Casos Estructuras - Diseño organizacional PDF

Preview

Summary

CASOS PRÁCTICOS SOBRE ESTRUCTURASORGANIZACIONALESInstrucciones. Analice los siguientes casos de estudio como si usted fuera el administrador o el superviso. Realice una lluvia de ideas y otras opciones. Se esperó que usted desarrolle una solución práctica y viable que beneficie al personal y a la or...

Description

CASOS PRÁCTICOS SOBRE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES Instrucciones. Analice los siguientes casos de estudio como si usted fuera el administrador o el superviso. Realice una lluvia de ideas y otras opciones. Se esperó que usted desarrolle una solución práctica y viable que beneficie al personal y a la organización.

CASO 1 Estructura y diseño organizacional Jessica ha trabajado como juega de recursos humanos en una empresa por casi 5 años, supervisando aproximadamente a 10 personas. Gran parte del tiempo ha disfrutado al trabajo y le ha parecido desafiante y placentero. Sin embargo, últimamente se ha dado cuenta de que la productividad está decayendo y parece haber una falta general de moral o entusiasmo en el área. Las otras dos secciones que componen la división de Servicios. Técnicos han reportado también algunos problemas. Jessica ha discutido la situación con otros dos administradores y consideran que es hora de pensar en la reorganización de toda la rama, con el fin de cambiar la forma como se reciben y procesan los materiales, así como la naturaleza de algunos trabajos realizados para hacerlos menos rutinarios. Esto afectaría directamente el trabajo de RH en particular, y puede significar el traslado de algún personal a otras secciones de la división. ¿Cómo deberían Jessica y los otros administradores diseñar e implementar cualquier cambio?

RESPUESTA Primero se deberían identificar las áreas o departamentos que presentan más problemas, al partir de esto, determinar la naturaleza de cada uno de los trabajos realizados. Porque en situaciones así puede ser consecuencia de falta de comunicación, de interacción, que provienen de nuestra estructura organizacional. Como administrador debería de reconocer estas problemáticas y adaptarlas algún cambio en la organización, en este caso en nuestra estructura. Si se busca que esta organización se oriente hacia una diseñada para la eficiencia (por los problemas de productividad, entusiasmo)

nuestra nuevo diseño o cambio a

realizar, en esta situación debe ser enfocada en aumentar la eficacia de esta y sobre todo fomentar la adaptación a los cambios. Si en nuestra estructura existen más líneas verticales, lo ideal es que se hagan cambios para que desaparezcan

unas cuantas, lo que sucede con esto es que exista más comunicación, interacción entre los departamentos. Los administradores deben de buscar cierto equilibrio entre el control y la coordinación (horizontal y vertical).

Cuando se

hagan estos cambios se deberán tener en cuenta cada una de las actividades que se realizan en cada división, y poder realizar todo un proceso de toma de decisiones porque de ella dependen el éxito o fracaso de la organización.

CASO 2 Estructura y diseño organizacional Bolsas, S.R.L, es una empresa ubicada en Pachuca, que se dedica a la producción y comercialización de bolsas pláticas de distinto tamaño y espesar para supermercados, comercios y tiendas de todo el país. Las bolsas se fábrican en el local de la empresa y el proceso productivo implica la compra de materia prima en el exterior e insumos (tintas, por ejemplo) en la ciudad, la fabricación de la bolsa y la impresión del logo del cliente o lo que éste desee. La empresa entrega la mercadería en el domicilio del cliente, para lo cual dispone de las camionetas. La empresa ocupa a 44 personas y es asesorada por el Contador Martín Romero para la liquidación y el pago de impuestos y aportaciones sociales. La Dirección está formada por Jorge Bravo y Raúl Valiente. De la Dirección de dependen:

El Departamento de Producción a cargo de Raúl Valiente y del que dependen dos Secciones: Fabricación, a cargo del proceso productivo e integrada por un Jefe y 7 operarios y Almacén, encargada del almacenamiento y custodia de las materias primas y productos terminados, así como de la preparación de los pedidos para ser entregados a los clientes. La Sección está integrada por un jefe y dos auxiliares. Departamento de Ventas, a cargo de Jorge Bravo, del que depende la Sección de Ventas, integrada por un Jefe y 13 vendedores (7 para Pachuca y 6 para otras ciudades). Asimismo, dependen directamente del Jefe del Departamento 4 auxiliares de compras que se encargan de las compras de la empresa (materias, primas, papelería, compras menores) y 2 auxiliares de mantenimiento que se encargan de las reparaciones de la maquinaria y de las camionetas de la empresa. La Sección Finanzas, integrada por un Jefe (el Sr. Diego Lagos), de quien dependen en forma directa 9 auxiliares y 3 choferes. Los choferes están encargados de manejar las 2 camionetas de la empresa y entregar las mercancías a los clientes. Los auxiliares se encargan indistintamente de facturar, registran y cobrar las ventas; registrar las compras y pagar a los proveedores, liquidar y pagar los sueldos; preparar la información necesaria para liquidación de los impuestos y aportaciones sociales. Como la materia prima usada en la fabricación de las bolsas es un producto derivado del petróleo, el alza en el precio de ésta provocó un aumento en el costo de la materia prima que no se pudo trasladar a los precios de la venta para no perder competitividad, con lo que el margen de ganancias de Bolsas S.R.L. disminuyó y puso en evidencia problemas que la buena marcha de los negocios hizo que se descuidaran. Raúl Valiente plateó su preocupación: la calidad de la materia prima no es la misma de antes y parece que nadie se preocupa y los clientes comenzaron a quejarse. Por su parte, Jorge Bravo se preocupaba del tema de importaciones, “Los auxiliares no toman ninguna decisión respecto a las importaciones, tengo que hacerlo yo en lugar de preocuparme por conseguir nuevos clientes o nuevos negocios” planteó. También comentó: “el Jefe de la Sección Ventas no puede supervisar bien a todos los ventiladores y estos cometen errores sea en el precio de venta como en el tipo de bolsas” “Los auxiliares no toman ninguna decisión respecto a las importaciones, tengo que hacerlo yo en lugar de preocuparte por conseguir nuevos clientes o nuevos negocios”- planteó. También comentó: “El Jefe de la Sección Ventas no puede supervisar bien a todos los vendedores y estos cometen errores sea en el precio de venta en el tipo de bolsas”.

Luego de un problema especialmente grave con un cliente, los dos Directores se reunieron y comentaron: - Lo que pasa- dijo Raúl- es que crecimos mucho… ¿Te acuerdas cómo empezamos? Quien iba a decir a donde llegaríamos…. Estábamos sin trabajo, no teníamos idea qué hacer, y surgió esto de las bolsas y probamos a ver qué pasaba sin pensarlo mucho, y la verdad es que nos fue bien y pudimos darle empleo a amigos que estaban como nosotros. -Si- Contestó Jorge- Tiene razón. A medida que surgían problemas o nuevas tareas que no podíamos cumplir contratábamos más gente. -En general, ¡Hemos contratado a todos nuestros amigos! Sólo por eso vale la pena llevar adelante la empresa. -Pero antes ganábamos más que ahora…. Será la crisis o lo que sea, pero tengo la sensación que antes no trabajaba tanto y granaba más. -Así es …. Ahora estamos todos atareados, pero las ganancias terminan por ser menores. No podemos seguir así… ¿Por qué no le pedimos al Contador algún asesoramiento? Ha insistido tantas veces con que tenemos que organizamos mejor y en especial que tenemos que informatizar los procesos…Y él sabe de eso: hace muchos trabajos de organización de empresas….

SE SOLICITA: 1. DIGRAMAR el organigrama de la estructura organizativa actual de Bolsas S.R.L. 2. EXPICAR las causas más frecuentes para el rediseño de la estructura organizacional. 3. EXPLICAR las fortalezas y las fallas de la estructura organizativa actual de la empresa. Numere y explique con claridad cada uno de las fallas y fortalezas. 4. FORMULAR Y FUNDAMENTAR las recomendaciones que potencien

las fortalezas y permitan superar las fallas explicadas en el punto anterior. 5. DIAGRAMA un nuevo organigrama que refleje las recomendaciones que Ud. Formule en los aspectos estructurales. 6. ANALIZAR críticamente, en lo que corresponda, el proceso de diseño de la organización formal en el momento de creación de la empresa Bolsas S.R.L. según surge del diálogo entre dos Directores.

1. ORGANIGRAMA ACTUAL

2. CAUSAS PARA EL REDISEÑO DE LA ESTRUCTURA

Crecimiento de la empresa, entre más sucede esto la toma de decisiones se vuelve más complicada porque puede no existir delegación al no contar con la información suficiente de cada área, y esto trae una mala toma de decisiones. La organización se puede encontrar en un entorno de incertidumbre, no sabe lo que ocurre con sus recursos (material prima). Existe una falta de especialización, por ejemplo ambas personas son encargadas de más actividades de las que deberían. Deterioro en productividad de los trabajadores. Falta de adaptación a los cambios. Demora y falta de eficiencia en toma de decisiones.

3. FORTALEZAS Y FALLAS DE ESTRUCTURA ACTUAL. FORTALEZAS: 1.- Los departamentos pueden compartir el mismo establecimiento. Todos pueden trabajar en el mismo lugar establecido. 2.- Existe autoridad. Las personas dependen de quién le des las ordenes. 3.- Permite la intervención de asesoramiento, por ejemplo ayuda del contador quien da asesoramiento. 4.- Fácil de entender, se puede ver las principales funciones de la empresa. DEBILIDADES: 1.- Demora en la toma de decisiones, puede existir demora o no muy buen proceso en la toma de decisiones, siendo este crucial para el futuro de la empresa. 2.- Lenta o poca adaptación a los cambios del entorno organizacional. 3.- Existe una mala coordinación entre los departamentos, no se obtiene la suficiente información de cada área 4.- Personas reciben ordenes de mas de una sola autoridad, generando conflictos y complicando la eficiencia del desempeño. 5.- Hay poca o inexistente innovación.

1. RECOMENDACIONES

1.- Establecer menos jerarquía en los departamentos, cuando sucede esto existe una mayor comunicación entre las áreas, obteniendo la información necesaria para un eficiente proceso de toma de decisiones. 2.- Más especialización en las actividades, cuando una persona solo se dedica a actividades en especifico, estará al tanto de lo que sucede dentro de ella; por ejemplo lo que sucedió en la parte de las importaciones, este era trabajo de los auxiliares de compra, sin embargo no lo hicieron y Jorge Bravo lo hizo, al tratar de solucionarlo descuido sus tareas determinadas para él. Esto no hubiera sucedido de no ser que cada quien se especializará en su trabajo. 3.- Hay demasiado personal, cuando ellos crecieron comenzaron a contratar amigos que tal vez no estaban especializados en esto, por lo tanto existen más conflictos. Se debería de identificar cuales son las actividades indispensables y cuales no, al hacer esto se puede rediseñar su estructura organizacional, por una en donde exista una mejor coordinación, comunicación e interacción entre todas las áreas. 4.- Establecer autoridad y responsabilida de una manera más definida, para una toma de decisiones más rapida y evitar confusiones. 5.- Gestionar solución de problemas presentes y futuros por ejemplo con la materia prima que esta en constante cambios, podria ser tener más de una opción de material para la fabricación, establecer un control de todo personal, capacitaciones, estar atentos a necesidades tanto de personal como lo es de los clientes y cambios de su entorno organizacional.

5.- SUGERENCIA DE ORGANIGRAMA

6.- ANALISIS Los propietarios de la empresa expresan que cuando comenzaban con este proyecto no tenian planeado llegar tan lejos como lo estan actualmente, crecieron más de lo que imaginaban lo cual puede ser la principal causa por la cual estan pasando por estos problemas, ahora tienen más complicaciones para seguir con la empresa, cuando eso sucede el éxito de esta depende de la toma de decisiones. Se dieron cuenta que entre esos problemas es que contrataban más y más gente y al comenzar, solo contrataban a amigos, no personas especializadas en las actividades que en la actualidad se llevan a cabo. Por lo tanto existen cambios en su estructura organizacional las cuales no han sido las ideales. Pero ellos buscan este asesoramiento el cual es una oportunidad para aumentar la eficiencia de cada proceso, actividad relacionada con la organización, un ejemplo es el informatizar los procesos, implemenatar otras tecnologias, establecer control, etc....