixa de texto para se introduzir uma expressão lá dentro. Como queremos o valor total das da encomenda (soma dos valores de cada produto) temos de criar uma expressão que faça a soma da expressão anteriormente criada para calcular a importância a pagar por cada produto. Criar a caixa de texto no rodapé do subformulário, botão direito, propriedades, dados, carregar nos três pontinhos e inserir a seguinte expressão “=Soma(expressão da importância)”.

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Consultas Para criar uma consulta basta ir ao menu criar, estrutura de consulta. Existem 2 tipos de consultas que podem ser criadas: Consultas de seleção e de ação; Consultas de Seleção: permitem efetuar cálculos, e selecionar registos da base de

dados com

base em critérios. Consultas de ação: permitem mudar os dados das tabelas (Eliminar, atualizar, acrescentar, eliminar tabela e cruzar). Atenção só é possível desfazer uma consulta de ação com uma consulta contrária. Para criar uma consultar de seleção temos de escolher as tabelas que precisamos, os campos das tabelas pedidos e definir critérios (se for pedido). Ficha nº2 (Consultas) 1. Consulta de seleção que mostre toda a informação contida em todos os registos de produtos existentes na base de dados. R: criar uma consulta com a tabela T_Produtos e selecionar todos os seus campos.

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2. Cópia da consulta anterior, mas com um novo campo que permita saber qual o preço com IVA de cada produto, em formato moeda. R: para criar o campo que mostre o preço com IVA é necessário usar o construtor que está na barra de ferramentas. No construtor temos de selecionar a/as tabela/s que têm os campos necessários para a formulação das expressões. Neste caso iremos construir a seguinte expressão: Preço_unitário * (1+ IVA). Assim vamos necessitar dos campos Preço unitário e IVA da tabela T_Produtos.

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3. Consulta que mostre nome, localidade e telefone de todos os registos de clientes, ordenados pelo nome. R: simplesmente, utilizando a tabela clientes selecionar os campos nome, código localidade e telefone.

4. Consulta de seleção que extraia os clientes que são de Olhão e que efetuaram encomendas no dia 21/11/2013. A consulta deve apresentar os campos: nome cliente, data da encomenda, montante da encomenda.

5. Copia da consulta anterior, mas em vez de Olhão e a data passa a Olhão ou a data.

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6. Consulta que extraia clientes que verifiquem as seguintes condições: localidade faro, olha ou Loulé; Montante da encomenda igual ou superior a 4000€. Campos: nome cliente, montante da encomenda, e telefone.

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7. Consulta que permita mostrar qual o número de produtos por cada tipo de produto existente na base de dados. Ter atenção que devem aparecer na mesma aqueles que não têm produtos em stock. Para aparecerem os as classes que não têm produtos basta fazer duplo click na ligação entre as tabelas e mudar a opção.

8. Consulta que permita obter o número de funcionários e a soma dos salários desses funcionários por localidade de código postal.

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Consultas de Ação 9. Consulta de Ação. Consulta de ação que permita efetuar um aumento de 5% no preço dos produtos. Ação, Atualizar, no campo “atualizar para” inserir a seguinte expressão utilizando o construtor. Para utilizar a consulta basta carregar uma vez só em “Executar”

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10. Criar uma consulta que crie uma tabela com o nome ProdutosIvaReduzido com todos os campos dos produtos do tipo “Camara de ar”. No fundo queremos criar uma tabela igual á tabela de produtos, mas que só mostre o produto “Camara de ar”. Assim no cod. tipo de produto temos de colocar como critério o código do produto desejado.

11. Consulta que permita acrescentar á recém-criada tabela ProdutosIvaReduzido os restantes produtos que têm IVA à taxa de 6%.

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12. Crie uma consulta que elimine os registos com IVA a 6% da tabela ProdutosIvaNormal( esta tabela é uma simples copia da t_produtos com o nome mudado).

13. Consulta parametrizada que extraia o nome e o telefone dos clientes de determinada localidade, inserindo o nome parcial ou completo, da localidade. 19 Ion Sturza

14. Crie uma consulta parametrizada que extraia o nome e o telefone dos clientes de determinada localidade, inserindo o nome parcial ou completo, da localidade. Basta por a primeira letra da localidade.

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15. Crie uma consulta parametrizada que extraia o nome e o telefone dos clientes de uma encomendaram produtos numa determinada data.

determinada

localidade

e

que

16. Consulta que permita obter a confirmação da importância da encomenda que se encontra nos registos da tabela encomenda. Para obter esse valor deverá ter em conta o preço unitário dos produtos de cada encomenda, o IVA e a quantidade encomendada desse produto.

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17. Consulta de referência cruzada (consulta ação) que permite obter os totais os totais das quantidades de produtos encomendados para cada cliente.

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Relatórios Um relatório é feito no assistente de relatórios, e é feito a partir de campos de uma tabela ou de uma consulta. 1. Crie um relatório que permita imprimir uma nota de encomenda a partir do formulário de manutenção de uma encomenda. Criar um relatório chamado nota de encomenda com base no formulário de encomendas. a. Apagar tudo do cabeçalho de página de um relatório porque um relatório tem uma única pagina.

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Adicionar rótulos

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Para introduzir a expressão da importância temos de fazer o mesmo que foi feito no formulário das encomendas, exatamente os mesmos passos. No total exatamente a mesma coisa.

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No formulário de encomendas, além dos botões de formulário, vai ser criado um botão chamado Nota de encomenda. Vai-se associar ao botão a opção de abrir o relatório nota de encomenda. Há apenas um problema, a nota de encomenda vai que vai ser aberta é da primeira encomenda, não muda se mudarmos de cliente, temos de fazer uma alteração. Temos de ir à consulta que está por trás do relatório (R_Notadeencomenda) e criar um critério para ele abrir o relatório do formulário aberto.

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Este critério vai fazer com que abra a nota de encomenda do respetivo formulário.

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Menu Principal da Pneus do Sul (formulário em branco). Não esquecer de fazer as alterações no formatar das propriedades (na parte dos formulários está explicado o que fazer).

Cancelar fecha o formulário Terminar fecha o ficheiro Access Para criar o menu manutenção temos de criar um novo formulário em branco que vai estar associado a um botão criado no menu principal

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Dentro do menu manutenção foram criados botões aos quais foram associados a abertura dos formulários de clientes, funcionários, localidades. O botão “Voltar ao menu principal” é feito com macros que vai ser explicado mais à frente.

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Macros Macros podem ser utilizadas para: acontecimentos, botões e iniciar aplicação (Autoexec) Propriedades das macros: execução sequencial, isto é, as ações são executadas pela ordem que aparecem na macro. 1. Macro para aparecer uma mensagem de boas vindas e ser direcionado diretamente para o formulário do menu principal;

Esta macro de abertura do ficheiro é sempre guardada com o nome “Autoexec”, caso contrário não funciona.

2. Macro que permita abrir o formulário ficha de clientes e vá automaticamente para um novo registo. Não esquecer de fazer a macro antes de criar o botão “Ficha de clientes” e depois associar a macro ao botão.

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3. Necessidade de criar um alerta de stock que nos diga quantos e quais os produtos que apresentem menos de 500 unidade. Há que criar uma consulta de alerta de stock.

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Agora precisamos de um formulário para o stock baixo. A consulta de stock baixo vai ser associada ao formulário. Todas a células que estão no formulário abaixo são apenas rótulos.

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4. Dentro do formulário alerta de stock, alem do botão para o fechar, queremos um botão que permita a pré-visualização de um relatório sobre os produtos em rotura de stocks.

Primeiro temos de fazer uma consulta e depois criar um relatório com base na consulta. Depois criar o botão pré-visualizar associando-o ao relatório.

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Relatório com base na consulta de stock baixo. É este o relatório que vai ser associado ao botão prévisializar.

Para o botão “Voltar ao menu principal” utiliza-se a seguinte macro

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